Partiamo con il rispondere ad una domanda fondamentale: “Microsoft Teams cos’è?“
Microsoft Teams, assieme a Zoom e Google Meet, fa parte della grande famiglia di piattaforme per riunioni online che abbiamo imparato a conoscere molto bene dal 2020 ad oggi.
Oggi, ci focalizzeremo proprio su di lei, la piattaforma per videoconferenze del colosso americano di Bill Gates.
Questo strumento, offerto dalla Microsoft, ha fatto la sua comparsa nel mercato delle piattaforme per riunioni online nel 2017: da allora la piattaforma è cambiata molto, grazie alle numerose funzionalità che sono state aggiunte negli anni.
Sei vuoi conoscere tutti i segreti di questa piattaforma, mettiti comodo!
Troverai tutte le risposte che cerchi in questo articolo.
Cosa trovi in questo articolo:
Come si fa il download Microsoft Teams?
Prima di vedere tutte le sue funzionalità, capiamo come poterlo avere sui nostri dispostivi.
Microsoft Teams ha sia la versione Desktop che la versione Mobile. Tra le due non vi è nessuna differenza, in quanto, le funzionalità offerte sono esattamente le stesse.
Nella versione Desktop, il menù che permette di navigare tra le varie sezioni, di cui parleremo più avanti, è posizionato sulla sinistra dello schermo in verticale e, durante le chiamate, tutte le opzioni sono visualizzate nella parte alta dello schermo.
Inoltre, quando si sta condividendo lo schermo, è possibile visualizzare sul proprio schermo una miniatura della chiamata in cui verrà visualizzata la persona che sta parlando in quel momento.
In questo modo potrai continuare a vedere chi ti sta parlando anche se non hai la chiamata a schermo intero.
Scaricare Microsoft Teams sul pc
Quindi, come si fa il download di Microsoft Teams sul pc?
Devi collegarti alla pagina “Scarica Microsoft Teams” e cliccare su “Scarica Versione Desktop”.
Una volta effettuato il download, dovrai fare l’accesso con il tuo account Microsoft e potrai accedere dal tuo pc a questo meraviglioso mondo!
Microsoft Teams app
Microsoft Teams ha anche un app, disponibile per tutti i dispositivi.
Sullo lo smartphone la visualizzazione è leggermente diversa rispetto alla versione desktop: in basso sono poste le sezioni Azioni, Chat, Team, Attività e Calendario. Per visualizzare le altre sezioni, ad esempio quella “Chiamate” è necessario cliccare sui 3 puntini in basso a destra.
Se durante la chiamata hai la necessità di uscire dalla Microsoft Teams app per visualizzare, ad esempio, un documento, la chiamata non verrà interrotta. Infatti, nel momento in cui sei in chiamata ed esci dall’applicazione, la chiamata diventerà una miniatura che potrai spostare liberamente sullo schermo. Per ritornare nella chiamata basterà poi cliccare sulla miniatura.
Scaricare Microsoft Teams sul telefono
L’applicazione è disponibile sia nell’App Store e che nel Play Store.
Una volta scaricata l’applicazione, anche in questo caso, sarà sufficiente accedere con il proprio account Microsoft et voilà!
Ultima cosa da segnalar sulla Microsoft Teams app: se stai seguendo una chiamata dal pc e vuoi passarla sul telefono è possibile farlo!
Basta aprire l’applicazione, entrare nel gruppo in cui si sta svolgendo la chiamata e cliccare sul pulsante “Partecipa”. Il telefono ti chiederà se vuoi trasmettere la chiamata su quel dispositivo: basta dire di sì e avrai cambiato dispositivo di visualizzazione.
Ovviamente, è anche possibile fare l’operazione inversa, ovvero, passare una chiamata dal telefono al pc.
Microsoft Teams come funziona?
Le funzionalità di Microsoft Teams sono molteplici. Infatti, la piattaforma comprende numerose funzionalità in 4 differenti ambiti:
- Riunioni online;
- Chiamate;
- Collaborazione;
- Chat.
Quindi la domanda non è Microsoft Teams come funziona? Ma quale delle funzionalità di Microsoft Teams si adatta meglio alle mie esigenze?
Scopriamolo!
Riunioni online
Microsoft Teams offre la possibilità di fare videoconferenze e riunioni virtuali (quindi anche Webinar) con un massimo di 100 partecipanti nella sua versione gratuita.
Le funzionalità offerte da Microsoft Teams durante la riunione online sono:
- Condivisione schermo;
- Chat attiva durante la riunione;
- Funzionalità per alzare la mano, utilissima quando si vuole fare una domanda o si vuole esprimere il proprio parere su una questione ma non si vuole interrompere chi sta parlando. Per alzare la mano è necessario cliccare sul pulsante con la mano nella barra in alto. Il contorno della tuo schermo agli altri apparirà giallo, al fine di segnalare la tua alzata di mano.
