Se la maggior parte del tuo tempo lavorativo viene impiegata in meeting online e smart working, dopo aver letto questo articolo potrai sfruttare 4 consigli per realizzare riunioni Zoom efficaci, dritte al punto e senza imprevisti.
Cosa trovi in questo articolo:
Come fare una riunione su Zoom?
Zoom è la piattaforma per meeting online e webinar che durante la pandemia ha avuto la crescita maggiore.
Per prima cosa, vediamo velocemente come puoi creare una riunione su Zoom:
1. Iscriviti a Zoom o acquista il piano più adatto alle tue esigenze. (Nota bene: il piano gratuito di Zoom permette di realizzare riunioni per una durata massima di 40 minuti). Contattaci per acquistare la tua licenza Zoom con noi, con tutti i vantaggi dei nostri servizi e la fatturazione in italiano!
2. Accedi a Zoom con le tue credenziali
3. Una volta nella dashboard, seleziona dal menù alla tua destra la voce “riunioni” e subito dopo la voce “pianifica una riunione”
4. Inserisci il titolo della tua riunione
5. Stabilisci giorno, ora e durata della tua riunione
6. Come ID riunione lascia selezionato “Genera automaticamente”
7. Personalizza la tua riunione controllando tutte le opzioni che puoi attivare (trovi i dettagli in questo articolo: come realizzare tecnicamente una riunione su Zoom)
8. Clicca su Salva: la tua riunione è creata. Troverai il link di invito nella pagina successiva e potrai mandarlo ai tuoi invitati cliccando su “copia invito”.
Come creare un link su Zoom: una guida passo-passo
Cosa significa creare un link su Zoom?
Semplice. Immagina di avere una serie di sale riunioni infinite nel tuo ufficio.
Devi organizzare una riunione e quindi devi dire agli altri partecipanti in quale sala riunioni virtuale vi troverete.
Creare un link su Zoom significa creare una sala riunioni virtuale per una certa riunione o evento e condividere questo link con i tuoi partecipanti.
Creare una sala riunioni virtuale su Zoom è, quindi, un modo semplice per invitare partecipanti ai tuoi meeting online su Zoom o ai tuoi webinar in modo rapido ed efficiente.
In questa guida passo-passo, ti spieghiamo come creare il link su Zoom da condividere con i tuoi partecipanti.
Passo 1: Accedi al tuo account Zoom
Per cominciare, accedi al tuo account Zoom sul sito web ufficiale di Zoom. Inserisci le tue credenziali di accesso e premi il pulsante “Accedi”. Se non hai ancora un account Zoom, puoi crearne uno gratuitamente seguendo le istruzioni sul sito. O se preferisci acquistare la tua piattaforma Zoom con prezzi vantaggiosi e tanti servizi inclusi, puoi chiedere a WebinarPro che è Reseller certificato Zoom
Passo 2: Crea una nuova riunione o webinar con zoom
Una volta effettuato l’accesso al tuo account Zoom, ti troverai nella schermata principale.
Per creare un link per una riunione o un webinar, fai clic sul pulsante “Nuova riunione” o “Nuovo webinar” a seconda delle tue esigenze. Verrà aperta una finestra con le impostazioni della riunione o del webinar.
Considera che questa funzione è attiva anche nell’App Zoom, non solo sul sito.
Passo 3: Configura le impostazioni della tua riunione Zoom
Nella finestra delle impostazioni, avrai la possibilità di personalizzare diversi aspetti della tua riunione o del tuo webinar. Puoi impostare il titolo, la descrizione, la data e l’ora, nonché altre opzioni come la password di accesso e le restrizioni di partecipazione. Assicurati di configurare le impostazioni in base alle tue esigenze.
Passo 4: Genera il link della tua riunione su Zoom
Una volta completate le impostazioni desiderate, fai clic sul pulsante “Salva” o “Genera link” per ottenere il link della tua riunione o del tuo webinar.
Il link verrà generato automaticamente e potrai copiarlo negli appunti o condividerlo direttamente con i partecipanti tramite e-mail o altri canali di comunicazione.
Passo 5: Invia il link ai partecipanti
Ora che hai il link della tua riunione o del tuo webinar, puoi inviarlo ai partecipanti.
Puoi farlo tramite e-mail, messaggi di testo o attraverso piattaforme di comunicazione interne all’azienda.
Assicurati di fornire tutte le informazioni necessarie ai partecipanti, come la data, l’ora, le istruzioni per accedere alla call Zoom e il link stesso.
Passo 6: Controlla l’accesso dei partecipanti
Prima dell’inizio della riunione o del webinar, puoi controllare l’accesso dei partecipanti tramite il tuo account Zoom.
