Il termine videoconferenza (o video conferenza, come la scrivono alcuni) è ormai entrato nel lessico comune e rappresenta quasi una prassi quotidiana.
In questo articolo, cercheremo di spiegarti tutto ciò che ti occorre per realizzare le tue videoconferenze in modo efficace, sfruttarne tutta la potenza per il tuo marketing, la tua formazione aziendale e risparmiare molto tempo e denaro eliminando noiosi e costosi spostamenti.
Non solo. Ti diremo anche quali programmi per videochiamate usare, quali sono le migliori applicazioni per video conferenza e come scegliere gli strumenti per video conferenza più diffusi. Siamo certi che da questo momento imparerai a capire il vantaggio di usare le riunioni online nella tua comunicazione quotidiana, evitando gli errori più comuni.
Cosa trovi in questo articolo:
Cos’è una video conferenza?
Partiamo dall’inizio. Ovvero dalla definizione di videoconferenza.
Il significato di video conferenza sulla Treccani è il seguente:
Conferenza, dibattito o incontro i cui partecipanti sono in sedi diverse e lontane, realizzati per mezzo di un sistema di collegamenti videotelefonici.
Ovviamente molto più articolata la definizione di video conferenza su Wikipedia:
Un qualunque sistema in grado di convogliare audio, video, dati rispondente agli standard della videoconferenza può essere considerato un terminale di teleconferenza. In questa definizione rientrano un’ampia gamma di prodotti con caratteristiche tecniche, funzionali e costi notevolmente diversi. Ognuno di questi prodotti, deve essere perciò vagliato in base al contesto di utilizzo.
Lo standard indica che la funzionalità minimale da garantire per una videoconferenza è l’audio; l’audio stesso costituisce uno degli elementi che determinano in prima battuta la buona riuscita di una video conferenza. Se l’audio risulta affetto da rumori, distorsioni oppure eco, si vanifica l’utilità delle video conferenze.Questi problemi sono amplificati nel caso in cui l’incontro non avvenga nella lingua madre. In generale, se ci sono problemi legati alla qualità dell’audio, la video conferenza risulterà completamente inefficace. Oltre alla possibilità di ascoltare e vedere il proprio interlocutore, le video conferenze permettono a volte di disporre di un pannello di controllo dove sono indicati i soggetti partecipanti e uno spazio di lavoro virtuale comune, in cui tutti i partecipanti possono condividere testi, immagini, tabelle ed altre informazioni.
Ma veniamo alla definizione ufficiale di video conferenza data da WebinarPro:
La videoconferenza è un momento di incontro virtuale tra più persone collegate mediante un sistema video conferenza online e che permette a tutti i partecipanti di condividere informazioni, presentazioni, slide, spazi di collaborazione online. Il programma per videoconferenze permette di condividere webcam, voce, contenuti, link, scambi via chat.
Una video conferenza online avviene dunque tramite un canale audio, che permette agli uditori di ascoltare e parlare e un canale video, grazie al quale è possibile vedere la webcam dei relatori e del conduttore, le slide e contenuti vari.
Il termine videoconferenza indica diverse forme di termini inglesi come: web conference, videoconference, webmeeting, online conference, digital conference.
Cos’è un Teleconferenza
Possiamo dire che Teleconferenza è una vecchia terminologia che si porta dietro la tradizione delle telefonate di gruppo, appunto in teleconferenza.
Se cerchi la definizione di teleconferenza, ad esempio, troverai esempi come quello di Wikipedia:
La teleconferenza è uno scambio di informazioni tra più persone distanti tra loro (tele) effettuato con l’ausilio di sistemi di telecomunicazione (linee telefoniche, reti informatiche, televisioni a circuito chiuso, ecc.).
Come vedi vecchie terminologie.
Ad esempio, in inglese la teleconferenza o videoconferenza è spesso resa con il più efficace conference call (abbreviato in CC) o con termini come virtual meeting, webmeeting, o semplicemente webconference.
In sintesi: non usare mai il termine teleconferenza!
Perchè usare la videoconferenza
Un tempo c’erano solo le videoconferenze skype e tutt’oggi questo risulta essere una piattaforma videoconferenze molto diffusa.
