Avrai sicuramente sentito parlare delle fiere fisiche, cioè delle esposizioni o manifestazioni in cui si possono presentare dei prodotti, in modo tale da venderli o pubblicizzarli.
Si tratta di eventi ricorrenti o periodici, capaci di coprire tutti i settori di mercato.
Solitamente questi eventi si svolgevano in presenza, ma la spinta alla digitalizzazione ha arricchito il ventaglio di soluzioni creative e originali riguardo l’organizzazione di fiere.
Hai mai sentito parlare delle fiere virtuali e delle fiere ibride? Sei curioso di scoprirne di più e di capire le differenze tra una fiera online e una fiera fisica ed i relativi vantaggi?
Continua a leggere!
Cosa trovi in questo articolo:
Cosa sono e come funzionano le fiere virtuali
Le fiere virtuali sono eventi interattivi in cui le aziende incontrano i propri clienti presentandosi con stand e gadget che fungono da biglietto da visita.
Si basano sulla costruzione di un ambiente tridimensionale in cui ciascun partecipante può immergersi usando il proprio computer.
L’utente naviga nell’ambiente utilizzando un avatar, il quale diventa il volto digitale del partecipante. I padiglioni virtuali sono realizzati in modo tale da richiamare l’aspetto tradizionale degli stessi delle fiere fisiche.
Gli spazi virtuali comprendono, oltre agli stand, anche delle aree comuni, simili ai padiglioni espositivi e alle sale conferenze delle fiere tradizionali.
Qui si svolgono conferenze e workshop interattivi.
Un elemento distintivo delle fiere virtuali è l’interazione tra partecipanti: utilizzando le chat e la messaggistica istantanea, i membri possono dialogare tra loro sia in modo pubblico che privato. In questo modo si promuovono lo scambio di idee e la collaborazione all’interno della fiera.
Per le aziende, le fiere virtuali permettono di presentarsi ai clienti in modo accattivante, usando materiali multimediali come presentazioni, brochure digitali, gallerie fotografiche e altri elementi interattivi.
Fiere online e fiere fisiche: quali sono le differenze
Le fiere virtuali rappresentano la versione digitale degli eventi fieristici a cui solitamente si partecipa in presenza, ma con qualche differenza. Vediamone qui alcune:
- La presenza fisica dei soggetti coinvolti, da espositori, sponsor fino a clienti, è sostanzialmente ridotta o nulla nelle fiere online. Questo permette uno scambio di informazioni con il cliente più rapido e diretto, senza rumori di fondo che possono interferire con la comunicazione.
- La mancanza del contatto umano, ritenuta da molti un aspetto fondamentale dell’evento fieristico, in quanto costruire relazioni significative è uno dei principali obiettivi.
- Un’altra cosa che manca alle fiere virtuali è la possibilità di riprodurre sensazioni come l’odore, il gusto e il tatto, che possono essere fondamentali in caso di eventi del settore alimentare, ad esempio.
- Maggiore coinvolgimento dei partecipanti e la visibilità di sponsor ed espositori nelle fiere online, grazie a numerosi servizi che le piattaforme digitali offrono.
- I costi: le fiere virtuali costano meno di quelle fisiche. Questo perché le spese relative a spostamenti, allestimenti e materiali vengono praticamente azzerati.
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Nelle fiere online l’elemento chiave è la tecnologia, che permette una gestione più dinamica e flessibile di tutto l’evento: dall’invito dei partecipanti fino al follow-up e anche una più semplice organizzazione.
Le fiere tradizionali, inoltre, possono presentare dei vincoli che ne limitano l’effettiva portata. Infatti, esse sono molto influenzate dalle dimensioni degli spazi espositivi o dalle restrizioni temporali.
Queste fiere sono anche vulnerabili alle situazioni impreviste. Cambiamenti climatici, epidemie e problemi logistici, possono penalizzare molto le fiere fisiche, portando a preferire le fiere virtuali, attraverso le quali possiamo ridurre le cancellazioni o le limitazioni di accesso.
