Virtual event: tipologie, pianificazione e tips utili

virtual event

Il valore dell’interazione di persona durante un evento non scomparirà mai, ma ci sono dei momenti in cui passare ad organizzare un virtual event è necessario. Ed è proprio quello che è successo in questi anni di pandemia, quando gli eventi virtuali come i meeting e le riunioni online sono diventate essenziali. Ma come garantire lo stesso grado di coinvolgimento e interazione di un incontro di persona?

Un virtual event deve essere considerato al pari di un evento in presenza, l’unica cosa che cambia è il luogo di svolgimento. È necessario quindi promuovere l’evento in modo efficace, coinvolgere i partecipanti per tutta la sua durata creando momenti memorabili, e infine dimostrare il successo dell’evento stesso.

Gli eventi virtuali non sono semplici webinar o presentazioni, ma esperienze di valore in grado di coinvolgere il pubblico tanto quanto un evento in persona.

Sei pronto a scoprire tutto quello che c’è da sapere per organizzare una conferenza virtuale di successo? Iniziamo!

Cos’è un virtual event?

Un virtual event è un evento che riunisce i partecipanti su una piattaforma web e offre loro un contenuto fruibile online. Se hai partecipato a una riunione utilizzando uno strumento di videoconferenza o, più semplicemente, se hai guardato una lezione di allenamento on-demand, allora hai sperimentato anche tu un virtual event. Il primo vantaggio di questa modalità di incontro? Avere la possibilità di seguirlo direttamente dalla comodità della tua scrivania!

Ma i benefici non finiscono qua. Gli eventi virtuali non hanno nulla da invidiare agli eventi in persona, anzi sono un valore aggiunto al tuo programma di meeting. Come renderli di successo e far dimenticare dello schermo che ci divide? Basta tenere in mente alcuni accorgimenti che ti dirò più avanti!

4 tipologie di eventi virtuali

Ti sarà capitato di partecipare a virtual event molti diversi tra loro, con tematiche differenti e strutture eterogenee. Questo perché esistono varie tipologie di eventi virtuali tra cui puoi scegliere. Devi considerare questi eventi non come una sostituzione di altri tipi di riunioni, bensì come un nuovo modo di interagire da aggiungere al tuo programma per dare una spinta in più alla tua comunicazione.

Vediamo quali sono le 4 tipologie di eventi:

  1. Webinar – Un webinar permette di riunire partecipanti potenzialmente da tutto il mondo su una piattaforma web per ascoltare un contenuto di interesse presentato da uno o più oratori. Le aziende possono far pagare la partecipazione o offrirla gratuitamente; la loro durata è in genere da 45 a 80 minuti. I webinar utilizzano strumenti di videoconferenza che permettono l’interazione col pubblico, quindi consentono di fare domande e risposte. È possibile condurre una presentazione dal vivo o offrire un video pre-registrato, in ogni caso i webinar hanno principalmente una natura educativa e possono includere formazioni interne o esterne.
  2. Conferenze virtuali – Le conferenze virtuali sono molto simili alla conferenze di persona. Sono generalmente costruite intorno a un’agenda che include discorsi di apertura, sessioni, pause e altro. Anche in una conferenza virtuale i partecipanti hanno la possibilità di interagire in tempo reale e scegliere i contenuti più rilevanti da aggiungere al proprio programma.
  3. Eventi ibridi interni – Che siano eventi aziendali, corsi di formazione, riunioni di reparto o inaugurazioni, gli eventi ibridi interni sono utilizzati per condividere un messaggio all’intera azienda quando i dipendenti non sono tutti riuniti nello stesso posto. Scegliere un virtual event permette di risparmiare onerosi costi di trasporto e organizzazione che un evento in persona richiederebbe. Inoltre, possiamo includere negli eventi ibridi interni anche attività di team building.
  4. Eventi ibridi esterni – Questa tipologia di eventi è indirizzata a coloro che sono esterni all’organizzazione e possono essere conferenze degli utenti o conferenze di settore. Gli eventi ibridi esterni richiedono alti livelli di produzione video per offrire ai partecipanti contenuti di alta qualità e le stesse possibilità di networking che un evento in presenza consentirebbe. Se vuoi saperne di più sugli eventi ibridi, ti consiglio di leggere questo articolo sul nostro blog: Come organizzare eventi ibridi: la nuova frontiera per gli eventi di successo

Perché organizzare un virtual event?

Secondo Google Trends, il mondo si sta orientando sempre di più verso il virtuale: non ti resta che seguire il trend e imparare il modo migliore di comunicare online.

