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Come organizzare un evento online professionale: 7 idee vincenti

come organizzare eventi online

Ci sono situazioni in cui raggruppare molte persone in uno stesso luogo fisico può essere complicato.

In questi casi sorgono spontanee alcune domande come “Come organizzare un evento online di successo?

Scommetto che almeno una volta ti sei ritrovato a rispondere a questi interrogativi e se sei capitato su questo articolo è perché hai deciso che creare un evento digitale era la scelta giusta.

Ma la gestione di questo tipo di eventi non è sempre facile e immediata come può sembrare dall’esterno.

In realtà, organizzare eventi online richiede la stessa attenzione e abilità di un incontro di persona.

Per questo oggi ti spiegherò passo per passo come organizzare eventi online e quali sono le migliori piattaforme per eventi che dovresti prendere in considerazione.

Come organizzare eventi online: da dove partire

Organizzare un evento digitale significa riunire un gruppo di persone in uno spazio web attraverso uno strumento di videoconferenza e offrire loro contenuti interessanti e utili.

La gestione di un evento online non dovrebbe essere sottovalutata: saper avviare una riunione su una piattaforma eventi virtuali non basta.

 L’organizzazione del tuo evento deve tenere conto di tre punti fondamentali:

  • Il pubblico. Prima di organizzare qualsiasi tipo di evento, dovresti rispondere alla domanda: “chi voglio partecipi al mio incontro?”. Immagina quindi quale sarà il tuo target, individua i loro problemi e i loro obiettivi; pensa a come tu puoi risolverli e come il tuo evento può essere utile e interessante per loro;
  • Il contenuto. Il principale focus di ogni evento digitale è proprio il contenuto, che deve essere costruito a partire dai bisogni del proprio pubblico e del proprio business. Focalizzati sul fornire soluzioni pratiche, consigli, case study, …;
  • La promozione. Promuovere efficacemente un evento online è il segreto per far si che l’incontro sia di successo. La promozione deve avvenire in primis attraverso una pagina dell’evento curata, accattivante e in grado di dare risalto al contenuto. Attraverso il canale di posta elettronica puoi fidelizzare la tua lista di contatti, inviando loro e-mail personalizzate e strategiche per raggiungere il tuo obiettivo. Infine, sfrutta l’enorme potenzialità dei social network per raggiungere un pubblico molto vasto, favorire l’interattività e il passaparola.
eventi online

Organizzare eventi online: 7 idee per progettare eventi digitali

Esistono differenti tipologie di eventi online, dai webinar ai corsi live di cucina o palestra, fino a riunioni interattive e attività di team building.

La scelta del tipo di evento da condurre dipende principalmente dagli obiettivi che lo stesso deve raggiungere e, più in generale, dai risultati che l’azienda auspica di ottenere grazie all’evento online. 

Se hai le idee un po’ confuse e non come organizzare eventi online e quale forma di evento scegliere, ecco per te 7 idee da cui puoi prendere spunto per organizzare il tuo evento online. 

  1. Intervista. Invita nel tuo evento virtuale un personaggio di spicco del settore di riferimento o un influencer che tratta temi connessi al tuo contenuto e di interesse per il tuo pubblico. Ospitare una persona conosciuta farà avvicinare più potenziali e nuovi clienti al tuo business e aumenterà le tue probabilità di essere riconosciuto sul mercato;
  2. Contenuti formativi e tutorial. Offrire formazione attraverso un evento online è l’opzione più scelta da chi decide di condurre incontri digitali. I video che spiegano cosa fare e come sono molto apprezzati dal pubblico in quanto dimostrano e spiegano contenuti in modo semplice e immediato;
  3. Ospita l’esperto. Invitare l’esperto del settore a prendere parte al tuo evento online non solo ti permetterà di offrire contenuti di alta qualità al tuo pubblico, ma ti aiuterà a posizionarti come fonte esperta e credibile;
  4. Introduci il nuovo prodotto. Crea un evento promozionale online per far conoscere il tuo nuovo prodotto, spiega le sue caratteristiche e illustra le sua funzionalità. Può essere un evento riservato ai clienti più fedeli o uno aperto a tutti, in ogni caso, permettere ai partecipanti di intervenire con domande e curiosità aumenterà il valore percepito della tua offerta;
  5. Webinar per farsi conoscere. Creare un evento online per aumentare la brand awareness è sicuramente una strategia vincente per accrescere la lista di potenziali clienti e farsi riconoscere sul mercato. Di solito la tipologia di eventi più scelta in questo caso è il webinar, a cui si aggiungono inviti e CTA finali per spingere il partecipante a continuare il customer journey. Il webinar ha tantissime applicazioni per differenti obiettivi. Scopri come puoi implementarli nella tua organizzazione con il corso online “Ispira, collabora, insegna e vendi con i webinar;
  6. Contest e challenge. Organizza il tuo evento online a partire da un contest lanciato sulle principali piattaforme di comunicazione web. I partecipanti avranno la possibilità di interagire tra loro, discutere sulla sfida che devono affrontare per vincere e stringere nuove amicizie. Ciò aumenterà il senso di community attorno al tuo brand e la condivisione dei contenuti dell’evento farà conoscere il tuo business a nuove possibili persone interessate;
  7. Q&A. Organizza incontri online di discussione attorno un argomento o, semplicemente, includi sessioni di domande e risposte all’interno dei tuoi eventi online. La modalità interattiva favorisce il coinvolgimento del pubblico e aumenta il valore percepito dell’offerta proposta.