Ciò permette una maggiore sicurezza sia per i partecipanti che per gli organizzatori.
Le fiere online emergono quindi come un’alternativa più efficace e rassicurante, offrendo maggiore stabilità e flessibilità.
Fiere internazionali virtuali
Le fiere virtuali permettono di visitare virtualmente un evento che si svolge a distanza rispetto a noi.
Proprio per questo motivo, esistono delle fiere internazionali online accessibili tramite delle piattaforme digitali. Queste fiere globali hanno permesso di aprire porte ed opportunità a professionisti e aziende provenienti da tutto il mondo.
Alcune fiere internazionali comprendono:
- CES (Consumer electronics show) virtual experience: una fiera che si concentra sulle ultime innovazioni nel settore dell’elettronica, ha anche avuto edizioni virtuali che hanno permesso ai partecipanti di esplorare le novità tecnologiche a distanza.
- ITB Virtual Convention: una delle più grandi fiere nel settore del turismo, ha organizzato anche fiere virtuali per permettere ad operatori del settore turistico di connettersi da remoto.
- Virtual MWC (Mobile World Congress): è una delle principali fiere per l’industria delle comunicazioni mobili. Ha offerto anche delle fiere online per permettere a esperti di telecomunicazioni e spettatori di partecipare virtualmente.
- Bio Digital: questa fiera nel settore delle scienze della salute e della vita è stata trasformata in un evento virtuale, consentendo ad aziende farmaceutiche e biotecniche di connettersi globalmente.
- Virtual book fairs: anche le fiere del libro si sono trasformate in eventi digitali. Autori, editori e lettori hanno potuto partecipare a queste fiere internazionali online, con la possibilità di esplorare mondi letterari tramite l’ambiente virtuale.
Le fiere virtuali variano in scala, settore o provenienza geografica e hanno reso possibile l’accesso alle innovazioni globali tramite un semplice click.
Ogni fiera virtuale ha un proprio sito web che ti permette di scoprire ulteriori dettagli riguardanti gli eventi internazionali disponibili e di tuo interesse.
Esistono però anche delle piattaforme online che ti permettono di scoprire la programmazione degli eventi che si svolgeranno in futuro, come Portale fiere.
Portale fiere online
Portale fiere è una piattaforma online dedicata al mondo delle fiere virtuali e degli eventi.
SI tratta di un luogo virtuale in cui è possibile trovare informazioni dettagliate su fiere, mostre ed eventi che si tengono in diverse città e in base ai diversi settori.
L’obiettivo è facilitare l’esperienza di partecipanti, mettendo a disposizione date, luoghi, temi e dettagli relativi alle fiere, indipendentemente dal luogo in cui ti trovi.
La personalizzazione di questa piattaforma ti permette di individuare facilmente le fiere di tuo interesse in base alle tue preferenze. Tramite la ricerca avanzata puoi selezionare diverse opzioni tra quali il settore, la posizione o le date di svolgimento degli eventi.
Portale fiere online offre anche dei servizi aggiuntivi: puoi registrarti agli eventi direttamente tramite la piattaforma.
Una volta conclusa la registrazione, avrai accesso a ulteriori dettagli, come la possibilità di consultare il programma dettagliato dell’evento e scoprire i nomi degli espositori che vi parteciperanno.
Portale fiere offre anche dettagli pratici che permettono di migliorare la tua esperienza con informazioni utili, ad esempio, come raggiungere la location e gli orari in cui si svolgerà.
Questo ti permette di pianificare ogni dettaglio e massimizzare il tuo coinvolgimento.
È quindi uno strumento indispensabile sia per chi desidera partecipare attivamente, sia per coloro che invece vogliono solo rimanere informati riguardo fiere ed eventi.
Fiera ibrida: l’unione tra il reale e il virtuale
Una terza tipologia di fiere è rappresentata dalle fiere ibride: un modo per sfruttare i vantaggi delle fiere online senza rinunciare all’esperienza di un evento in presenza.
Vediamo quindi quali sono le principali caratteristiche.
