Breakout rooms: cosa sono e come crearle nei tuoi webinar

Le breakout rooms sono una delle best practice più consigliate dagli esperti del settore per rendere gli eventi virtuali più interattivi.

Quale modo migliore per mantenere sempre alta l’attenzione del pubblico se non facendolo interagire con altri partecipanti?

Non stupisce, quindi, che sempre più piattaforme implementino questa funzione all’interno dei loro servizi.

Per capire quali software permettono le breakout rooms e come crearle, continua a leggere i prossimi paragrafi.

Traduzione di Breakout

Prima di tutto togliamoci una curiosità. Cosa significa Breakout?

La parola breakout indica una fuga, una scomparsa o un una manifestazione improvvisa, una riclassificazione o ripartizione

Chiaramente il terzo è il significato che ci interessa:

Il termine Breakout indica l’attività di dividere in gruppi, di classificare, di ripartire

Il sito Englishcomposition aggiunge un significato interessante, molto vicino all’uso che se ne fa nel termine “Breakout Rooms” e che ne sottolinea l’attività:

Il significato di Breakout è anche legato a un incontro in cui le persone inventano e condividono idee

Breakout, Break-out oppure Break Out?

Per i nostri scopi conviene usare il termine intero, senza trattino, quindi Breakout, esattamente come lo usa Zoom.

Inoltre, ricordiamoci che in Italiano, quando si usa il termine inglese non si mette il plurale, quindi parleremo di Breakout Room.

Cosa sono le Breakout Room di zoom

Partiamo dalla definizione tecnica:

Le breakout rooms sono sale virtuali più piccole, rispetto a quella principale, dove piccoli gruppi di partecipanti possono dialogare, collaborare e condividere idee su obiettivi definiti.

Questo permette agli organizzatori di riuscire a tenere sotto controllo i partecipanti alla videochiamata (per esempio su Zoom) durante i momenti più salienti.

Quella sopra è la rappresentazione delle Breakout room di Zoom (presa direttamente dal loro sito) e in effetti rende bene l’idea: ognuno può personalizzare il proprio accesso la webinar, partecipando a sessioni diverse.

Questa funzione suddivide quindi il pubblico in sottogruppi e crea delle aule virtuali in cui gli utenti possono svolgere attività, alla fine delle quali l’organizzatore può riportare i partecipanti nella sala principale dell’evento.

Come abbiamo già anticipato, questo tipo di gestione delle sessioni parallele in un webinar sono considerate uno degli strumenti più efficaci per rendere i webinar interattivi. Infatti, implementare sessioni di breakout evita che il pubblico si distragga con altre attività e permette di far svolgere ai partecipanti delle azioni che in una grande videochiamata “normale” non è possibile svolgere.

Ma come creare una breakout rooms di Zoom durante un evento online?

Per tua fortuna, oggi sono sempre di più i software che offrono questa funzione e nei prossimi paragrafi ti spiegherò come creare sessioni di breakout con le principali piattaforme webinar presenti sul mercato: Zoom, Skype for Business e Webex.

Per capire come scegliere la piattaforma webinar più adatta a te ti consiglio di cliccare qui per leggere uno dei nostri articoli appositamente scritti per farti scegliere il software migliore.

A cosa servono le breakout rooms?

Le breakout rooms, comunemente conosciute come “stanze separate”, sono strumenti incredibilmente versatili e potenti, destinate a trovare ampio impiego in diverse sfere, con particolare enfasi nell’ambito educativo e aziendale.

Queste stanze virtuali, che costituiscono una risposta all’esigenza di innovare la modalità di collaborazione, comunicazione e interazione, rappresentano una pietra miliare nell’ottimizzazione dell’efficienza e della produttività.

Promuovere la partecipazione attiva nelle breakout rooms

Le breakout rooms mostrano una notevole efficacia nel favorire l’attiva partecipazione all’interno di contesti formativi e riunioni aziendali.

