Zoom Meeting: le funzioni e i segreti della piattaforma

Zoom Meeting come funziona

Con la diffusione dello smart working e il successo della formazione digitale, le riunioni online sono entrate a far parte della quotidianità di molti di noi. E quando si parla di videoconferenze, non puoi non conoscere Zoom Meeting: la piattaforma per riunioni virtuali prodotta da Zoom.

Zoom Meeting è da sempre la soluzione completa per le riunioni online, per i meeting veloci e per le riunioni virtuali collaborative.

Nel 2021 Zoom Meeting ha confermato la sua presenza tra le migliori piattaforme per meeting online e, ad oggi, continua ad essere una delle soluzioni più usate da aziende e scuole per gestire le comunicazioni a distanza.

È arrivato il momento di scoprire tutti i vantaggi delle riunioni Zoom.

In questo articolo, cercheremo di fornirti una panoramica dettagliata e completa di Zoom Meeting, spiegandoti come questa piattaforma può migliorare sensibilmente la tua esperienza di comunicazione e collaborazione virtuale.

Senza perderci in ulteriori chiacchiere, entriamo subito nel meraviglio mondo di Zoom Meetting e come organizzare la tua prossima videoconferenza.

Se non conosci la piattaforma Zoom, prima di leggere questo articolo specifico sulla Piattaforma Zoom Meeting, ti consiglio di leggere il nostro articolo di presentazione di Zoom.

Cosa trovi in questo articolo:

La Piattaforma Zoom Meeting per videoconferenze e videocall

Se è la prima volta che senti parlare della piattaforma Zoom Meeting, allora, una breve definizione può aiutarti a capire meglio di cosa si tratta.

Zoom Meeting è una piattaforma basata su cloud che consente di fare videoconferenze, call di lavoro, corsi di formazione online ed eventi virtuali da remoto.
Con essa è possibile partecipare alle riunioni online sia in video che solo in audio o entrambi e registrare le sessioni, in cloud o locale, per visualizzarle in seguito.

Quella di Zoom è diventata forse una delle piattaforme più famose per quanto riguarda il mondo delle conferenze online.

È intuitiva, versatile e si adatta perfettamente all’esigenze dell’utente grazie alle numerose funzionalità a disposizione.

Le funzionalità variano a seconda della tipologia di piano che si sta utilizzando. Vediamo, quindi, quali sono i costi di questa piattaforma.

Zoom Meeting gratis

Di base, Zoom ha messo a disposizione la sua piattaforma meeting gratis, ma è possibile effettuare degli upgrade. Tali upgrade sono integrati in Zoom One, una piattaforma di Zoom in cui sono integrati Zoom Meeting e Zoom Webinar.

Dunque, se si vogliono acquistare i piani a pagamento, si otterranno entrambe le piattaforme (e no, non è possibile separarle).

Se vuoi saperne di più su Zoom One e su come funziona, ti consiglio di leggere l’articolo dedicato sul nostro blog: “Scopri le funzionalità di Zoom One

Perché ti sconsigliamo Zoom Gratis per un uso professionale?

Attenzione, non ti sconsigliamo Zoom per un utilizzo professionale, anzi l’opposto!

Ti sconsigliamo di usare la versione gratuita. E ora ti spieghiamo perché.

Fermo restando che per piccole riunioni informali anche la versione gratuita di Zoom è perfetta, per un uso professionale ci sono davvero diverse ragioni per sconsigliare Zoom Gratis.

Ecco alcuni esempi:

  1. Sei nel mezzo di una trattativa con un cliente, stai per raggiungere il tuo obiettivo e… tac! finisce il tempo. Devi riprendere il tutto, devi mandare un nuovo link, scusarti dell’incidente e riprendere tutto;
  2. Sei in un webinar e non ti sei accort* che il tempo scorreva più velocemente del necessario e … tac! la tua Zoom gratuita di abbandona.

Sono solo due esempi in cui utilizzare la version free di Zoom può provocare gravi danni.

In generale segui questo consiglio sull’uso di Zoom Free:

Aprire una call con Zoom Gratis ti può creare ansia e fretta di arrivare al punto prima che termini il tempo a tua disposizione.

Inoltre, la versione gratuita di Zoom comunica ai tuoi interlocutori che non hai voluto investire nemmeno nei pochi euro richiesti per una versione professionale.

Stai comunicando male il tuo brand e la tua professionalità.

Oltretutto i prezzi di Zoom sono davvero contenuti.

Guarda qui sotto.

Quanto costa Zoom?

Vediamo quali sono i piani che la piattaforma stessa mette a disposizione.

Se vuoi analizzare più nel dettaglio i piani a disposizione e le loro caratteristiche, visita la pagina dedicata ai prezzi sul sito di Zoom.

Piano Zoom Meeting gratis

Il piano di Zoom Meeting gratis permette di organizzare eventi online one to one illimitati e di gruppo, con un massimo di 100 partecipanti e fino a 40 minuti di tempo.

Le altre funzionalità presenti all’interno del piano sono:

  • La possibilità di utilizzare la lavagna virtuale, di cui parleremo più avanti.
  • La possibilità di attivare la trascrizione automatica della conversazione con la generazione di sottotitoli.
  • La Team Chat per poter comunicare con i tuoi collaboratori anche via messaggio.
  • La funzione BETA della posta elettronica e il calendario client di Zoom.

Piano Pro di Zoom

La versione Pro prevede tutte le funzionalità incluse nel piano Basic e inoltre:

  • La durata massima di una riunione è aumentata a 30 ore.
  • Si ha a disposizione uno spazio di archiviazione di 5GB.
  • La possibilità di utilizzare le applicazioni Premium di Zoom in modo gratuito per un anno.

