Come usare Zoom: la guida completa

Tutti negli ultimi anni sono entrati almeno una volta sulla piattaforma Zoom che sia per fare una riunione o assistere ad un webinar.

Ma le domande su come usare Zoom perfettamente e come fare questa o quell’altra cosa all’interno della piattaforma sono tante. Ecco perché abbiamo deciso questa semplice guida.

In questo articolo andremo a fare chiarezza sul mondo della piattaforma Zoom, in modo che tu riesca ad utilizzare la piattaforma perfettamente!

Qui troverai spiegate le funzioni basiche di Zoom ma non solo. Nello specifico vedremo:

Cos’é Zoom e come si usa?

Partiamo dalle basi: cos’è Zoom?

Zoom il software di videoconferenza più diffuso sul mercato, che ha guadagnato grande popolarità negli ultimi anni, tanto da essere diventato per molti sinonimo di molti termini: videocall, videoconferenza, webinar, webmeeting tanto da essere chiamate semplicemente Zoom o Zoom Call.

La società è stata fondata nel 2011 da Eric Yuan, un ex ingegnere e dirigente di Cisco, che ha lanciato la sua piattaforma nel 2013.

In Italia ha iniziato la sua diffusione qualche anno dopo, diventando leader nel settore nel 2020. Il resto è decisamente storia!

Come funziona Zoom?

La piattaforma online Zoom si presenta come una piattaforma intuitiva e ricca di funzionalità che permette di effettuare videochiamate di gruppo, conferenze online, webinar e molto altro ancora.

Le opzioni di utilizzo messe a disposizione da Zoom sono veramente molte, quindi non esiste una sola risposta alla domanda.

Per questo motivo, per rispondereì abbiamo suddiviso il paragrafo in modo che tu possa imparare le basi di come usare Zoom sia da pc che da telefono, sia con che senza applicazione.

Come usare Zoom su pc?

La risposta è molto semplice: o utilizzi la versione online di Zoom, oppure, scarichi il client desktop direttamente sul tuo pc.

Analizziamo entrambe le opzioni partendo da come usare Zoom nella sua versione online.

Come entrare su Zoom senza scaricare l’app?

Puoi utilizzare Zoom online, senza scaricare nessuna applicazione, effettuando l’accesso via browser. 

I browser che consentono l’accesso a Zoom sono i più usati:

• Google Chrome;
• Microsoft Edge;
• Mozilla Firefox;
• Safari.

Come avrai notato c’è un grande assente: Internet Explorer.

Infatti l’accesso tramite questo browser crea qualche problema tecnico a causa dell’assenza di un plugin dedicato a Zoom, pertanto te lo sconsiglio.

Per accedere via browser senza dover scaricare e installare nulla sul tuo pc avrai bisogno soltanto del Meeting ID, ovvero del codice da 9 a 11 numeri che trovi nella mail di invito o promemoria che ricevi da direttamente da Zoom quando viene pianificata la call.

In caso non riuscissi a trovarlo, puoi chiedere all’organizzatore di condividertelo. Attraverso il Meeting ID infatti potrai accedere direttamente alla call senza ulteriori passaggi. 

Vediamo ora come usare Zoom sul tuo pc scaricando gratuitamente il client desktop.

Come installare Zoom gratis?

Per capire come usare Zoom da pc attraverso l’applicazione, per prima cosa, devi assicurati che il tuo pc abbia questi requisiti minimi raccomandati: 

• Sistema operativo: utilizzare Windows 7 o successivi, oppure, Mac, MacOs X con 10.9 o successivi; 
• RAM: almeno 4GB disponibili;
• Processore: 2Ghz o superiore.

Hai questi requisiti? Bene, allora puoi scaricare il Client Zoom dal Download Center e installarlo sul tuo computer.

Ora che hai scaricato l’app sul tuo pc e sei pronto! Vediamo come usare Zoom sul pc.

Come fare per usare Zoom sul pc?

Zoom desktop è probabilmente la soluzione più compelta, comoda e semplice da usare su Mac e Windows.

Dopo aver installato e avviato il client ufficiale del servizio, bisogna cliccare su uno dei due pulsanti presenti:

• Accedi se hai già un account Zoom; 
• Iscriviti gratuitamente, in modo tale da registrarti con la tua email.