In situazioni in cui il gruppo è di dimensioni considerevoli, risulta spesso complicato coinvolgere ogni singolo individuo all’interno di una discussione costruttiva.

Tuttavia, l’opzione di suddividere il gruppo in stanze separate si traduce nella creazione di un ambiente più raccolto, che a sua volta favorisce il coinvolgimento di ciascun partecipante.

In questo spazio più intimo, i partecipanti si sentono maggiormente a loro agio nell’esprimere idee, porre domande e contribuire alla conversazione.

Questa metodologia si rivela altamente vantaggiosa poiché riesce a coinvolgere anche coloro che possono mostrare una predisposizione alla timidezza o riservatezza.

Favorire la collaborazione e lo scambio di idee nelle sessioni parallele online

Le breakout rooms si rivelano un veicolo ideale per favorire la collaborazione e la libera condivisione di idee tra i partecipanti.

Durante le sessioni di gruppo, è comune che emerghino prospettive e approcci differenti riguardo alla risoluzione di problemi.

Grazie alla creazione di stanze separate, è possibile offrire ai partecipanti l’opportunità di concentrarsi su specifici temi e di collaborare in maniera più approfondita.

Questo approccio favorisce la nascita di una creatività e un’innovazione straordinarie, dal momento che competenze e prospettive variegate si uniscono al fine di raggiungere soluzioni uniche e attentamente ponderate.

Migliorare l’apprendimento durante la formazione online dal vivo

Nel panorama educativo, le breakout rooms si confermano come strumenti in grado di influenzare positivamente il processo di apprendimento degli studenti.

Durante le lezioni a distanza, per esempio, gli insegnanti hanno la possibilità di creare stanze separate destinate a gruppi ristretti di studenti.

All’interno di questi spazi, gli studenti possono discutere argomenti specifici, risolvere questioni e collaborare su progetti.

Questo approccio consente un apprendimento più attivo e personalizzato, poiché gli studenti possono interagire in modo più diretto sia con l’insegnante che con i propri compagni di classe.

Ottimizzare le riunioni aziendali

Nell’ambito aziendale, le riunioni spesso si protraggono in maniera disordinata e lunga, con pochi partecipanti che effettivamente hanno l’opportunità di contribuire.

Le breakout rooms risolvono questo problema consentendo di suddividere i partecipanti in gruppi più piccoli, ognuno dei quali può concentrarsi su un aspetto specifico dell’agenda.

Questo approccio ottimizza l’efficacia delle riunioni, consentendo a ciascun gruppo di affrontare questioni specifiche e di condividere successivamente i risultati con il team nel suo complesso.

Favorire l’interazione sociale

Va notato che le breakout rooms non si limitano solamente a essere strumenti di apprendimento e lavoro, ma svolgono altresì un ruolo fondamentale nella promozione dell’interazione sociale tra i partecipanti.

All’interno di eventi online, conferenze o workshop, le stanze separate possono fungere da spazi per attività di networking, giochi di gruppo o sessioni di discussione informale.

Questo ambiente virtuale dinamico e coinvolgente favorisce l’interazione più autentica e umana tra i partecipanti.

Breakout Groups, o sessioni parallele online

In alcuni contesti le breakout rooms vengono definite Breakout Groups.

Anche noi ci siamo stupiti dell’uso di questo termine e abbiamo cercato online, trovando questo articolo specifico sull’uso dei Breakout Groups nel lavoro che ne spiega il funzionamento.

La definizione di breakout groups suona più o meno così:

I gruppi di discussione (breakout groups) vengono utilizzati come una tecnica di discussione di gruppo di grandi dimensioni progettata per aumentare la partecipazione.

Durante una riunione o un seminario di grandi dimensioni, il facilitatore può assegnare al gruppo di lavorare in team più piccoli per rispondere a una domanda o affrontare una sfida specifica.

