Piattaforma webinar: 9 consigli per scegliere la più adatta

piattaforma webinar

Scegliere la giusta piattaforma webinar per i tuoi eventi può essere una vera sfida. La decisione sbagliata potrebbe farti perdere clienti preziosi e avere ripercussioni sulle vendite. Se questo è il tuo primo approccio al mondo degli eventi online o se vuoi semplicemente cambiare software, sei nel posto giusto. In questo articolo ti darò tanti suggerimenti utili su come scegliere la piattaforma webinar più adatta al tuo business. Questi software hanno infatti numerose caratteristiche e conoscerle può esserti d’aiuto per scegliere quelle più in linea con le tue esigenze.

Quindi, come scegliere la piattaforma webinar e quali fattori considerare? Iniziamo! 

Quali sono gli obiettivi del webinar?

La prima domanda a cui devi rispondere per scegliere la piattaforma webinar migliore è: perché stai facendo un webinar? Alcuni motivi per cui si ospitano eventi online sono:

  • Generare nuovi lead
  • Incrementare le vendite
  • Creare valore
  • Aumentare la consapevolezza del brand (la cosiddetta awareness)
  • Fornire contenuti a pagamento
  • Team building
  • Formazione

Dedicare del tempo a capire quali sono i risultati che vuoi raggiungere con il tuo evento è essenziale. Più chiaro è l’obiettivo, più facile sarà valutare se l’hai raggiunto o meno alla fine.  Per di più, definire gli obiettivi ti aiuterà a valutare le caratteristiche delle piattaforme considerando ciò che vuoi ottenere. Ad esempio, se hai intenzione di ospitare più sessioni con diversi relatori, una piattaforma webinar che permette sessioni multiple è la scelta migliore.

Numero di partecipanti

Quante persone vorresti che partecipassero al tuo webinar? La maggior parte delle piattaforme ha un numero massimo di partecipanti che dovrai scegliere all’inizio. Per questo è bene avere in mente fin da subito quante persone, più o meno, vorrai invitare al tuo evento. E fai attenzione a non sovrastimare, altrimenti potresti pagare per partecipanti extra di cui non hai bisogno. I posti limitati non sono sempre uno svantaggio. Difatti, potresti usare questa caratteristica come una tattica di scarsità per incoraggiare le persone a iscriversi.

Stimare il numero di partecipanti, ti aiuterà a ragionare sul prossimo punto utile: il budget.

Budget

Prima di iniziare a valutare le varie opzioni di software per eventi, è importante avere chiaro il budget. Infatti, ogni piattaforma webinar comporta un costo e offre una vasta gamma di strumenti a vari prezzi. Definire quanto puoi spendere influirà anche su quello che puoi permetterti e, soprattutto, farà in modo che il tuo acquisto non diventi un peso finanziario.

È il momento quindi di quantificare gli obiettivi che vuoi raggiungere con il tuo webinar e chiedersi per ciascuno “qual è l’impatto in termini di numeri sul mio business?”. Tienilo in mente mentre esamini la lista delle caratteristiche della piattaforma webinar e scegli quali servizi acquistare e quali no.

Facilità di installazione e utilizzo

Un altro fattore che incide su come scegliere la piattaforma webinar è la sua facilità di installazione e utilizzo. Non tutti sono esperti di tecnologia e, se anche tu lo fossi, potresti non avere tempo di occuparti di tutta la parte back-end della creazione webinar. Ecco quindi che diventa essenziale stabilire quali mansioni fare all’interno e quali invece affidare a degli specialisti.

In generale, la piattaforma webinar deve risultare facile da usare. Questo significa avere un’interfaccia intuitiva e delle funzioni semplificate non solo per facilitare il lavoro di chi ospita e gestisce gli eventi; l’accesso e uso della piattaforma webinar dovrebbe essere semplice anche per i partecipanti.

A tal proposito, le prove gratuite potrebbero esserti molto d’aiuto. L’opportunità di provare la piattaforma webinar sia dal punto di vista dell’organizzatore, sia dal punto di vista dell’utente, è un altro fattore da tenere in considerazione durante la scelta.

Coinvolgimento

Affinché il tuo webinar sia efficace e memorabile, deve essere coinvolgente. I webinar in stile broadcast non sono più in voga e non aiutano a mantenere l’attenzione dei partecipanti. Per questo motivo, è necessario prestare particolare attenzione alle funzionalità di coinvolgimento di una piattaforma webinar, come:

  • Chat in tempo reale
  • Sondaggi
  • Possibilità di condividere audio/webcam/schermo per i partecipanti

Una piattaforma webinar che offre strumenti di coinvolgimento e interazione permette di far vivere un’esperienza migliore agli utenti e di aumentare il valore percepito della tua offerta.