Piano Business per Zoom Meeting

Il piano Business ha sia la versione “base” che la versione Plus.

Le funzionalità incluse, oltre a quelle previste dal piano Basic e dal piano Pro, sono:

  • Riunioni con una durata massima di 30 ore con massimo 300 partecipanti.
  • Autenticazione unica.
  • La gestione dei domini.
  • Azioni connesse al branding aziendale.
  • Uno spazio di archiviazione su Cloud di 10 GB (solo per la versione Plus).
  • L’estensione di Zoom Phone per il solo utilizzo aziendale (solo per la versione Plus).

Come vedi, la piattaforma Zoom Meeting ha pensato proprio a tutti.

Qualsiasi sia la tua esigenza, Zoom ha una soluzione per te!

zoom videoconferenze

Come Zoom Meeting può aiutare la tua azienda

Oltre a essere Reseller specializzati nella piattaforma Zoom, WebinarPro usa quotidianamente tutta la suite Zoom per la comunciazione interna, per le riunioni, per i webinar, per gli eventi ad alto impatto (ecco un esempio in questo articolo sugli Eventi ad alto engagement).

Come dire, sappiamo di cosa parliamo!

A nostro avviso, Zoom Meeting rappresenta davvero una soluzione ideale per le aziende di tutte le dimensioni e i settori: permette di creare un sistema di comunicazione interno ed esterno totalmente integrato, veloce e piuttosto economico.

Non solo, si integra perfettamente con i sistemi di Zoom Phone e con le fantastiche Zoom Rooms.

Ecco una serie di altri vantaggi che Zoom Meeting può portare nella tua azienda e nel tuo team.

1. Efficienza operativa per tutti i team

Grazie alla facilità di utilizzo, alla versatilità, alla solidità del sistema e alle numerose funzionalità di Zoom Meetings, le riunioni virtuali possono essere organizzate in modo rapido ed efficiente, riducendo sensibilmente il tempo speso per gli spostamenti e le inefficienze associate alle riunioni tradizionali.

Ciò si traduce in un aumento della produttività complessiva dell’azienda.

Non solo: la qualità audio e video permette riunioni di altissimo livello, valorizzando tutti gli scambi tra le persone del team.

2. Collaborazione globale con un unico strumento

Come accennato qui sopra, Zoom Meetings permette di connettersi con persone in tutto il mondo, consentendo una collaborazione efficace tra team remoti o con partner commerciali internazionali, permettendo ad aziende molto grandi, con sede sparse ovunque di ottenere una rete interna di comunicazione sicura, stabile ed efficace.

La condivisione dello schermo e le funzionalità di chat facilitano la collaborazione in tempo reale e migliorano la comunicazione tra i partecipanti, favorendo la condivisione di materiali, documenti, informazioni.

E le app incluse in tutte le licenze di Zoom Meeting fanno la differenza.

3. Riduzione dei costi e delle perdite di tempo

Le riunioni online con Zoom Meetings eliminano la necessità di viaggiare o di affittare spazi fisici per le riunioni.

Come abbiamo già scritto nel nostro articolo Riunioni virtuali: trucchi per aumentare la tua produttività le riunioni virtuali, lo smart working, la collaborazione online a distanza portano a una significativa riduzione dei costi associati alle riunioni tradizionali, come le spese di trasporto e alloggio.

Inoltre, il piano base di Zoom Meetings è gratuito, rendendo questa piattaforma ancora più conveniente per le aziende di piccole dimensioni.

4. Flessibilità e scalabilità

Zoom Meetings è altamente flessibile e scalabile, adattandosi alle esigenze in continua evoluzione delle aziende.

congresso online

Funzioni base di Zoom Meeting

Zoom è davvero diventato il punto di riferimento per chi vuole fare riunioni efficaci, perdendo meno tempo possibile per imparare a usare la tecnologia e concentrandosi sui contenuti e sull’interazione con le altre persone.

Ci sono davvero molti motivi per usare Zoom Meeting nelle tue riunioni. Eccone alcuni che ti convinceranno di sicuro.

1. Team Chat

Una funzionalità molto utile di Zoom è la Team Chat, disponibile non solo durante la riunione, ma anche al di fuori di essa.

Zoom Meeting offre infatti la possibilità di utilizzate una chat per comunicare con i propri collaboratori 24 ore su 24.

Come se fosse un servizio di messaggistica, è possibile creare dei gruppi, al fine di migliorare la comunicazione, aggiungere reazioni ai messaggi e persino inviare audio e media.

Grazie a questo strumento, è possibile lavorare in modo più organico e organizzato, avendo tutto in un unico posto.

2. Trascrizione delle riunioni

Altro strumento utile, ormai diventato basilare, è la possibilità di attivare la trascrizione delle riunioni.

Questa funzionalità è perfetta, sia per rendere i meeting accessibili, sia per riuscire a comunicare in quelle situazione in cui il nostro interlocutore si trova in luogo rumoroso, in cui farebbe fatica a sentirci.

Attivare la trascrizione è molto semplice:

  • Dal menù di navigazione, clicca su “Impostazioni”.
  • Clicca sulla scheda “Riunione”.
  • Apri le opzioni avanzate.
  • Clicca su “Attiva/Disabilita sottotitoli manuali”

Come vedi la procedura è molto semplice e intuitiva e ti sarà molto utile in più sitazioni di quelle che pensi.

3. Condivisione dello schermo e collaborazione

La condivisione dello schermo è un elemento essenziale per le riunioni online, in quanto consente di visualizzare presentazioni, documenti e altri contenuti rilevanti.