Nel corso degli ultimi anni, piattaforme webmeeting (leggi il nostro articolo Webmeeting vs Webinar, qual è la differenza? per capire meglio le differenze tra videoconferenze, webinar e webmeeting) come GoTo Meeting oppure Zoom hanno vissuto un enorme sviluppo e oggi sono considerate piattaforme per videoconferenze eccellenti e uniche, tanto da far passare in secondo piano le videoconferenze con Skype.
Ci sono diverse ragioni per decidere di usare subito la video conferenza per il tuo lavoro:
- Risparmio economico. Gli strumenti per videoconferenze azzerano gli spostamenti e in momenti di crisi economica diventa fondamentale per un’azienda ridurre i costi.
- Semplicità. La maggior parte delle applicazioni per videoconferenze ti permettono una velocissima integrazione con il tuo calendario e con pochi click puoi invitare chiunque. In pochi secondi sei online con i tuoi partecipanti.
- È facile e veloce. Puoi parlare con decine e decine di persone contemporaneamente, senza più nessun limite sul numero di partecipanti da dover concentrare in un’aula. Questo ti permette di dedicare il tuo tempo in aspetti più importanti, come la strutturazione dei contenuti e la tua preparazione
- Oltre ad essere efficace, è anche divertente. Usare la i programmi per video conferenza di gruppo e scoprire le sue potenzialità sorprenderà te e i tuoi partecipanti. Questo consentirà di trasformare la tua conferenza online e la renderà più stimolante ed interattiva. Come? Prova ad usare documenti condivisi e lavagne interattive.
- È versatile e ti permette di collegarti ovunque tu sia. La maggior parte dei sistemi di conferenza online, infatti, ormai ha la possibilità di cambiare lo sfondo per video conferenza, riducendo al minimo la necessità di mettere ordine nella stanza o riducendo gli effetti di ambienti non progettati specificamente per le conferenze online.
Le videoconferenze come strumento per la formazione online
Come spiegano Luca Vanin e Fabio Ballor nel libro “Webinar Professionali. Progettare e realizzare eventi online coinvolgenti ed efficaci”, la videoconferenza, così come le vecchia terminologia di teleconferenza è una tipologia di webinar, con caratteristiche specifiche:
- il suo obiettivo è la presentazionedi contenuti formativi online
- è una relazione pochi-a-molti
- il focus è sui contenuti.
Tutti a partire dal 2020 abbiamo visto un’esplosione delle lezioni in videocall (altro modo per chiamare questo tipo di conferenze online): il docente o il formatore online si collega e svolge la propria videolezione in diretta con i propri partecipanti, siano essi bambini delle elementari o manager e venditori di una grande società.
Le lezioni in video conferenza oggi rappresentano una modalità formativa straordinaria, sempre più usata (e se vuoi creare anche tu i tuoi corsi online e la tua academy digitale puoi raccogliere maggiori informazioni dalla nostra pagina sulle Academy aziendali online).
Le video conferenze prevedono, infatti, una relazione pochi-a-molti ed è paragonabile alla classica lezione frontale.
Durante le video conferenze, infatti, conduttori e relatori presentano i contenuti e alla fine è prevista una rapida sessione di confronto, domande e risposte con i partecipanti.
Per questo le video conferenze sono particolarmente adatte per incontri formativi o informativi. Se il tuo obiettivo è un altro, leggi l’articolo “Webinar, WebMeeting e WebConference: cosa sono e come funzionano” e scopri quale tipo di webinar è più adatto a te!
Come puoi erogare contenuti durante una video conferenza?
In una call online (altro modo per chiamarle) i vari partecipanti vedranno sul loro schermo le webcam del conduttore e del relatore che parlano, dando informazioni e contenuti importanti.
Ma non costringerli a vedere solo quello. Puoi rendere la video conferenza più stimolante in tre modi.
- Usa le slide! Le slide sono molto importanti per stimolare l’ascolto e l’attenzione degli uditori
- Condividi il tuo desktop. In questo modo puoi far vedere in diretta dei video o, ad esempio, l’uso di un software o di un tool.
