Se la maggior parte del tuo tempo lavorativo viene impiegata in meeting online e smart working, dopo aver letto questo articolo potrai sfruttare 4 consigli per realizzare riunioni Zoom efficaci, dritte al punto e senza imprevisti.
Cosa trovi in questo articolo:
Riunioni Zoom: come funzionano?
Zoom è la piattaforma per meeting online e webinar che durante la pandemia ha avuto la crescita maggiore.
Per prima cosa, vediamo velocemente come puoi creare una riunione su Zoom:
1. Iscriviti a Zoom o acquista il piano più adatto alle tue esigenze. (Nota bene: il piano gratuito di Zoom permette di realizzare riunioni per una durata massima di 40 minuti). Contattaci per acquistare la tua licenza Zoom con noi, con tutti i vantaggi dei nostri servizi e la fatturazione in italiano!
2. Accedi a Zoom con le tue credenziali
3. Una volta nella dashboard, seleziona dal menù alla tua destra la voce “riunioni” e subito dopo la voce “pianifica una riunione”
4. Inserisci il titolo della tua riunione
5. Stabilisci giorno, ora e durata della tua riunione
6. Come ID riunione lascia selezionato “Genera automaticamente”
7. Personalizza la tua riunione controllando tutte le opzioni che puoi attivare (trovi i dettagli in questo articolo: come realizzare tecnicamente una riunione su Zoom)
8. Clicca su Salva: la tua riunione è creata. Troverai il link di invito nella pagina successiva e potrai mandarlo ai tuoi invitati cliccando su “copia invito”.
Come creare un link su Zoom: una guida passo-passo
Cosa significa creare un link su Zoom?
Semplice. Immagina di avere una serie di sale riunioni infinite nel tuo ufficio.
Devi organizzare una riunione e quindi devi dire agli altri partecipanti in quale sala riunioni virtuale vi troverete.
Creare un link su Zoom significa creare una sala riunioni virtuale per una certa riunione o evento e condividere questo link con i tuoi partecipanti.
Creare una sala riunioni virtuale su Zoom è, quindi, un modo semplice per invitare partecipanti alle tue riunioni o ai tuoi webinar in modo rapido ed efficiente.
In questa guida passo-passo, ti spieghiamo come creare il link su Zoom da condividere con i tuoi partecipanti.
Passo 1: Accedi al tuo account Zoom
Per cominciare, accedi al tuo account Zoom sul sito web ufficiale di Zoom. Inserisci le tue credenziali di accesso e premi il pulsante “Accedi”. Se non hai ancora un account Zoom, puoi crearne uno gratuitamente seguendo le istruzioni sul sito. O se preferisci acquistare la tua piattaforma Zoom con prezzi vantaggiosi e tanti servizi inclusi, puoi chiedere a WebinarPro che è Reseller certificato Zoom
Passo 2: Crea una nuova riunione o webinar con zoom
Una volta effettuato l’accesso al tuo account Zoom, ti troverai nella schermata principale.
Per creare un link per una riunione o un webinar, fai clic sul pulsante “Nuova riunione” o “Nuovo webinar” a seconda delle tue esigenze. Verrà aperta una finestra con le impostazioni della riunione o del webinar.
Considera che questa funzione è attiva anche nell’App Zoom, non solo sul sito.
Passo 3: Configura le impostazioni della tua riunione Zoom
Nella finestra delle impostazioni, avrai la possibilità di personalizzare diversi aspetti della tua riunione o del tuo webinar. Puoi impostare il titolo, la descrizione, la data e l’ora, nonché altre opzioni come la password di accesso e le restrizioni di partecipazione. Assicurati di configurare le impostazioni in base alle tue esigenze.
Passo 4: Genera il link della tua riunione su Zoom
Una volta completate le impostazioni desiderate, fai clic sul pulsante “Salva” o “Genera link” per ottenere il link della tua riunione o del tuo webinar.
Il link verrà generato automaticamente e potrai copiarlo negli appunti o condividerlo direttamente con i partecipanti tramite e-mail o altri canali di comunicazione.
Passo 5: Invia il link ai partecipanti
Ora che hai il link della tua riunione o del tuo webinar, puoi inviarlo ai partecipanti.
Puoi farlo tramite e-mail, messaggi di testo o attraverso piattaforme di comunicazione interne all’azienda.
Assicurati di fornire tutte le informazioni necessarie ai partecipanti, come la data, l’ora, le istruzioni per accedere alla riunione e il link stesso.
Passo 6: Controlla l’accesso dei partecipanti
Prima dell’inizio della riunione o del webinar, puoi controllare l’accesso dei partecipanti tramite il tuo account Zoom.
