Videoconferenza: cos’è e perché utilizzarla

videoconferenza cos'è

Il termine videoconferenza (o video conferenza, come la scrivono alcuni) è ormai entrato nel lessico comune e rappresenta quasi una prassi quotidiana.

In questo articolo, cercheremo di spiegarti tutto ciò che ti occorre per realizzare le tue videoconferenze in modo efficace, sfruttarne tutta la potenza per il tuo marketing, la tua formazione aziendale e risparmiare molto tempo e denaro eliminando noiosi e costosi spostamenti.

Non solo. Ti diremo anche quali programmi per videochiamate usare, quali sono le migliori applicazioni per videoconferenza e come scegliere gli strumenti per videoconferenza più diffusi. Siamo certi che da questo momento imparerai a capire il vantaggio di usare le videoconferenze nella tua comunicazione quotidiana, evitando gli errori più comuni.

Cos’è una video conferenza?

Partiamo dall’inizio. Ovvero dalla definizione di videoconferenza.

Il significato di video conferenza sulla Treccani è il seguente:

Conferenza, dibattito o incontro i cui partecipanti sono in sedi diverse e lontane, realizzati per mezzo di un sistema di collegamenti videotelefonici.

Ovviamente molto più articolata la definizione di videoconferenza su Wikipedia:

Un qualunque sistema in grado di convogliare audio, video, dati rispondente agli standard della videoconferenza può essere considerato un terminale di videoconferenza. In questa definizione rientrano un’ampia gamma di prodotti con caratteristiche tecniche, funzionali e costi notevolmente diversi. Ognuno di questi prodotti, deve essere perciò vagliato in base al contesto di utilizzo. Lo standard indica che la funzionalità minimale da garantire per una videoconferenza è l’audio; l’audio stesso costituisce uno degli elementi che determinano in prima battuta la buona riuscita di una video conferenza. Se l’audio risulta affetto da rumori, distorsioni oppure eco, si vanifica l’utilità delle video conferenze.

Questi problemi sono amplificati nel caso in cui l’incontro non avvenga nella lingua madre. In generale, se ci sono problemi legati alla qualità dell’audio, la videoconferenza risulterà completamente inefficace. Oltre alla possibilità di ascoltare e vedere il proprio interlocutore, la videoconferenza permette a volte di disporre di un pannello di controllo dove sono indicati i soggetti partecipanti e uno spazio di lavoro virtuale comune, in cui tutti i partecipanti possono condividere testi, immagini, tabelle ed altre informazioni.

Ma veniamo alla definizione ufficiale di videoconferenza data da WebinarPro:

La videoconferenza è un momento di incontro virtuale tra più persone collegate mediante un sistema video conferenza online e che permette a tutti i partecipanti di condividere informazioni, presentazioni, slide, spazi di collaborazione online. Il programma per videoconferenze permette di condividere webcam, voce, contenuti, link, scambi via chat.

Una video conferenza online avviene dunque tramite un canale audio, che permette agli uditori di ascoltare e parlare e un canale video, grazie al quale è possibile vedere la webcam dei relatori e del conduttore, le slide e contenuti vari.

Il termine videoconferenza indica diverse forme di termini inglesi come: web conference, videoconference, webmeeting, online conference, digital conference.

Perchè usare la videoconferenza

Un tempo c’erano solo le videoconferenze skype e tutt’oggi questo risulta essere una piattaforma videoconferenze molto diffusa.

Nel corso degli ultimi anni, piattaforme webmeeting (leggi il nostro articolo Webmeeting vs Webinar, qual è la differenza? per capire meglio le differenze tra videoconferenze, webinar e webmeeting) come GoTo Meeting oppure Zoom hanno vissuto un enorme sviluppo e oggi sono considerate piattaforme per videoconferenza eccellenti e uniche, tanto da far passare in secondo piano le videoconferenze con Skype.

