Breakout rooms: cosa sono e come crearle nei tuoi webinar

breakout rooms

Le breakout rooms sono una delle best practice più consigliate dagli esperti del settore per rendere gli eventi virtuali più interattivi.

Quale modo migliore per mantenere sempre alta l’attenzione del pubblico se non facendolo interagire con altri partecipanti? Non stupisce, quindi, che sempre più piattaforme implementino questa funzione all’interno dei loro servizi.

Per capire quali software permettono le breakout rooms e come crearle, continua a leggere i prossimi paragrafi.

Cosa sono le breakout rooms

Le breakout rooms sono sale virtuali più piccole, rispetto a quella principale, dove piccoli gruppi di partecipanti possono dialogare, collaborare e condividere idee su obiettivi definiti. Questo permette agli organizzatori di riuscire a tenere sotto controllo i partecipanti alla videochiamata (per esempio su Zoom) durante i momenti più salienti.

Questa funzione suddivide quindi il pubblico in sottogruppi e crea delle aule virtuali in cui gli utenti possono svolgere attività, alla fine delle quali l’organizzatore può riportare i partecipanti nella sala principale dell’evento.

Come abbiamo già anticipato, le breakout rooms sono considerate uno degli strumenti più efficaci per rendere i webinar interattivi. Infatti, implementare sessioni di breakout evita che il pubblico si distragga con altre attività e permette di far svolgere ai partecipanti delle azioni che in una grande videochiamata “normale” non è possibile svolgere.

Ma come creare una breakout rooms durante un evento online?

Per tua fortuna, oggi sono sempre di più i software che offrono questa funzione e nei prossimi paragrafi ti spiegherò come creare sessioni di breakout con le principali piattaforme webinar presenti sul mercato: ZoomSkype for Business e Webex.

Per capire come scegliere la piattaforma webinar più adatta a te ti consiglio di cliccare qui per leggere uno dei nostri articoli appositamente scritti per farti scegliere il software migliore.

Breakout rooms zoom

Zoom è la prima piattaforma webinar di cui parleremo oggi e, probabilmente, la più popolare.

La sua funzione di breakout rooms è molto apprezzata da tutti coloro che ospitano eventi con un alto numero di partecipanti e desiderano offrire al pubblico l’opportunità di dialogare e confrontarsi su specifici temi.

Ma non solo, suddividere i partecipanti in piccoli sottogruppi è particolarmente utile anche per far svolgere attività, ludiche o di lavoro, in modo proficuo e senza distrazioni.

L’app Zoom permette di creare fino a 50 sessioni di breakout contemporaneamente, in cui ogni partecipante ha il controllo sul proprio video, audio e opzioni di condivisione dello schermo. Inoltre, è possibile registrare ogni sala riunioni in locale.

Per attivare la funzione breakout rooms di Zoom bisogna seguire questi passaggi:

  • Innanzitutto è necessario avere il client desktop e un account Zoom (come scaricare e creare un account Zoom lo trovi qui);
  • Dopodiché, devi accedere al tuo account e selezionare le Impostazioni;
  • Individua quindi la voce In Meeting (Advanced) e attiva il toggle chiamato breakout rooms;
    • Sempre in questa sezione puoi attivare anche la voce Allow host to assign participants to breakout rooms when scheduling e permettere così agli organizzatori di assegnare alle varie sessioni dei partecipanti specifici;
  • Infine, ricordati di cliccare su Save per far si che la funzione sia attiva nei prossimi meeting.

Come fare un breakout rooms su zoom

Ora che hai abilitato la funzione, per creare le breakout rooms durante il tuo evento, segui questi passaggi.

Prima una premessa: per poterlo fare è necessario essere l’host del meeting e usare il client desktop (non è possibile farlo da smartphone o tablet).

Se hai seguito correttamente i passaggi precedenti, nella barra degli strumenti nella parte inferiore dell’interfaccia sarà possibile visualizzare il pulsante breakout rooms. Cliccandoci sopra, appare una finestra popup contenente tutte le opzioni per impostare le sessioni di breakout. Puoi scegliere il numero complessivo di piccole aule da creare, quanti partecipanti inserire in ciascuna sala e la modalità con cui saranno suddivisi gli ospiti.

