Piattaforma Zoom: meeting online e webinar

Conosci già la piattaforma Zoom?

Se la risposta è sì, sai che è molto utilizzata soprattutto per i meeting online e in generale per la collaborazione a distanza.

Pochi però sanno che Zoom offre tutte le funzioni necessarie per organizzare un evento online memorabile!

In questo articolo ti parlerò brevemente di Zoom Meeting e in seguito ti parlerò proprio di Zoom Webinar.

Qui troverai le caratteristiche essenziali di questa piattaforma, con particolare riferimento al back-end, al pricing e alla sua integrazione con altre piattaforme.

Zoom Webinar o Zoom Meeting?

Prima di tutto dobbiamo distinguere tra le due piattaforme Zoom: la Zoom Meeting (quella più diffusa, in quanto testata come piattaforma gratuita zoom) è predisposta per fare riunioni online.

Tutti i partecipanti, in una Piattaforma Zoom Meeting hanno gli stessi diritti e quindi possono di default attivarsi microfono e webcam (puoi controllare questo aspetto, ma diventa un po’ scomodo).

La Piattaforma Zoom Webinar, invece, è piattaforma predisposta, appunto, per eventi online e webinar, in cui, da una parte hai uno o più relatori che presentano, e dall’altra, hai i partecipanti che semplicemente assistono al webinar. I diritti, detto diversamente, sono diversi e gestibili in modo più preciso e misurato.

Piattaforma Zoom come funziona?

La piattaforma zoom è estremamente semplice ma allo stesso tempo versatile.

Essa prevede differenti piani di utilizzo, con costi differenti (c’è anche la versione gratuita), basta scegliere quello più adatto a te!

Ma la piattaforma zoom come funziona?

Avviare una chiamata su Zoom Meeting è semplicissimo: basta accedere al proprio account sulla piattaforma e cliccare sul pulsante “Nuova Riunione”.

Una volta fatto ciò, per invitare gli altri partecipanti, bisogna cliccare sul pulsante “Partecipanti” e successivamente “Invita”.

Si aprirà una schermata in cui poter scegliere se invitare i contatti oppure se mandare l’invito via e-mail. E il gioco è fatto!

La piattaforma Zoom Meeting, come dice il nome stesso, è solamente per i meeting online, ma è possibile trasformarla in uno strumento di lavoro anche nella sua versione Basic: infatti, oltre a dare la possibilità di fare meeting online, Zoom offre la possibilità di utilizzare la chat al di fuori delle chiamate, ed è possibile creare anche una chat di gruppo.

Se sei interessato alla piattaforma Zoom Meeting ti consiglio di leggere questo articolo sul nostro blog: Zoom Meeting: tutto quello che devi sapere.

Se invece sei interessato a Zoom Webinar continua a leggere questo articolo.

Zoom Webinar come funziona?

Zoom Webinar offre tutte le funzioni principali per organizzare un webinar di successo.

Ad esempio, ti consente di condividere lo schermo, di registrare il tuo evento online, di chattare con i partecipanti e gestire in modo efficace la sezione delle Q&A. Non solo: con la piattaforma Webinar Zoom  puoi trasmettere i tuoi eventi su Facebook o Youtube e organizzare così i tuoi social webinar. In questo modo avrai un’audience ancora più grande!

Uno dei maggiori punti di forza della piattaforma Zoom è la scalabilità. Puoi scegliere il pacchetto in base a quanti partecipanti avrai (o ti aspetti).

Per esempio, se vuoi fare un PromoWebinar su un target molto profilato puoi sottoscrivere un pacchetto per 100 partecipanti. Avrai le stesse caratteristiche degli altri pacchetti, con il vantaggio di potere scalare il tuo investimento.

Un’altra caratteristica che distingue Zoom Webinar dalle altre piattaforme è che puoi avere fino a 100 webcam attive nello stesso momento. Questo dà una marcia in più ai tuoi webinar, specialmente se parliamo di marketing.

Pensa a quale situazione persuasiva e convincente potresti creare chiedendo a qualche testimonials di collegarsi al tuo webinar, apparire in diretta ed interagire con gli altri partecipanti!

L’interfaccia back-end della piattaforma Zoom

Ora facciamo spazio agli aspetti tecnici.

Comincio col parlarti dell’interfaccia, che come ho accennato prima è facile e molto intuitiva, ma potente. Non devi essere uno smanettone per utilizzarla. Qualità e affidabilità sono i fattori che la maggior parte dei presentatori dei webinar e professionisti cercano. E, forse, questa è la ragione principale che ti farà usare la piattaforma webinar zoom quotidianamente!