Ci sono diverse ragioni per decidere di usare subito la video conferenza per il tuo lavoro:

  • Risparmio economico. Gli strumenti per videoconferenze azzerano gli spostamenti e in momenti di crisi economica diventa fondamentale per un’azienda ridurre i costi.
  • Semplicità. La maggior parte delle applicazioni per videoconferenze ti permettono una velocissima integrazione con il tuo calendario e con pochi click puoi invitare chiunque. In pochi secondi sei online con i tuoi partecipanti.
  • È facile e veloce. Puoi parlare con decine e decine di persone contemporaneamente, senza più nessun limite sul numero di partecipanti da dover concentrare in un’aula. Questo ti permette di dedicare il tuo tempo in aspetti più importanti, come la strutturazione dei contenuti e la tua preparazione
  • Oltre ad essere efficace, è anche divertente. Usare la i programmi per videoconferenza di gruppo e scoprire le sue potenzialità sorprenderà te e i tuoi partecipanti. Questo consentirà di trasformare la tua conferenza online e la renderà più stimolante ed interattiva. Come? Prova ad usare documenti condivisi e lavagne interattive.
  • È versatile e ti permette di collegarti ovunque tu sia. La maggior parte dei sistemi di conferenza online, infatti, ormai ha la possibilità di cambiare lo sfondo per video conferenza, riducendo al minimo la necessità di mettere ordine nella stanza o riducendo gli effetti di ambienti non progettati specificamente per le conferenze online.

La videoconferenza come strumento per la formazione

Come spiegano Luca Vanin e Fabio Ballor nel libro “Webinar Professionali. Progettare e realizzare eventi online coinvolgenti ed efficaci”, la videoconferenza è una tipologia di webinar, con caratteristiche specifiche:

  • il suo obiettivo è la presentazionedi contenuti formativi online
  • è una relazione pochi-a-molti
  • il focus è sui contenuti.

Tutti a partire dal 2020 abbiamo visto un’esplosione delle lezioni in videoconferenza: il docente o il formatore online si collega e svolge la propria videolezione in diretta con i propri partecipanti, siano essi bambini delle elementari o manager e venditori di una grande società.

Le lezioni in video conferenza oggi rappresentano una modalità formativa straordinaria, sempre più usata (e se vuoi creare anche tu i tuoi corsi online e la tua academy digitale puoi raccogliere maggiori informazioni dalla nostra pagina sulle Academy aziendali online).

La videoconferenza prevede una relazione pochi-a-molti ed è paragonabile alla classica lezione frontale.

Durante le video conferenze, infatti, conduttori e relatori presentano i contenuti e alla fine è prevista una rapida sessione di confronto, domande e risposte con i partecipanti.

Per questo le video conferenze sono particolarmente adatte per incontri formativi o informativi. Se il tuo obiettivo è un altro, leggi l’articolo “Webinar, WebMeeting e WebConference: cosa sono e come funzionano” e scopri quale tipo di webinar è più adatto a te!

Come puoi erogare contenuti durante una video conferenza?

In una videoconferenza, i vari partecipanti vedranno sul loro schermo le webcam del conduttore e del relatore che parlano, dando informazioni e contenuti importanti.

Ma non costringerli a vedere solo quello. Puoi rendere la video conferenza più stimolante in tre modi.

  • Usa le slide! Le slide sono molto importanti per stimolare l’ascolto e l’attenzione degli uditori
  • Condividi il tuo desktop. In questo modo puoi far vedere in diretta dei video o, ad esempio, l’uso di un software o  di un tool.
  • Utilizza la chat, per condividere link o fonti esterne che i partecipanti potranno poi visualizzare o per raccogliere le domande.

App per videoconferenze: la piattaforma è l’ultimo dei problemi

A tal proposito, se hai pochi partecipanti, puoi tranquillamente usare programmi simili a Skype con la condivisione delle schermo: è gratuito, veloce e sotto un certo numero di partecipanti funziona benissimo.

Ma tra le app videoconferenze sicuramente puoi scegliere strumenti e sistemi videoconferenza più performanti, capaci di offrire ai tuoi partecipanti esperienze di gran lunga superiori.

Se vuoi scegliere la soluzione per le video conferenze online più adatta alle tue esigenze, visita la nostra pagina per le piattaforme webinar e webmeeting.

Esistono tanti strumenti per realizzare videoconferenze gratis, ma se vuoi ottenere una connessione seria e stabile, condividere materiali in modo semplice e registrare videoconferenza online in modo sicuro, sul cloud senza rischi, il nostro consiglio è investire in uno strumento a pagamento.

Usare le videoconferenze: qualche esempio utile.

Se hai ancora qualche dubbio, vogliamo portarti tre esempi di videoconferenze molto diffuse che magari ti ispirano. E se hai esempi utili in tal senso vogliamo conoscerle.

