Zoom Rooms: rendi le tue riunioni interattive e dinamiche

Prova ad immagine la tua azienda con degli spazi davvero adeguati ad un team di lavoro ibirido.

Immagina se esistesse una tecnologia che ti permettesse di organizzare al meglio gli spazi e il tempo dei tuoi dipendenti oltre che consentirti di realizzare riunioni online in modo smart.

Sarebbe meraviglioso, oltre che estremamente funzionale, vero?

Beh, questa tecnologia ad oggi esiste, e si chiama Zoom Rooms!

Zoom Rooms consente, infatti, di rendere smart la sala riunioni e le postazioni di lavoro all’interno della tua azienda, permettendo, sia ai dipendenti che lavorano in presenza, sia a coloro che lavorano da casa, d’interagire e lavorare in modo efficiente.

In questo articolo, andremo a scoprire molto più nel dettaglio la tecnologia delle Zoom Rooms, vedremo quali sono le funzionalità offerte, come configurarle e, soprattutto, come è possibile averle!

Cosa sono le Zoom Rooms?

Partiamo innanzitutto con il capire che sono sono effettivamente le Zoom Rooms.

Le Zoom Rooms sono aree di lavoro moderne per team ibridi che consentono ai partecipanti, dovunque si trovino (in ufficio, in aula o a casa), di interagire in tempo reale grazie alla condivisione schermo e audio.

Le riunioni Zoom realizzate con le Zoom Rooms, consentono di avviare una riunione, prenotare una sala e condividere contenuti in modo semplice e veloce.

Vediamo più nel dettaglio quali sono le funzionalità principali offerte da Zoom Rooms.

Funzioni principali delle Zoom Rooms

Scopriamo insieme quali sono le funzioni che sono messe a disposizione degli utenti per Zoom Rooms:

1. Prenotazione postazione
2. Smart Gallery;
3. Receptionist virtuale;
4. Controllo da più dispositivi;
5. Pannello fuoriporta;
6. Comandi vocali avanzati;
7. Insegne digitali.

Queste sono le 7 funzionalità offerte da Zoom Rooms, analizziamole più nello specifico una per una!

Prenotazione postazione delle Zoom Room

La prenotazione della postazione consente ai team di prenotare aree di lavoro.

Per area di lavoro si può intendere una scrivania aperta, un dispositivo Zoom personalizzato, uno Zoom Phone, o un’intera sala riunioni!

Grazie a questa funzionalità, gli spazi di lavoro all’interno della tua azienda diventeranno degli spazi flessibili, in quanto, non saranno più dei semplici luoghi, ma si trasformeranno in uno spazio moderno da vivere a 360°.

Il sistema di prenotazione postazione è stato progettato e realizzato per essere intuitivo e, quindi, di semplice utilizzo per tutti.

Prenotare una postazione è infatti estremamente semplice:

1. Visualizza le disponibilità: sul tuo dispositivo verrà visualizzata una specie di cartina, dalla quale potrai selezionale la postazione di tuo interesse. La cosa fantastica è che puoi organizzarti per seguire le tue riunioni Zoom ovunque ti trovi, senza per forza essere in ufficio;
2. Prenota lo spazio di tuo interesse con un semplice click;
3. Una volta arrivato in ufficio, se non sai esattamente dove si trovi la tua postazione, grazie all’applicazione di Zoom, sarà possibile visualizzare una sorta di navigatore che ti guiderà fino alla tua postazione;
4. Una volta trovata la tua postazione effettua il check-in per confermare la tua presenza;
5. Una volta terminato il tuo lavoro effettua il check-out per rendere di nuovo disponibile quella postazione.

Come puoi ben vedere è un servizio organizzato e pensato nei minimi dettagli, perfetto per ottimizzare l’utilizzo degli spazi di lavoro.

Smart Gallery per le Zoom Room

La funzione Smart Gallery sfrutta l’intelligenza artificiale per riprendere più persone con una sola videocamera all’interno di una Zoom Rooms.

Mi spiego meglio illustrandoti una situazione reale.

Immagina di star partecipando ad una riunione Zoom da casa. Alcuni tuoi colleghi sono in smart working come te, mentre, altri, stanno lavorando in presenza in ufficio e sono collegati dalla sala riunioni.

Con un sistema tradizionale vedresti perfettamente in video il viso di coloro che sono collegati da casa, mentre, per coloro che si trovano in azienda, vedresti inquadrata perfettamente l’intera sala riunioni, senza la possibilità di visualizzare bene il viso dei tuoi colleghi.

Ed è proprio a questo punto che entra in gioco la tecnologia della Smart Gallery di Zoom Rooms.

Grazie all’intelligenza artificiale infatti, la videocamera riconoscerà perfettamente i volti di coloro che sono seduti in sala riunioni e li renderà perfettamente visibili sul tuo schermo.

In pratica è come se coloro che si trovano in presenza fossero collegati da casa proprio come te, ma in realtà non è così.