Se non sei ancora convinto che il web sarà il luogo di incontro prediletto nel futuro, ecco alcune ragioni per cui dovresti organizzare degli eventi virtuali:

  1. Accessibilità: l’evento online permette di raggiungere un pubblico più ampio rispetto a un evento in presenza, in quanto, consente la partecipazione anche di coloro che non possono recarsi di persona all’evento.
  2. Budget: (nota dolente per la maggior parte degli organizzatori) spostare alcuni eventi online permette di tagliare i costi e destinare i risparmi per eventi più grandi. Inoltre, i costi vengono agevolati anche per i partecipanti che dovrebbero fare lunghi viaggi per partecipare all’evento.
  3. Non c’è un’altra opzione: mai come in questi anni abbiamo vissuto momenti in cui le uniche opzioni possibili erano spostare tutti gli eventi online o cancellarli del tutto. Ma il virtuale diventa un’ancora di salvataggio anche in tutte le situazioni in cui gli spostamenti potrebbero essere limitati per maltempo, divieti di viaggio o qualsiasi altro impedimento.

In realtà, le ragioni per cui si organizza una conferenze virtuali sono le stesse anche per gli eventi di persona: trasmettere un messaggio, attirare più clienti, offrire contenuti di valore e costruire relazioni di fiducia. Ma ciascuna modalità di interagire ha i suoi pro e contro.

Per esempio, il vantaggio di un webinar è la possibilità di diffondere in rete un’ampia gamma di contenuti e posizionarsi come guida del settore. Al contrario, se ci troviamo in una conferenza utente o un programma di formazione regionale, l’evento in persona è appositamente pensato per creare interazioni dirette. Avrai capito quindi che l’importante è stabilire l’obiettivo che il tuo evento vuole raggiungere, solo dopo potrai capire se la scelta dell’online può davvero soddisfare le tue esigenze.

Come pianificare un virtual event

Molto probabilmente, la pianificazione di eventi fa già parte del tuo marketing mix integrato. E anche gli eventi virtuali devono farne parte! Questi infatti non dovrebbero essere separati dal resto dei tuoi eventi. I tuoi clienti e potenziali clienti parteciperanno sia ad eventi in presenza sia a conferenze virtuali, quindi è importante avere in mente un quadro completo e olistico della strategia di marketing. Solo in questo modo potrai coinvolgere il pubblico a 360° e offrire loro contenuti di valore, sia di persona che virtualmente.

Ma come programmare eventi virtuali di successo? Ecco alcuni punti fondamentali:

  1. Promozione – Le conferenze virtuali, come quelli di persona, hanno bisogno di una promozione mirata ed efficace. Senza una strategia di marketing ben pensata la partecipazione potrebbe non essere quella sperata.
  2. Contenuto – In un virtual event, il vero protagonista è il contenuto offerto al pubblico. La tua presentazione e il tuo discorso devono essere coinvolgenti e interessanti. È importante creare un contenuto su misura per i partecipanti dell’evento.
  3. Interazione – Parlare da soli davanti a uno schermo non significa essere gli unici presenti all’evento. Tieni impegnati tutti i partecipanti: rivolgi loro delle domande, lascia che siano loro a farti domande… non avere paura di interagire! Solo in questo modo otterrai un alto coinvolgimento e il tuo evento sarà memorabile.
  4. Analisi e dati – L’unico modo per provare il successo dell’evento virtuale è misurare l’impegno e la partecipazione del pubblico. Raccogliere i dati dei partecipanti permette di dimostrare il ROI dell’evento e di attivare il customer journey.

Le differenze tra conferenze virtuali ed eventi di persona

È inevitabile non considerare alcune differenze tra condurre conferenze virtuali e un evento di persona. I primi hanno infatti delle limitazioni che i secondi non hanno: se da una parte gli eventi in presenza possono promettere la possibilità di networking, approfondimenti e interazioni dirette, gli eventi virtuali devono fare affidamento sui contenuti. Di fatto, segmentare i contenuti in base al pubblico e scegliere la modalità di distribuzione e fruizione dello stesso, sono decisioni che l’azienda deve prendere.

Non solo, un virtual event richiede uno sforzo in più in materia di creatività e tecnologia in quanto coinvolgere il pubblico attraverso uno schermo è più difficile.