Zoom, oltre alla funzione basilare di condivisione schermo, offre opzioni avanzate per la condivisione dello schermo, consentendo ai partecipanti di annotare, evidenziare e collaborare in tempo reale.

Questa funzione favorisce la partecipazione attiva e stimola la creatività durante le discussioni di gruppo.

Zoom Meeting_come funziona

4. Alzata di mano

La funzione di alzata di mano su Zoom è un prezioso strumento che consente a partecipanti, relatori, co-organizzatori e organizzatori di comunicare in modo efficace.

Cos’è l’alzata di mano su Zoom

L’alzata di mano su Zoom è un’opzione che permette ai partecipanti di segnalare che desiderano intervenire o porre domande durante un webinar.

Questa funzione è particolarmente utile per mantenere un flusso di comunicazione efficiente tra il pubblico e gli organizzatori.

Utilizzo dell’alzata di mano: esempi da usare in una riunione con zoom

Ecco come puoi sfruttare al meglio l’alzata di mano su Zoom:

  • Coinvolgi gli altri membri della riunione su Zoom: per massimizzare il coinvolgimento dei partecipanti, incoraggiali a utilizzare l’alzata di mano quando hanno domande o commenti. Questo crea un’interazione più dinamica e coinvolgente;
  • Gestisci le (molte, si spera) richiese di intervento nelle riunioni Zoom: come organizzatore, puoi utilizzare l’alzata di mano per gestire le richieste dei partecipanti. Ad esempio, se qualcuno desidera che il proprio microfono venga attivato per parlare, questa funzione ti consente di rispondere prontamente alle loro esigenze.

Guida per Organizzatori: come far usare l’alzata di mano su Zoom

Se sei l’organizzatore di un webinar su Zoom, è importante comprendere come gestire l’alzata di mano:

  1. Spiega l’Utilità dell’alzata di mano (spesso sottovalutata)
    All’inizio del tuo meeting, spiega ai partecipanti come utilizzare l’alzata di mano e l’importanza di farlo. Questo aiuterà a incoraggiare una partecipazione attiva.
  2. Rispondi Rapidamente
    Sii pronto a rispondere alle richieste degli alzati di mano. Mostrare attenzione alle esigenze dei partecipanti contribuirà a creare un ambiente collaborativo.
    Durante la chiamata, tieni d’occhio chi ha alzato la mano. Questo ti permette di gestire le richieste in modo efficiente e di mantenere il controllo della sessione.
  3. Disabilitare l’alzata di mano con Zoom quando non necessaria.
    Come organizzatore, hai il controllo completo sull’alzata di mano. Puoi disabilitarla temporaneamente se desideri evitare interruzioni o confusione.

Come hai visto l’uso efficace dell’alzata di mano su Zoom può trasformare le tue zoom call in esperienze coinvolgenti e collaborative.

Non trascurare l’importanza di questa preziosa funzione nelle tue prossime presentazioni virtuali.

alzata di mano su zoom

Funzioni avanzate di Zoom Meeting per riunioni di successo

Adesso che abbiamo scoperto quali sono le funzionalità basilari di Zoom, presenti piò o meno anche in tutte le piattaforme per videoconferenze, vediamo quali sono le funzioni avanzate di Zoom che ti faranno innamorare di questa piattaforma

1. Gestione dei partecipanti in Zoom

Durante le riunioni, è essenziale gestire efficacemente i partecipanti per mantenere l’ordine e massimizzare la produttività.

Zoom offre diverse funzioni utili, come il controllo audio e video, il sollevamento virtuale della mano per richieste di intervento e la possibilità di assegnare ruoli specifici ai partecipanti, come il moderatore.

Queste funzioni aiutano a creare un ambiente di collaborazione strutturato e focalizzato.

2. Sicurezza e privacy di Zoom

La sicurezza delle riunioni online è di primaria importanza per proteggere le informazioni sensibili e prevenire intrusioni non autorizzate.

Zoom offre un’ampia gamma di opzioni di sicurezza, come la crittografia end-to-end, le password per le riunioni e il controllo di accesso ai partecipanti.

È fondamentale utilizzare queste funzioni per garantire che le vostre riunioni siano al sicuro da potenziali minacce.

Ah. Se hai ancora dubbi legati al buco della sicurezza nel 2020, dimenticali: Zoom è 100% GDPR compliant e ha reso super sicura ogni singola riunione.

3. Zoom Recording

All’interno della piattaforma Zoom Meeting è possibile registrare le proprie videoconferenze, grazie alla funzione Zoom Recording.

La registrazione delle riunioni è un’opzione utile per coloro che desiderano rivedere i contenuti discussi o per coloro che non hanno potuto partecipare alla riunione iniziale.

Grazie alla funzione Zoom Recording è possibile registrare riunioni in modo semplice e avere opzioni di archiviazione flessibili.

Assicurati di ottenere il consenso di tutti i partecipanti prima di avviare una registrazione e di rispettare le normative sulla privacy e la protezione dei dati.

Nel caso qualche partecipante si opponga, invitalo a chiudere la webcam, così non apparirà nella registrazione.

Come attivare la funzione Zoom Recording?

Per poter usufruire della funzione di Zoom Recording e registrare localmente (quindi sul dispositivo che si sta utilizzando) la Zoom Call è necessario attivare la funzione dalle impostazioni di Zoom attraverso i seguenti passaggi:

  • Accedi al tuo account Zoom.
  • Dal menu di navigazione seleziona “Impostazioni”.
  • Apri la sezione “Registrazione” e attiva l’opzione “Registrazione Locale”.
  • Seleziona eventuali impostazioni aggiuntive che desideri.
  • Clicca su “Salva” per attivare queste informazioni.