Quando effettui il login, la prima cosa che devi fare è selezionare nella tab “tipo di utente” l’account pro, altrimenti puoi solo fare meeting.

Nella parte sinistra del tuo profilo hai un menù di navigazione per settare il tuo profilo.

Cliccando sulla sezione “I miei webinar” puoi accedere alla dashboard dei tuoi webinar e vedere quali sono i webinar che hai in programma. Da qui puoi anche pianificare un nuovo webinar: puoi decidere se registrare o meno l’evento, quale sarà la durata, se abilitare la sezione Q&A e molte altre cose.

Ovviamente, non ti serviranno tutte le funzioni che questa piattaforma mette a disposizione: dipende da qual è lo scopo principale del tuo evento.

Per questo motivo mi soffermo su due questioni in particolare:

• Opzioni della webcam: non importa cosa imposti nell’interfaccia dell’amministrazione: durante il webinar puoi fare tutti i cambiamenti di webcam che vuoi tra te e gli utenti connessi.
• Durata del webinar: la piattaforma non ti avvisa quando il tempo preimpostato sta per scadere, ma non si arresta in automatico dandoti la possibilità di continuare la diretta finché non sarai tu a fermarla.

L’interfaccia front-end della piattaforma Zoom

La vera domanda a questo punto è: anche i tuoi partecipanti non avranno problemi? È assolutamente così!

Infatti, per partecipare ad un webinar basta cliccare sul link di partecipazione. I tuoi partecipanti non hanno bisogno di un account sulla piattaforma Zoom per entrare.

Loro possono collegarsi da desktop, laptop, mobile device… insomma, da ovunque!

Vantaggi e svantaggi di Zoom Webinar

Ho deciso di scrivere un articolo su Zoom perché è forse la piattaforma più semplice e potente da usare per i webinar. Elementi importanti:

• Interfaccia è semplice, intuitiva e personalizzabile (ad esempio, con il logo dell’azienda).
• Documentazione nella pagina di supporto è ottima: spiega in maniera esaustiva tutte le funzioni.
• Integrazione con altri tool, come Zapier e Salesforce.

Vorrei elencarti gli svantaggi, ma sono stato totalmente conquistato da Zoom che ne ho trovati solo due:

• Non è una piattaforma economica
• Ha 1GB di memoria in cloud, che è molto poco, specialmente se hai bisogno di salvare le registrazioni dei webinar in locale

Inoltre, l’interfaccia che usa la piattaforma Zoom Webinar è identica all’interfaccia di Zoom Meeting: Zoom ha solo un’interfaccia per gestire webinar e meeting.

La piattaforma Webinar Zoom e i partecipanti

Come vedremo quando parleremo del pricing, per fare webinar con Zoom devi avere un Account Pro: senza puoi usare solo Zoom Meeting, per i tuoi meeting online.

Per spiegarti l’interfaccia ho testato un account Pro con il piano “Webinar500”, che consente di avere cinquecento partecipanti view-only per i webinar e 100 partecipanti per i meeting online. Hai notato?

Zoom parla di:

• Partecipanti view-only per i webinar (in modalità di sola visualizzazione)
• Partecipanti per i WebMeeting

Come ho sottolineato prima la piattaforma Zoom nasce per meeting e collaborazioni da remoto. Nei meeting non hai un’audience che ti ascolta e basta: loro sono lì per partecipare, discutere e collaborare.

Insomma: chi partecipa ad un meeting è lì per avere un ruolo attivo. Ed infatti il termine “partecipante” sottolinea questo senso di partecipazione.

Allo stesso tempo, l’audience dei tuoi webinar è lì solo per vedere i tuoi eventi. Certo, i partecipanti view-only possono comunque prendere parte al tuo webinar grazie alla chat e alla sezione Q&A, ma, come vedi, non è la stessa cosa.

La cosa interessante è che puoi promuovere un “view-only” in partecipante ogni volta che vuoi, anche durante il webinar. Ma ricorda che non puoi avere più di 100 persone collegate con la webcam contemporaneamente.

Creare un webinar con la piattaforma Webinar Zoom

Se vuoi creare un nuovo webinar, la pagina a cui vieni reindirizzato si divide in due parti.

La prima è la visualizzazione delle impostazioni del tuo webinar settate nel passaggio precedente.