In questo modo, i partecipanti da casa ottengono un’esperienza face-to-face migliorata e riescono ad interagire meglio con i colleghi nella Zoom Room.

L’unico limite al momento presente è che è possibile visualizzare fino a 6 flussi video unici al momento.

Receptionist virtuale

Grazie alla modalità tutto schermo, interagisci faccia a faccia con un receptionist virtuale, indipendentemente dal luogo in cui si trova fisicamente.

Sullo schermo sarà possibile visualizzare qualsiasi messaggio, in modo da personalizzarlo a seconda dell’ambiente e dello scopo.

Per avere una reception virtuale si frutta la tecnologia di Kiosk Zoom, ovvero uno schermo posizionabile dove vuoi, che, dopo averlo configurato, sarà collegato direttamente con una persona o un reparto a seconda delle tue esigenze.

Comodo no?

Controllo da più dispositivi

Ora è possibile controllare le riunioni dai dispositivi mobili personali.

Per controllare le riunioni infatti non è necessario utilizzare il controller presente all’interno delle Zoom Rooms, ma sarà sufficiente utilizzare il proprio smartphone. I comandi a disposizione saranno esattamente gli stessi!

Pannello fuoriporta

Il software del pannello fuoriporta è incluso in tutte le Zoom Rooms e semplifica l’esperienza di prenotazione delle sale.

In che cosa consiste esattamente?

Si tratta di uno schermo digitale, posto all’esterno delle Zoom Rooms, dal quale è possibile:

• Prenotare velocemente la sala;
• Invitare i partecipanti alle riunioni;
• Mostrare la pianificazione della sala;
• Verificare quante persone sono presenti all’interno della sala;
• Capire se è in corso una riunione in questo momento e quando finirà;

Come vedi, un solo schermo consente di avere tantissime informazioni, ed è anch’esso un supporto all’organizzazione efficiente del lavoro.

Comandi vocali avanzati

All’interno delle Zoom Rooms è possibile gestire le riunioni Zoom attraverso comandi vocali.

Tali comandi vocali sono stati recentemente aggiornati, offrendo comandi e assistenza su piattaforme hardware aggiuntive.

Ora ci sono più modi per controllare la riunione senza toccare il controller condiviso: basterà la tua voce per fare tutto!

Insegne digitali su Zoom

Ultimissima novità in casa Zoom Rooms sono le insegne digitali.

Ma cosa sono?

Le insegne digitali sono incluse in numero illimitato in tutte le licenze Zoom Rooms, e ti consentono di:

• Condividere immagini, URL e Video su qualsiasi display connesso alla tua rete;
• Condividere in modo wireless il display;
• Trasmettere una riunione aziendale con tutti i partecipanti;
• Visualizzazione delle sale e delle aree di lavoro disponibili in quel momento.

L’insegna digitale è quindi una grande bacheca digitale, utilizzabile per differenti scopi a seconda delle esigenze.

E con questa nuovissima funzionalità, si concludono quelle incluse in Zoom Rooms.

Come hai ben potuto vedere, grazie alle numerose funzionalità incluse, l’ambiente di lavoro della tua azienda diventerà estremamente smart, favorendo la flessibilità del lavoro e, soprattutto, dei tuoi dipendenti.

Passiamo ora all’analisi dei prerequisiti per configurare tutto questo.

Prerequisiti per configurare Zoom Rooms

Due sono i prerequisiti necessari per poter utilizzare questo strumento: 

• La licenza Zoom Rooms
• Ruolo con accesso sul Web Portal

Il tuo account deve includere delle licenze per Zoom Room o una prova di 30 giorni gratuita.

Nota bene: il piano gratuito permette di realizzare riunioni di massimo 40 minuti.

Contattaci per acquistare la tua licenza Zoom con noi, con tutti i vantaggi dei nostri servizi e la fatturazione in italiano!

Una volta acquistata la licenza è necessario configurare Zoom Rooms stesso all’interno della tua sala conferenze.

Se vuoi sapere nel dettaglio come fare, ti rimando alla guida introduttiva realizzata da Zoom, in cui sono spiegati nel dettaglio tutti i passaggi su come configurare hardware, sistema operativo e software necessari per Zoom Rooms.

Come si configura la smart gallery per le riunioni zoom?

Una volta effettuati tutti i passaggi per configurare hardware, sistema operativo e software, c’è un’ultima configurazione da fare: quella della smart gallery.

Se ti stai chiedendo come abilitare questa utile funzione, non ti preoccupare, sono qui apposta per aiutarti!

Per abilitare la funzione Smart Gallery, bisogna utilizzare l’impostazione multi-stream su:

1. Controller
   • Seleziona Camera Control sull’interfaccia del controller;
   • Seleziona Multi-stream. Vedrai ogni telecamera della sala conferenze sul display;
   • (Opzionale) Seleziona Max Feed Number per limitare il numero di feed video visualizzati;
2. Zoom Rooms for Touch display
   • Seleziona More sul display, e poi Settings;
   • Seleziona Camera, e poi Open Camera Control;
   • Seleziona Multi-stream. Vedrai ogni telecamera della sala conferenze sul display;
   • (Opzionale) Seleziona Max Feed Number per limitare il numero di feed video visualizzati.

