Il webmeeting è la trasposizione nel web della classica riunione: un gruppo di persone che si riuniscono in uno spazio e condividono idee in modo relativamente simmetrico. Un’altra particolare forma di webinar è la webconference, in cui l’accento è posto sui contenuti della riunione, più che sullo scambio tra le persone.

Individuare le differenze tra le due tipologie di webinar è fondamentale, non solo per poter scegliere gli strumenti giusti ma anche per organizzare la riunione nel modo più efficace e strutturato possibile. In questo articolo, proveremo a spiegare la diversità tra le due forme di webinar per comprendere quale sia la scelta più giusta da compiere.

Differenze tra webmeeting e webconference

Se il webinar è la categoria più generale che racchiude le altre, possiamo dire che tutti hanno in comune questi elementi:

• L’uso di una piattaforma per webinar
• Uno streaming video
• Uno streaming audio
• Strumenti di comunicazione

Apparentemente potrebbe risultare che questi tipi di webinar siano in fondo la stessa cosa. Invece le differenze e le particolarità di questi strumenti sono molteplici e vi spieghiamo i vari motivi.

Il webmeeting è un gruppo di persone che si riuniscono e collaborano alla creazione di modelli, strategie, processi e molto altro. In un webmeeting, quindi, le persone si raccolgono in uno spazio virtuale e fanno sostanzialmente le stesse cose che farebbero in una sala riunioni: condividono idee, discutono alternative, propongono soluzioni permettendo quindi di partecipare anche a coloro che si trovano in una sede fisica diversa e magari distante migliaia di chilometri.

La webconference  è la trasposizione nel web della classica conferenza o della lezione di tipo frontale, universitaria a cui siamo abituati: una persona parla a più persone contemporaneamente, espone i propri contenuti e, alla fine, risponde alle domande. In questo caso ci stiamo concentrando più sui contenuti, piuttosto che sullo scambio tra le persone.

La differenza tra webmeeting e webconference sta proprio in questo:

• Maggior uso di strumenti collaborativi nel webmeeting
• Maggiore accento sulla condivisione e sul confronto nel webmeeting
• Maggiore accento sui contenuti erogati nella webconference

Come scegliere tra webmeeting e webconference?

La scelta dipende senza dubbio dal tipo di obiettivo che vi siete prefissati e che desiderate raggiungere, in base alle vostre specifiche esigenze aziendali.

L’utilizzo di webmeeting è consigliato se hai questo tipo di necessità:

• Collaborare e discutere su determinati topic
• Creare nuove idee su un prodotto, un servizio, una situazione da risolvere
• Trovare una soluzione collaborativa
• Lavorare con un gruppo relativamente contenuto
• Tenere traccia dei passaggi di sviluppo della sessione (come ad esempio le mappe mentali)
• Creare un documento condiviso

Invece l’uso di webconference è più indicato se hai bisogno di uno strumento per queste specifiche caratteristiche:

• Erogare un contenuto
• Descrivere e presentare una situazione, un problema, ecc.
• Presentare risultati
• Presentare un progetto, un piano di lavoro, ecc.
• Comunicare in modo unidirezionale un’idea, limitando lo scambio a domande e risposte

Come scegliere la piattaforma giusta?

Le piattaforme e i software per i Webinar sono simili tra di loro anche se differiscono per alcune caratteristiche e permettono di spostarsi dall’una all’altra semplicemente configurando gli strumenti di ognuna di esse: se voglio organizzare un webmeeting attiverò la lavagna condivisa, i documenti condivisi, lo spazio di raccolta delle domande, mentre se devo organizzare una Webinar offrirò maggiore spazio a la chat, allo spazio delle domande, alle slide, ecc.

La piattaforma per Webinar ormai è uno standard che fa la differenza, per gli eventi ma anche per i meeting. Il panorama delle piattaforme oggi è sempre più ricco, risulta quindi molto importante saper distinguere le offerte del mercato e i prodotti giusti per le proprie esigenze.