- Possibilità di registrare anche nella versione gratuita, in modo che, se qualcuno non può partecipare alla riunione in diretta per un qualsiasi motivo, può facilmente recuperarla tramite la registrazione. Per attivarla, bisogna cliccare sui tre pallini in alto durante la chiamata e cliccare su “Registra e Trascrivi”
- Possibilità di attirare la trascrizione una volta iniziata la registrazione;
- Possibilità di inviare reazioni durante la chiamata. Per inviare una reazione è sufficiente cliccare sull’emoji nella barra in alto e scegliere la reazione.
Come fare videoconferenza Microsoft Teams?
Per avviare una videoconferenza su Microsoft Teams è necessario andare nella sezione “Chiamate” nel menù e digitare il nome o la mail della o delle persone con cui vuoi fare la riunione e poi cliccare sull’icona della telecamera e il gioco è fatto!
In alternativa, se vuoi fare una videochiamata con più persone e sai già che a quella chiamata ne succederanno altre, è possibile creare una chat di gruppo e far partire la riunione online da lì, sempre cliccando sull’icona della videocamera.
In questo modo, la prossima volta non dovrai reinserire manualmente tutti i contatti: ti basterà riaprire la chat e far partire la chiamata.
Ultima cosa da dire per rispondere alla domanda come fare videoconferenza Microsoft Teams?
È possibile programmare una videochiamata di gruppo ma solamente se il proprio account è autorizzato a farlo (ad esempio, gli account degli studenti universitari abilitati per Microsoft Teams non sono abilitati alla programmazione, mentre l’account dei docenti lo sono).
Sfondi per Microsoft Teams
La piattaforma offre la possibilità di modificare il proprio sfondo. Le opzioni sono due:
- Sfocare semplicemente lo sfondo;
- Selezionare una delle immagini predefinite di Teams ed utilizzarla come sfondo. La scelta è abbastanza ampia: si passa da immagini che rappresentano case moderne o studi professionali a immagini di fantasia o immagini della natura.
Ma come utilizzare gli sfondi per Microsoft Teams?
Lo sfondo si può cambiare una volta entrati nella chiamata.
Per cambiarlo è necessario cliccare sui 3 puntini del menù e selezionare “Effetti sfondo”.
Ora ti basterà scegliere come impostare lo sfondo e cliccare su “Applica”.
Come si fa la condivisione schermo Microsoft Teams?
Elemento fondamentale quando si fa una videoconferenza è la condivisione schermo.
Come si fa, quindi, la condivisione schermo Microsoft Teams?
Per condividere lo schermo bisogna cliccare sull’icona del rettangolo con in mezzo una freccia. Si aprirà una finestra in cui è possibile scegliere:
- Modalità relatore: puoi scegliere come le altre persone visualizzeranno la tua condivisione schermo. In particolare, è possibile scegliere tra la semplice visualizzazione dello schermo, oppure, la visualizzazione del nostro schermo affiancato alla visualizzazione della nostra webcam.
- Cosa condividere: puoi scegliere se condividere l’intero schermo, e in questo caso, le altre persone vedranno tutto quello che vedi tu sul tuo schermo. Oppure, puoi condividere una sola finestra. In questo caso, solamente la finestra selezionata verrà visualizzata dalle altre persone, quindi, se cambi finestra, e vuoi mostrare altro, dovrai interrompere la condivisione e riattivarla per quella finestra.
Chiamate e videochiamate con Teams
Teams offre anche la possibilità di effettuare chiamate vocali senza la parte di video. La chiamata, oltre che poter essere effettuata tra due persone, può anche essere di gruppo.
In questa versione, ritroviamo tutte le funzionalità che abbiamo appena visto per le riunioni virtuali con l’eccezione, appunto, dell’attivazione della webcam.
Per attivare una chiamata solo audio si deve seguire lo stesso procedimento delle riunioni online: la differenza sta nel dover cliccare sull’icona della cornetta invece che sull’icona della telecamera.
Collaborazione con Microsoft Teams
Microsoft Teams è uno strumento estremamente pensato per la collaborazione e l’organizzazione.
È infatti possibile creare dei gruppi Teams (Chiamati Team) a cui far accedere tutti i nostri collaboratori.
Per creare un Team è necessario accedere alla sezione “Team” nel menù e cliccare sul pulsante “Unisciti ad un Team o creane uno”.
Per unirsi ad un Team sarà semplicemente necessario immettere il codice che ci è stato fornito da chi ha creato il gruppo e cliccare su “Partecipa al Team”.