E il gioco è fatto! Sei dentro la tua piattaforma Zoom.

Un consiglio: tieni aggiornata il tuo Zoom Desktop per garantirti la massima performance e l’attivazione di tutte le funzionalità.

Come usare Zoom dal pc?

Utilizzare la Piattaforma Zoom da pc, è molto più semplice di quel che si pensa.

Una volta effettuato il login, nella pagina iniziale è possibile:

1. Avviare una Nuova riunione;
2. Oppure è possibile partecipare ad una riunione cliccando sul pulsante blu Entra.

Prima della riunione, è possibile facilmente modificare alcune impostazioni relative alla webcam e al microfono:

• Se vuoi lavorare sulla webcam, clicca sulla tua foto profilo nella pagina iniziale della piattaforma e seleziona la voce Impostazioni, poi vai su Video, e infine su Camera, seleziona la webcam da utilizzare e regola aspect ratio, risoluzione ed effetti. Dalla sezione dedicata alle Riunioni, invece, puoi indicare altre preferenze.
• Per quanto riguarda il microfono, invece, seleziona la voce Audio dalla barra laterale presente sulla sinistra della finestra delle Impostazioni aperta a schermo e, mediante il menù situato in corrispondenza della voce Microfono, seleziona il microfono da utilizzare. Per testarlo, clicca sul pulsante di test, inizia a dire qualcosa e clicca sul pulsante di registrazione per stoppare la registrazione e poi sul pulsante di riproduzione per verificare la qualità audio. Qualora tu voglia regolare manualmente il livello del volume in entrata, togli la spunta dalla casella per regolare automaticamente il volume del microfono e utilizza la barra di regolazione per le modifiche.

Come vedi, le impostazioni a tua disposizione sono molteplici, basta solo sapere dove cercare!

Vediamo ora come usare Zoom sul telefono.

Come collegarsi a Zoom con cellulare: l’App Zoom

La piattaforma Zoom ha sviluppato un’applicazione scaricabile sia su smartphone che su tablet (sia Android che Apple), che permette di usufruire di tutti i servizi Zoom ovunque ci troviamo.

Come installare Zoom gratis?

Le modalità di istallazione dell’App Zoom sono simili per Android e iOS ma distinguiamoli per semplicità.

• Per scaricare Zoom su Android, apri innanzitutto il Play Store e cerca “Zoom” nel campo di ricerca collocato in alto e premi sul risultato Zoom Workplace. Altrimenti, puoi anche cliccare direttamente su questo link, in modo tale da recarti direttamente sulla sua pagina di download. Ora, premi sul bottone Installa e attendi che l’app venga effettivamente installata. Completata la procedura clicca sul pulsante Apri per avviare Zoom.
• Per quanto riguarda iOS, quindi su iPhone o iPad bisogna aprire l’App Store. Successivamente clicca sulla scheda Cerca scrivi “Zoom” nel campo di ricerca, successivamente fai tap sulla dicitura Zoom Workplace. Se ti è più comodo, puoi cliccare direttamente su questo link, così da recarti sulla sua pagina di download in modo più immediato. Ora premi sul bottone Ottieni e, se richiesto, confermare il download mediante Face ID, Touch ID o password del tuo ID Apple.

Per quanto riguarda l’iscrizione e l’accesso, funziona esattamente come già ti ho spiegato nel paragrafo precedente in relazione al pc. Quindi bisogna cliccare su Accedi se sei già registrato o Iscriviti gratuitamente, in modo tale da registrarti con la tua email.

Come si utilizza Zoom sul cellulare?

L’app Zoom è molto utile da utilizzare quando siamo fuori dall’ufficio e abbiamo la necessità di partecipare ad una riunione o vogliamo prendere parte ad un webinar.

Una volta effettuato il login, nella pagina iniziale è possibile:

1. Avviare una Nuova riunione;
2. Partecipare ad una riunione cliccando sul pulsante blu Entra.

Alternativamente, per partecipare a una riunione è possibile cliccare sul link che vi viene inviato e aprire l’app Zoom.

Durante la riunione, è possibile modificare alcune impostazioni relative alla webcam e al microfono.

Mediante i pulsanti situati in basso, infatti, puoi chiudere microfono e fotocamera, condividere contenuti, vedere la lista degli altri partecipanti e così via.

