Come organizzare eventi online in modo professionale

Ci sono situazioni in cui raggruppare molte persone in uno stesso luogo fisico può essere complicato. In questi casi sorgono spontanee alcune domande come “Come organizzo un evento online di successo?”

Scommetto che almeno una volta ti sei ritrovato a rispondere a questi interrogativi e se sei capitato su questo articolo è perché hai deciso che creare un evento digitale era la scelta giusta.

Ma la gestione di questo tipo di eventi non è sempre facile e immediata come può sembrare dall’esterno.

In realtà, organizzare eventi online richiede la stessa attenzione e abilità di un incontro di persona. Per questo oggi ti spiegherò passo per passo come organizzare eventi online e quali sono le migliori piattaforme per eventi che dovresti prendere in considerazione.

Come organizzare eventi online: da dove partire

Organizzare un evento digitale significa riunire un gruppo di persone in uno spazio web attraverso uno strumento di videoconferenza e offrire loro contenuti interessanti e utili. La gestione di un evento online non dovrebbe essere sottovalutata: saper avviare una riunione su una piattaforma per eventi virtuali non basta.

 L’organizzazione del tuo evento deve tenere conto di tre punti fondamentali:

• Il pubblico. Prima di organizzare qualsiasi tipo di evento, dovresti rispondere alla domanda: “chi voglio partecipi al mio incontro?”. Immagina quindi quale sarà il tuo target, individua i loro problemi e i loro obiettivi; pensa a come tu puoi risolverli e come il tuo evento può essere utile e interessante per loro. 
• Il contenuto. Il principale focus di ogni evento digitale è proprio il contenuto, che deve essere costruito a partire dai bisogni del proprio pubblico e del proprio business. Focalizzati sul fornire soluzioni pratiche, consigli, case study. 
• La promozione. Promuovere efficacemente un evento online è il segreto per far si che l’incontro sia di successo. La promozione deve avvenire in primis attraverso una pagina dell’evento curata, accattivante e in grado di dare risalto al contenuto. Attraverso il canale di posta elettronica puoi fidelizzare la tua lista di contatti, inviando loro e-mail personalizzate e strategiche per raggiungere il tuo obiettivo. Infine, sfrutta l’enorme potenzialità dei social network per raggiungere un pubblico molto vasto, favorire l’interattività e il passaparola.

7 idee per i tuoi eventi digitali

Esistono differenti tipologie di eventi online, dai webinar ai corsi live di cucina o palestra, fino a riunioni interattive e attività di team building. La scelta del tipo di evento da condurre dipende principalmente dagli obiettivi che lo stesso deve raggiungere e, più in generale, dai risultati che l’azienda auspica di ottenere grazie all’evento online. 

Se hai le idee un po’ confuse e non come organizzare eventi online e quale forma di evento scegliere, ecco per te 7 idee per eventi digitali da cui prendere ispirazione. 

1. Intervista. Invita nel tuo evento virtuale un personaggio di spicco del tuo settore o un influencer che tratta temi connessi al tuo contenuto e di interesse per il tuo pubblico. Ospitare una persona conosciuta farà avvicinare più potenziali e nuovi clienti al tuo business e aumenterà le tue probabilità di essere riconosciuto sul mercato.
2. Contenuti formativi e tutorial. Offrire formazione attraverso un evento online è l’opzione più scelta da chi decide di condurre incontri digitali. I video che spiegano cosa fare e come sono molto apprezzati dal pubblico in quanto dimostrano e spiegano contenuti in modo semplice e immediato.
3. Ospita l’esperto. Invitare l’esperto del settore a prendere parte al tuo evento online non solo ti permetterà di offrire contenuti di alta qualità al tuo pubblico, ma ti aiuterà a posizionarti come fonte esperta e credibile.
4. Introduci il nuovo prodotto. Crea un evento promozionale online per far conoscere il tuo nuovo prodotto, spiega le sue caratteristiche e illustra le sua funzionalità. Può essere un evento riservato ai clienti più fedeli o uno aperto a tutti, in ogni caso, permettere ai partecipanti di intervenire con domande e curiosità aumenterà il valore percepito della tua offerta.
5. Webinar per farsi conoscere. Creare un evento online per aumentare la brand awareness è sicuramente una strategia vincente per accrescere la lista di potenziali clienti e farsi riconoscere sul mercato. Di solito la tipologia di eventi più scelta in questo caso è il webinar, a cui si aggiungono inviti e CTA finali per spingere il partecipante a continuare il customer journey. Il webinar ha tantissime applicazioni per differenti obiettivi. Scopri come puoi implementarli nella tua organizzazione con il corso online “Ispira, collabora, insegna e vendi con i webinar“.
6. Contest e challenge. Organizza il tuo evento online a partire da un contest lanciato sulle principali piattaforme di comunicazione web. I partecipanti avranno la possibilità di interagire tra loro, discutere sulla sfida che devono affrontare per vincere e stringere nuove amicizie. Ciò aumenterà il senso di community attorno al tuo brand e la condivisione dei contenuti dell’evento farà conoscere il tuo business a nuove possibili persone interessate.
7. Q&A. Organizza incontri online di discussione attorno un argomento o, semplicemente, includi sessioni di domande e risposte all’interno dei tuoi eventi online. La modalità interattiva favorisce il coinvolgimento del pubblico e aumenta il valore percepito dell’offerta proposta.