- Utilizza la chat, per condividere link o fonti esterne che i partecipanti potranno poi visualizzare o per raccogliere le domande.
Sistemi di video conferenza: cosa sono, come sceglierli e come utilizzarli
Cosa sono i sistemi di videoconferenza?
I sistemi di videoconferenza sono strumenti tecnologici che consentono a due o più persone di comunicare in tempo reale attraverso video e audio, anche se si trovano in luoghi geograficamente distanti.
Questi sistemi sfruttano la potenza di Internet per fornire una comunicazione visiva e vocale chiara e fluida.
Essi sono ampiamente utilizzati in contesti aziendali, istituzionali, accademici e persino per scopi personali.
Come scegliere il sistema di videoconferenza giusto?
La scelta del sistema di videoconferenza adatto dipende dalle esigenze specifiche e dalle risorse disponibili. Ecco alcuni fattori da considerare:
- Qualità dell’audio e del video: Assicurarsi che il sistema fornisca audio e video di alta qualità per una comunicazione chiara.
- Compatibilità: Verificare che il sistema sia compatibile con le piattaforme e i dispositivi utilizzati dai partecipanti.
- Funzionalità: Valutare le funzionalità offerte, come la condivisione dello schermo, la registrazione delle riunioni e la chat integrata.
- Sicurezza: La sicurezza delle comunicazioni è fondamentale, quindi scegliere un sistema con crittografia e misure di sicurezza adeguate.
- Scalabilità: Se si prevede una crescita dell’uso dei sistemi di videoconferenza, optare per soluzioni scalabili.
- Costi: Valutare il budget disponibile e cercare soluzioni che offrano un buon rapporto qualità-prezzo.
- Assistenza e supporto: Verificare la disponibilità di assistenza tecnica e aggiornamenti da parte del fornitore.
Come utilizzare i sistemi di videoconferenza in modo efficace?
Una volta scelto il sistema di videoconferenza, è importante installarlo correttamente e imparare a utilizzarlo in modo efficiente:
- Pianificazione: Programmare le riunioni con anticipo e comunicare l’agenda ai partecipanti.
- Ambiente: Trovare un luogo tranquillo e ben illuminato per la videoconferenza, evitando distrazioni.
- Connessione stabile: Assicurarsi di avere una connessione Internet stabile per evitare interruzioni durante la riunione.
- Partecipazione attiva: Coinvolgere tutti i partecipanti, fare domande e favorire la partecipazione attiva.
- Utilizzo delle funzionalità: Sfruttare le funzionalità del sistema, come la condivisione dello schermo, per rendere le riunioni più interattive ed efficaci.
- Gestione del tempo: Rispettare i tempi previsti per la riunione e evitare di prolungarla inutilmente.
I sistemi di videoconferenza sono strumenti potenti per la comunicazione e la collaborazione a distanza.
La scelta del sistema giusto e l’utilizzo efficace di queste piattaforme possono migliorare notevolmente la produttività e la connettività nelle aziende e nella vita quotidiana.
Considerando attentamente le esigenze e seguendo le migliori pratiche, è possibile sfruttare appieno i benefici di questi strumenti.
Le Zoom Room installate in sala riunione: la soluzione completa
Zoom Rooms è una suite completa di strumenti di comunicazione e collaborazione che consente a team e individui di connettersi in modo efficiente e produttivo in diverse tipologie di videoconferenza e teleconferenza
Con Zoom Rooms, è possibile organizzare riunioni virtuali, video conferenze web, presentazioni e molto altro ancora, il tutto con una qualità audio e video eccezionale.
Le caratteristiche chiave di Zoom Rooms
Zoom Rooms offre numerose caratteristiche e vantaggi, tra cui:
- Videoconferenza Cristallina: La qualità video in alta definizione offre un’esperienza visiva coinvolgente e chiara.
- Audio Nitido: L’audio di alta qualità garantisce che ogni partecipante possa sentirsi e farsi sentire in modo ottimale.
- Condivisione dello Schermo: Condividi facilmente il tuo schermo per presentazioni, collaborazione su documenti e molto altro ancora.