Ma ciò non è una novità: nel mondo del web il coinvolgimento personale del partecipante è messo a dura prova, la costruzione della propria rete di contatti tra il pubblico non è così fattibile e gli incontri di vendita devono avvenire dopo l’evento, usando i dati raccolti online. Il Virtual Event rende quindi necessario un follow-up molto più rapido e puntuale in quanto i dati raccolti sono critici per stabilire il reale successo dell’evento.

Nonostante ciò, rendere gli eventi virtuali coinvolgenti quasi quanto quelli di persona è possibile. Tutto ciò di cui hai bisogno è solo un’attenta pianificazione, un’analisi accurata dei dati e tanta creatività.

Gli elementi fondamentali di un virtual event

Ogni virtual event ruota attorno a 3 pilastri essenziali: il contenuto, il coinvolgimento dei partecipanti e i dati. La qualità del video e la connettività sono importanti, così come la presentazione dei contenuti, che secondo Forbes dovrebbe consistere in un mix di soluzioni dal vivo e preregistrate.

Ecco gli elementi che compongono gli eventi virtuali:

  • Sito web dell’evento
  • Registrazione all’evento
  • Contenuto della presentazione dal vivo
  • Audio/video dal vivo a senso unico
  • Domande e risposte
  • Sondaggio dal vivo
  • Prendere appunti/diapositive preferite
  • Contenuto registrato
  • Videoconferenza interattiva
  • Sondaggi di feedback

La tecnologia per organizzare gli eventi virtuali

Senza la tecnologia, le conferenze virtuali non potrebbero esistere. E con tecnologia in questo caso non facciamo riferimento solo a strumenti di videoconferenza, bensì ad una completa piattaforma virtuale che aiuta a promuovere, eseguire e gestire l’evento. Per saperne di più, ti consiglio questo articolo che parla delle piattaforme per eventi online.

Vediamo insieme quali sono gli elementi tecnologici di cui non puoi fare a meno se hai intenzione di condurre degli eventi virtuali, indipendentemente dalla tipologia di eventi:

  1. Sito web dell’evento: serve per promuovere l’evento, sia virtuale che in presenza. Il sito web dell’evento è uno strumento chiave per attirare i potenziali partecipanti, invogliarli a registrarsi, e attraverso cui comunicare il valore del tuo evento, il programma, elencare i relatori, includere le FAQ e guidare gli utenti verso la registrazione.
  2. Registrazione: è il primo strumento per la raccolta dei dati ed è fondamentale per permettere ai partecipanti di registrarsi al tuo virtual event, interagire, inviare preferenze e informazioni personali. Un buon strumento di registrazione permette agli utenti di registrarsi in modo semplice e fornisce alle aziende i dati di cui hanno bisogno per pianificare l’evento e dimostrarne il successo.
  3. E-mail: attraverso la posta elettronica possiamo condurre campagne di e-mail marketing indirizzate a tenere informati i partecipanti riguardo l’evento, coinvolgere, condurre indagini di feedback ed eventualmente aumentare le iscrizioni. L’e-mail è il modo migliore per comunicare con il pubblico durante tutte le fasi del virtual event. Inoltre, utilizzare uno strumento di e-mail marketing di qualità consente di personalizzare le e-mail, automatizzarne l’invio e raccogliere dati di controllo come i tassi di apertura e metriche di click-through.
  4. Guida dell’evento e app mobile: questi strumenti accompagneranno i partecipanti lungo tutte le fasi dell’evento e forniranno loro le informazioni necessarie per restare sempre aggiornati sul tuo business. In particolare, le app mobile rappresentano il principale strumento di interazione tra pubblico e azienda: dal lato venditore, permettono di comunicare con il partecipante tenendolo sempre informato e di raccogliere dati sulla popolarità delle sessione e l’impegno del pubblico; dal punto di vista dell’utente, attraverso l’app è possibile conversare sia con l’azienda sia con altri partecipanti, favorendo così un networking virtuale.
  5. Feedback dell’evento: essenziali nel mondo dell’online perché permettono agli organizzatori di valutare le reazioni all’evento quando non è possibile farlo attraverso espressioni o feedback verbali dei partecipanti. Gli strumenti di raccolta feedback, come i sondaggi post-evento, possono essere utilizzati come strumento per qualificare i lead virtuali e condurli all’acquisto.
  6. Integrazioni: sono strumenti tecnologici che assicurano la condivisione dei dati della registrazione tra il tuo sistema tecnologico e la piattaforma per eventi scelta. Permettono anche di condividere questi dati con i sistemi di automazione di marketing e CRM. Utilizzare le integrazioni aiuta a creare database sicuri in cui raccogliere i dati dei partecipanti così da facilitare le azioni di analisi dell’evento.

