Zoom Rooms: rendi le tue riunioni interattive e dinamiche

Cosa sono le Zoom Rooms?

Iniziamo con una definizione. Le Zoom Rooms sono aree di lavoro moderne che consentono ai partecipanti, d’ovunque si trovino, di interagire in tempo reale grazie alla condivisione schermo e audio. Le riunioni Zoom ti consentono di avviare una riunione, prenotare una sala e condividere contenuti in modo semplice e veloce.

Funzioni principali delle Zoom Rooms

Adesso vedremo in breve quali sono le principali funzioni che sono messe a disposizione degli utenti.

1. La prenotazione dell’area di lavoro consente ai team di prenotare aree di lavoro. Può trattarsi di una scrivania aperta, un dispositivo Zoom personalizzato o uno Zoom Phone;
2. La funzione Smart Gallery sfrutta l’intelligenza artificiale per riprendere più persone con una sola videocamera in modo migliore, sia i partecipanti all’interno della sala che quelli da remoto;
3. Grazie alla modalità tutto schermo, interagisci faccia a faccia con un receptionist virtuale indipendentemente dal luogo in cui si trova fisicamente;
4. Ora è possibile controllare le riunioni dai dispositivi mobili personali;
5. Il software del pannello fuoriporta è incluso in tutte le Zoom Room e semplifica l’esperienza di prenotazione delle sale;
6. I comandi vocali sono stati aggiornati, offrendo comandi e assistenza su piattaforme hardware aggiuntive. Ora ci sono più modi per controllare la riunione senza toccare il controller condiviso.

Scopri a questo link altre funzionalità di Zoom Rooms.

Prerequisiti per configurare Zoom Rooms

Due sono i prerequisiti necessari per poter utilizzare questo strumento: 

• La licenza Zoom Rooms
• Ruolo con accesso sul Web Portal

Il tuo account deve includere delle licenze per Zoom Room o una prova di 30 giorni gratuita. Nota bene: il piano gratuito permette di realizzare riunioni di massimo 40 minuti. Contattaci per acquistare la tua licenza Zoom con noi, con tutti i vantaggi dei nostri servizi e la fatturazione in italiano!

Smart Gallery

I partecipanti che partecipano a riunioni da remoto potrebbero avere difficoltà a vedere chiaramente le persone presenti nella sala zoom. Per risolvere questo problema è stata introdotta la funzione Smart Gallery che permette di visualizzare gruppi di partecipanti in modo più chiaro ai partecipanti remoti.

Se ti stai chiedendo come abilitare questa utile funzione, non ti preoccupare, sono qui apposta per aiutarti.

Per abilitare la funzione Smart Gallery, bisogna utilizzare l’impostazione multi-stream su

1. Controller
   • Seleziona Camera Control sull’interfaccia del controller;
   • Seleziona Multi-stream. Vedrai ogni telecamera della sala conferenze sul display;
   • (Opzionale) Seleziona Max Feed Number per limitare il numero di feed video visualizzati;
2. Zoom Rooms for Touch display
   • Seleziona More sul display, e poi Settings;
   • Seleziona Camera, e poi Open Camera Control;
   • Seleziona Multi-stream. Vedrai ogni telecamera della sala conferenze sul display;
   • (Opzionale) Seleziona Max Feed Number per limitare il numero di feed video visualizzati.

Volendo è possibile impostarla anche come opzione predefinita.

Breakout rooms

Quando le video conferenze organizzate su Zoom coinvolgono un numero elevato di persone, riuscire a gestirle può diventare complesso.

Per questo motivo la piattaforma ha creato le “Breakout Rooms”, stanze che consentono di suddividere in gruppi più piccoli i partecipanti, in modo da riuscire a tenere sotto controllo tutti durante le videochiamate. Quindi, si tratta di piccole sale in cui i partecipanti si riuniscono per discussioni, confronti o attività collaterali.

Come attivare le breakout rooms

Per attivare questa funzione, gli organizzatori dell’incontro devono accedere al proprio account e selezionare le impostazioni. Successivamente è necessario individuare la voce “In Meeting (Advanced)” e attivare il toggle denominato “Breakout Room”.

Sempre dalla stessa sezione è possibile attivare anche la voce “Allow host to assign participants to breakout rooms when scheduling”, in modo da poter conferire agli organizzatori la possibilità di assegnare a ciascuna stanza dei partecipanti specifici. In questo modo, sarà possibile creare delle aule equilibrate. Infine, è necessario salvare cliccando su “Save”.

Come utilizzare le breakout rooms

Se tutto è stato impostato correttamente, nella barra degli strumenti presente nella parte inferiore dell’interfaccia della piattaforma sarà possibile visualizzare il pulsante dedicato.

Per procedere, è necessario effettuare su di esso un click e procedere con tutte le impostazioni per il meeting in preparazione. 

A questo punto si aprirà una finestra popup, contenente le opzioni tra cui scegliere per definire le piccole aule.

Tra le impostazioni, vi è:

1. Il numero di room che si vuole creare;
2. Il numero di partecipanti che si vogliono inserire in ogni aula;
3. Le modalità con cui saranno suddivisi i partecipanti; ovvero: “Assign Automatically” per permettere alla piattaforma di assegnare i partecipanti i maniera automatica, “Assign Manually” per assegnare manualmente i partecipanti, “Let Participants Choose Rooms” per lasciar scegliere agli ospiti.

