Con la diffusione dello smartworking e il successo della formazione digitale, le riunioni online sono entrate a far parte della quotidianità di molti di noi. E quando si parla di videoconferenze, non puoi non conoscere Zoom Meeting: la piattaforma per riunioni virtuali prodotta da Zoom. Nel 2021 ha confermato la sua presenza tra le migliori piattaforme per webmeeting nel Quadrante Magico di Gartner e, ad oggi, continua ad essere una delle soluzioni più usate da aziende e scuole per gestire le comunicazioni a distanza.
È arrivato il momento di scoprire tutti i vantaggi delle riunioni online di Zoom. Quindi, senza perderci in chiacchere, vediamo come usare Zoom Meeting e come organizzare la tua prossima videoconferenza.
Cosa trovi in questo articolo:
Cos’è Zoom Meeting
Se è la prima volta che senti parlare di Zoom Meeting, allora una breve definizione può aiutarti a capire meglio di cosa si tratta.
Zoom è una piattaforma basata su cloud che consente di fare videoconferenze, call di lavoro, corsi di formazione online ed eventi virtuali da remoto. Con Zoom Meeting è possibile partecipare alle riunioni online sia in video che solo in audio o entrambi e registrare le sessioni, in cloud o locale, per visualizzarle in seguito.
Il software per webmeeting è di base gratuito. Il piano Basic permette di organizzare eventi online 1:1 illimitati e di gruppo, con un massimo di 100 partecipanti e fino a 40 minuti di tempo. La versione Pro aggiunge al piano Basic uno spazio di archiviazione di 5GB. Infine, il piano Business estende il limite di partecipanti a 300, mentre il piano Enterprise comprende chiamate e videochiamate illimitate con massimo 1000 persone. Qui trovi tutti i piani e i costi di Zoom Meeting a confronto.
Quali sono le funzioni di Zoom Meeting
Zoom Meeting comprende numerose funzioni, utili sia in ambito lavorativo che didattico. Di seguito, ti elencherò i principali strumenti che la piattaforma per videoconferenze mette a disposizione.
- Qualità video e audio HD
- Chat di gruppo e canali per la collaborazione e condivisione di file integrata
- Lavagna Zoom e annotazioni condivise
- Condivisione dello schermo o di una singola applicazione
- Registrazioni e trascrizioni delle riunioni
- Funzioni interattive, come sondaggi, filtri, alzate di mano, reazioni e breakout room
- Integrazione con applicazioni di calendarizzazione, tra cui Outlook, Gmail o iCal
- Possibilità di controllare video e audio dei partecipanti
- Integrazione con social network e possibilità di trasmettere i webinar Zoom attraverso dirette Facebook o YouTube
Insomma, le funzioni di Zoom mirano a soddisfare ogni esigenza. Vediamo quindi come usare Zoom Meeting.
Come usare Zoom Meeting
La prima cosa che devi fare per poter usare Zoom Meeting è scaricare l’applicazione dal sito ufficiale. La piattaforma è disponibile per Android, iOS e desktop. Scaricarla è molto semplice: basta andare nell’area download del sito o sugli store di app, scegliere la versione più adatta al proprio software e seguire le indicazioni per l’installazione.
Una volta scaricata l’applicazione su mobile o desktop, dovrai creare un account per poter usare Zoom Meeting. Clicca quindi sulla voce Iscriviti in alto a destra e inserisci i dati richiesti, tra cui indirizzo e-mail, una password e i dati personali. Dopodiché, arriverà nella tua casella di posta elettronica un messaggio per attivare l’account. Una volta attivo, Zoom meeting è finalmente pronto per essere usato. Per entrare nell’applicazione basta cliccare su Accedi, inserire le tue credenziali, ovvero e-mail scelta nella fase di registrazione e password, ed il gioco è fatto!
Ora non ti resta che iniziare ad organizzare le tue prossime riunioni online.
Come creare un meeting con Zoom
Hai scaricato l’applicazione di Zoom Meeting e creato il tuo account: è il momento di organizzare la tua riunione online. Ma come creare un meeting con Zoom?
Anche in questo caso, i passaggi sono molto semplici. Dopo aver effettuato l’accesso con le tue credenziali, dalla schermata principale dovrai cliccare sul pulsante Nuova Riunione. In questo modo verrà avviata una nuova videoconferenza e sarà generato il link da condividere agli invitati per partecipare al meeting. Ricordati di consentire all’applicazione Zoom Meeting di accedere alla webcam e al microfono del tuo computer per poter condividere video e audio durante il webmeeting.
Zoom Meeting permette anche di invitare direttamente i partecipanti dai tuoi contatti e-mail. Per farlo, clicca sulla voce Partecipanti una volta iniziata la riunione e sulla voce Invita nella nuova scheda che si apre. A questo punto puoi inviare il link della riunione semplicemente selezionando dalle schede Contatti ed E-mail le persone che vuoi invitare. In alternativa, puoi copiare il link negli appunti e inoltrarlo ai tuoi contatti tramite SMS, Whatsapp o Telegram.
Come pianificare una riunione con Zoom
Se invece vuoi pianificare una riunione con Zoom Meeting, dovrai cliccare sulla voce Calendario presente sulla schermata principale. Scegli quindi il giorno, l’orario e altre modalità presenti. Inoltre, spuntando la casella ID riunione personale, potrai utilizzare il tuo ID personale e un link specifico ed univoco per permettere ai partecipanti di accedere alla tua stanza delle riunioni personale.
Una volta programmata la riunione Zoom, nella schermata principale dell’applicazione apparirà un box relativo al meeting. Cliccando sui tre puntini in alto a destra, potrai selezionare la voce Copia Invito per copiare il link della videoconferenza e inviarlo ai partecipanti.
Per avviare la riunione, basta cliccare su Avvia dallo stesso menu citato in precedenza.
Come partecipare a un meeting con Zoom
È possibile partecipare a una riunione Zoom Meeting sia dall’applicazione scaricata sul desktop, sia tramite browser.
Nel primo caso, dovrai recarti nella schermata principale della tua applicazione e cliccare sul pulsante Partecipa. Immetti quindi l’ID del meeting, scegli se attivare audio e/o video e, infine, clicca nuovamente su Partecipa.
Invece, per partecipare a una videoconferenza da browser dovrai, innanzitutto, recuperare il link di invito nelle e-mail o nel calendario. Cliccando su questo link, si aprirà una finestra che richiede di aprire o scaricare l’applicazione. Qui, clicca semplicemente su Annulla e, in fondo alla pagina, troverai il pulsante Partecipa dal Browser. Una volta indirizzato alla pagina nuova, scegli se permettere a Zoom Meeting di utilizzare microfono e webcam. Immetti il tuo nome per accedere alla riunione e clicca su Partecipa.
Inizia ora ad usare Zoom Meeting!
Eccoci arrivati alla fine di questa mini-guida su come usare Zoom Meeting. Come hai visto, creare un meeting con Zoom e partecipare alle videoconferenze è molto semplice. Inoltre, la popolare piattaforma per webmeeting presenta numerose funzionalità che ti permettono di rendere le tue riunioni più interattive e coinvolgenti. Dalla possibilità di cambiare sfondo al tuo video, alla funzione sondaggi, fino alla condivisone di una lavagna di lavoro.
Zoom Meeting è quindi uno strumento ideale per svolgere attività di formazione online e organizzare la comunicazione digitale nella tua azienda. Se anche tu vuoi iniziare a sfruttare le potenzialità di questa piattaforma per videoconferenze, contattaci.