Volendo è possibile impostarla anche come opzione predefinita.

Zoom Rooms e breakout rooms: attenzione alla differenza!

Sentendo nominare le Zoom Rooms, si potrebbe pensare che queste siano la versione di Zoom delle breakout rooms ma non è assolutamente così!

Le Breakout Rooms sono delle stanze che consentono di suddividere in gruppi più piccoli i partecipanti, in modo da riuscire a tenere sotto controllo tutti durante le videochiamate.

Quindi, si tratta di piccole sale virtuali in cui i partecipanti si riuniscono per discussioni, confronti o attività collaterali.

Le Zoom Rooms sono delle vere e proprie stanze fisiche, che grazie alla tecnologia Zoom sono rese smart.

Quindi, la differenza tra le due è che, Zoom Rooms è un intero sistema di modernizzazione dell’ambiente di lavoro, mentre, le breakout rooms sono delle semplici sotto-chiamate virtuali all’interno di una normale chiamata Zoom.

Come avrai sicuramente compreso, sono due cose ben diverse!

Scegli il piano Zoom Room adatto a te

Per iniziare a rendere più smart il tuo ambiente di lavoro grazie all’implementazione di Zoom Rooms è necessario acquistare una licenza specifica.

Il costo della licenza, come avrai sicuramente immaginato leggendo a quali funzionalità avrai accesso, non è irrisorio, anzi!

Ma la buona notizia è che esiste una versione di prova gratuita!

Esatto, hai letto bene! Proprio perché riconosce il grosso cambiamento che porta nella tua azienda, Zoom consente di provare gratuitamente Zoom Rooms per 30 giorni.

Cosa comprende la prova gratuita?

Tutte le funzionalità elencate sopra e molto altro!

Nello specifico, le funzionalità di cui non abbiamo parlato nello specifico sono:

• Piano whiteboard plus;
• Partecipa alle riunioni con un click;
• Condivisione di prossimità wireless con un click;
• Multi-condivisione wireless;
• Audio e Video HD 720p;
• Un massimo di 1.000 partecipanti per le riunioni zoom o 10.000 spettatori per webinar;
• Insegne digitali illimitate sia internamente che esternamente alle sale riunioni;
• Visualizzazione della pianificazione illimitata;
• Gestione delle sale;
• Lavagna Zoom e annotazione congiunta touch e interattiva;
• Comandi luce e ambiente della sala;
• Un massimo di 10 controller di sala;
• Un massimo di 3 schermi;
• Numero illimitato di fotocamere nella sala;
• La possibilità di partecipare a riunione di terze parti con un click;
• Funziona con l’hardware dei dispositivi e con un ecosistema hardware aperto;
• Integrazione con i calendari di altri client (Office 365, Google ed Exchange);
• Interfaccia di controllo di facile utilizzo;
• Registrazione e trascrizione delle riunioni nel cloud.

Le funzionalità di Zoom Rooms sono davvero molte e ,se una volta terminata la prova gratuita, vorrai continuare ad utilizzare questa fantastica tecnologia, le opzioni di acquisto sono ben 2:

1. Licenze Zoom Rooms: consente di acquistare fino a 49 licenze Zoom Rooms online;
2. Zoom Rooms Enterprise: ti supporta nella distribuzione su larga scala offrendo più di 49 sale.

La differenza fondamentale tra le due opzioni di acquisto è il numero di licenze in esso incluse.

Va da sé che la scelta dovrà essere compiuta in base alle tue esigenze.

Se vuoi visionare più nel dettaglio i piani e prezzi per questa incredibile tecnologia, ti rimando alla pagina dedicata sul sito di Zoom.

Conclusioni sulle Zoom Rooms

A conclusione possiamo sicuramente affermare che la tecnologia offerta da Zoom per rendere più smart il tuo ambiente di lavoro, è senza ombra di dubbio una grandissima opportunità.

È veramente una soluzione adatta a tutti poiché estremamente adattabile alle tue esigenze e a quelle dei tuoi dipendenti.

Se vuoi rendere il tuo ambiente di lavoro davvero moderno e rendere felici i tuoi dipendenti, questa è la soluzione che fa per te!

Vuoi acquistare la tua licenza Zoom Rooms ma ti spaventa dover effettuare tutto in inglese?

Non ti preoccupare, la soluzione è proprio qui davanti a te!

Noi di WebinarPro siamo infatti partner della piattaforma Zoom.

Tramite noi potrai acquistare la tua licenza con tutte le pratiche in italiano e, inoltre, avrai la nostra completa assistenza durante l’implementazione e l’utilizzo della piattaforma.

Ora che anche questo problema è risolto cosa aspetti?

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