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2 - 6 DICEMBRE 2024

Eventi online: cosa sono, come funzionano e come devi usarli.

eventi online

Quando si tratta di organizzare eventi online ogni business per sopravvivere e non arrancare, deve essere capace di cogliere le opportunità e fare un cambio di mindset.

Se sei un’azienda, un’associazione e hai sempre organizzato eventi fisici, è ora di cambiare!

Il futuro è proiettato nella totale digitalizzazione. 

Scopriamo insieme cosa sono gli eventi online e che cosa ti serve per organizzarli.

Organizzare eventi online o tradizionali? Piccolo disclaimer.

Prima di entrare nel vivo del tema, ti dobbiamo spiegare chi siamo e cosa facciamo, così capirai meglio la nostra posizione.

WebinarPro si occupa di webinar ed eventi digitali, sia per la formazione che per il marketing.

Quindi, dal nostro punto di vista, i vantaggi di un evento online sono enormi rispetto a quello tradizionale.

Ma sappiamo perfettamente che gli eventi tradizionali hanno il loro fascino, sono efficaci, creano coinvolgimento emozionale e sono preferiti da molte aziende perché funzionano.

La nostra posizione è semplice:

Oggi organizzare un evento fisico di successo significa aggiungere una componente online che permetta a chi non riesce ad essere presente di partecipare e godersi l’evento stesso.

Quindi in sintesi, sappi che esistono almento tre tipi di eventi:

  1. Evento fisico: meeting, convention, meet up, congresso scientifico, ecc. in presenza
  2. Evento 100% online: meeting e convention online, fiera online, virtual tour, ecc.
  3. Eventi ibridi: 50% online e 50% in presenza

E in questo articolo ti forniremo tutte le indicazioni per capire questo fenomeno e decidere se fa per te.

Per qualsiasi dubbio, qui sotto trovi un form per contattarci. Usalo!

Eventi online: cosa sono?

Gli eventi online rappresentano una valida alternativa ai tradizionali eventi svolti fisicamente.

Le caratteristiche principali di un evento online sono molto simili a quelle di un evento in presenza, la differenza fondamentale è che per gli eventi online i partecipanti non si devono spostare fisicamente per raggiungere la sede dell’evento, ma partecipano da remoto.

I partecipanti possono quindi prendere parte ad un evento online da qualsiasi luogo: dall’ufficio, dalla propria casa o da un qualsiasi altro posto.

Ciò che accomuna i partecipanti di un evento online non è infatti la collocazione fisica, ma lo spazio virtuale creato appositamente dall’organizzatore dell’evento.

Questo spazio viene solitamente curato nei minimi dettagli per far sì che sia funzionale e, allo stesso tempo, gradevole.

Ogni partecipante accede a questo spazio virtuale tramite il proprio dispositivo per poter fruire i contenuti, scoprire nuovi prodotti o servizi, apprendere ed eventualmente anche per interagire con gli speaker o gli altri partecipanti.

eventi online

Diversi tipi di eventi online

Gli eventi online possono variare notevolmente in termini di durata e di struttura.

Si possono organizzare eventi brevi, che durano solo un’ora, come ad esempio il lancio di un prodotto, riunioni di aggiornamento o sessioni di formazione veloci ma focalizzate.

Allo stesso tempo è possibile organizzare eventi online, come congressi o conferenze, che durano un giorno, un weekend o più giorni.

Questa tipologia di eventi richiede ovviamente una pianificazione più articolata, con diverse sezioni e spazi virtuali differenti.

Analizziamo insieme alcune tipologie di eventi online e le loro caratteristiche fondamentali.

Nel loro articolo, Dreamtek, definisce ben 10 tipi di eventi online:

  1. Conferenze virtuali
  2. Webinar
  3. Training online e workshop
  4. Fiere online
  5. Live Streaming
  6. Spettacoli digitali
  7. Incontri fieristici e congressuali digitali
  8. Sessioni di formazioni al benessere e alla salute
  9. Eventi di networking
  10. Virtual party

Ok, non siamo convinti di un paio di voci, ma nell’insieme ci siamo.

Aggiungeremmo Musei virtuali e Virtual Tour, per essere molto più precisi.

Webinar

I webinar sono una risorsa molto utile che permette agli organizzatori di un evento online di condividere una vasta gamma di documenti, tra cui video, presentazioni e altro tipo di materiale, con i partecipanti.