Puoi verificare chi ha cliccato sul link e chi è in attesa di entrare nella call con Zoom. Questo ti consente di gestire l’accesso e mantenere la sicurezza della tua riunione o del tuo webinar.
Zoom per meeting online: il fenomeno della “Zoom fatigue”
Ti è mai capitato in questi due anni di arrivare in fondo ad una giornata di smart working costellata di meeting online e di sentire un senso di stanchezza e sfinimento molto forte?
Sei in buona compagnia: è un fenomeno che è stato ampiamente riconosciuto ed è stato chiamato “Zoom fatigue”, ovvero “affaticamento da Zoom”. Ma non riguarda solo le riunioni Zoom: fa riferimento alle riunioni online effettuate tramite tutte le piattaforme esistenti (Skype, Teams, GoTo).
Dopo una lunga serie di meeting online, è molto facile provare un senso di fatica molto intenso: succede perché durante una riunione online il cervello non riesce a cogliere tutti quei segnali propri della comunicazione non verbale che aiutano ad elaborare, interpretare e interagire al meglio durante una riunione in presenza.
Quindi, essendo in smart working e potendo vedere gli altri interlocutori solo tramite webcam o addirittura sentendo solo la loro voce, il nostro cervello impiega molti più sforzi per interpretare quello che succede intorno a noi. Non poter fare affidamento sui segnali non verbali affatica la nostra mente.
Puoi approfondire il tema della Zoom fatigue in questo articolo di National Geographic: “Zoom fatigue”, come le interazioni virtuali influenzano il nostro cervello
Per contrastare la Zoom fatigue diventa indispensabile imparare ad ottimizzare i meeting online, in modo da renderli momenti produttivi, concisi e non affaticanti.
Nel prossimo paragrafo troverai i nostri 4 consigli per riunioni Zoom (e in generale meeting online) vincenti.
Alzata di mano su Zoom: come funziona e a cosa serve.
La funzione di alzata di mano su Zoom durante i webinar è un prezioso strumento che consente a partecipanti, relatori, co-organizzatori e organizzatori di comunicare in modo efficace.
Questo articolo ti guiderà attraverso l’uso di questa funzione e come ottimizzarla per migliorare l’interazione durante le tue sessioni.
Cos’è l’Alzata di Mano su Zoom
L’alzata di mano su Zoom è un’opzione che permette ai partecipanti di segnalare che desiderano intervenire o porre domande durante un webinar.
Questa funzione è particolarmente utile per mantenere un flusso di comunicazione efficiente tra il pubblico e gli organizzatori.
Utilizzo dell’Alzata di Mano: esempi da usare in una Riunione con Zoom
Ecco come puoi sfruttare al meglio l’alzata di mano su Zoom:
1. Coinvolgi gli altri membri della riunione su Zoom.
Per massimizzare il coinvolgimento dei partecipanti, incoraggiali a utilizzare l’alzata di mano quando hanno domande o commenti.
Questo crea un’interazione più dinamica e coinvolgente durante il webinar.
2. Gestisci le (molte, si spera) richieste di intervento nelle riunioni Zoom
Come organizzatore, puoi utilizzare l’alzata di mano per gestire le richieste dei partecipanti.
Ad esempio, se qualcuno desidera che il proprio microfono venga attivato per parlare, questa funzione ti consente di rispondere prontamente alle loro esigenze.
Guida per Organizzatori: come far usare l’alzata di mano su Zoom
Se sei l’organizzatore di un webinar su Zoom, è importante comprendere come gestire l’alzata di mano:
- Spiega l’Utilità dell’alzata di mano (spesso sottovalutata)
All’inizio del tuo webinar, spiega ai partecipanti come utilizzare l’alzata di mano e l’importanza di farlo. Questo aiuterà a incoraggiare una partecipazione attiva. - Rispondi Rapidamente
Sii pronto a rispondere alle richieste degli alzati di mano. Mostrare attenzione alle esigenze dei partecipanti contribuirà a creare un ambiente collaborativo.
Durante il webinar, tieni d’occhio chi ha alzato la mano. Questo ti permette di gestire le richieste in modo efficiente e di mantenere il controllo della sessione. - Disabilitare l’alzata di mano con Zoom quando non necessaria.
Come organizzatore, hai il controllo completo sull’alzata di mano. Puoi disabilitarla temporaneamente se desideri evitare interruzioni o confusione.
Come hai visto l’uso efficace dell’alzata di mano su Zoom può trasformare i tuoi webinar in esperienze coinvolgenti e collaborative.
Coinvolgi il tuo pubblico, gestisci le richieste con efficienza e crea un ambiente di apprendimento interattivo.
Seguendo queste linee guida, garantirai che i tuoi webinar siano all’altezza delle aspettative e saranno i più apprezzati tra i partecipanti.