I Breakout groups possono essere assegnati in modo casuale (contando o semplicemente suddividendo le persone in gruppi più piccoli) oppure possono essere divisi in base agli interessi rappresentati.

L’aspetto interessante è che questa interpretazione del concetto di breakout rooms ricorda molto il nostro concetto di sessioni parallele in un convegno.

La logica è la medesima, come abbiamo già spiegato: dalla sessione plenaria si passa a sessioni parallele, solitamente tematiche o verticali.

Breakout rooms zoom: come usarle efficacemente

Zoom è la prima piattaforma webinar di cui parleremo oggi e, probabilmente, la più popolare.

La sua funzione Breakout Room è molto apprezzata da tutti coloro che ospitano eventi con un alto numero di partecipanti e desiderano offrire al pubblico l’opportunità di dialogare e confrontarsi su specifici temi.

Ma non solo, suddividere i partecipanti in piccoli sottogruppi è particolarmente utile anche per far svolgere attività, ludiche o di lavoro, in modo proficuo e senza distrazioni.

L’app Zoom permette di creare fino a 50 sessioni di breakout contemporaneamente, in cui ogni partecipante ha il controllo sul proprio video, audio e opzioni di condivisione dello schermo. Inoltre, è possibile registrare ogni sala riunioni in locale.

Per attivare la funzione di Zoom bisogna seguire questi passaggi:

• Innanzitutto è necessario avere il client desktop e un account Zoom (come scaricare e creare un account Zoom lo trovi qui);
• Dopodiché, devi accedere al tuo account e selezionare le Impostazioni;
• Individua quindi la voce In Meeting (Advanced) e attiva il toggle chiamato breakout rooms;
  • Sempre in questa sezione puoi attivare anche la voce Allow host to assign participants to breakout rooms when scheduling e permettere così agli organizzatori di assegnare alle varie sessioni dei partecipanti specifici;
• Infine, ricordati di cliccare su Save per far si che la funzione sia attiva nei prossimi meeting.

Ottimizzare le Sale Zoom (Breakout Rooms): consigli pratici

In un’epoca in cui le riunioni virtuali sono diventate la norma, è essenziale massimizzare l’efficienza delle sale Zoom, specialmente quando si tratta di suddivisione in stanze separate.

In questa sezione, esploreremo strategie avanzate per ottimizzare le sale Zoom, garantendo un’esperienza di riunione fluida e produttiva.

Suddivisione Efficace in Stanze Separate

Scegliere una Struttura di Suddivisione Intelligente

Per massimizzare l’utilità delle stanze separate in Zoom, è cruciale adottare una struttura di suddivisione intelligente.

A differenza delle soluzioni convenzionali, suggeriamo di implementare una suddivisione basata sul tipo di discussione o attività.

Questo garantisce che i partecipanti siano collocati nelle stanze più adatte alle loro esigenze, ottimizzando così la comunicazione.

Oltre alla suddivisione basata sul tipo di attività, personalizzare ulteriormente le stanze può migliorare l’esperienza.

Consentire ai partecipanti di rinominare le stanze in base all’argomento specifico o alle loro esigenze promuove un coinvolgimento più profondo e una maggiore interazione.

Ottimizzazione tecnica delle sessioni parallele in Zoom

L’importanza della connessione stabile e di un sistema operativo aggiornato

La qualità della connessione è fondamentale per una riunione senza intoppi.

Assicurarsi di avere una connessione Internet affidabile e incoraggiare i partecipanti a utilizzare connessioni cablate quando possibile contribuirà a evitare interruzioni indesiderate.

Allo stesso modo, assicurarsi che il software Zoom sia ben configurato, aggiornato all’ultima versione e che tutto il sistema operativo, driver inclusi, sia aggiornato.

Utilizzare correttamente tutte le funzionalità avanzate di Zoom

Zoom offre una serie di funzionalità avanzate spesso trascurate.