- Chat Integrata: La chat istantanea semplifica la comunicazione durante le riunioni e le presentazioni.
- Sicurezza Avanzata: Zoom Rooms offre robuste funzionalità di sicurezza, garantendo che le tue riunioni siano private e protette.
Se vuoi approfondire questo tema, ti consigliamo: Zoom Rooms: rendi le tue riunioni interattive e dinamiche il nostro articolo specifico sull’uso dei sistemi di videoconferenza di Zoom.
App per videoconferenze: la piattaforma è l’ultimo dei problemi
A tal proposito, se hai pochi partecipanti, puoi tranquillamente usare programmi simili a Skype con la condivisione delle schermo: è gratuito, veloce e sotto un certo numero di partecipanti funziona benissimo.
Ma tra le app videoconferenze sicuramente puoi scegliere strumenti e sistemi video conferenza più performanti, capaci di offrire ai tuoi partecipanti esperienze di gran lunga superiori.
Se vuoi scegliere la soluzione per le video conferenze online più adatta alle tue esigenze, visita la nostra pagina per le piattaforme webinar e webmeeting.
Esistono tanti strumenti per realizzare videoconferenze gratis, ma se vuoi ottenere una connessione seria e stabile, condividere materiali in modo semplice e registrare videoconferenza online in modo sicuro, sul cloud senza rischi, il nostro consiglio è investire in uno strumento a pagamento.
Usare le videoconferenze: qualche esempio utile.
Se hai ancora qualche dubbio, vogliamo portarti tre esempi di videoconferenze molto diffuse che magari ti ispirano. E se hai esempi utili in tal senso vogliamo conoscerle.
Assemblee condominiali online
Dopo il 2020 moltissime realtà hanno iniziato a usare webinar, webmeeting e videoconferenze per le loro attività professionali.
Tra questi, molti amministratori di condominio hanno iniziato a tenere le assemblee condominiali direttamente online con molti vantaggi:
- La possibilità di registrare l’assemblea condominiale (per gli assenti, come verbale, come registro presenze e molto altro)
- Moderare più efficacemente gli scambi online tra i condomini e l’amministratore condominiale
- Condividere facilmente link, risorse, documenti
Come vedi le assemblee condominiali online sono un’applicazione molto diffusa e sicuramente un buon modello di innovazione.
Lezioni in videoconferenza (o teleconferenza)
Abbiamo già visto come la formazione online e i corsi online rappresentino un’applicazione eccezionale delle video conferenze.
Non solo nella scuola ma anche nelle aziende, la formazione online rappresenta un’enorme salto in avanti tecnologico per molti aspetti (che ti spieghiamo più approfonditamente nella nostra pagina dedicata all’E-Learning in azienda).
Le lezioni online permettono ai partecipanti di ridurre gli spostamenti, collegandosi anche da casa e alle aziende di risparmiare molto denaro, tempo, risorse, riducendo lo stress per i dipendenti e aumentano la qualità di vita dei collaboratori (e anche dei docenti!).
Video processi penali trasmessi in video conferenza
Anche nei tribunali sono stati ormai da tempo introdotti sistemi per effettuare i processi online, il cosiddetto processo telematico.
Tutti gli organi coinvolti nel processo online si collegano dalle rispettive sedi, con una riduzione significativa del rischio di fuga e dei rischi di perdita di informazioni.
Non solo molte sedute anche di intermediazione ormai si svolgono regolarmente online. (se devi organizzarne qualcuno e non sai come fare, non esitare a contattarci dalla pagina di contatti di WebinarPro).
Come vedi, se un sistema piuttosto tradizionalista come quello penale è riuscito a rispondere efficacemente alla gestione delle conferenze online, anche tu puoi farlo.
Programma per videoconferenza: quale scegliere?
A questo punto ti starai chiedendo quale programma videoconferenze scegliere, giusto?
Non è semplice, ma nemmeno impossibile.
Su cosa basare la tua scelta? Prima di tutto vorrei svelarti che il programma per videoconferenza perfetto non esiste, ma esistono tante soluzioni che rispondono a diverse esigenze di videoconferenze.