Come condurre una conferenza virtuale

Ora che hai tutte le informazioni necessarie sugli eventi virtuali, vuoi organizzarne uno. Bene, ma come si fa?

Il processo di pianificazione delle conferenze virtuali è simile a quello di un evento in presenza, ma ci sono alcuni accorgimenti che dovresti tenere in mente. Per prima cosa, ecco alcune domande da porti quando hai intenzione di pianificare un virtual event:

  • Il contenuto sarà dal vivo, su richiesta o un mix?
  • Hai creato una guida per i partecipanti prima dell’evento che spiega come partecipare alle presentazioni, alle sessioni e usare gli strumenti di messaggistica?
  • Quali sono i tuoi KPI per l’evento? Anche se ci si può concentrare meno sui lead acquisiti, si possono costruire obiettivi intorno alla registrazione alle sessioni e ai sondaggi di feedback.
  • Cosa succede in caso di problemi di connettività?
  • Farai pagare il tuo evento o offrirai l’accesso gratuito?
  • Per quanto tempo saranno disponibili le sessioni on-demand dopo l’evento?
  • Quanto saranno lunghe le sessioni?
  • Quali strumenti avranno i partecipanti per fare rete e fissare appuntamenti?

Dopodiché, dovrai preparare i partecipanti su come accedere al tuo virtual event. Infatti, non bisogna dare per scontato la conoscenza da parte degli utenti di tutti gli strumenti di videoconferenza (ce ne sono davvero molti e anche diversi tra loro).

Prima dell’evento è buona pratica creare una guida che spieghi come partecipare all’evento e dare la possibilità al pubblico di testare la piattaforma con tutti i suoi strumenti. Ciò allevierà lo stress e fornirà un’esperienza complessiva migliore a ciascun partecipante. E se il tuo evento ha un ospite particolare, è consigliato fargli registrare un video di presentazione per introdurlo al pubblico.

Arrivati a questo punto penso che ti possa far piacere leggere 7 suggerimenti per organizzare eventi virtuali. 

Come aumentare il coinvolgimento dei partecipanti

Coinvolgere e mantenere alta l’attenzione dei partecipanti durante tutto l’incontro è la sfida di chi conduce eventi virtuali. Se pensi sia una sfida impossibile, sono felice di dirti che in realtà sono molte le opportunità che hai per coinvolgere il tuo pubblico.

La tecnologia mette a disposizioni vari strumenti utili ad appassionare il pubblico che ti ascolta, ad esempio puoi usare sondaggi dal vivo o instaurare un dibattito con sessioni di domande e risposte. Inoltre, grazie alle applicazioni mobile e alla loro funzione di messaggistica, i partecipanti possono organizzare incontri virtuali e costruire un proprio network.

Infine, ti consiglio di non sottovalutare il grande potere dei social media, uno dei mezzi di coinvolgimento più efficaci del momento. Abbina al tuo evento un hashtag e fai in modo che i partecipanti pubblichino una foto della loro partecipazione o dei contenuti più salienti dell’evento. Lasciare loro qualcosa di memorabile da condividere li farà sentire parte di una community e aumenterà il valore percepito del tuo virtual event.

Networking e collegamenti durante gli eventi virtuali

Non avere la possibilità di stringere una mano, non significa non avere l’opportunità di fare rete e conoscere nuove persone interessanti. Abbiamo già detto come le applicazioni mobile per eventi abbiano un ruolo centrale nella costruzione della rete sociale tra il pubblico: sia da telefonino che da browser web, i partecipanti possono comunicare tra loto attraverso un sistema di messaggistica ed eventualmente programmare anche incontri.

È importante fornire durante ogni virtual event un tempo dedicato al networking per incoraggiare il pubblico a conoscersi e incontrarsi. Con l’aiuto dei dati di registrazione è possibile collegare le persone con interessi simili, impostare chat di gruppo e dei breakout durante l’evento.

Se fai parte di un’organizzazione o sei un professionista e hai ancora qualche dubbio, non ti resta che leggere anche la guida completa dedicata ad aziende ed organizzazioni.