Non trascurare l’importanza di questa preziosa funzione nelle tue prossime presentazioni virtuali.
Come creare e organizzare una riunione su Zoom
La prima cosa fa fare è leggere la nostra guida completa su Zoom.
Poi, nello specifico, se desideri organizzare una riunione su Zoom in modo efficace, sei nel posto giusto.
In questo paragrafo, ti guideremo attraverso il processo di pianificazione e conduzione di una riunione su Zoom che sarà sicuramente un successo.
Scegliere la data e l’ora migliori per la tua riunione Zoom
La scelta della data e dell’ora è fondamentale nella pianificazione di una riunione su Zoom.
Dovrai considerare la convenienza della maggior parte dei partecipanti.
Ad esempio, se stai organizzando una riunione con colleghi in diverse parti del mondo, cerca un orario che sia accettabile per tutti, evitando inconvenienti come risvegli troppo mattutini o nottate insonni.
Creare un invito accattivante per le tue riunioni Zoom
Una volta selezionata la data e l’ora, è il momento di creare un invito che catturi l’attenzione dei partecipanti.
Assicurati di includere tutte le informazioni necessarie, come la data, l’ora, il link per unirsi alla riunione e istruzioni su come partecipare.
Scrivi un messaggio chiaro e coinvolgente che includa il link alla Riunione Zoom e istruzioni dettagliate su come accedere alla riunione.
Stilare un’agenda dettagliata delle meeting online con Zoom
Prima del meeting online, è fondamentale creare un’agenda dettagliata.
L’agenda dovrebbe elencare i punti chiave che verranno discussi durante la riunione con Zoom, insieme ai relativi orari.
Questo aiuterà a mantenere la riunione ben organizzata.
Ad esempio, puoi stilare un elenco completo degli argomenti in discussione, specificando quanto tempo sarà dedicato a ciascuno.
Preparazione tecnica di una Riunione con Zoom
Prima dell’inizio della riunione, verifica di avere tutti gli strumenti tecnici necessari.
Controlla la tua connessione Internet, il microfono e la telecamera per assicurarti che funzionino correttamente.
Puoi testare il funzionamento del microfono e della telecamera in anticipo per evitare inconvenienti tecnici durante il meeting online.
Fornisci istruzioni chiare ai partecipanti su come controllare la propria attrezzatura.
Avviare la riunione con efficacia
Quando è giunto il momento di iniziare il meeting online, accedi al tuo account Zoom e avvia il meeting online puntualmente.
Accogli i partecipanti con un caloroso saluto e inizia la riunione.
Per esempio, puoi iniziare con una presentazione amichevole e poi passare alla discussione dei punti all’ordine del giorno.
Gestire la riunione zoom in modo efficace
Durante la riunione, è importante seguire l’agenda e assicurarsi che la discussione proceda senza intoppi.
Concedi spazio alle domande e alle discussioni, ma mantieni la riunione all’interno dei tempi prestabiliti.
Puoi assegnare un limite di tempo specifico a ciascun punto dell’agenda e passare al successivo quando il tempo scade.
Registrazione del meeting online con zoom (se necessario)
Se è necessario, puoi registrare la riunione su Zoom in modo che i partecipanti possano accedervi in seguito.
Assicurati di informare i partecipanti sulla registrazione e chiedi il loro consenso, se previsto dalla normativa sulla privacy.
Ad esempio, comunica prima della registrazione: “Questa riunione verrà registrata per documentare i dettagli.
Se qualcuno ha obiezioni, si prega di farlo presente.”
Chiudere la Riunione in Zoom in maniera professionale
Alla fine del meeting online, ringrazia i partecipanti per la loro partecipazione e riepiloga i punti chiave trattati durante la discussione.
Fornisci informazioni su come accedere alle registrazioni o ai documenti condivisi.
Puoi concludere con un ringraziamento e fornire istruzioni su come accedere ai materiali post-riunione.
Invio di un Follow-Up post call con Zoom
Dopo la riunione, è importante inviare un follow-up ai partecipanti.
Condividi i documenti o le risorse discusse durante la call Zoom e ringrazia nuovamente i partecipanti per il loro tempo.
Puoi inviare un’email di follow-up che riassuma i punti trattati e delinei i passi successivi.
Conclusioni sui Meeting con Zoom
Organizzare una riunione su Zoom in modo efficace richiede una pianificazione attenta e una gestione oculata.
Seguendo i passaggi descritti in questo articolo e offrendo istruzioni chiare e dettagliate, sarai in grado di condurre riunioni produttive e di successo su Zoom.
Ricorda di personalizzare il processo in base alle tue esigenze specifiche e a quelle
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