Webinar: la guida completa dedicata

Diamo per scontato che ormai tu abbia già ampiamente sentito parlare di webinar.

Una cosa è sicura, se sei capitato su questa pagina è per due motivi: o sai già cosa sono e stai cercando qualche informazione nuova, o ti hanno appena invitato a partecipare a un webinar e non hai la più pallida idea di cosa si tratti.

In ogni caso, questo articolo fa al caso tuo.

Webinar: significato e storia del termine

La parola deriva dalla fusione di “web” e “seminar” e indica una presentazione educativa online in diretta, durante la quale gli spettatori partecipanti possono inviare domande e commenti.

Il termine webinar ha una storia piuttosto recente, ben riassunta dall’articolo “Webinar history: when the webinar was appeared?” 

Le origini del termine vengono fatte risalire addirittura agli anni Novanta, con le prime conferenze web pubbliche comparse a partire dal maggio del 1996 grazie agli sforzi di Microsoft e con il suo lancio di NetMeeting.

Alla fine del secolo e del millennio scorso, emergono i grandi pionieri e attuali best player del settore:

• Nel 1999, la società Cisco sviluppa WebEx Meeting Center 
• Nel 2003 viene lanciata da Citrix la piattaforma GoToMeeting
• Nel 2013 viene lanciata la piattaforma Zoom Webinar,
• Nel 2017 viene lanciata ufficialmente Google Meet

Il 2020 è l’anno della vera e propria rivoluzione nell’uso del webinar: il principale mezzo per comunicare rimane il web, con l’esplosione delle ricerche di piattaforme webinar e soluzioni per il lavoro a distanza.

Cosa sono i webinar oggi

Il significato letterale è, come abbiamo visto  seminario via web e questa è l’esatta definizione data nel primo libro italiano sul tema (Webinar Professionali, Luca Vanin e Fabio Ballor, Hoepli, 2013):

Un webinar è un evento pubblico che avviene online, […] è un’occasione in cui più persone si ritrovano via internet, mediante una piattaforma o un software, nello stesso momento […] per discutere di un certo argomento: chi presenta o conduce l’evento può usare diversi strumenti online, mostrando slide, filmati, confrontandosi in diretta con gli altri partecipanti, sia in forma scritta, […] sia a voce.

Grazie al web, il webinar coniuga in un’unica esperienza la comodità di fruizione da casa con l’efficacia e l’interattività tipiche di un evento in presenza.

Proprio come in un’aula reale ci si ritrova all’ora prestabilita e tutti i partecipanti hanno la possibilità di intervenire attivamente nel corso dell’evento per porre domande e condividere idee.

Si tratta quindi di uno strumento che sfrutta la modalità sincrona, ma può essere anche utilizzato in modalità asincrona attraverso la registrazione dell’evento anche diverse ore o addirittura giorni dopo.

Cos’è una piattaforma webinar?

Una piattaforma webinar è un software che permette di erogare qualunque tipo di evento online.

La piattaforma funziona solitamente tramite la rete o attraverso l’installazione di un piccolo software definito come plugin.

Tutte le piattaforme di questo tipo hanno caratteristiche comuni, tra cui quelle base sono:

I diversi software per realizzare videoconferenze di livello professionale, poi, possono differire per funzionalità aggiuntive come la traduzione simultanea, la creazione di breakout rooms (ossia sessioni paralleli), sale di attesa pre-evento e tanto altro.

Cosa serve per fare un webinar?

Gli elementi essenziali sono tutto sommato pochi e facilmente reperibili:

• Un computer o un dispositivo mobile come un tablet o uno smartphone
• Una connessione internet
• Una piattaforma webinar

Anche se sembra scontato e banale è buona norma aggiungere:

• Un contenuto interessante organizzato in una scaletta ordinata
• Slide e supporti visivi, come la condivisione dello schermo
• Un team di supporto

Come organizzare webinar: 8 punti fondamentali

Quindi ti starai sicuramente chiedendo: come organizzare webinar? È fondamentale che tu ti ponga questa domanda per capire quale obiettivo devi centrare e individuare il tuo pubblico ideale. Ecco 8 punti da cui partire:

1. Definire l’obiettivo: prima di organizzare un webinar, è importante stabilire l’obiettivo che si vuole raggiungere. Ad esempio, si potrebbe voler sensibilizzare il pubblico su una causa o raccogliere fondi per una campagna specifica.
2. Identificare il pubblico: dopo aver stabilito l’obiettivo, è importante identificare il pubblico a cui ci si rivolge. In base all’argomento trattato, il pubblico potrebbe essere composto da donatori, volontari, membri della comunità o altre persone interessate.
3. Scegliere la piattaforma: esistono molte piattaforme di videoconferenza disponibili per organizzare un webinar. È importante scegliere una piattaforma affidabile e facile da usare, come Zoom o Google Meet.
4. Creare il contenuto: una volta stabiliti l’obiettivo e il pubblico, è possibile creare il contenuto del webinar. Ciò potrebbe includere presentazioni, video, sondaggi interattivi e sessioni di domande e risposte.
5. Promuovere il webinar: per garantire una partecipazione significativa, è importante promuovere il webinar attraverso i propri canali di comunicazione, come i social media, le e-mail e il sito web dell’organizzazione.
6. Preparare la tecnologia: prima del webinar, è importante testare la tecnologia per garantire che funzioni correttamente. Ciò potrebbe includere la verifica della connessione internet, dei microfoni e delle fotocamere.
7. Condurre il webinar: durante il webinar, è importante seguire un piano ben definito e coinvolgere attivamente il pubblico attraverso le sessioni interattive e le domande e risposte. È anche importante registrare il webinar per chi non ha potuto partecipare in tempo reale.
8. Follow up post webinar: dopo il webinar, è importante seguire con i partecipanti per raccogliere feedback e valutare l’efficacia del webinar. Ciò potrebbe includere l’invio di un sondaggio di valutazione o l’invio di un follow-up e-mail con informazioni aggiuntive.

Sei alle prime armi e sei alla ricerca di qualche consiglio utile per organizzare webinar, dai un’occhiata a questo video tutorial “Organizza il tuo webinar: primi passi per partire!“

Ma ricordati, soprattutto, una regola fondamentale: evita di improvvisare. Scegli il tuo tema, informati ed effettua ricerche per capire quale argomento può attirare maggiore pubblico e maggiore interesse. Una volta selezionati tema e piattaforma, prepara la tua scaletta: potrebbe aiutarti la creazione di slides, così che il tuo pubblico possa avere un punto di riferimento e mantenere alto il livello di concentrazione.

Scegli attentamente la tua piattaforma facendo un’analisi tra:

• La condivisione dello schermo
• Numero di partecipanti
• Il costo
• La presenza della chat
• La registrazione

Cosa sono i webinar gratuiti?

Puoi utilizzare questo strumento per molti scopi diversi, tra cui:

• Fare formazione
• Farsi conoscere e posizionarsi nel proprio settore
• Raccogliere nuovi contatti e trasformarli in clienti
• Lanciare prodotti e servizi online
• Vendere online

Per questo vengono molto usati gli eventi online gratuiti, durante i quali vengono presentati contenuti interessanti e utili, alla fine dei quali viene solitamente fatta una proposta commerciale di diverso tipo.

Vuoi partecipare a webinar gratuiti?

Iscriviti gratuitamente ad uno dei nostri prossimi webinar gratuiti: il calendario è sempre in continuo aggiornamento!

Avrei l’occasione di conoscere tecniche e consigli utili, ad esempio:

• Trovare nuovi contatti e trasformarli in clienti con il webinar marketing
• Integrare la formazione d’aula con la formazione online per i tuoi clienti, riducendo i costi
• Offrire assistenza ai tuoi clienti con consulenze online e presentazione di prodotti, servizi e software
• Trasmettere in diretta online convegni, conferenze ed eventi d’aula
• Collaborare a distanza con il tuo team ovunque tu sia
• Vendere online i tuoi corsi e creare una tua Academy
• Storytelling, copywriting e contenuti per il web con professionisti di Digital Marketing

Posso guadagnare con i webinar?

La risposta è sì. Questo tipo di eventi online può rappresentare per te una fonte di guadagno.

Ci sono 3 regole precise da seguire:

• Expertise reale
  Devi avere già un posizionamento in un determinato settore e devi essere un vero esperto del tuo settore di competenza.
• Contenuti di valore
  Devi organizzarli su argomenti molto utili ai tuoi utenti, che possano aiutarli a risolvere alcuni problemi e allo stesso tempo a posizionarti nella loro testa come punto di riferimento. I contenuti che presenti nei tuoi eventi online devono essere di qualità e non devi risparmiarti nel dare informazioni.
• Qualità impeccabile
  Devi organizzare webinar impeccabili da parte di chi ti ascolta: devi utilizzare sempre la tua webcam per entrare in relazione diretta con i tuoi partecipanti, devi utilizzare un buon microfono e soprattutto una piattaforma stabile.

Quando creare webinar gratuiti o a pagamento

Se c’è una risposta che non sopporto è proprio “dipende”!

Ma decidere quando creare webinar gratuiti o a pagamento dipende proprio dalla tua strategia e dagli obiettivi che ti poni.

In generale la regola è:

• Organizzare webinar gratuiti quando vuoi ridurre al minimo le barriere di entrata, garantirti un grande numero di partecipanti, fare lead generation o offrire a un certo pubblico un contenuto gratuito
• Organizzare webinar a pagamento quando vuoi restringere la partecipazione, erogare un contenuto ad alto valore riservato a pochi, guadagnare online dal webinar

Ma quindi alla domanda “È possibile creare un webinar gratis?“, la risposta non solo è SI, ma è “devi farlo il prima possibile!“

È possibile creare un webinar gratis per raccogliere indirizzi e contatti di potenziali clienti, per farti conoscere, per posizionarti nel tuo mercato, per offrire una diversa immagine commerciale della tua azienda e del tuo business, per lanciare e promuovere nuovi servizi e prodotti, per fare ricerche di mercato quasi a costo zero.