Per attivare la registrazione delle Zoom Videoconferenze invece, segui questi passaggi:

  • Avvia una Zoom Call.
  • Clicca sul pulsante registra.
  • Se è presente un menu, seleziona “Registra su questo computer”. Da questo momento ai partecipanti verrà segnalato che stai registrando la Zoom Call.
  • Al termine della riunione, Zoom salverà automaticamente la registrazione e la convertirà in modo che sia visionabile sul tuo pc (una volta terminata la call di aprirà in automatico la cartella in cui Zoom ha salvato la tua registrazione).

L’opzione di Zoom Recording è molto utile in quanto viene incontro alle esigenze di tutti i partecipanti alle tue call.

Infatti, consentirai a chi non è potuto essere presente nella Zoom Call di recuperare quanto è stato detto, ma, allo stesso tempo, consentirai anche a chi ha partecipato di recuperare eventuali dettagli persi.

Se vuoi saperne di più su Zoom Recording, ti consiglio di visitare la pagina dedicata a questa funzione sul sito di Zoom.

Zoom Recording

4. Altre funzioni per le tue Zoom Videoconferenze

La piattaforma Zoom One comprende numerose funzioni, utili sia in ambito lavorativo che didattico. Di seguito, ti elencherò i principali strumenti che la piattaforma per videoconferenze mette a disposizione.

  • Qualità video e audio HD
  • Lavagna Zoom e annotazioni condivise
  • Funzioni interattive, come sondaggi, filtri, alzate di mano, reazioni e breakout room
  • Integrazione con applicazioni di calendarizzazione, tra cui OutlookGmail o iCal
  • Possibilità di controllare video e audio dei partecipanti
  • Integrazione con social network e possibilità di trasmettere i webinar Zoom attraverso dirette Facebook o YouTube

Puoi scoprire quali sono funzioni della lavagna Zoom in modo più approfondito nell’articolo Lavagna Zoom: cos’è e come utilizzarla nei tuoi meeting, dedicata proprio a questo prezioso strumento.

Insomma, le funzioni di Zoom mirano a soddisfare ogni esigenza, persino quella di collegare Google Calendar per avere tutto in un unico posto.

Come scaricare Zoom in Italiano?

Per poter usufruire di Zoom Meeting gratis, devi innanzitutto scaricarla sul tuo pc, telefono o tablet. Come? Te lo spiego subito.

iOS/iPadOS

Se hai un iPhone o un iPad, tutto ciò che devi fare è andare sull’App Store e digitare “Zoom” nella barra di ricerca e scaricare l’app “Zoom – One Platform to Connect“, cliccando sul tasto Ottieni posizionato a fianco dell’icona.

Android

Se possiedi un telefono o tablet con sistema Android, il procedimento per scaricare questa applicazione è il seguente: apri il Play Store e digita “Zoom” nella barra di ricerca. Dopodiché ti basterà cliccare sul pulsante Installa che si trova accanto all’icona dell’applicazione “Zoom – One Platform to Connect“. Il gioco è fatto.

PC e MAC

Se hai intenzione di scaricare questa piattaforma sul tuo PC, quello che devi fare è aprire questa pagina e cliccare sul pulsante Scarica sotto la scritta “Zoom Desktop Client“.

Quando il pc avrà finito di scaricare, apri il pacchetto che hai ottenuto e segui la procedura guidata per terminare il setup. Se stai usando Windows, dovrai aprire il file .exe che hai scaricato e cliccare sul pulsante .

Se utilizzi un Mac, invece, dovrai aprire il pacchetto.pkg, cliccare sul pulsante continua e dare il consenso all’applicazione di accedere alla cartella Download, cliccando sul bottone OK presente nel riquadro che ti comparirà sullo schermo.

Se non vuoi scaricare l’applicazione, la piattaforma si può utilizzare anche online su Chrome. Attenzione però: non è supportata su nessun altro browser.

Come fare riunione con Zoom Meeting?

La prima cosa che devi fare per poter attivare delle Zoom videoconferenze è scaricare l’applicazione come abbiamo visto in questo articolo poco fa.

Una volta scaricata l’applicazione su mobile o desktop, dovrai creare un account per poter usare Zoom Meeting.

Clicca quindi sulla voce Iscriviti in alto a destra e inserisci i dati richiesti, tra cui indirizzo e-mail, una password e i dati personali.

Dopodiché, arriverà nella tua casella di posta elettronica un messaggio per attivare l’account.

Una volta attivo, Zoom è finalmente pronto per essere usato.

Per entrare nell’applicazione basta cliccare su Accedi, inserire le tue credenziali, ovvero e-mail scelta nella fase di registrazione e password, ed il gioco è fatto!

Ora non ti resta che iniziare ad organizzare le tue prossime riunioni online. Vediamo come nel prossimo paragrafo.

zoom call

Come si fa una chiamata con Zoom? E un Virtual Meeting con Zoom?

Hai scaricato l’applicazione di Zoom Meeting e creato il tuo account: è il momento di organizzare la tua prima Zoom Call. Ma come creare delle Zoom Call?

Anche in questo caso, i passaggi sono molto semplici.

Dopo aver effettuato l’accesso con le tue credenziali, dalla schermata principale dovrai cliccare sul pulsante Nuova Riunione. In questo modo verrà avviata una nuova videoconferenza e sarà generato il link da condividere agli invitati per partecipare alla tua Zoom Call.