L’utilizzo di strumenti come la condivisione di schermo simultanea, la lavagna virtuale e i sondaggi interattivi aggiunge un livello di dinamicità alle riunioni, migliorando l’esperienza complessiva.

Per maggiori informazioni, ecco i nostri articoli specialistici per piattaforma:

• Zoom Meeting: le funzioni e i segreti della piattaforma
• Zoom Webinar: la piattaforma perfetta per webinar perfetti
• Zoom Event: tutto quello che devi sapere sulla piattaforma
• Zoom Education: verso la formazione del futuro

E ricorda che WebinarPro ha un servizio completo per l’assistenza sull’uso di Zoom e per il Training sull’uso avanzato di questa piattaforma webinar.

Gestione delle riunioni con BreakOut Rooms

Monitorare l’Attività delle Stanze

Durante una riunione, è fondamentale monitorare l’attività nelle stanze separate.

L’utilizzo di strumenti di analisi forniti da Zoom consente di valutare l’efficacia della suddivisione e apportare eventuali aggiustamenti in tempo reale.

Favorire la Partecipazione Attiva

Incoraggiare la partecipazione attiva è cruciale per il successo di ogni riunione virtuale.

Attraverso l’assegnazione di compiti specifici a ciascuna stanza e l’organizzazione di sessioni di domande e risposte, si stimola l’interesse e la partecipazione.

Ottimizzare le sale Zoom per una suddivisione efficace in stanze separate richiede una combinazione di strategie intelligenti e attenzione tecnica.

Implementando le suggerite best practices, è possibile garantire un’esperienza di riunione virtuale superiore, superando così la concorrenza e posizionandosi al top su Google.

Come fare una Breakout room su zoom

Ora che hai abilitato la funzione, per creare le sessioni parallele durante il tuo evento, segui questi passaggi.

Prima una premessa: per poterlo fare è necessario essere l’host del meeting e usare il client desktop (non è possibile farlo da smartphone o tablet).

Se hai seguito correttamente i passaggi precedenti, nella barra degli strumenti nella parte inferiore dell’interfaccia sarà possibile visualizzare il pulsante breakout room.

Cliccandoci sopra, appare una finestra popup contenente tutte le opzioni per impostare le sessioni di breakout.

Puoi scegliere il numero complessivo di piccole aule da creare, quanti partecipanti inserire in ciascuna sala e la modalità con cui saranno suddivisi gli ospiti.

Quest’ultima opzione presenta tre voci: 

• Assign Automatically, la piattaforma assegna i partecipanti in maniera casuale alle aule create;
• Assign Manually per assegnare manualmente gli invitati ad ogni singola room;
• Let Participants Choose Rooms per lasciar scegliere agli ospiti la stanza a cui partecipare.

Una volta effettuata la scelta, clicca su Create e, se hai deciso per l’assegnazione manuale dei partecipanti, procedi cliccando su Assign.

Puoi, inoltre, definire ulteriori opzioni di personalizzazione delle diverse sessioni parallele, come ad esempio la funzione Conto alla rovescia.

Infine, per utilizzare le sessioni parallele durante il tuo meeting Zoom, clicca sul pulsante Open all rooms dal menu presente in fondo all’interfaccia.

A questo punto, se vorrai comunicare con i partecipanti suddivisi nei vari gruppi, potrai farlo attraverso il comando Broadcast message to all. Mentre per terminare le sessioni di breakout e riportare tutti nella sala principale, è sufficiente cliccare su Close all rooms.

Se vuoi un aiuto per fare il salto di qualità e usare Zoom in maniera professionale ti consiglio di leggere uno dei nostri articoli cliccando qui.

Skype for business Breakout rooms

Se stai usando Skype for business devi sapere che non è possibile creare sessioni parallele così come le abbiamo definite all’inizio. In questo caso, la funzione più simile, è quella delle Chat room persistenti, ovvero stanze di discussione a tema.