Organizzare evento: le tipologie di eventi online

Abbiamo deciso di dedicare un intero paragrafo per esporvi le tipologie di eventi digitali che potreste realizzare per darvi qualche spunto.

In un’epoca in cui la digitalizzazione è sempre più presente nelle nostre vite, gli eventi online rappresentano un’opportunità straordinaria per connettersi, apprendere e divertirsi.

Eventi webinar

Esistono due grandi categorie di webinar.

  1. Webinar educativi: sono eventi online in cui esperti condividono conoscenze e competenze in un determinato settore. Ad esempio, “Come Avviare un Business Online” è un argomento di grande interesse per molte persone;
  2. Webinar di Marketing: sono un modo efficace per promuovere prodotti o servizi. Ad esempio, “Strategie Vincenti di Marketing Digitale” può attirare un vasto pubblico.

Eventi streaming

In molti contesti vengono adottati gli eventi streaming per permettere di seguire l’evento a chi non è fisicamente presente.

Due settori che utilizzano molto gli eventi streaming sono l’industria musicale e gli eventi sportivi.

L’industria musicale ha adottato gli eventi online con entusiasmo. Concerti live in streaming, come “Concerto Live di Artista X,” sono diventati estremamente popolari.

Anche lo sport ha abbracciato gli eventi online. “Finale di Coppa del Mondo in Streaming” è un esempio di come gli appassionati seguono le competizioni da casa.

Eventi formativi

Molto comuni sono anche gli eventi formativi. Soprattutto da dopo il Covid, tutti si sono resi conto delle grandi potenzialità e i vantaggi di seguire in ogni parte del mondo corsi online.

In ambito formativo, si possono seguire

  1. Corsi online: come ad esempio “Corso di Programmazione Python,”;
  2. Seminari Web: come ad esempio “Seminario Web sulla Gestione del Tempo,”.

Eventi culturali

Di recente molti musei hanno introdotto visite virtuali, come ad esempio il Louvre, per consentire di visitare il museo restando comodamente a casa.

Eventi di intrattenimento

Negli ultimi anni sono nati anche eventi di intrattenimento come spettacoli di commedie o competizioni tramite i videogiochi in streaming come ad esempio “Campionato Mondiale di Fortnite”.

Gli eventi online offrono una vasta gamma di opportunità per connettersi, imparare e divertirsi.

Con la giusta strategia di marketing e l’attenzione ai dettagli, è possibile raggiungere un vasto pubblico attraverso queste iniziative digitali.

Piattaforme eventi online: ecco le migliori

Non esiste un evento online senza tecnologia e, in particolare, senza un sito per eventi online.

Vediamo quindi quali sono le 3 migliori piattaforme di videoconferenza per organizzare eventi digitali.

  • Zoom – probabilmente il sito per eventi online più conosciuto. Il piano gratuito include riunioni di massimo 100 partecipanti fino a 40 minuti, riunioni individuali illimitate di massimo 30 ore ciascuna e chat private o di gruppo. Scopri qui le novità sulla piattaforma Zoom;
  • Microsoft Teams – è uno strumento di videoconferenze che offre il vantaggio di poter condividere e modificare file in tempo reale attraverso le applicazioni di Word, PowerPoint ed Excel;
  • GoToWebinar – è una piattaforma eventi online che punta sul coinvolgimento, promozione e qualità della conferenza. Tra le numerose funzionalità troviamo: la possibilità di preregistrare gli eventi, invitare fino a 3000 partecipanti, la personalizzazione dei moduli di iscrizione e la possibilità di condividere la webcam durante l’evento.

Ti consiglio la lettura anche dell’articolo “Piattaforme per eventi online: cosa sono e come funzionano” per scoprire con quali criteri scegliere la piattaforma più adatta alle tue esigenze.  

Se invece stai cercando articoli più nel dettaglio, ti consiglio di leggere questi articoli:

  1. Zoom Webinar: la piattaforma perfetta per webinar perfetti;
  2. Come usare Zoom: la guida completa;
  3. Microsoft Teams: tutto quello che devi sapere;
  4. GoToWebinar: le 10 funzioni che non conosci (ancora).

Spero che possano esserti utili per aumentare le tue conoscenze e creare eventi online imperdibili.