Imparare come creare webinar gratis significa soprattutto ragionare in termini di funnel marketing (te lo spiego in questo articolo), costruendo un percorso che aiuti i tuoi potenziali clienti a capire il valore aggiunto dei tuoi servizi e dei tuoi prodotti. E sapere esattamente come fare un webinar gratuito ti aiuta proprio a raggiungere questo obiettivo, riducendo quasi a zero le barriere e le resistenze ad iscriversi.

Il processo per creare un webinar gratuito è praticamente identico a quello a pagamento, con la differenza che in quest’ultimo si aggiunge una forma di pagamento, un carrello di e-commerce o un gate tipo PayPal o Stripe. La sequenza è questa:

1. Crea il tuo evento sulla tua piattaforma Zoom (attenzione: non usare piattaforme meeting, come ti abbiamo spiegato più sopra)
2. Crea una pagina di registrazione accattivante
3. Collega la pagina di registrazione all’evento
4. Configura i reminder della piattaforma webinar (solitamente una settimana, un giorno, un’ora prima dell’evento)
5. Prepara i contenuti del webinar
6. Promuovi l’evento

Nel webinar a pagamento aggiungi tra i punti 4 e 5 “crea il sistema di pagamento e fatturazione”.

Quanto far pagare un webinar?

Ok, ma se vuoi vendere il tuo webinar, quanto devi farti pagare?

Partiamo dal costo di un webinar (ne abbiamo parlato anche in questo articolo Costo di un webinar: 7 punti essenziali): quanto costa a te realizzare un webinar? A spanne organizzare un webinar richiede una piattaforma (dai 500 euro l’anno ai 2.000 euro, a seconda della licenza e del numero di partecipanti, per approfondimenti leggi qui) più il tempo per configurare e settare tutto (a seconda di quanto sei esperta/o parliamo di 3-20 ore complessive), a cui aggiungere il budget di advertising (dai 100 euro in su).

In alternativa, ti affidi a una Webinar Agency come WebinarPro e annulli tutti i costi iniziali, con molti servizi aggiuntivi (ad esempio partendo da qui).

MyOwnConference prima di dare qualche indicazione sul pricing sottolinea che il prezzo al pubblico di un webinar dipende da diversi fattori: audience, contenuti, posizionamento del venditore (tu) e piattaforma utilizzata.

Analizzando il mercato, poi, possiamo concludere che

Il prezzo di un webinar dipende dal valore offerto, dalla posizione nella value ladder dell’azienda e dalle strategie complessive in cui si trova. Generalmente il prezzo di un webinar di un’ora parte dai 20-30 euro per salire in Italia fino ai 90-100 euro, con rari picchi di 200-300 euro per webinar specialistici.

Solitamente più il prezzo sale, più si aumenta la durata del webinar, estendendolo fino a 2-3 ore.

Ora che hai qualche indicazione, per associare un prezzo corretto al tuo webinar, guardati attorno e raccogli informazioni sulle strategie di pricing dei tuoi concorrenti.

Cosa serve per partecipare a un webinar?

Per partecipare ad un webinar non devi fare altro che iscriverti attraverso una pagina di iscrizione o landing page: dopo di che via e-mail riceverai il link per collegarti il giorno e l’ora dell’evento! Partecipare a un webinar è tutto sommato molto semplice e ti richiede poche cose:

• Il link al webinar
• Un computer o un device mobile (meglio un tablet di uno smartphone, se vuoi vedere bene le slide)
• Una connessione stabile
• Il tempo e la giusta concentrazione per partecipare

Molti hanno il dubbio di come ci si collega ad un webinar: è molto più semplice di quanto si possa pensare. Solitamente cliccando sul link del webinar fornito dagli organizzatori tramite iscrizione e invio via email, il sistema ti chiede di installare un piccolo plugin oppure si muove attraverso il tuo browser. Se devi scegliere come collegarti al webinar, ti consiglio di scegliere sempre il plugin installato, più stabile, più completo e molto più comodo del browser. Ma fallo solo se ti fidi degli organizzatori.

Cosa serve per presentare un webinar?

Attenzione che in questo caso le variabili sono leggermente differenti da quelle precedenti.

Per organizzare e presentare un webinar servono:

• La piattaforma webinar o il link da presentatore al webinar (se non sei tu a organizzarlo)
• Un computer: ti sconsiglio di presentare un webinar da smartphone o tablet
• Una connessione stabile, che per il presentatore significa: via cavo, non wi-fi
• Un sistema di presentazione (ad esempio PowerPoint) o il desktop da condividere
• Microfono e webcam di qualità (trovi qui alcuni nostri suggerimenti)
• Sistema di illuminazione naturale o artificiale
• Ambiente isolato e silenzioso, senza interruzioni esterne

Ora tocca a te!

Se vuoi iniziare a usare questo strumento straordinario nelle tue attività, ti diamo una possibilità.

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