Si tratta di spazi realizzati ad hoc in cui i partecipanti possono confrontarsi e parlare di vari argomenti attraverso l’uso esclusivo della chat.

Per attivare le chat room è necessario seguire questi passaggi:

• Bisogna selezionare nella finestra principale di Skype for business la scheda Chat room, scegliere Aggiungi chat room e cliccare su Crea chat room;
• Nella pagina Chat room personali, clicca Crea una nuova chat room;
• A questo punto, si aprirà una scheda in cui potrai personalizzare le impostazione della tua stanza di discussione: scegli un nome, scrivi una descrizione e definisci le impostazioni di privacy.

Ogni chat room può infatti essere 

• Aperta, ovvero chiunque può trovare la chat tramite la ricerca, leggere e scrivere al suo interno; 
• Chiusa, quando solo i membri possono leggere e scrivere i messaggi;
• Segreta, ovvero non visibile ai non membri. Infine puoi, aggiungere applicazioni web, scegliere la categoria della chat room, individuare i responsabili e aggiungere o rimuovere membri.

Una volta selezionate tutte le impostazioni desiderate e scelto se notificare l’invito alla chat room ai partecipanti, clicca su Crea ed il gioco è fatto!

Webex breakout rooms

Con Webex Meetings, gli organizzatori possono facilmente creare sessioni parallele in ogni momento della riunione e avviarle quando desiderato. Ecco come fare:

1. Dal menu Sessione interattiva, cliccare su Abilita sessione interattiva. Quando questa funzione è attiva, è possibile visualizzare il pulsante Sessioni interattive nei controlli delle riunioni. Puoi anche abilitare la funzione quando pianifichi una riunione;
2. Nella riunione, seleziona Sessioni interattive;
3. Scegli il numero di breakout rooms che desideri creare e la modalità di assegnazione dei partecipanti. Puoi decidere tra assegnazione casuale, manuale o consentire ad ogni partecipante di scegliere la sessione desiderata;
4. Clicca su Create Assignments per creare le aule di breakout;
5. Quando sei pronto ad avviare le sessioni remote, fai click su Avvia sessioni breakout;
6. Ed ecco fatto! Semplice vero?

Come usare le breakout rooms nella formazione online con i webinar: guida pratica e 5 esempi efficaci

La formazione online ha guadagnato sempre più popolarità negli ultimi anni, e i webinar sono diventati uno strumento essenziale per condividere conoscenze e coinvolgere gli utenti da remoto.

Tuttavia, per garantire un apprendimento interattivo e coinvolgente, è fondamentale sfruttare le breakout room con metodo e attenzione, prestando attenzione alle indicazioni più generali che abbiamo riportato in E-learning: come e perché integrarlo nel tuo business.

Esploriamo, quindi, come utlizzare le breakout rooms e come utilizzarle efficacemente nella formazione online con i webinar, con questi 5 esempi pratici che ti ispireranno sicuramente a creare esperienze formative coinvolgenti e interattive per i tuoi partecipanti.