Hai dimenticato di attivare la sezione Q&A per il tuo webinar? Puoi attivarla ora proprio da qui. Puoi anche editare il tuo webinar, salvare il template che hai usato e aggiungere l’evento sul tuo calendario (Google Calendar, Outlook Calendar o Yahoo Calendar).

Nella seconda parte invece puoi personalizzare il tuo webinar. Questa parte è visivamente (e funzionalmente) divisa in sette sotto-parti: inviti, email, branding, sondaggi, Q&A, integrazioni e live streaming.

Se sei interessato ad approfondire queste funzioni continua a leggere, altrimenti passa al paragrafo successivo.

• Gestione inviti: puoi invitare gli utenti al tuo evento, impostare un form da far compilare a chi vuole registrarsi all’evento e puoi creare link di registrazione per tracciare da quale canale provengono gli utenti.
• E-mail: puoi modificare e mandare sia l’e-mail di invito sia quella di conferma della registrazione ai partecipanti, oltre alle e-mail di follow-up.
• Branding: puoi creare un banner che verrà mostrato nella tua pagina di invito, inserire il tuo logo, modificare il tema delle Landing Page e le informazioni relative ad eventuali relatori (foto, nome, titolo).
• Sondaggi: puoi creare un sondaggio e impostare fino a 10 domande per ogni sondaggio. Ogni domanda può essere libera o a scelta multipla e in quest’ultimo caso puoi inserire massimo 10 risposte.
• Q&A: puoi consentire domande anonime e scegliere se mostrare le domande a tutti gli utenti connessi durante il tuo evento. Se le domande sono pubbliche, puoi consentire ai partecipanti di commentarle.
• Live streaming: per collegarti in diretta su Facebook e Youtube.

Posso esercitarmi con Zoom Webinar?

Come con GoToWebinar e altre piattaforme, puoi abilitare la funzione “esercitazione”.

Nella modalità di esercitazione puoi verificare il tuo audio e le impostazioni video, provare la condivisione del tuo schermo e ottimizzare le altre impostazioni, per non avere problemi durante la diretta.

Se il tuo webinar è molto interattivo, puoi anche provare la condivisione della lavagna virtuale su cui scrivere in real time. Ti consiglio di provare anche la proiezione di file video o trasmissione di un audio (non tutte le piattaforme lo consentono).

Quando vai in onda hai lo stesso pannello di controllo con le tab audio, video, partecipanti, Q&A, sondaggi, condivisione schermo, chat, registrazione e controllo delle live.

Con due schermi trasmettere e gestire il webinar è ancora più semplice: in uno schermo puoi avere la tua presentazione e nell’altro i tuoi partecipanti con il pannello di controllo.

Le integrazioni a Zoom Webinar

Una delle principali differenze che rende Zoom una delle piattaforme più usate è la possibilità di integrare con un altra piattaforma a APIs, strumenti di programmazione a disposizione degli sviluppatori di software o app.

Il problema principale con i webinar è generalmente la personalizzazione delle e-mail di registrazione e di conferma, automatizzare l’invio, integrare i webinar con flusso di lavoro della tua attività e guadagnare.

Offrendo una vasta selezione di integrazioni per quasi tutti i passaggi critici del business, eccone alcuni per piattaforma Webinar Zoom:

• L’integrazione con Marketo ti consente di generare lead dai tuoi partecipanti e ti consente di inviare le informazioni acquisite direttamente su Zoom.
• Con Zapier puoi fare molte cose. La cosa secondo me più importante è che puoi iscrivere automaticamente gli indirizzi dei nuovi utenti che si sono registrati ad un elenco su Mailchimp.
• Con  Eventbrite puoi vendere i “biglietti” dei tuoi eventi. Molto utile se hai in programma eventi a pagamento e con un numero limitato di posti.
• L’integrazione di Ontraport ti consente di realizzare moduli per l’iscrizione degli utenti e per gestire il follow-up.
• Con Hubspot puoi creare, ad esempio, promemoria personalizzati
• Keap, sempre per la personalizzazione delle e-mail e la gestione del follow-up
• Infine, l’integrazione con Oracle Eloqua ti consente di creare un form e raccogliere i lead in un documento a parte. In questo modo puoi attivare funnel o campagne di e-mail marketing in un secondo momento.

Insomma, Zoom Webinar è una piattaforma molto performante che consente di fare personalizzazioni, automazioni e altre azioni molto importanti per il marketing.

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