Ricordati che devi sempre consentire all’applicazione Zoom di accedere alla webcam e al microfono del tuo computer per poter condividere video e audio durante il tuo evento online.

Zoom Meeting permette anche di invitare direttamente i partecipanti dai tuoi contatti e-mail. Per farlo, clicca sulla voce Partecipanti una volta iniziata la riunione e sulla voce Invita nella nuova scheda che si apre.

A questo punto puoi inviare il link della Zoom Call semplicemente selezionando dalle schede Contatti ed E-mail le persone che vuoi invitare.

In alternativa, se preferisci, puoi copiare il link negli appunti e inoltrarlo ai tuoi contatti tramite SMS, Whatsapp o Telegram.

Ah! Se sei interessat* ai Virtual Meeting, abbiamo un paio di domande per te:

  • Perché vuoi organizzare un Virtual Meeting?
  • Non ti basta una call online, una semplice riunione via web? Vuoi proprio un Virtual Meeting?

Se la tua richiesta è il Virtual Meeting, bene, leggiti subito il nostro articolo Metaverso: cos’è e come funziona che ti spiega tutto quello che ti serve.

Nel frattempo, noi continuiamo a parlare di normalissime (seppur ottimizzate) riunioni su Zoom.

Come pianificare una Zoom Call

Se invece vuoi pianificare Zoom call, tutto ciò che dovrai cliccare sulla voce Calendario presente sulla schermata principale.

Scegli quindi il giorno, l’orario e altre modalità presenti. Inoltre, spuntando la casella ID riunione personale, potrai utilizzare il tuo ID personale e un link specifico ed univoco per permettere ai partecipanti di accedere alla tua stanza delle riunioni personale.

Una volta programmata la Zoom call, nella schermata principale dell’applicazione apparirà un box relativo al meeting. Cliccando sui tre puntini in alto a destra, potrai selezionare la voce Copia Invito per copiare il link della videoconferenza e inviarlo ai partecipanti.

Per avviare la call, ti basterà cliccare su Avvia dallo stesso menu citato in precedenza.

Come si genera un link per una Zoom Call?

Vediamo ora come ottenere il link ad una Zoom Call da inviare ai tuoi partecipanti in 2 semplici passaggi:

  1. Seleziona le impostazioni della call come preferisci (titolo della call, la data e l’orario, nonché altre opzioni come la password di accesso e le restrizioni di partecipazione);
  2. Clicca su “Salva” o “Genera Link” per ottenere il link della tua riunione.

Seguendo questa procedura, il link verrà generato automaticamente e potrai copiarlo negli appunti o condividerlo direttamente con i partecipanti.

Puoi farlo tramite e-mail, messaggi di testo o attraverso piattaforme di comunicazione interne all’azienda.

Assicurati di fornire tutte le informazioni necessarie ai partecipanti, come la data, l’ora, le istruzioni per accedere alla call Zoom e il link stesso.

Il link delle riunioni Zoom è utilissimo perché, prima dell’inizio della chiamata, puoi controllare l’accesso dei partecipanti tramite il tuo account Zoom.

Puoi verificare chi ha cliccato sul link e chi è in attesa di entrare nella call con Zoom. Questo ti consente di gestire l’accesso e mantenere la sicurezza della tua riunione aziendale.

Come faccio a partecipare ad un Meeting su Zoom?

È possibile partecipare a delle Zoom Videoconferenze sia dall’applicazione scaricata sul desktop, sia tramite browser.

Nel primo caso, dovrai recarti nella schermata principale della tua applicazione e cliccare sul pulsante Partecipa. Immetti quindi l’ID del meeting, scegli se attivare audio e/o video e, infine, clicca nuovamente su Partecipa.

Invece, per partecipare a una Zoom call da browser dovrai, innanzitutto, recuperare il link di invito nelle e-mail o nel calendario.

Cliccando su questo link, si aprirà una finestra che richiede di aprire o scaricare l’applicazione. Qui, clicca semplicemente su Annulla e, in fondo alla pagina, troverai il pulsante Partecipa dal Browser.

Una volta indirizzato alla pagina nuova, scegli se permettere a Zoom Meeting di utilizzare microfono e webcam. Immetti il tuo nome per accedere alla riunione e clicca su Partecipa.

Pianificazione delle riunioni: come aggiungere Zoom a Google Calendar

La pianificazione semplice e allo stesso tempo accurata è fondamentale per garantire che le riunioni si svolgano senza intoppi.

Utilizzando la funzione di pianificazione di Zoom, è possibile inviare inviti con dettagli completi della riunione, inclusi data, ora e link di accesso.

Anche l’integrazione di Zoom Meeting dentro il tuo Google Calendar è una funzione da non sottovalutare: entri nel tuo calendario, decidi ora e data del meeting online con Zoom e selezioni la tua piattaforma.

Inserendo la mail dei tuoi invitati, non solo riceveranno l’invito alla tua riunione, ma troveranno nell’appuntamento il link per entrare nella riunione al momento giusto.

Inoltre, la sala riunione permette di avere un’anticamera: gli invitati attendono che l’ospite li faccia entrare. Perfetto per un briefing pre-riunione a porte chiuse.

Se ti piace questa funzione, scopri nel prossimo paragrafo come funziona.

Zoom-Call

Come aggiungere Zoom al tuo Google Calendar con il componente aggiuntivo Zoom for Google Workspace

Il componente aggiuntivo Zoom for Google Workspace è uno strumento potente che semplifica l’organizzazione di riunioni online utilizzando Google Workspace.

Qui di seguito ti mostriamo passo dopo passo come utilizzarlo: non preoccuparti, in meno di 5 minuti lo starai già usando per le tue riunioni.