Nel caso in cui il Team sia impostato come privato, il proprietario dovrà autorizzare il tuo ingresso manualmente.
Per crearne uno, invece, è sufficiente cliccare sul pulsante “Crea un Team” e il gioco è fatto!
Una volta creato o entrato a far parte di un Team, cliccando su “Generale”, avremo due schede principali:
- “Post“: in questa scheda verranno visualizzati i messaggi e lo storico delle chiamate effettuate internamente al Team (Anche le chat scritte durante le chiamate concluse verranno mostrate)
- “File“: in questa scheda è possibile visualizzare, scaricare o modificare i file che sono stati caricati.
Oltre a queste due schede è possibile aggiungerne altre cliccando sul + di fianco alla scheda “File”.
In questo modo la collaborazione è assicurata! Tutti i file relativi ad un progetto saranno contenuti qui e troverete tutti, tutto, facilmente.
Chat dentro Teams
Ultima funzionalità di Microsoft Teams è la chat.
La chat può essere one-to-one o di gruppo. Per iniziare una nuova chat basta accedere alla sezione “Chat” dal menù e cliccare sull’icona quadrata con la penna.
Per le chat one-to one è sufficiente selezionare la persona con la quale si vuole chattare, scrivere il testo del messaggio e poi cliccare “Invio”.
Per le chat di gruppo basterà inserire più nomi nella barra “A:” e il gioco è fatto!
Potrete essere sicuri del fatto che l’altra o le altre persone abbiano ricevuto e letto il messaggio:
- Se di fianco al nostro messaggio inviato appare un flag all’interno di un cerchio significa che il messaggio è stato consegnato correttamente;
- Se di fianco al nostro messaggio appare invece un’occhio stilizzato, significa che il messaggio è stato letto.
Particolarità della chat di Teams è il fatto di poter avviare una chat con se stessi. Basterà avviare una nuova chat e inserire il nostro nome e cognome nella barra dei destinatari.
Infine, grazie alla chat è possibile sapere se una persona è online o meno.
Se in basso a sinistra dell’immagine di profilo vi è un pallino verde, significa che la persona è online. Se il pallino è giallo, significa che la persona era online poco fa, e se il pallino è bianco, significa che la persona non si connette da qualche ora.
Se invece, il pallino è rosso, significa che quella persona è impegnata in una videoconferenza o in una chiamata.
Queste erano tutte le funzionalità che la piattaforma offre. Puoi utilizzarle tutte o solo alcune, dipende dalle tue esigenze!
I piani offerti da Microsoft Teams
Microsoft Teams, offre 4 differenti piani per rispondere a tutte le esigenze delle aziende.
I piani disponibili sono:
- Gratuito;
- Essentials;
- Business Basic;
- Business Standard.
Vediamo insieme cosa include ciascun piano.
Microsoft Teams Gratuito
Questo è il piano a cui tutti possiamo accedere e include:
- Riunioni tra due persone illimitate per un massimo di 30 ore;
- Riunioni di gruppo illimitate per un massimo di 60 minuti;
- Massimo di 100 partecipanti per riunione;
- 5 GB di spazio di archiviazione nel cloud;
- Chat illimitata;
- Condivisione di file, attività e sondaggi;
- Crittografia dei dati per riunioni, chat, chiamate e file;
- Sottotitoli in tempo reale nelle riunioni (in lingua inglese) se abbiamo effettuato l’accesso con un account Microsoft.
Microsoft Teams Essentials
Questo piano costa 3,40 € al mese (Iva esclusa) e include, oltre alle funzionalità della versione gratuita:
- Riunioni di gruppo illimitate per un massimo di 30 ore;
- Massimo 300 partecipanti per riunione;
- 10 GB di spazio di archiviazione nel cloud;
- Supporto web e telefonico in qualsiasi momento.
Microsoft 365 Business Basic
Al costo di 5,10€ al mese (Iva esclusa) include tutte le funzionalità di Microsoft Teams Essentials e in più:
- Microsoft Whiteboard disponibile solamente con account Azure Ad Indentity.
- Centinaia di app collaborative disponibili solamente con account Azure Ad Identity;
- Annotazioni collaborative nelle riunioni di Teams che permettono ai partecipanti di contribuire al contenuto condiviso;
- Sottotitoli in inglese in tempo reale nelle riunioni (In oltre 30 lingue con account Azure Ad Identity);
- Registrazioni delle riunioni in team con trascrizioni;
- Versioni per dispositivi mobili e web delle app di Office (Teams, Exchange, OneDrive, Outlook, Word, Excel e Power Point);
- Archiviazione nel cloud di 1 TB;
- Posta elettronica aziendale;
- Sicurezza standard.