Gli eventi ibridi rappresentano l’unione tra un evento in presenza, in cui le persone si incontrano di persona, e un evento digitale, in cui i partecipanti si riuniscono su piattaforme meeting.
Le fiere virtuali ibride offrono la possibilità di partecipare online ad un evento che si sta svolgendo in presenza e di vivere così la medesima esperienza di un evento dal vivo.
Ma come funzionano le fiere ibride?
A differenza delle fiere virtuali, questi eventi ibridi prevedono che parte dell’incontro sia svolto in presenza. In questo caso, parte degli espositori, sponsor e invitati potranno partecipare fisicamente all’evento, mentre altri avranno la possibilità di seguire le fiere online in streaming su piattaforme per eventi virtuali.
Le fiere ibride hanno due principali vantaggi.
Il primo è riuscire ad abbattere le barriere fisiche e geografiche che impedirebbero la partecipazione ad un evento in presenza, permettendo l’accesso ad un pubblico globale.
Il secondo vantaggio di questi eventi ibridi è quello di unire ai servizi innovativi delle fiere virtuali gli aspetti umani e relazionali degli eventi fisici.
Nelle fiere ibride possono essere presenti espositori provenienti da diversi paesi, i quali possono interagire con partecipanti che arrivano da tutto il mondo, amplificando le opportunità di business.
Gli sponsor potranno avere maggiore visibilità, sia nell’ambiente fisico che digitale, e la tua offerta otterrà sicuramente un valore aggiunto.
Difatti, saper organizzare un evento ibrido significa anche essere un’azienda all’avanguardia e pronta a cogliere le nuove innovazioni del mondo digitale, senza abbandonare l’elemento umano delle fiere fisiche.
Alcuni esempi di fiere digitali ibride, in particolare nell’ambito delle mostre d’arte, le trovi citate in questo articolo de Ilsole24ore: Il formato ibrido convince più della fiera online.
Tutti i vantaggi delle fiere digitali
Le fiere online rappresentano una vera e propria opportunità di business da integrare nella strategia di marketing aziendale.
Questo perché le fiere virtuali hanno numerosi vantaggi che le rendono non solo più efficaci, ma anche più attrattive delle tradizionali fiere fisiche.
Tra i molti vantaggi, vi sono:
- Azzeramento dei costi di logistica, materiali ed allestimenti che si traducono in un risparmio economico. Questo si traduce anche in una maggiore accessibilità alle fiere virtuali da parte di aziende di diverse dimensioni e con budget più contenuti.
- Capacità di coinvolgere un maggior numero di espositori e sponsor (anche esteri) e permettere la partecipazione di un più ampio pubblico, proveniente da tutto il mondo.
- Possibilità di avviare sessioni in plenaria e sessioni parallele, con una maggiore personalizzazione dell’esperienza per i partecipanti.
- Raccolta di dati real-time sull’andamento dell’evento, gradimento e contatti dei clienti, preziosi per gli insight strategici che vengono utilizzati per migliorare le future edizioni delle fiere virtuali e ottimizzare l’esperienza nel suo complesso.
- Sostenibilità ambientale, grazie a riduzione o eliminazione totale dei materiali fisici e dei trasporti che contribuiscono a ridurre l’impatto ecologico, rendendo le fiere online più eco-friendly.
- Comunicazione diretta tra aziende e clienti, i quali possono porre domande e ottenere delle risposte immediate.
- Possibilità di rendere le fiere digitali ancora più interattive grazie alle tecniche della realtà aumentata e virtual tour, permettendo di presentare i prodotti in modo creativo e coinvolgente.
Oltre a tutti questi vantaggi, ce n’è un altro, considerabile il più importante:
Poter personalizzare l’esperienza di ciascun partecipante. Fin dal principio, con l’invio di comunicazioni pre-evento personalizzate; sia durante, con la proposta di percorsi creati su misura per ciascun invitato, in base alle sue esigenze e interessi; fino a dopo l’evento, con attività di follow-up pensate ad hoc.