Assemblee condominiali in videoconferenza

Dopo il 2020 moltissime realtà hanno iniziato a usare webinar, webmeeting e videoconferenze per le loro attività professionali.

Tra questi, molti amministratori di condominio hanno iniziato a tenere le assemblee condominiali direttamente online con molti vantaggi:

  • La possibilità di registrare l’assemblea condominiale (per gli assenti, come verbale, come registro presenze e molto altro)
  • Moderare più efficacemente gli scambi online tra i condomini e l’amministratore condominiale
  • Condividere facilmente link, risorse, documenti

Come vedi le assemblee condominiali in videoconferenza sono un’applicazione molto diffusa e sicuramente un buon modello di innovazione.

Lezioni in videoconferenza

Abbiamo già visto come la formazione online e i corsi online rappresentino un’applicazione eccezionale delle video conferenze.

Non solo nella scuola ma anche nelle aziende, la formazione online rappresenta un’enorme salto in avanti tecnologico per molti aspetti (che ti spieghiamo più approfonditamente nella nostra pagina dedicata all’E-Learning in azienda).

Le lezioni in videoconferenza permettono ai partecipanti di ridurre gli spostamenti, collegandosi anche da casa e alle aziende di risparmiare molto denaro, tempo, risorse, riducendo lo stress per i dipendenti e aumentano la qualità di vita dei collaboratori (e anche dei docenti!).

Video processi penali

Anche nei tribunali sono stati ormai da tempo introdotti sistemi per effettuare i processi online, il cosiddetto processo telematico.

Tutti gli organi coinvolti nel processo online si collegano dalle rispettive sedi, con una riduzione significativa del rischio di fuga e dei rischi di perdita di informazioni.

Non solo molte sedute anche di intermediazione ormai si svolgono regolarmente online. (se devi organizzarne qualcuno e non sai come fare, non esitare a contattarci dalla pagina di contatti di WebinarPro).

Come vedi, se un sistema piuttosto tradizionalista come quello penale è riuscito a rispondere efficacemente alla gestione delle conferenze online, anche tu puoi farlo.

Programma per videoconferenza: quale scegliere?

A questo punto ti starai chiedendo quale programma videoconferenze scegliere, giusto? Non è semplice, ma nemmeno impossibile. Su cosa basare la tua scelta? Prima di tutto vorrei svelarti che il programma per videoconferenza perfetto non esiste, ma esistono tante soluzioni che rispondono a diverse esigenze di videoconferenze.

Partiamo da queste semplici domande:

Insomma ci sono tante possibilità e ogni piattaforma per videoconferenza può rispondere a specifiche applicazioni.

Le opzioni e le possibilità sono molteplici e il panorama di scelta presente sul mercato è molto vasto, ma tra i migliori programmi da utilizzare per le tue videoconferenze ti segnaliamo:

Come fare videoconferenze? Semplice, parti subito con questi consigli.

Bastano poche e facili cose per cominciare a fare videoconferenze online.

  • Informati su come organizzare e su come presentare in un webinar.
  • Stabilisci il tempo necessario per realizzare le tue prime video conferenze
  • Cerca le risorse che ti occorrono: economiche, tecnologiche e umane! Cosa ti serve per realizzare il tuo Webinar? Non parlo solo della piattaforma; mi riferisco anche agli strumenti che ti servono. Dai particolare attenzione anche alla qualità del materiale.

Sul nostro blog trovi tantissimi articoli che ti spiegano tutti gli aspetti nel dettaglio.

Se preferisci (e penso proprio che lo farai!) puoi anche seguire i nostri webinar gratuiti tematici.

Quando devi fare una presentazione, la videoconferenza ti offre moltissimi vantaggi. Li riassumo così:

  • Mostri le slide, oltre a condividere contenuti esterni e lo schermo. Tutto  in diretta!
  • Interagisci con i partecipanti tramite la chat, rendendo il tuo intervento stimolante ed interattivo.
  • Tu e i tuoi collaboratori potete raccogliere le domande (e le risposte) in un unico spazio accessibile a tutti.

Ora hai tutte le informazioni che ti occorrono per organizzare le tue videoconferenze e se hai bisogno di consigli, piattaforme o consulenza per migliorare i tuoi webinar, webimeeting e videoconferenze, contattaci dalla pagina di contatti di WebinarPro

Informazioni sull'autore