I webinar svolgono una molteplicità di ruoli, sono spesso legati all’ambito aziendale, ma la loro funzione più significativa è quella di educare e coinvolgere l’audience.

Questa può essere composta da nuovi clienti, clienti fedeli, colleghi del settore oppure anche da studenti in aula.

webinar

Il loro vantaggio principale è la versatilità: possono essere utili in diversi settori dove la comunicazione con il pubblico ha un ruolo cruciale nel raggiungimento del successo.

Sfruttare le potenzialità dei webinar può quindi tradursi in una maggiore autorità nel proprio campo.

Meeting

I meeting, noti anche come riunioni virtuali o videochiamate web, rappresentano un modo efficace per connettersi con persone in tutto il mondo, senza dover affrontare gli inconvenienti legati agli spostamenti fisici.

i principali vantaggi sono infatti:

  • Convenienza: i partecipanti si possono incontrare virtualmente senza viaggiare.
  • Risparmio di tempo: la preparazione di un meeting online è molto veloce e consente quindi di dedicare più tempo alle altre attività lavorative.
  • Riduzione dei costi: vengono evitate le spese legate alle trasferte.

Nonostante i webinar e i meeting siano simili, la principale differenza è che i partecipanti dei meeting possono utilizzare microfoni e videocamere, mentre nei webinar solitamente sono i relatori ad avere il controllo completo su video, audio e comandi centrali.

Eventi live streaming

Gli eventi in live streaming, a differenza dei webinar, sono più simili alle trasmissioni televisive.

Questi eventi sono solitamente informali e vengono trasmessi in diretta, consentendo a chiunque di parteciparvi e di commentare pubblicamente.

Non è richiesto alcun invito formale per la partecipazione, o l’uso di piattaforme specifiche.

Questi eventi sono ampiamente utilizzati sui social media, con piattaforme che permettono di organizzare live streaming gratuitamente.

Tutorial

I tutorial sono la scelta ideale per spiegare e, talvolta, mostrare concretamente l’uso di prodotti o servizi complessi.

Sono anche utili per offrire corsi o lezioni legate all’attività aziendale.

I tutorial forniscono chiarimenti al pubblico e possono incoraggiare l’acquisto dei prodotti, servizi o corsi in questione.

Workshop online

I workshop online sono eventi che si rivolgono a chiunque debba affrontare problemi di varia natura, con l’obiettivo di migliorare le performance personali e di squadra.

I workshop solitamente offrono sessioni di coaching, problem solving e strumenti utili per la pianificazione strategica del business.

Ciò che distingue un workshop dagli altri tipi di eventi online è la partecipazione attiva di tutti i partecipanti, che condividono idee e opinioni, creando un confronto di gruppo dinamico.

I workshop sono una strategia molto utile per migliorare la brand reputation e possono coprire diverse aree tra cui:

  • Business coaching, per massimizzare le performance aziendali.
  • Life coaching, per la crescita personale.
  • Team coaching, per la formazione di gruppo.

Sessioni formative

Le sessioni formative sono eventi online destinati alla formazione.

Possono svolgersi in tempo reale, con team che lavorano insieme da remoto attraverso strumenti di videoconferenza, o in modo asincrono, con ogni utente che completa le attività in autonomia.

Queste sessioni formative possono eventualmente essere trasmesse anche in diretta su piattaforme social come Facebook.

Come organizzare eventi online

Organizzare eventi online può essere più semplice di quanto ti potresti aspettare.

Nonostante questo è molto importante pianificare in maniera attenta per poter organizzare un evento online di successo.

Fammi indovinare, ti sembra di avere spuntato tutti gli elementi della tua lista, hai un’idea geniale, sai cosa fare esattamente e sai perfino dove e quando.

Ma cosa ti permette di attrarre il maggior numero di partecipanti possibili?

Facciamo  un passo alla volta: ci sono tre elementi fondamentali per raggiungere il tuo obiettivo e organizzare eventi online professionali. Quali sono? 

  1. Database: se hai deciso di organizzare un webinar avrai sicuramente in mente qual è il tuo target di riferimento, a cui vuoi rivolgerti. Se hai già un piccolo database di contatti, saranno quelli da cui partire.
  2. Landing Page: è il tuo punto di riferimento. Qui puoi racchiudere tutti i dettagli sul tuo webinar. Proprio da questa pagina i tuoi futuri partecipanti si iscriveranno, lasciando i loro dati e il loro indirizzo e-mail.
  3. Canale di comunicazione: seleziona gli strumenti con cui comunicherai con i tuoi partecipanti. La scelta dipende dalle caratteristiche del tuo target.