Tutti questi aspetti positivi rendono le fiere digitali non solo una valida alternativa alle fiere fisiche tradizionali, ma un vero e proprio must per le aziende che vogliono stare al passo con i tempi.
Come scegliere la migliore piattaforma per la tua fiera virtuale
L’organizzazione di una fiera virtuale richiede una pianificazione accurata e una scelta oculata della piattaforma giusta.
La selezione della piattaforma adatta è fondamentale per garantire il successo del tuo evento.
In questo paragrafo, esploreremo come scegliere la piattaforma perfetta per la tua fiera virtuale, considerando le sue caratteristiche principali.
1. Versatilità nell’area espositiva
Una delle prime cose da considerare è la versatilità dell’area espositiva offerta dalla piattaforma. A
ssicurati che la piattaforma consenta di creare stand virtuali per sponsor e partner, dove è possibile aggiungere contenuti brandizzati in modo accattivante.
Questo aspetto è essenziale per coinvolgere gli espositori e raccogliere lead qualificate.
2. Connessione attraverso il networking
Il networking è un elemento chiave in una fiera virtuale di successo.
La piattaforma dovrebbe offrire agli espositori e ai partecipanti la possibilità di interagire in modo efficace.
La possibilità di chattare e fare videochiamate private è fondamentale.
Inoltre, la piattaforma dovrebbe consentire di filtrare i partecipanti in base a criteri come il titolo professionale o l’industria di appartenenza, semplificando così la connessione tra le persone.
3. Personalizzazione estetica del layout
Una piattaforma di successo dovrebbe offrire un alto grado di personalizzazione.
Scegli una piattaforma che ti consenta di adattarla al tuo brand e alle tue esigenze.
Puoi impostare un dominio esclusivo, aggiungere il logo e definire colori personalizzati.
Questo contribuirà a creare un’esperienza di fiera virtuale unica e memorabile.
4. Incontri rapidi tra i partecipanti e gli espositori
Promuovere incontri efficaci tra partecipanti ed espositori è fondamentale per una fiera virtuale di successo.
La piattaforma ideale dovrebbe includere una funzione che incentivi il networking.
Questo consente a tutti i partecipanti di partecipare a brevi incontri casuali, promuovendo così la generazione di lead in modo divertente e produttivo.
5. Gestione agende personali e appuntamenti con gli espositori e gli sponsor
La tua piattaforma dovrebbe offrire agli utenti la possibilità di gestire le proprie agende personali.
Questo significa che i partecipanti potranno pianificare appuntamenti in modo efficiente, sfruttando uno schema a slot orari.
Inoltre, le videochiamate private possono essere effettuate direttamente sulla piattaforma, semplificando il processo di comunicazione.
6. Analisi dettagliate della partecipazione
Per valutare l’efficacia della tua fiera virtuale, è essenziale monitorare l’attività degli utenti in piattaforma.
La piattaforma dovrebbe offrire funzionalità di analisi dettagliate.
Questo ti permetterà di identificare quali stand sono stati più visitati, quanti appuntamenti sono stati fissati e molto altro, fornendoti preziose informazioni per il miglioramento futuro degli eventi.
7. Comunicazioni efficaci e condivisione dei contenuti
La piattaforma dovrebbe consentire comunicazioni efficaci con i partecipanti attraverso notifiche push e desktop.
Questo ti permetterà di tenere informati i partecipanti sugli ultimi aggiornamenti e sulle attività in programma, garantendo una migliore partecipazione.
8. Sale sessioni parallele e sala plenaria
Se prevedi di ospitare speech, talk e sessioni formative, la piattaforma dovrebbe supportare sale conferenza parallele.
Questa funzione consente di organizzare più eventi simultaneamente, offrendo una maggiore varietà di contenuti e coinvolgimento.
Per capire meglio di cosa si tratta, leggi il nostro articolo sulle Breakout rooms: cosa sono e come crearle nei tuoi webinar.