Installazione del componente aggiuntivo Zoom for Google Workspace

Per iniziare, è necessario installare il componente aggiuntivo Zoom for Google Workspace sul tuo account Google.

Segui questi semplici passaggi:

  1. Accedi al tuo account Google Workspace e apri l’app Google Workspace Marketplace.
  2. Cerca “Zoom” nella barra di ricerca.
  3. Trova il componente aggiuntivo “Zoom for Google Workspace” e clicca su “Installa”.
  4. Conferma le autorizzazioni richieste e completa il processo di installazione.

Una volta completata l’installazione, il componente aggiuntivo sarà disponibile nel tuo account Google Workspace.

Pianificazione Zoom Call per Google Calendar

Il componente aggiuntivo Zoom for Google Workspace consente di pianificare riunioni direttamente dalla tua app Google Calendar.

Ecco come fare:

  1. Apri Google Calendar e clicca su “Crea”.
  2. Inserisci tutti i dettagli della riunione, come titolo, data e ora, esattamente come fai di solito.
  3. Nella sezione “Aggiungi conferenza”, seleziona “Zoom Meeting”.
  4. Il componente aggiuntivo creerà automaticamente un link Zoom per la riunione e lo includerà nell’invito che viene automaticamente inviato ai tuoi invitati

Come partecipare alle Zoom call create con Zoom per Google Calendar

I partecipanti alle tue riunioni riceveranno via mail l’invito alla Zoom Call e dovranno accettare l’invito.

In questo modo verrà aggiunto al loro Google Calendar.

A loro volta, al momento di collegarsi per la riunione, potranno accedere facilmente utilizzando il link Zoom incluso nell’invito.

Ecco cosa devono fare:

  1. Aprono l’invito alla riunione nella loro app Google Calendar.
  2. Cliccano sul link Zoom fornito.
  3. Verranno reindirizzati alla piattaforma Zoom, dove potranno partecipare alla riunione online.

Se attivi le funzioni di sicurezza di Zoom Meeting, potrai attivare l’anticamera: quando arriva un invitato scegli tu se ammetterlo alla riunione. Facile no?

Spiegato cosi sembra tutto semplice (ed effettivamente lo è), ma forse ti starai chiedendo, la piattaforma Zoom, fa davvero per me?

Test Zoom: fa per me? Funziona? Ha le funzioni che mi servono?

Tante domande, quindi, vero?

Partiamo dal presupposto che prima di tutto ti interessi capire se esiste un test zoom, una trial per provarlo.

La risposta è si!

Direttamente sul sito di Zoom puoi effettuare una Zoom Test, una prova per capire se, in pratica, Zoom fa per te.

Un’alternativa è chiederlo direttamente a WebinarPro, dalla pagina contatti o compilando il form in fondo all’articolo.

Siamo Partner dal 2020 e siamo tra i più quotati nel mercato in termini di assistenza e supporto per la tua licenza Zoom.

test zoom

Un secondo aspetto che riguarda Zoom Test è: come posso verificare che tutto funzioni nella mia Zoom? Come faccio a fare un Zoom Test prima di andare online?

La risposta è molto semplice anche in questo caso! Con Zoom è possibile effettuare sia il test del video che il test dell’audio. Ti rimando alle pagine dedicate sul sito di Zoom per un maggior approfondimento della tua domanda:

Inoltre, se vuoi proprio essere sicuro che tutto funzioni per il meglio, la piattaforma Zoom mette a disposizione in una riunione di prova in cui entrare per poter verificare che tutto sia corretto.

Se durante questi test ti sei reso conto che il tuo audio non è dei migliori, nel prossimo paragrafo ti diamo dei consigli per migliorarlo.

Come ottimizzare l’audio per una perfetta esperienza su Zoom Meetings

Prima di avviare una riunione su Zoom, è raccomandato eseguire una verifica dell’audio effettuando uno Zoom Test approfondito per garantire che tutto sia configurato correttamente.

Ecco alcuni passaggi chiave da seguire:

1. Utilizza cuffie e strumenti di qualità

L’utilizzo di cuffie di alta qualità può migliorare significativamente la chiarezza dell’audio.

Scegli un paio di cuffie con un buon isolamento acustico per ridurre al minimo i rumori di fondo e migliorare la qualità complessiva dell’audio.

2. Regola le impostazioni del microfono

Assicurati che il microfono sia impostato correttamente all’interno del tuo computer e nelle configurazioni di Zoom.

Riduci al minimo i rumori di fondo e regola il livello di input del microfono in modo che la tua voce sia udibile senza distorsioni.

3. Prova l’Audio Prima della Riunione

Zoom offre la possibilità di testare l’audio prima di entrare in una riunione. Utilizza questa funzione per verificare se il tuo microfono e le cuffie funzionano correttamente. In caso di problemi, potrai risolverli in anticipo.

Configurazione Avanzata dell’Audio in Zoom

Per ottimizzare ulteriormente l’audio durante le tue riunioni su Zoom, puoi considerare alcune configurazioni avanzate che fanno la vera differenza tra una normale zoom meeting e una Zoom di livello professionale.

1. Utilizza un Microfono Esterno

Se hai bisogno di una qualità audio superiore, valuta l’uso di un microfono esterno. Questo può migliorare notevolmente la chiarezza e la nitidezza della tua voce, riducendo al minimo i rumori di fondo indesiderati.

2. Imposta l’eliminazione del rumore di fondo

Zoom offre un’opzione di soppressione del rumore di fondo. Attiva questa funzione per eliminare i suoni indesiderati e concentrarti sulla voce del relatore principale.