Una volta effettuata la scelta più adatta secondo le proprie esigenze, basta cliccare su “Create” e procedere con le ulteriori opzioni per personalizzare ulteriormente le Breakout rooms. Tra le alternative, vi è la possibilità di utilizzare un conto alla rovescia per accompagnare la chiusura delle stanze, in modo da permettere ai partecipanti di chiudere le attività in corso.

Come attivare le breakout rooms

È sufficiente cliccare sul pulsante “Open All Rooms” e in base alle impostazioni precedenti, i partecipani saranno suddivisi o potranno scegliere la stanza.

Una volta avviate, attraverso il comando “Broadcast Message to All” sarà possibile inviare a tutti un messaggio, in modo da avvisare in contemporanea i partecipanti o condividere informazioni. Per farlo bisogna cliccare sul pulsante dedicato, inserire il messaggio e cliccare su “Broadcast”.

Per terminare l’utilizzo delle stanze e riportare tutti in quella principale, è sufficiente cliccare su “Close All Rooms”, sempre dallo stesso menu presente in fondo all’interfaccia.

Lavorare sull’engagement

Perché creare engagement è così importante per la tua azienda così come nei tuoi meeting online? Per attirare nuovi clienti devi creare qualcosa di unico, che mantenga l’attenzione su ciò che vuoi trasmettere e che crei quindi valore per chi ascolta.

Con engagement si intende la capacità di istaurare relazioni durature. Esistono diversi modi per coinvolgere chi ci ascolta, vediamone alcuni:

Coinvolgere il pubblico prima dell’evento

1. Blog post: preparate i partecipanti scrivendo tutto quello che c’è da sapere sul meeting online (link della stanza, oratori, orario, ecc.);
2. Ingaggiate degli oratori di qualità: tutte le conferenze hanno bisogno di bravi oratori che i vostri ospiti ameranno;
3. Conoscete il vostro pubblico: più cose conoscete riguardo ai partecipanti, meglio potrete creare un evento coinvolgente che incoraggi la partecipazione del pubblico.

Coinvolgere il pubblico durante l’evento

1. Rendete divertenti e interessanti i contenuti. Fate in modo di catturare e mantenere l’attenzione del vostro pubblico;
2. Le sessioni domande e risposte sono utili per coinvolgere il pubblico.

Scegli il tuo piano Zoom

Per iniziare ad utilizzare questa piattaforma per le videoconferenze, è necessario capire il costo associato al suo utilizzo.

Innanzi tutto, buone notizia, esiste una versione gratuita! Essa consente di fare videochat one-to-one illimitate ma con limiti di tempo di 40 minuti e con un massimo di 100 partecipanti. Poi ovviamente ci sono piani a pagamento.

Vediamo tutte le possibilità. Zoom è disponibile in 4 versioni:

1. Zoom gratuito: questa versione è gratuita ti permette di tenere un numero illimitato di riunioni Zoom, ma quelle di gruppo con più partecipanti hanno un limite massimo di 40 minuti e 100 partecipanti e le riunioni non possono essere registrate;
2. Zoom Pro: costa € 14,99 al mese o € 139,90 l’anno. Consente agli host di creare riunioni fino a 100 partecipanti e hanno un limite massimo di 30 ore per riunione. Consente la registrazione delle riunioni Zoom sul cloud o sul dispositivo;
3. Zoom Business: costa € 18,99 al mese o € 189,90 l’anno. Consente di creare riunioni fino ad un massimo di 300 partecipanti con durata massima di 30 ore per riunione. Consente di registrare s cloud ogni riunione;
4. Zoom Aziende: è pensato per aziende con oltre 1.000 dipendenti. Infatti offre l’opportunità di svolgere riunioni fino ad un massimo di 500 o 1000 dipendenti (con funzionalità Zoom One Entreprire Plus). Offre archiviazione cloud illimitata per le registrazioni, un gestore del successo dei clienti e sconti su webinar, Zoom Room e Zoom Phone.

Per ulteriori approfondimenti tecnici relativi ai pacchetti Zoom, ti consiglio di visionare la pagina del sito dedicata.

Per quanto riguarda solo Zoom Rooms, ci sono dei pacchetti dedicati che possono essere acquistati senza pagare tutte le altre funzionalità di Zoom. Eccoli in breve:

1. Zoom Rooms gratuito: Zoom offre l’opportunità di usufruire della prova gratuita di Zoom Rooms per 30 giorni per capire se effettivamente questo piano fa per voi;
2. Licenze Zoom Rooms: al prezzo di € 46,00 al mese o € 469,00 all’anno, consente di acquistare fino a 49 licenze Zoom Rooms online;
3. Zoom Rooms Enterprise: al prezzo di € 46,00 al mese o € 469,00 all’anno, ti supporta nella distribuzione su larga scala offrendo anche più di 49 sale.

Tra le cose più interessanti che offrono tutti i piani c’è sicuramente l’opportunità di supporto fino a 1000 partecipanti video o 10.000 spettatori per webinar.

Anche in questo caso ti consiglio di visionare i pacchetti Zoom Room per visionare tutti gli aspetti più tecnici di ogni singola opzione.

Sei ancora alla ricerca di consigli per migliorare le vostre riunioni zoom? Riunioni Zoom: 4 consigli pro per i tuoi meeting online è l’articolo giusto!

Ora tocca a te! Comincia subito a lavorare con la piattaforma Zoom! Non te ne pentirai.