Per abbandonare una call, invece, fai tap sul pulsante apposito, situato in alto a destra, e conferma.

Se vuoi ottenere informazioni aggiuntive per capire meglio come usare Zoom sul cellulare, abbiamo scritto un intero articolo a questo scopo: App Zoom: come scaricarla e usarla al meglio.

Come avviare una videochiamata con Zoom?

Ormai le videochiamate (o anche teleconferenze) sono diventate uno strumento fondamentale per il lavoro, e Zoom si è affermato come uno dei principali servizi per le videochiamate di gruppo.

Per organizzare una videochiamata con Zoom:

• Fai clic sul pulsante “Nuova riunione” o “Organizza riunione” nell’interfaccia principale dell’applicazione;
• Inserisci un titolo per la riunione e seleziona le impostazioni desiderate, come attivare/disattivare la videocamera o il microfono all’avvio;
• Fai clic su “Avvia” per avviare la videochiamata.

E il gioco è fatto!

Come si fa ad organizzare una riunione su Zoom?

Ma se invece di avviare una riunione in tempo reale la volessi programmare? Eccoti di seguito tutti i passaggi per organizzare un meeting su Zoom:

• Dopo essere entrato con le tue credenziali seleziona dal menù sulla tua destra “Riunioni” e clicca su “Pianifica una riunione” a destra;
• Inserisci l’Argomento ovvero il titolo della tua riunione;
• Stabilisci Quando ovvero data e ora della tua riunione e la sua Durata;
  (Attenzione: il piano Zoom Basic prevede una durata massima di 40 minuti per le riunioni con 3 o più partecipanti. Se hai bisogno di maggior tempo effettua l’upgrade del tuo account);
• Inserisci il tuo fuso orario (solitamente viene rilevato automaticamente dal dispositivo in uso);
• Se invece stai programmando una riunione con cadenza periodica o che sai già si ripeterà più volte in un determinato arco di tempo clicca su “Riunione ricorrente”.

Queste sono le impostazioni più basiche. Ma Zoom offre un’ulteriore personalizzazione delle impostazioni:

• Come ID riunione lascia selezionato “Genera automaticamente”;
• E per il paragrafo Sicurezza, avrai una Passcode. Dovrai comunicarla solo a chi parteciperà da dispositivo mobile. Per tutti gli altri invece sarà incorporata nel link di accesso;
• “Sala d’attesa“ è una impostazione molto importante. Se prevedi una riunione con molti partecipanti ti permetterà di avere il controllo sugli accessi o evitare accessi indesiderati;
• Video: ti consigliamo di disattivare il video all’ingresso in modo da dare la possibilità ai partecipanti – (anche quelli più distratti!) di controllare la propria webcam e attivarla solo quando saranno pronti;
• Opzioni riunioni: stesso discorso del video per l’audio, specialmente se la riunione è già iniziata, non vorrai tante interruzioni causate da microfono aperti.
• Infine Zoom ti dà la possibilità di registrare in locale la tua riunione. Ti consiglio di non selezionare la registrazione automatica e avviare invece la registrazione manualmente dalla piattaforma (c’è un pratico bottone sul menù) in modo da non dover effettuare editing per tagliare una parte iniziale fatta perlopiù di solito di saluti iniziali. 

A questo punto puoi cliccare su Salva. La riunione è stata pianificata!

Come inviare invito Zoom?

Inviare un invito ad una riunione Zoom è molto semplice!

Quando stai pianificando una riunione, nella sezione “Partecipanti” inserisci le mail di coloro che vuoi invitare nella tua Zoom.

Una volta inserite tutte le impostazioni della riunione, cliccando su “Salva” verrà inviato una mail d’invito a coloro che hai inserito.

In questa fase puoi anche scegliere se inserire l’evento nel tuo calendario Google o di Outlook (l’account deve essere collegato per poter fare ciò).

Se invece vuoi invitare qualcuno dopo aver avviato la videoconferenza, puoi invitare i partecipanti cliccando sul pulsante “Invita” o “Condividi invito” nell’interfaccia dell’applicazione.

Puoi condividere il link di invito tramite email, messaggi istantanei o copiando il link e inviandolo manualmente. Assicurati di fornire tutte le informazioni necessarie, come l’ora di inizio, il titolo della riunione e le istruzioni su come partecipare.