Microsoft 365 Business Standard
Al costo di 10,50€ al mese (Iva esclusa) include tutte le funzionalità di Microsoft 365 Business Basic in più:
- Versioni desktop delle app di Office con funzionalità premium ((Teams, Exchange, OneDrive, Outlook, Word, Excel e Power Point, Publisher, Access);
- Hosting di webinar;
- Strumenti di report e registrazione dei partecipanti;
- Gestione degli appuntamenti con i clienti.
Microsoft Teams 2.0
Microsoft Teams sta per evolversi in Microsoft Teams 2.0.
La piattaforma, infatti, sta per fare dei grossi miglioramenti in termini prestazionali.
Gli sviluppatori Microsoft hanno fatto un grosso lavoro di riprogettazione del programma e, dopo averlo testato internamente con i dipendenti, ora sono pronti per mostrarlo al grande pubblico!
In particolare, i vantaggi di Microsoft Teams 2.0 sono:
- Riduzione dello spazio occupato all’interno della RAM;
- Riduzione dell’impatto sul processore;
- Miglioramento delle prestazioni e dell’autonomia dei portatili.
L’unione di questi 3 miglioramenti renderà l’applicazione molto più veloce e reattiva rispetto a prima, migliorando nettamente l’esperienza d’utilizzo.
Microsoft Teams e Chat GPT
Altra novità in arrivo in casa Microsoft è la collaborazione con Chat GPT.
Innanzitutto, cos’è Chat GPT?
ChatGPT è un modello di intelligenza artificiale del gruppo GPT-3 sviluppati da OpenAI, basato sul machine-learning non supervisionato.
È gratuito nel piano base e funziona con una tecnica di deep-learning nota come Transformer, la quale, consiste nell’utilizzo di una rete neurale per analizzare e comprendere il significato di un testo.
Nella sua versione a pagamento, Microsoft Teams, potrà beneficiare dei vantaggi offerti dall’intelligenza artificiale di OpenAI.
Il beneficio principale che Chat GPT fornisce alla piattaforma si chiama “Riepilogo Intelligente“: in pratica, sarà possibile avere un riassunto scritto della riunione senza dover scrivere una riga, in quanto, ci penserà l’intelligenza artificiale!
Il testo generato contiene la trascrizione intelligente della conversazione: gli interventi dei diversi relatori saranno evidenziati in modo differente al fine di capire quando ha parlato chi. e saranno disposti con ordine all’interno del documento.
Ulteriore funzionalità possibile grazie a Chat GPT è la creazione di elenchi di cose da fare che sono stati nominate all’interno della conversazione. Da adesso nessuno potrà più dire di essersi dimenticato di fare qualcosa!
Microsoft Teams o Zoom?
In questo articolo dedicato a tutti i segreti di Microsoft Teams non potevo non inserire un confronto con Zoom.
Le due piattaforme, in realtà, sono molto simili: entrambe, infatti, sono delle piattaforme all-in-one, in cui, non si fanno solo videoconferenze, ma è contenuto un vero e proprio mondo, dalla semplice telefonia, alla chat online esterna alle riunioni.
Sicuramente, un punto a favore di Zoom, è la User Experience: rispetto alla piattaforma di Microsoft, la piattaforma Zoom è di più facile utilizzo. Teams, infatti, nonostante non sia complicato da utilizzare, non è così intuitivo e richiede un po’ di tempo per abituarsi.
Al contrario, un punto a favore di Microsoft Teams, è sicuramente, l’integrazione con l’intero sistema Microsoft, che noi tutti sappiamo utilizzare alla perfezione ormai, ma anche con altre applicazioni disponibili nel Microsoft Store.
Ma qual è la migliore tra le due?
Come sempre, non c’è una risposta giusta a questa domanda. Dipende tutto dalle tue esigenze e dalle tue preferenze di utilizzo!
Se per te è fondamentale avere una piattaforma naturalmente integrata con gli strumenti che già utilizzi normalmente, allora Microsoft Teams è la piattaforma Webinar che fa per te!
Se invece hai la necessità di organizzare Webinar con un elevato numero di partecipanti, allora Zoom è la giusta soluzione!
E con questo confronto siamo giunti alla fine di questo articolo! Spero di aver chiarito tutti i tuoi dubbi sulla piattaforma di Microsoft.
Se sei interessato all’implementazione di Microsoft Teams per i tuoi Webinar e vuoi lavorare con noi puoi richiederci un preventivo nella pagina dedicata sul nostro sito.
Se invece hai ancora qualche dubbio contatta il nostro staff, oppure compila il form qui sotto, saremo di felici di rispondere a tutte le tue domande!