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Come organizzare un evento online di successo

Ora sai cosa sono gli eventi online, le loro caratteristiche e cosa ti serve per la loro gestione. Ma in pratica, come si crea un evento online di successo? Ecco alcuni passaggi fondamentali: 

  1. Fissa gli obiettivi che vuoi raggiungere con il tuo evento;
  2. Definisci il pubblico e decidi di cosa parlare;
  3. Programma l’evento: scegli un giorno, l’ora e il sito per eventi online su cui vuoi condurre il tuo incontro;
  4. Promuovi l’evento online su social network, pagine web e attraverso l’e-mail marketing;
  5. Dopo l’evento, analizza i dati di partecipazione del pubblico e raccogli informazioni sui contatti che hanno preso parte all’incontro. Questo database sarà essenziale per continuare a nutrire il potenziale cliente e far sì che acquisti il tuo prodotto. Inoltre, gli eventi digitali online permettono anche un follow-up semplice ed immediato: richiedi un feedback ai partecipanti, invia le slide e i documenti relativi alla presentazione e invitali ad approfondire il tuo business con CTA e promozioni.

Organizzare eventi online non solo ti permette di raggiungere un pubblico più vasto, ma aiuta anche ad aumentare il coinvolgimento del tuo pubblico, generare lead interessati al tuo business, costruire una forte brand identity e soprattutto, risparmiare soldi.

Creare eventi online: qualche suggerimento in più

Nel mondo digitale di oggi, organizzare eventi online è diventato un’abilità fondamentale.

Tuttavia, spesso le persone si dimenticano di seguire alcune importanti linee guida durante la preparazione di tali eventi.

Continuando nella lettura scoprirete le migliori pratiche per organizzare eventi online in modo efficace, assicurandoci di non trascurare dettagli cruciali.

Scelta del tema del tuo evento

Un elemento chiave nella preparazione di eventi online è la scelta del tema.

Assicuratevi di selezionare un tema rilevante e coinvolgente che attiri il vostro pubblico target.

Il tema dovrebbe essere in linea con gli obiettivi dell’evento e dovrebbe suscitare interesse tra i partecipanti.

Definizione degli obiettivi degli eventi online

Prima di iniziare la pianificazione dettagliata, è essenziale stabilire gli obiettivi dell’evento.

Cosa volete ottenere con questo evento online? Aumentare la consapevolezza del marchio, generare lead o vendere prodotti?

La chiarezza degli obiettivi vi guiderà nella progettazione dell’evento.

Scelta della piattaforma eventi online

La scelta della piattaforma è cruciale per il successo dell’evento.

Esistono molte opzioni, come webinar, conferenze virtuali o streaming live.

Valutate le esigenze del vostro evento e scegliete la piattaforma più adatta.

Pianificazione e promozione degli eventi ibridi

La pianificazione dettagliata è fondamentale. Creare un programma, stabilire i tempi e coinvolgere relatori o ospiti speciali, se del caso.

La promozione dell’evento è altrettanto importante. Utilizzate i social media, l’email marketing e il vostro sito web per raggiungere un vasto pubblico.

Coinvolgimento del pubblico durante gli eventi online e ibridi

Durante l’evento, coinvolgete attivamente il pubblico. Rispondete alle domande, incoraggiate la partecipazione e organizzate sessioni di domande e risposte.

Un pubblico coinvolto è più propenso a condividere l’evento e partecipare in futuro.

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Valutazione e miglioramento

Dopo l’evento, non dimenticatevi di valutare i risultati.

Analizzate i dati, raccogliete feedback dai partecipanti e identificate le aree di miglioramento. Questo vi aiuterà a organizzare eventi online sempre più efficaci in futuro.

In sintesi, la chiave per organizzare eventi online di successo è la pianificazione accurata, la promozione attenta e l’attenzione ai dettagli durante l’evento stesso.

Seguendo questi passaggi e utilizzando le migliori pratiche, potrete garantire il successo dei vostri eventi online e superare la concorrenza.

Non dimenticate di adattare queste linee guida alle vostre specifiche esigenze e di essere flessibili nel migliorare continuamente il vostro approccio. Buona fortuna con i vostri prossimi eventi online!

Consigli di lettura per progettare eventi

Arrivati a questo punto dell’articolo, non possiamo fare altro che suggerirvi altri nostri articoli per arricchire la vostra conoscenza sul mondo degli eventi online.

  1. Eventi online: cosa sono, come funzionano e come devi usarli;
  2. Piattaforme per eventi online: cosa sono e come funzionano;
  3. Promuovere un Webinar: 7 strategie vincenti. Guida completa.

Adesso non rimane che a te!

Decidere se stare fermo dove sei o muovere i primi passi per capire cosa possiamo fare per te e il tuo business. Voglio proporti un corso che potrebbe fare al caso tuo: “Progettare eventi online con il Digital Event Canvas“.

La programmazione strategica sarà la tua carta vincente, provare per credere!

Nota su questo Post.
Questo articolo è stato pubblicato nei mesi in cui uscivamo dalla pandemia. Era il 24 settembre 2021 ed è stato aggiornato per offrirti contenuti freschi e attuali sulla situazione dell’organizzazione degli eventi online

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