Puoi verificare chi ha cliccato sul link e chi è in attesa di entrare nella riunione. Questo ti consente di gestire l’accesso e mantenere la sicurezza della tua riunione o del tuo webinar.
Zoom per meeting online: il fenomeno della “Zoom fatigue”
Ti è mai capitato in questi due anni di arrivare in fondo ad una giornata di smart working costellata di meeting online e di sentire un senso di stanchezza e sfinimento molto forte?
Sei in buona compagnia: è un fenomeno che è stato ampiamente riconosciuto ed è stato chiamato “Zoom fatigue”, ovvero “affaticamento da Zoom”. Ma non riguarda solo le riunioni Zoom: fa riferimento alle riunioni online effettuate tramite tutte le piattaforme esistenti (Skype, Teams, GoTo).
Dopo una lunga serie di meeting online, è molto facile provare un senso di fatica molto intenso: succede perché durante una riunione online il cervello non riesce a cogliere tutti quei segnali propri della comunicazione non verbale che aiutano ad elaborare, interpretare e interagire al meglio durante una riunione in presenza.
Quindi, essendo in smart working e potendo vedere gli altri interlocutori solo tramite webcam o addirittura sentendo solo la loro voce, il nostro cervello impiega molti più sforzi per interpretare quello che succede intorno a noi. Non poter fare affidamento sui segnali non verbali affatica la nostra mente.
Puoi approfondire il tema della Zoom fatigue in questo articolo di National Geographic: “Zoom fatigue”, come le interazioni virtuali influenzano il nostro cervello
Per contrastare la Zoom fatigue diventa indispensabile imparare ad ottimizzare i meeting online, in modo da renderli momenti produttivi, concisi e non affaticanti.
Nel prossimo paragrafo troverai i nostri 4 consigli per riunioni Zoom (e in generale meeting online) vincenti.
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Quattro consigli per uno Smart Working senza stress
1 | Poniti una prima, semplice domanda: “ma questa riunione su Zoom serve davvero”?
Può sembrare banale, ma in realtà un’analisi pre-meeting ti permette davvero di ottimizzare la tua riunione, prima di tutto aiutandoti ad individuare se una riunione Zoom è il mezzo migliore per raggiungere i tuoi obiettivi.
Rispondi a queste due domande:
– Qual è lo scopo/obiettivo della riunione che voglio organizzare?
– Avere un confronto aperto con gli interlocutori mi può aiutare nel raggiungere il mio obiettivo?
Se la risposta è sì ad entrambe le domande, vuol dire che una riunione zoom è il mezzo ideale.
Ora che hai la certezza di organizzare un meeting online, segui questi punti:
- Invita la persone solo strettamente necessarie e che possono avere un ruolo attivo
- Crea una breve agenda dell’incontro
- Definisci la durata (non andare oltre ai 45 minuti)
2 | Sfrutta le impostazioni di Zoom per controllare la riunione
Ecco delle impostazioni di Zoom che ti possono aiutare a gestire al meglio le tue riunioni:
- “Sala d’attesa” è una impostazione molto importante. Se prevedi delle riunioni Zoom con molti partecipanti ti permetterà di avere il controllo sugli accessi o evitare accessi indesiderati.
- Opzione audio e video: quando crei le tue riunioni Zoom, ti consigliamo di vidimare l’opzione che ti consente di disattivare il video e l’audio dei partecipanti all’ingresso nel meeting. In questo modo, eviterai possibili errori o situazioni imbarazzanti, permettendo ai tuoi partecipanti di attivare i canali di comunicazione solo una volta pronti.
- Background di Zoom: utilizza uno sfondo neutro o imposta uno dei background di Zoom per avere il controllo sul tuo sfondo e risultare professionale.
3| Trascrivi l’audio delle tue riunioni Zoom
Zoom permette di trascrivere in modo automatico l’audio di una riunione o di un webinar. Una funzione molto utile per stilare con velocità un verbale del tuo meeting online, permettendoti di non dover prendere appunti nel mentre. Lo Smart Working ti sembrerà molto più semplice in questo modo.
Nota bene: questa funzione è disponibile solo per gli utenti con piani di Zoom a pagamento e che usano la registrazione delle riunioni su Cloud. Se hai un abbonamento premium, nelle impostazioni di registrazione Cloud (Cloud Recording) puoi attivare l’opzione per le trascrizioni audio.
4 | Impara ad utilizzare le scorciatoie da tastiera
Su Zoom puoi utilizzare tantissime scorciatoie da tastiera per gestire i tuoi meeting online con professionalità, rapidità e facendo stupire tutti i colleghi. Le trovi tutte in questa pagina dedicata sul sito di Zoom: scorciatoie da tastiera di Zoom
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