3. Bilancia il volume dei partecipanti

Durante le riunioni con più partecipanti, potresti incontrare problemi di bilanciamento del volume. Assicurati che tutti i partecipanti possano essere uditi chiaramente. Incoraggia chi parla troppo piano a regolare il proprio microfono e chi parla troppo forte a mantenerlo a una distanza adeguata.

test zoom - impostazioni audio migliore in zoom

Risolvere problemi con Zoom Meeting

Vediamo allora alcuni problemi comunicazione e come risolverli in zoom meeting.

Problemi con Audio Zoom

Vediamo come ottimizzare l’audio nelle riunioni Zoom.

In questa sezione vi forniremo dettagliate istruzioni su come migliorare la qualità audio nelle vostre videoconferenze su Zoom.

L’obiettivo è garantire che il vostro audio zoom sia chiaro e privo di problemi durante le riunioni, superando così i potenziali problemi che potreste riscontrare seguendo la guida fornita da Zoom.

Verifica dell’Attrezzatura per l’audio Zoom

Prima di iniziare una riunione su Zoom, è fondamentale assicurarsi che l’attrezzatura audio sia correttamente configurata. Ecco come farlo:

1. Controllo del microfono su Zoom
  • Assicurati che il tuo microfono sia collegato correttamente al computer.
  • Verifica che il microfono sia selezionato come sorgente audio predefinita nelle impostazioni del sistema operativo.
  • Durante una riunione, utilizza l’opzione di test del microfono di Zoom per verificare che funzioni correttamente.
2. Cuffie di qualità per l’audio zoom
  • Utilizza cuffie o altoparlanti di alta qualità per garantire una riproduzione audio chiara e senza distorsioni.
  • Evita l’utilizzo di altoparlanti incorporati, che possono causare feedback e rumori indesiderati.

Impostazioni Audio Avanzate

Zoom offre diverse opzioni avanzate per regolare le impostazioni audio in base alle vostre esigenze. Ecco alcune delle opzioni più importanti:

1. Riduzione del Rumore
  • Zoom dispone di una funzione di riduzione del rumore che può essere attivata per eliminare i rumori di fondo indesiderati. Attivala nelle impostazioni audio avanzate.
2. Equalizzatore Audio
  • Utilizza l’equalizzatore audio per regolare i livelli di bassi, medi e alti in modo da ottenere un audio ottimale.
3. Regolazione del Volume
  • Controlla attentamente il livello del volume durante la riunione per evitare distorsioni o audio troppo basso.

Connessione Internet stabile per un audio zoom migliore

La qualità dell’audio su Zoom è strettamente legata alla tua connessione Internet.

Ecco alcuni suggerimenti per una connessione stabile:

  • Utilizza una connessione Internet ad alta velocità per garantire una trasmissione audio senza interruzioni.
  • Riduci al minimo l’utilizzo di altre applicazioni che potrebbero utilizzare larghezza di banda durante la riunione.

Diagnosi dei problemi con l’audio Zoom

Se sperimenti problemi audio durante le riunioni Zoom, puoi seguire questi passaggi per diagnosticare e risolvere il problema:

  1. Controlla le tue connessioni e ricollegati alla riunione se necessario.
  2. Verifica le impostazioni audio di Zoom e assicurati che siano configurate correttamente.
  3. Riavvia l’applicazione Zoom.
  4. Prova un diverso microfono o cuffie per escludere problemi hardware.

Problemi con videocamera su Zoom Video e Zoom Webcam

In questo articolo, esploreremo una serie di soluzioni dettagliate per affrontare e risolvere i problemi più comuni legati alla videocamera nelle videoconferenze su Zoom.

Controlla l’Accesso alla Videocamera

1. Assicurati che Zoom abbia l’accesso alla Videocamera
  • Verifica che l’app Zoom abbia l’autorizzazione per accedere alla tua videocamera.
  • Vai nelle impostazioni di privacy del tuo dispositivo e consenti l’accesso a Zoom.
2. Verifica che nessun altro programma stia utilizzando la videocamera
  • Chiudi eventuali altre applicazioni che potrebbero utilizzare la tua videocamera contemporaneamente con Zoom, poiché questo potrebbe causare conflitti.

Controlla le impostazioni Video in Zoom

1. Assicurati che la Videocamera Sia Selezionata
  • Durante una riunione su Zoom, fai clic sull’icona della videocamera nell’angolo in basso a sinistra per accendere la tua videocamera. Verifica che la videocamera corretta sia selezionata.
2. Regola la Qualità del Video
  • Se incontri problemi di qualità video, puoi regolare la risoluzione e il frame rate nelle impostazioni video di Zoom. Riduci la qualità se la tua connessione Internet è lenta.

Controlla il Driver della Videocamera

1. Aggiorna il Driver della Videocamera
  • Assicurati di avere il driver più recente per la tua videocamera installato sul tuo computer. Visita il sito web del produttore per scaricare gli aggiornamenti.
2. (se non integrata, stacca e) Riavvia la Videocamera
  • A volte, riavviare fisicamente la videocamera può risolvere problemi di connessione o rilevamento.

Controlla la Connessione Internet

1. Connessione Stabile
  • Una connessione Internet instabile può influire sulla qualità della videocamera. Assicurati di avere una connessione stabile durante le riunioni Zoom.
2. Riduci la Banda Larga
  • Se hai problemi di connessione, riduci al minimo l’uso di altri dispositivi o applicazioni che utilizzano la banda larga durante la riunione.