Quest’ultima opzione presenta tre voci: 

  • Assign Automatically, la piattaforma assegna i partecipanti in maniera casuale alle aule create;
  • Assign Manually per assegnare manualmente gli invitati ad ogni singola room;
  • Let Participants Choose Rooms per lasciar scegliere agli ospiti la stanza a cui partecipare.

Una volta effettuata la scelta, clicca su Create e, se hai deciso per l’assegnazione manuale dei partecipanti, procedi cliccando su Assign.

Puoi, inoltre, definire ulteriori opzioni di personalizzazione delle breakout rooms, come ad esempio la funzione Conto alla rovescia.

Infine, per utilizzare le breakout rooms durante il tuo meeting Zoom, clicca sul pulsante Open all rooms dal menu presente in fondo all’interfaccia.

A questo punto, se vorrai comunicare con i partecipanti suddivisi nei vari gruppi, potrai farlo attraverso il comando Broadcast message to all. Mentre per terminare le sessioni di breakout e riportare tutti nella sala principale, è sufficiente cliccare su Close all rooms.

Se vuoi un aiuto per fare il salto di qualità e usare Zoom in maniera professionale ti consiglio di leggere uno dei nostri articoli cliccando qui.

Skype for business breakout rooms

Se stai usando Skype for business devi sapere che non è possibile creare breakout rooms così come le abbiamo definite all’inizio. In questo caso, la funzione più simile a una breakout rooms, è quella delle Chat room persistenti, ovvero stanze di discussione a tema.

Si tratta di spazi realizzati ad hoc in cui i partecipanti possono confrontarsi e parlare di vari argomenti attraverso l’uso esclusivo della chat.

Per attivare le chat room è necessario seguire questi passaggi:

  • Bisogna selezionare nella finestra principale di Skype for business la scheda Chat room, scegliere Aggiungi chat room e cliccare su Crea chat room;
  • Nella pagina Chat room personali, clicca Crea una nuova chat room;
  • A questo punto, si aprirà una scheda in cui potrai personalizzare le impostazione della tua stanza di discussione: scegli un nome, scrivi una descrizione e definisci le impostazioni di privacy.

Ogni chat room può infatti essere 

  • Aperta, ovvero chiunque può trovare la chat tramite la ricerca, leggere e scrivere al suo interno; 
  • Chiusa, quando solo i membri possono leggere e scrivere i messaggi;
  • Segreta, ovvero non visibile ai non membri. Infine puoi, aggiungere applicazioni web, scegliere la categoria della chat room, individuare i responsabili e aggiungere o rimuovere membri.

Una volta selezionate tutte le impostazioni desiderate e scelto se notificare l’invito alla chat room ai partecipanti, clicca su Crea ed il gioco è fatto!

Webex breakout rooms

Con Webex Meetings, gli organizzatori possono facilmente creare breakout rooms in ogni momento della riunione e avviarle quando desiderato. Ecco come fare:

  1. Dal menu Sessione interattiva, cliccare su Abilita sessione interattiva. Quando questa funzione è attiva, è possibile visualizzare il pulsante Sessioni interattive nei controlli delle riunioni. Puoi anche abilitare la funzione quando pianifichi una riunione;
  2. Nella riunione, seleziona Sessioni interattive;
  3. Scegli il numero di breakout rooms che desideri creare e la modalità di assegnazione dei partecipanti. Puoi decidere tra assegnazione casuale, manuale o consentire ad ogni partecipante di scegliere la sessione desiderata;
  4. Clicca su Create Assignments per creare le aule di breakout;
  5. Quando sei pronto ad avviare le sessioni remote, fai click su Avvia sessioni breakout;
  6. Ed ecco fatto! Semplice vero?

Quale piattaforma scegliere?

Se sei ancora alla ricerca della piattaforma per eventi perfetta per il tuo business, considerare la presenza dell’opzioni breakout rooms è un buon criterio di scelta. Soprattutto, se hai intenzione di condurre webinar con un ampio pubblico e promuovere l’interazione tra i partecipanti con attività e discussioni a tema.

Ma prendere la giusta decisione sul software giusto da utilizzare può essere difficile. Per questo noi di WebinarPro ti aiutiamo a compiere la scelta migliore per te, confrontando diverse soluzioni e garantendoti solo il servizio migliore per raggiungere il successo.

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