Questi sono i tre elementi base da cui partire per organizzare un evento online, più semplici di quanto pensassi, vero?

organizzare eventi online

Ora capiamo insieme come fare il pieno di iscritti!

Promozione eventi online: come gestirli

È essenziale creare coinvolgimento fin dal primo contatto, stimolando interesse e curiosità.

L’obiettivo è infatti rendere ogni fase dell’evento, compresa la promozione, coinvolgente e significativa per gli spettatori.

Per promuovere il tuo evento online devi puntare sui canali di comunicazione che ritieni maggiormente efficaci.

È quindi importante capire quali mezzi di comunicazione sono più adatti al tuo target di riferimento: cerca di capire quale via potrebbe interessarli e coinvolgerli maggiormente.

Potresti ad esempio promuovere il tuo evento sulla tua pagina Facebook. Specifica data, ora e interagisci con i partecipanti, definendo il target a cui è rivolto l’evento, per avere una comunicazione diretta ed efficace.

Puoi sfruttare anche l’advertising sui social: ti basta investire poche decine di euro per aumentare vertiginosamente il numero di iscritti al tuo evento online!

Se invece vuoi usare altre strategie più efficaci, ti consigliamo di leggere questi articoli:

Se invece il tuo target di riferimento è solito usare altre piattaforme, adattati alle loro necessità.

Piattaforme eventi online: quale scegliere?

Come sicuramente sai, non è facile riuscire a trovare la piattaforma più adatta per realizzare eventi online, ma ci sono alcuni elementi che possono aiutarti, vediamoli insieme!

  1. Gli scopi dell’evento: devi prima di tutto capire quale tipologia di webinar si avvicina di più all’evento che vorresti organizzare. È un evento formativo? È un evento collaborativo? Hai bisogno di mandare online dei sondaggi in tempo reale? 
  2. La dimensione dell’evento: dopo aver individuato il target è importante capire anche a quante persone sia rivolto l’evento. Questa non è una variabile da poco, perché il numero di partecipanti incide notevolmente sul prezzo della piattaforma. Quindi prima di acquistare una piattaforma con limiti di partecipanti, che possono esserti d’ostacolo, fai una stima il più realistica possibile della tua potenziale audience!
  3. Il contesto in cui si svolge il webinar: ovvero avere la possibilità di fare azioni di reminder per gli iscritti e  in seguito di follow up.

È importante rispondere a queste domande e definire in maniera chiara le caratteristiche del tuo evento ideale, per scegliere poi la piattaforma più adatta alle tue necessità.

Ogni piattaforma ha infatti caratteristiche diverse, per trovare quella ideale bisogna avere ben chiari alcuni dettagli.

Organizza i tuoi eventi gratis

Quante volte hai ricevuto inviti ad eventi online gratuiti e ti sei chiesto: perché organizzare un evento senza essere pagati? Scopriamolo insieme!

Per prima cosa, organizzare eventi gratis è un ottimo strumento per fare personal branding: ti permette di entrare in contatto con tantissime persone contemporaneamente “mettendoci la faccia”.

Inoltre è uno degli strumenti che ti permette con poco sforzo di lasciare un segno indelebile nella mente dei tuoi potenziali clienti. 

Il webinar gratuito è anche uno strumento per fare lead generation: tramite l’organizzazione di un webinar gratuito raccogli un numero consistente di contatti targettizzati che potrai invitare come partecipanti ai tuoi futuri webinar (o all’acquisto dei tuoi servizi e prodotti). 

Adesso hai una panoramica di tutti gli strumenti che ti servono per organizzare un evento online!

Come trovare la soluzione professionale per realizzare il tuo progetto? Scoprilo subito, compila il form e sarai ricontattato dal nostro team di esperti! 

Nota su questo post.
La prima pubblicazione di questo articolo risale addirittura al 6 ottobre 2017, quando gli eventi online erano occasioni riservati a una manciata di aziende molto speciali.
L’articolo è stato aggiornato con gli sviluppi più recenti per fornirti indicazioni fresche e attuali, pur conservando lo spirito del tempo: gli eventi online sono un’opportunità straordinaria per tutti i brand che si vogliono far ela differenza nel mondo della formazione, della comunicazione, del marketing e molto altro.

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