Monitoraggio e report finale

Monitorare il successo di ogni webinar è fondamentale per sapere se hai raggiunto l’obiettivo o meno. I report finali sui webinar dovrebbero includere:

  • Numero di iscritti all’evento
  • Presenze effettive al webinar
  • No Show, ovvero chi non si è presentato
  • Domande/risposte: quali commenti, domande, risposte sono stati inviati?
  • Coinvolgimento, per misurare l’interesse del pubblico
  • Durata dei partecipanti all’evento
  • Risposte alla call to action

Scegliere una piattaforma webinar che consente di estrarre delle statistiche finali dal tuo evento può essere molto utile. In questo modo potrai valutare l’efficacia delle tue azioni e apportare miglioramenti per i prossimi eventi.

Cerca informazioni sulla piattaforma webinar

Una delle fasi fondamentali per non fallire in un processo decisionale è proprio quella della ricerca di informazioni sul prodotto che si vuole acquistare. Chi di noi non legge attentamente recensioni o chiede consigli ad amici/colleghi prima di comprare un qualsiasi prodotto online?

Dovresti fare così anche con la tua piattaforma. Per assicurarti che il software sia affidabile, puoi rispondere ad alcune domande:

  • Da quanto tempo è in circolazione?
  • Hai già usato quella piattaforma? Se sì, come è stata la tua esperienza?
  • Conosci qualche collega/amico che ha usato il software? Qual è la loro opinione?
  • Le recensioni che leggi sono positive?
  • Quali sono i pro e i contro che emergono dalle testimonianze di chi ha già utilizzato la piattaforma webinar?

Personalizzazione della piattaforma webinar

La possibilità di costruire una piattaforma webinar su misura per la tua azienda è una caratteristica da non sottovalutare. Un esempio è la possibilità di personalizzare la piattaforma con il proprio brand, ovvero includere il tuo logo, i colori, i caratteri, le firme, i dettagli del mittente dell’e-mail all’interno del software.

Una piattaforma webinar professionale dovrebbe darti anche la possibilità di modificare e personalizzare landing page e thank you page. La prima raccoglie informazioni riguardo i tuoi contatti e offre un’interfaccia di registrazione semplice, la seconda avvisa che l’operazione è andata a buon fine e fornisce informazioni aggiuntive.

Infine, alcune piattaforme webinar offrono l’opportunità di inviare e-mail di conferma dopo l’avvenuta registrazione con tutti i dettagli dell’evento. Anche inviare una e-mail per ricordare ai partecipanti del webinar è una buona abitudine per ottenere un tasso maggiore di partecipazione. Assicurati quindi che la piattaforma permetta tutto questo.

Altri fattori da considerare

Innanzitutto, la qualità video e audio deve essere HD, ovvero senza lag, ed essere compatibile con diversi dispositivi e browser per offrire un’esperienza altamente accessibile. Inoltre, è necessario trovare una piattaforma webinar che soddisfi i requisiti di sicurezza e privacy richiesti, soprattutto nella gestione dei dati degli utenti.

Un altro punto importante è la presenza di un’assistenza in grado di rispondere prontamente ai tuoi dubbi e risolvere gli eventuali problemi che tu o i tuoi invitati potreste riscontrare nell’uso della piattaforma. Fai attenzione quindi alla disponibilità di forum online di utenti o all’esistenza di un personale di supporto e agli orari in cui questo è disponibile.

Infine, non tutti coloro che si registrano a un webinar vi partecipano in diretta. Molti, infatti, preferiscono riguardare la registrazione dell’evento in un secondo momento. È importante quindi che la piattaforma webinar offra la possibilità di registrare facilmente l’evento e, agli utenti, di potervi accedere in modo semplice.

Come scegliere la piattaforma webinar: consiglio finale

Siamo giunti alla fine di questa breve guida su come scegliere la piattaforma webinar perfetta per il tuo business. Come hai potuto vedere, i fattori da tenere in considerazione sono molti, ma possiamo riassume il tutto in un unico consiglio finale: definisci i tuoi obiettivi e cerca i migliori strumenti per raggiungerli.

Se hai difficoltà ad orientarti tra le numerose piattaforme per eventi che il web mette a disposizione, noi di WebinarPro siamo pronti ad aiutarti nella scelta del software più adatto alle tue esigenze. Ai nostri clienti offriamo solo le migliori soluzioni presenti sul mercato grazie ai nostri partner di fiducia, Zoom e LogMeIn, per garantire la creazione di webinar di successo.

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