Partiamo da queste semplici domande:
- Vuoi realizzare un meeting o un webinar? (trovi la differenza nel nostro articolo Webmeeting vs Webinar, qual è la differenza?)
- Quale numero di partecipanti hai previsto? (potresti aver bisogno di un software specifico e quindi puoi chiederci aiuto da qui)
- Quali funzionalità stai ricercando? (pensa ad esempio alla condivisione schermo, invio di materiali e contenuti live, e molto altro. Anche in questo caso puoi chiederci un consiglio)
- Vuoi effettuare la registrazione del tuo webinar per poi trasmetterlo in differita? (se non sai come usarla puoi leggere subito Registrazione webinar: 8 idee per utilizzarla)
Insomma ci sono tante possibilità e ogni piattaforma per le riunioni online può rispondere a specifiche applicazioni.
Le opzioni e le possibilità sono molteplici e il panorama di scelta presente sul mercato è molto vasto, ma tra i migliori programmi da utilizzare per le tue videoconferenze ti segnaliamo:
5 piattaforme di videoconferenza a confronto: quale scegliere per le tue video conferenze
Se ti è piaciuto l’elenco di qualche riga sopra, entriamo nel vivo della comparativa che determina la migliore piattaforma videoconferenze sul mercato.
In questo semplice elenco, ti presentiamo una panoramica dettagliata delle cinque migliori piattaforme di videoconferenza disponibili sul mercato attuale, esaminando le loro principali funzionalità, i loro punti di forza e le eventuali limitazioni, consentendoti di fare una scelta informata.
Ovviamente, se hai dubbi, o richieste, non esitare a contattarci: ti aiuteremo a scegliere la piattaforma videoconferenze più adatta alle tue esigenze.
1. Zoom Meeting e Zoom Webinar
Zoom è molto più di una piattaforma videoconferenza: è senza dubbio una delle piattaforme di videoconferenza più popolari e utilizzate al mondo.
Con la sua interfaccia intuitiva e le numerose funzionalità, Zoom si è rapidamente affermato come uno strumento affidabile per le riunioni virtuali, le presentazioni e le lezioni online.
La qualità audio e video di Zoom è eccellente, offrendo una chiarezza straordinaria durante le videochiamate.
Sul tema abbiamo per te un sacco di articoli molto specifici:
- Come usare Zoom: la guida completa
- Riunioni Zoom: 4 consigli pro per i tuoi meeting online
- Piattaforma Zoom: meeting online e webinar
Caratteristiche principali di Zoom:
- Possibilità di ospitare riunioni con un grande numero di partecipanti.
- Opzioni di condivisione dello schermo, dei file e delle presentazioni.
- Funzioni avanzate di registrazione delle riunioni.
- Modalità webinar per le presentazioni online.
- Ampia compatibilità con diversi dispositivi e sistemi operativi.
2. Microsoft Teams
Microsoft Teams è un’altra solida scelta per le videoconferenze, soprattutto se si utilizzano già altri strumenti di produttività di Microsoft, come Office 365.
Questa piattaforma offre un’ampia gamma di funzionalità collaborative e di comunicazione, rendendola ideale per le aziende e le organizzazioni che necessitano di una soluzione completa per la collaborazione online.
Caratteristiche principali di Microsoft Teams:
- Integrazione con le applicazioni di Microsoft Office, consentendo la condivisione e la collaborazione su documenti in tempo reale.
- Possibilità di creare canali tematici per organizzare le conversazioni.
- Strumenti di chat, videochiamate e condivisione dello schermo.
- Capacità di ospitare webinar e conferenze virtuali di grandi dimensioni.
- Sicurezza avanzata attraverso l’autenticazione a due fattori e il controllo degli accessi.
3. Google Meet
Google Meet è la piattaforma di videoconferenza offerta da Google e rappresenta un’ottima scelta per coloro che utilizzano già gli strumenti di Google Workspace o che necessitano di una soluzione semplice e intuitiva.
Con la sua integrazione con altri servizi di Google, Meet offre un’esperienza fluida e completa per le videochiamate di gruppo e le riunioni online.