I dati di un virtual event

I dati di un virtual event sono diversi da quelli ottenuti durante un evento di persona. Comunque, la raccolta avviene prima, durante e dopo l’evento e i risultati possono essere utilizzati per qualificare i lead, provare il successo dell’evento e apportare miglioramenti per l’anno successivo. Quando parliamo di dati raccolti durante eventi virtuali, facciamo riferimento a:

  • Numero di registrazioni
  • Informazioni demografiche sui partecipanti
  • Registrazione alla sessione
  • Tassi di apertura e clic delle e-mail
  • Risultati del sondaggio post-evento
  • Numero di contatti
  • Interesse per l’acquisto
  • Valutazioni della sessione
  • Feedback della sessione
  • Coinvolgimento e portata dei social media

Dimostrare il successo degli eventi virtuali

Una volta che hai raccolto tutti i dati del tuo evento, come fai a capire se è stato davvero di successo?

Il successo di un virtual event dipende da quanto i dati raccolti si allineano con gli obiettivi di business posti in precedenza, dalla corretta identificazione degli indicatori chiave di performance e dall’analisi stessa dei dati. Dimostrare il ROI, ovvero il Return On Investments, del tuo evento richiede un’analisi di costi e benefici: i costi sono rappresentati dai costi diretti, spese indirette e costi di opportunità; i benefici sono espressi come entrate dirette, entrate attribuite, pipeline di vendita attribuita, brand equity e scambio di conoscenze.

Pensando i costi rispetto ai benefici, potrai dimostrare la buona riuscita del tuo evento virtuale. Ricorda che è importante stabilire le metriche di successo prima che l’evento inizi, così da poterle confrontare con i risultati ottenuti una volta concluso.

Come trasformare un evento in presenza in un virtual event last minute

Ci sono momenti in cui devi fare una scelta: cancellare l’evento o renderlo virtuale. Quante volte ti è capitato in questi anni di pandemia? Scommetto che almeno una situazione così l’hai vissuta anche tu.

Spostare un evento online non è poi così difficile se si hanno gli strumenti giusti a disposizione. Se non sai da dove partire, eccoti un buon inizio: una serie di domande da porti prima di trasformare il tuo evento che ti aiuteranno a capire se hai la possibilità e le capacità per farlo.

  • La tua agenda può essere tradotta in un ambiente virtuale o è necessario un evento di persona?
  • Come monitorerai le presenze?
  • La tua organizzazione ha una soluzione di riunione virtuale?
  • La tua organizzazione ha membri dello staff che possono supportare e gestire gli aspetti tecnici di un evento virtuale?
  • Puoi gestire la larghezza di banda?
  • I tuoi partecipanti hanno tutto il materiale necessario per partecipare virtualmente?

Ora che hai capito se il tuo evento può diventare virtuale, puoi passare alle successive tre fasi.

  1. Aggiorna il sito web dell’evento e manda un’e-mail ai partecipanti per comunicare che l’evento sta diventando virtuale e le ragioni del cambiamento
  2. Offri ai partecipanti una guida su come partecipare all’evento online
  3. Aggiungi il link alla registrazione della sessione o alla trasmissione dal vivo nell’agenda

Eventi virtuali come parte del vostro programma di meeting

Ci sono davvero moltissimi tipi diversi di eventi virtuali tra cui trovare la struttura più adatta a te, ma quando si cerca di organizzare qualcosa di creativo e innovativo l’ispirazione può essere un problema. Puoi aggiungere alla tua conferenza un po’ di divertimento, giocare sull’ironia o coinvolgere i partecipanti con sondaggi dal vivo e sessioni di chat di gruppo. Le possibilità sono davvero infinite!

In conclusione, possiamo confermare che aggiungere gli eventi online come strategia digitale al tuo programma di meeting è una mossa vincente. Sicuramente un virtual event non ha lo stesso potere di un incontro di persona, ma è una buona alternativa quando le circostanze lo rendono necessario. Avere sempre a disposizione un piano e la tecnologia appropriati significa non arrivare impreparati di fronte a un cambio improvviso e dare ai partecipanti un’offerta comunque di alto valore.

Spero che questo articolo ti abbia fornito una panoramica completa su come e perché organizzare eventi virtuali e integrarli nella tua strategia di marketing e comunicazione. Sono molteplici gli aspetti da tenere in considerazione a diversi livelli. Quello che posso dirti con fermezza è di non improvvisare mai e di affidarti a professionisti del settore. Scegliere i partner giusti a cui affidare le proprie conferenze virtuali è essenziale per raggiungere tutti i tuoi obiettivi.

Con tutti questi elementi da tenere sotto controllo la regia dell’evento è dunque fondamentale: se hai bisogno di aiuto con essa dai un’occhiata al nostro servizio di regia eventi.

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