Le migliori piattaforme per organizzare eventi online

Non esiste un evento online senza tecnologia e, in particolare, senza un sito per eventi online. Vediamo quindi quali sono le 3 migliori piattaforme di videoconferenza per organizzare eventi digitali.

• Zoom – probabilmente il sito per eventi online più conosciuto. Il piano gratuito include riunioni di massimo 100 partecipanti fino a 40 minuti, riunioni individuali illimitate di massimo 30 ore ciascuna e chat private o di gruppo. Scopri qui le novità sulla piattaforma Zoom.
• Microsoft Teams – è uno strumento di videoconferenze che offre il vantaggio di poter condividere e modificare file in tempo reale attraverso le applicazioni di Word, PowerPoint ed Excel.
• GoToWebinar – è una piattaforma per eventi online che punta sul coinvolgimento, promozione e qualità della conferenza. Tra le numerose funzionalità troviamo: la possibilità di preregistrare gli eventi, invitare fino a 3000 partecipanti, la personalizzazione dei moduli di iscrizione e la possibilità di condividere la webcam durante l’evento.

Ti consiglio la lettura anche dell’articolo “Piattaforme per eventi online: cosa sono e come funzionano” per scoprire con quali criteri scegliere la piattaforma più adatta alle tue esigenze.  

Come organizzare eventi online di successo

Ora sai cosa sono gli eventi online, le loro caratteristiche e cosa ti serve per la loro gestione. Ma in pratica, come si crea un evento online di successo? Ecco alcuni passaggi fondamentali: 

1. Fissa gli obiettivi che vuoi raggiungere con il tuo evento.
2. Definisci il pubblico e decidi di cosa parlare.
3. Programma l’evento: scegli un giorno, l’ora e il sito per eventi online su cui vuoi condurre il tuo incontro.
4. Promuovi l’evento online su social network, pagine web e attraverso l’e-mail marketing.
5. Dopo l’evento, analizza i dati di partecipazione del pubblico e raccogli informazioni sui contatti che hanno preso parte all’incontro. Questo database sarà essenziale per continuare a nutrire il potenziale cliente e far sì che acquisti il tuo prodotto. Inoltre, gli eventi digitali online permettono anche un follow-up semplice ed immediato: richiedi un feedback ai partecipanti, invia le slide e i documenti relativi alla presentazione e invitali ad approfondire il tuo business con CTA e promozioni.

Organizzare eventi online non solo ti permette di raggiungere un pubblico più vasto, ma aiuta anche ad aumentare il coinvolgimento del tuo pubblico, generare lead interessati al tuo business, costruire una forte brand identity e soprattutto, risparmiare soldi.

Adesso non rimane che a te.

Decidere se stare fermo dove sei o muovere i primi passi per capire cosa possiamo fare per te e il tuo business. Voglio proporti un corso che potrebbe fare al caso tuo: “Progettare eventi online con il Digital Event Canvas“. La programmazione strategica sarà la tua carta vincente, provare per credere!