Anche su questo programma per videoconferenza abbiamo un articolo specifico:
Caratteristiche principali di Google Meet:
- Possibilità di ospitare riunioni con un massimo di 250 partecipanti.
- Integrazione con Gmail e Google Calendar per una facile pianificazione delle riunioni.
- Sicurezza avanzata con crittografia end-to-end e controllo degli accessi.
- Funzioni di sottotitoli automatici e traduzione in tempo reale.
- Accesso da qualsiasi dispositivo tramite browser o app dedicata.
4. Cisco Webex
Cisco Webex è una piattaforma di videoconferenza affidabile e completa, che offre una vasta gamma di funzionalità per soddisfare le esigenze di comunicazione delle aziende di tutte le dimensioni.
Webex è particolarmente apprezzato per le sue funzioni avanzate di collaborazione e per la qualità dei suoi servizi audio e video.
Caratteristiche principali di Cisco Webex:
- Possibilità di condividere file, applicazioni e presentazioni in modo sicuro.
- Strumenti di annotazione e lavagna virtuale per una collaborazione più efficace.
- Registrazione delle riunioni e possibilità di archiviazione su cloud.
- Funzioni di sicurezza avanzate, come l’autenticazione a due fattori e la crittografia dei dati.
- Integrazione con altre applicazioni aziendali, come Microsoft Office e Salesforce.
5. GoToMeeting
GoToMeeting è il nostro primo amore ed è una solida scelta per le videoconferenze aziendali, offrendo una vasta gamma di funzionalità per facilitare la collaborazione e la comunicazione tra i team.
Con la sua interfaccia intuitiva e le prestazioni affidabili, GoToMeeting è ampiamente utilizzato da aziende di diversi settori.
Sul tema puoi trovare davvero molte informazioni nel nostro blog, visto che siamo Platinum Partner dal 2014!.
A titolo d’esempio:
- Zoom o GoToMeeting? Le due piattaforme webinar a confronto
- GoToMeeting e collaborazione online: l’audio multimediale
- Piattaforma GoTo: 8 motivi per utilizzarla nella tua PMI
Caratteristiche principali di GoToMeeting:
- Condivisione dello schermo e delle applicazioni per presentazioni e dimostrazioni.
- Strumenti di annotazione e lavagna virtuale per la collaborazione in tempo reale.
- Registrazione delle riunioni e archiviazione su cloud.
- Funzioni di sicurezza avanzate, come la crittografia dei dati e la protezione con password.
- Integrazione con strumenti di produttività, come Microsoft Outlook e Google Calendar.
Come fare videoconferenze? Semplice, parti subito con questi consigli.
Bastano poche e facili cose per cominciare a fare videoconferenze online.
- Informati su come organizzare e su come presentare in un webinar (puoi leggere la nostra Super Guida Webinar: la guida completa dedicata: ci troverai tutto, ma proprio tutto!).
- Stabilisci il tempo necessario per realizzare le tue prime video conferenze
- Cerca le risorse che ti occorrono: economiche, tecnologiche e umane! Cosa ti serve per realizzare il tuo Webinar? Non parlo solo della piattaforma; mi riferisco anche agli strumenti che ti servono. Dai particolare attenzione anche alla qualità del materiale.
Sul nostro blog trovi tantissimi articoli che ti spiegano tutti gli aspetti nel dettaglio.
Se preferisci (e penso proprio che lo farai!) puoi anche seguire i nostri webinar gratuiti tematici.
Quando devi fare una presentazione, questo strumento online ti offre moltissimi vantaggi. Li riassumo così:
- Mostri le slide, oltre a condividere contenuti esterni e lo schermo. Tutto in diretta!
- Interagisci con i partecipanti tramite la chat, rendendo il tuo intervento stimolante ed interattivo.
- Tu e i tuoi collaboratori potete raccogliere le domande (e le risposte) in un unico spazio accessibile a tutti.
Ora hai tutte le informazioni che ti occorrono per organizzare le tue videoconferenze e se hai bisogno di consigli, piattaforme o consulenza per migliorare i tuoi webinar, webmeeting e videoconferenze, contattaci compilando il form!