Come entrare in un meeting con Zoom?

Se sei stato invitato a partecipare a una videoconferenza, riceverai un link di invito.

Clicca sul link e sarai reindirizzato alla riunione in corso.

Una volta nella riunione, puoi attivare la videocamera e il microfono, se necessario, utilizzando i pulsanti appropriati nell’interfaccia.

Puoi anche utilizzare la chat per inviare messaggi testuali durante la videoconferenza.

Come entrare in una riunione Zoom con Id e Password?

Partecipare ad una riunione sulla Piattaforma Zoom utilizzando id e password, è semplicissimo.

Ecco come usare zoom tramite id e password forniti dall’organizzatore dell’evento:

• Accedi alla pagina zoom.us/it/join o clicca sul link presente nella mail d’invito.
• Inserisci l’ID della riunione fornito dell’organizzatore;
• Clicca su “Partecipa” e scegli la modalità con cui vuoi utilizzare la piattaforma web zoom (se dall’app desktop oppure dal browser);
• Se viene richiesto, consenti alla piattaforma zoom di accedere al tuo microfono e alla tua videocamera;
• Inserisci il nome che gli altri partecipanti visualizzeranno e clicca nuovamente su “Partecipa“;
• Se viene chiesto, inserisci anche la password fornita dall’organizzatore e clicca ancora su “Partecipa“.

Come hai potuto appurare entrare in una riunione Zoom tramite ID e Password è davvero semplice e puoi farlo anche senza avere un account Zoom o l’applicazione scaricata.

Come intervenire in una riunione Zoom?

Durante la riunione, puoi utilizzare i pulsanti situati in basso per intervenire durante la riunione.

Ecco quali sono:

1. Disattiva/Attiva l’audio, per disattivare e attivare il microfono; 
2. Disattiva/Attiva Video, per disattivare e attivare la webcam; 
3. Invita, per inviare nuovi inviti; 
4. Partecipanti, per controllare i vari partecipanti alla call;
5. Condividere lo schermo, per condividere lo schermo; 
6. Chattare, per inviare messaggi ai partecipanti della conferenza: attraverso il menù a tendina puoi inviare sia messaggi diretti ad uno dei partecipanti che a tutti i partecipanti della call; 
7. Registrazione, per registrare la call;
8. Reazioni per inviare delle reazioni (sono delle simpatiche emoij che appaiono sullo schermo”;
9. Alzata di mano per segnalare mentre qualcun altro sta parlando che al termine vuoi intervenire tu.
10. Termina per abbandonare la conversazione o terminare la conferenza per tutti.

Queste sono tutti le possibilità che hai per intervenire in una riunione Zoom. Come vedi, è anche in questo caso molto semplice e intuitivo.

Quanto costa Zoom?

La risposta è dipende dal motivo per cui lo vuoi acquistare!

La versione gratuita di Zoom ti permette, come dicevamo poco sopra, di effettuare call di 40 minuti e hai accesso ad alcune funzione limitate (ad esempio, non c’è l’AI companion, l’Ai di Zoom)

La versione a pagamento di Zoom ha costi differenti a seconda delle feature a cui vuoi accedere.

Dipende ad esempio da quanti partecipanti vuoi per ogni singola riunione, se ti serve solamente per delle riunioni, oppure anche per eventi e Webinar. In generale, questo è il listino prezzi aggiornato ad oggi di Zoom.

Se vuoi acquistare Zoom, WebinarPro è Silver Partner Reseller. Questo significa che possiamo aiutarti se:

• Hai bisogno di un corso online completo in italiano per comprende chiaramente come usare Zoom in ogni suo dettaglio;
• Hai già la piattaforma Zoom e hai bisogno di una consulenza personalizzata su come usare Zoom;
• Hai bisogno della tua licenza Zoom ma non vuoi iniziare una trafila burocratica: ci pensiamo noi e il tutto in italiano!
• Hai bisogno per un evento particolarmente importante un servizio di regia completa sulla tua piattaforma Zoom.

Qui sotto trovi il modulo per chiederci qualsiasi informazione. E saremo felici di offrirti una call di approfondimento completamente gratuita per aiutarti a scegliere quale soluzione Zoom è più adatta alle tue esigenze.

Ti aspettiamo dall’altra parte!