Contattare l’Assistenza Tecnica di Zoom

Se dopo aver seguito attentamente queste soluzioni i problemi con la videocamera persistono, ti consigliamo di contattare l’assistenza tecnica di Zoom per ulteriori assistenza e risoluzione dei problemi.

Con queste soluzioni dettagliate, sei pronto a risolvere efficacemente qualsiasi problema con la videocamera durante le tue riunioni Zoom.

Non lasciare che i problemi tecnici ti impediscano di comunicare in modo efficace; segui queste istruzioni e goditi riunioni senza intoppi su Zoom.

Come creare e organizzare la riunione Zoom perfetta

Se desideri organizzare una riunione su Zoom in modo efficace, sei nel posto giusto.

In questo paragrafo, ti guideremo attraverso il processo di pianificazione e conduzione di una riunione su Zoom che sarà sicuramente un successo.

1. Scegli la data e l’ora migliori per la tua riunione Zoom

La scelta della data e dell’ora è fondamentale nella pianificazione di una riunione su Zoom: dovrai considerare la convenienza della maggior parte dei partecipanti.

Ad esempio, se stai organizzando una riunione con colleghi in diverse parti del mondo, cerca un orario che sia accettabile per tutti, evitando inconvenienti come risvegli troppo mattutini o nottate insonni.

2. Crea un invito accattivante per le tue riunioni Zoom

Una volta selezionata la data e l’ora, è il momento di creare un invito che catturi l’attenzione dei partecipanti.

Assicurati di includere tutte le informazioni necessarie, come la data, l’ora, il link per unirsi alla riunione e istruzioni su come partecipare.

Scrivi un messaggio chiaro e coinvolgente che includa il link alla riunione Zoom e istruzioni dettagliate su come accedere alla riunione.

3. Stila un’agenda dettagliata delle meeting online con Zoom

Prima del meeting online, è fondamentale creare un’agenda dettagliata: l’agenda dovrebbe elencare i punti chiave che verranno discussi durante la riunione con Zoom, insieme ai relativi orari.

Questo aiuterà a mantenere la riunione ben organizzata.

Ad esempio, puoi stilare un elenco completo degli argomenti in discussione, specificando quanto tempo sarà dedicato a ciascuno.

4. Prepara tecnicamente la riunione Zoom

Prima dell’inizio della riunione, verifica di avere tutti gli strumenti tecnici necessari.

Controlla la tua connessione Internet, il microfono e la telecamera per assicurarti che funzionino correttamente.

Puoi testare il funzionamento del microfono e della telecamera in anticipo per evitare inconvenienti tecnici durante il meeting online.

Fornisci istruzioni chiare ai partecipanti su come controllare la propria attrezzatura.

5. Avvia la riunione con efficacia

Quando è giunto il momento di iniziare il meeting online, accedi al tuo account Zoom e avvia il meeting online puntualmente.

Accogli i partecipanti con un caloroso saluto e inizia la riunione.

Per esempio, puoi iniziare con una presentazione amichevole e poi passare alla discussione dei punti all’ordine del giorno.

6. Gestisci la riunione Zoom in modo efficace

Durante la riunione, è importante seguire l’agenda e assicurarsi che la discussione proceda senza intoppi.

Concedi spazio alle domande e alle discussioni, ma mantieni la riunione all’interno dei tempi prestabiliti.

Puoi assegnare un limite di tempo specifico a ciascun punto dell’agenda e passare al successivo quando il tempo scade.

7. Registra il meeting online con zoom (se necessario)

Se è necessario, puoi registrare la riunione su Zoom in modo che i partecipanti possano accedervi in seguito.

Assicurati di informare i partecipanti sulla registrazione e chiedi il loro consenso, se previsto dalla normativa sulla privacy.

Ad esempio, comunica prima della registrazione: “Questa riunione verrà registrata per documentare i dettagli. Se qualcuno ha obiezioni, si prega di farlo presente.

8. Chiudi la riunione in Zoom in maniera professionale

Alla fine del meeting online, ringrazia i partecipanti per la loro partecipazione e riepiloga i punti chiave trattati durante la discussione.

Fornisci informazioni su come accedere alle registrazioni o ai documenti condivisi.

Puoi concludere con un ringraziamento e fornire istruzioni su come accedere ai materiali post-riunione.

9. Invia un Follow-Up post call con Zoom

Dopo la riunione, è importante inviare un follow-up ai partecipanti.

Condividi i documenti o le risorse discusse durante la call Zoom e ringrazia nuovamente i partecipanti per il loro tempo.

Puoi inviare un’email di follow-up che riassuma i punti trattati e delinei i passi successivi.

Queste erano le linee guida generali per organizzare una perfetta riunione con Zoom Meeting.

Ricorda di personalizzare il processo in base alle tue esigenze specifiche.

Porta la tua Zoom Meeting al prossimo livello

Eccoci arrivati alla fine di questa guida su Zoom Meeting in modo efficace.

Come hai avuto modo di vedere in questo articolo, Zoom è quindi uno strumento ideale per svolgere attività di formazione online e organizzare la comunicazione digitale nella tua azienda.

Ora che sai tutti i segreti di questa piattaforma, hai tutti gli strumenti in regola per iniziare ad utilizzarla. Come hai visto, creare un meeting con la piattaforma Zoom e partecipare alle Zoom videoconferenze è molto semplice.

Inoltre, la popolare piattaforma per conferenze online presenta numerose funzionalità che ti permettono di rendere le tue riunioni più interattive e coinvolgenti.

Dalla possibilità di cambiare sfondo al tuo video, alla funzione sondaggi, fino alla condivisone di una lavagna Zoom di lavoro.

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