9. Gestione live streaming e webinar ad alto engagement
Se il live streaming è parte integrante del tuo evento, cerca una piattaforma che offra una gestione tecnica efficiente.
Questo ti permetterà di fornire contenuti di alta qualità in diretta, senza problemi tecnici.
10. Elementi di gamification
Per coinvolgere il pubblico, considera una piattaforma che includa elementi di competizione e gamification.
Questo può includere votazioni e altre attività interattive che aumentano l’engagement dei partecipanti.
Leggi il nostro articolo Game Based Learning vs Gamification: didattica o gioco? per capire meglio questo aspetto.
11. Archiviazione, gestione e conservazione dei contenuti multimediali
Per sfruttare al meglio i contenuti dell’evento, cerca una piattaforma che offra un sistema di archiviazione e conservazione.
Questo ti permetterà di rendere disponibili i contenuti a lungo termine e di continuare a sfruttare le funzionalità di networking dopo la fine dell’evento.
12. Registrazione utenti, gestione partecipazione funzioni di ticketing (vendita biglietti)
Alcune piattaforme offrono servizi di accreditamento utenti e ticketing.
Questo semplifica il processo di registrazione e garantisce un controllo accurato sull’accesso all’evento.
13. Supporto tecnico, orientamento negli spazi espositivi e assistenza clienti
Infine, assicurati che la piattaforma offra un supporto tecnico affidabile e assistenza clienti multicanale.
Questo ti darà la sicurezza di avere un team pronto ad affrontare qualsiasi problema o domanda che possa sorgere durante l’evento.
Scegliere la giusta piattaforma per la tua fiera virtuale è un passo fondamentale per il successo dell’evento.
Prenditi il tempo necessario per valutare attentamente queste caratteristiche e seleziona la piattaforma che meglio si adatta alle esigenze specifiche della tua fiera virtuale.
Una scelta oculata ti aiuterà a fornire un’esperienza coinvolgente e memorabile ai partecipanti.
Come organizzare una fiera online
Spostare un evento fisico nel mondo virtuale richiede un cambio di mindset, in quanto è necessario comprendere le dinamiche digitali e le opportunità che le fiere online possono offrire.
Insieme ai vantaggi già elencati, vi sono però anche delle sfide: adattare le dinamiche tradizionali delle fiere fisiche al contesto virtuale, usando stand virtuali accattivanti e strumenti di interazione, come chat e sondaggi.
È importante considerare la struttura tecnologica dell’evento, scegliendo la giusta piattaforma.
Questa deve essere in grado di gestire il flusso di partecipanti, nonché garantire la sicurezza di dati e la stabilità della connessione.
È essenziale una promozione efficace della fiera online per attirare i partecipanti, così come l’analisi dei dati post evento, la quale permette di migliorare le future fiere virtuali.
Per approfondire, leggi il nostro articolo su come organizzare fiere digitali.
Per concludere, possiamo affermare che le tradizionali fiere fisiche, a lungo dominanti nel settore, ora coesistono con le fiere virtuali ed ibride, adattandosi alle nuove tecnologie e aumentando l’accessibilità da parte dei clienti.
Le fiere virtuali hanno infatti permesso un coinvolgimento immediato e globale, abbattendo le barriere geografiche e le problematiche relative ad alcuni eventi recenti, come l’epidemia di coronavirus.
Ma oggi le fiere virtuali sono un’ottima soluzione per tagliare i costi, aumentare l’engagement e creare eventi complessi in grado di attirare persone che diversamente non avrebbero partecipato a una nostra iniziativa tradizionale
Un buon compromesso, come abbiamo visto, è rappresentato dalle fiere ibride, le quali uniscono il meglio di entrambi i mondi.
La scelta tra le diverse modalità deve essere fatta ponderando gli obiettivi, le risorse e la strategia della propria azienda, ma è chiaro che le fiere virtuali hanno rivoluzionato e ridefinito il concetto di partecipazione ad una fiera, grazie alla tecnologia e ad un nuovo tipo di interattività.
Allora, perché non provi a sfruttare questa opportunità?
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