1. Brainstorming virtuale.
   Avvia una breakout room per consentire ai partecipanti di condividere idee e soluzioni su un argomento specifico.
   Assegna loro compiti stimolanti e chiedi loro di tornare nella sessione principale per condividere le loro conclusioni.
   Ad esempio, puoi chiedere ai partecipanti di ideare nuove strategie di marketing per un prodotto specifico, o individuare nuovi mercati o, ancora, nuove applicazioni di un prodotto o un servizio.
2. Studio di caso.
   Utilizza le breakout rooms per suddividere i partecipanti in gruppi più piccoli, magari con un tutor di supporto e assegna loro un caso di studio da risolvere insieme, da discutere in gruppo o da applicare a un certo contesto differente (ad esempio alla tua azienda).
   Ogni gruppo può analizzare il caso, discutere le possibili soluzioni e condividere le loro conclusioni nella sessione principale. Questo esercizio stimola in modo importante la collaborazione e il pensiero critico.
3. Role play.
   Crea un’esperienza di apprendimento realistica utilizzando le breakout rooms per il role play.
   Assegna a ogni gruppo un ruolo specifico da interpretare in una situazione data.
   Ad esempio, puoi chiedere loro di simulare un colloquio di lavoro, una transazione commerciale, un customer journey o una negoziazione commerciale.
   Successivamente, i gruppi possono condividere le loro esperienze e ricevere feedback nella sessione principale.
4. Discussione guidata.
   Le breakout rooms sono uno strumento efficace per facilitare discussioni di gruppo in un contesto più riservato, diciamo più intimo.
   Dopo aver presentato un argomento nella sessione principale, suddividi i partecipanti in gruppi più piccoli per discutere l’argomento in dettaglio.
   Assegna quindi a ciascun gruppo dei punti di discussione specifici e chiedi loro di condividere le loro conclusioni con il resto del pubblico.
5. Attività di problem-solving.
   Organizza attività di problem-solving utilizzando le breakout rooms.
   Assegna a ogni gruppo un problema da risolvere e fornisce loro le risorse necessarie.
   I gruppi possono collaborare per trovare una soluzione e presentarla nella sessione principale.
   Questo tipo di attività stimola l’apprendimento attivo e incoraggia la partecipazione attiva dei partecipanti.

In tutte queste attività metti sempre a disposizione un tutor di processo, qualcuno che segua l’attività e che abbia il ruolo di facilitatore nella comunicazione online.

Se ti serve supporto nell’organizzazione di queste attività, contattaci: fisseremo una call e ragioneremo insieme sulla vasta gamma di attività collaborative che potete progettare insieme a WebinarPro.

Quale piattaforma scegliere se devi usare le breakout rooms

Se sei ancora alla ricerca della piattaforma per eventi perfetta per il tuo business, considerare la presenza dell’opzioni breakout rooms è un buon criterio di scelta: se ti serve questa importante funzione utile soprattutto per le tue sessioni di formazione online, allora Zoom rimane la soluzione migliore.

Le sessioni parallele infatti ti permetto di ottenere molti vantaggi:

1. Collaborazione più efficace: suddividendo i partecipanti in gruppi più piccoli, le Breakout Room favoriscono una comunicazione e una collaborazione più intense e mirate. I partecipanti possono infatti condividere idee, lavorare insieme su progetti e risolvere problemi in modo più efficiente e decisamente più efficace dal punto di vista formativo.
2. Coinvolgimento attivo: le Breakout Room consentono ai partecipanti di essere più attivi e coinvolti durante le riunioni, offrendo loro l’opportunità di partecipare attivamente alle discussioni e ai compiti di gruppo. Soprattutto pe ri più timidi, le sessioni paralle permettono di creare condizioni più intime di apprendimento, lavorando in gurppi più ristretti rispetto alla sessione plenaria.
3. Maggiori opportunità di apprendimento: le sessioni di formazione che utilizzano le Breakout Room possono offrire un ambiente di apprendimento più stimolante. I partecipanti, infatti, possono condividere conoscenze, porre domande e lavorare su esercizi pratici, migliorando così l’efficacia del processo di apprendimento e avendo un diretto supporto di tutor e docenti online.

In generale le sale per sottogruppi di lavoro di Zoom sono ancora poco sfruttate, ma stanno sempre più diventando uno strumento formativo di altissimo livello.

Se hai intenzione di condurre webinar con un ampio pubblico e promuovere l’interazione tra i partecipanti con attività e discussioni a tema, questa è la soluzione migliore.

Ma prendere la giusta decisione sul software giusto da utilizzare può essere difficile.

Per questo il team di WebinarPro ti aiuta a compiere la scelta migliore, confrontando diverse soluzioni e garantendoti solo il servizio più adatto al tipo di progetti che vuoi realizzare.

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