Eventi ibridi: la nuova sfida della Meeting industry

Il settore degli eventi come può riprendersi dalla crisi ed evolvere?

È la domanda principale che gli Event Manager aziendali, i reparti di comunicazione e molti specialisti del settore si sono posti nell’ultimo periodo.

Dopo aver messo in pausa gli eventi fisici a causa del lockdown, gli organizzatori di eventi hanno una nuova sfida da affrontare: gli eventi ibridi.

Da marzo 2020 ad oggi, infatti, una cosa è certa: non si può tornare indietro e pensare di organizzare solo eventi in presenza.

La soluzione più efficace è progettare eventi online, in particolare organizzare eventi ibridi per allargare l’audience, aumentare la spettacolarità dell’evento e migliorare l’efficienza nell’allocazione delle risorse.

Per questo motivo ti voglio anticipare con questo articolo un trend del 2022, che non sarà solo una novità del momento, ma un cambiamento epocale e definitivo nel mondo della meeting industry: gli eventi ibridi.

Che cos’è un evento ibrido?

Per prima cosa, vediamo insieme in cosa consiste un evento ibrido:

Un evento ibrido è la sinergia tra un evento classico, in cui ci si incontra di persona, e un evento virtuale, ovvero persone che si incontrano tramite spazi virtuali attraverso piattaforme webinar e piattaforme meeting.

L’elemento caratterizzante degli eventi ibridi è la possibilità di partecipare virtualmente ad un evento “live” vivendo la stessa esperienza dei partecipanti fisicamente presenti.

Fondamentale diventa, quindi, l’utilizzo di tool e piattaforme che possano non solo ospitare l’evento online, come sistemi di videoconferenza, ma che consentano anche l’interazione tra partecipanti, in presenza e da remoto. 

Puoi scegliere la modalità per la fruizione dei contenuti di un evento ibrido che più preferisci.

Escludendo la partecipazione fisica all’evento stesso, la più utilizzata è sicuramente lo streaming dell’evento live ma è possibile assistervi anche in differita attraverso registrazioni post-evento.

Come sono nati e perché sono importanti gli eventi ibridi

La storia degli eventi ibridi è radicata nella necessità di connettere un pubblico globale in un mondo sempre più digitale.

L’avvento delle tecnologie di streaming e delle piattaforme di conferenze virtuali ha permesso agli organizzatori di eventi di ampliare il proprio pubblico, al di là delle limitazioni geografiche.

Prima del 2020: il medioevo degli eventi digitali?

Questo concetto ha cominciato a prendere forma negli anni 2000, come soluzione conseguente alla crisi economica, che ha comportato cali nelle partecipazioni agli eventi e il boom dei social network.

In quegli ‘anni, le tecnologie per le videoconferenze e gli strumenti di comunicazione stavano diventando sempre più accessibili e convenienti e ciò ha permesso alle aziende di iniziare a sperimentare la possibilità di condurre incontri e conferenze online, in aggiunta agli incontri fisici tradizionali.

Tali eventi, che proprio per l’unione della componente fisica con la componente virtuale, hanno iniziato ad essere nominati ibridi, erano spesso limitati in termini di partecipazione virtuale e qualità audiovisiva, ma hanno gettato le basi per lo sviluppo futuro.

Dopo poco tempo, la diffusione di connessioni internet ad alta velocità, l’avvento delle piattaforme di videoconferenza avanzate e lo sviluppo di tecnologie di streaming di alta qualità hanno reso possibile l’espansione e la maturazione degli eventi ibridi.

Le aziende hanno iniziato ad organizzare conferenze, seminari e meeting che consentivano ai partecipanti virtuali di interagire in tempo reale con quelli fisici, abbattendo le barriere geografiche e ampliando il proprio pubblico, rendendolo globale.

Durante la pandemia: la grande festa del digitale

Nel 2020, durante la pandemia da COVID-19, vi è stata una vera e propria rivoluzione degli eventi ibridi.

Con le restrizioni sui viaggi e sugli incontri di persona, le aziende hanno dovuto ripensare completamente al modo in cui organizzavano eventi e conferenze.

Questo ha portato a un’esplosione nell’uso di piattaforme online e soluzioni tecnologiche per supportare gli incontri virtuali, con un’enfasi crescente sulla creazione di esperienze coinvolgenti e interattive.

La pandemia, che ha colpito il mondo nel 2020, ha accelerato notevolmente l’adozione di eventi ibridi fino ad integrarli nel DNA delle aziende moderne.

Gli eventi ibridi, nati nei primi anni 2000, sono oggi un trend ancora in espansione che mostra grandi possibilità di crescita per il futuro.

Dopo la pandemia: la quiete dopo la tempesta

Il concetto degli eventi ibridi, come si è visto, non è nuovo: rappresenta un passo successivo e naturale nell’evoluzione degli eventi.

Quando la pandemia ha iniziato ad allentare un po’ la sua morsa, anche nel mondo degli eventi aziendali si è iniziato a pensare alla possibilità di ritornare a realizzare eventi fisici.

Ma ancora oggi sono tante le limitazioni e gli impedimenti per organizzare eventi tradizionali.

Per questo gli eventi ibridi non sono scomparsi o diminuiti dopo il 2020 ma al contrario hanno assunto un’importanza senza precedenti nel mondo degli affari.

Le aziende hanno iniziato e stanno tutt’ora investendo in infrastrutture tecnologiche avanzate, piattaforme di streaming interattive e studi virtuali per creare esperienze di incontro ibride di alta qualità.

Questi eventi rappresentano una combinazione intelligente e strategica di incontri fisici e virtuali, offrendo vantaggi significativi per le aziende in termini di flessibilità, accessibilità e resilienza. Consentono di ottenere il meglio dei due mondi, per massimizzare l’efficacia, l’efficienza e la portata degli incontri aziendali.

La loro importanza nel panorama aziendale è destinata a crescere ulteriormente grazie alle aziende che abbracciano questa modalità di incontro innovativa e altamente adattabile.

Inoltre, ad oggi gli eventi ibridi non sono impiegati solo nel campo aziendale ma anche nel campo della formazione, dove spesso vengono utilizzati per supplire alla mancanza di spazi oppure per permettere una partecipazione maggiore del pubblico che può connettersi e frequentare il corso in formato ibrido in qualsiasi parte del mondo.

Possiamo, quindi, affermare con certezza che gli eventi ibridi sono e rimarranno la soluzione principale per quelle aziende che desiderano evolversi mantenendo comunque un contatto fisico con il pubblico e saranno infatti parte di quella “nuova normalità” che prenderà piede nella maggior parte dei business.

Gli eventi ibridi, con la loro duplice anima, interattiva e classica, sono il futuro degli eventi.

Eventi ibridi o eventi phygital?

Gli eventi ibridi e gli eventi phygital rappresentano due approcci innovativi nell’organizzazione di incontri, fiere, conferenze e altre manifestazioni che fondono il mondo fisico con quello digitale e che hanno il potenziale di trasformare radicalmente il modo in cui le persone partecipano e interagiscono con tali eventi.

Molto spesso, in modo errato, si considerano queste due tipologie di eventi come equivalenti ed interscambiabili.

Ma non è cosi: evento ibrido non è sinonimo di evento phygital.

Gli eventi ibridi combinano elementi in presenza e online, consentendo ai partecipanti di scegliere come partecipare, se fisicamente o virtualmente.

In questo modo, gli individui possono scegliere l’opzione che meglio si adatta alle loro esigenze, indipendentemente dalla loro posizione geografica o da eventuali restrizioni di viaggio.

Questo approccio consente di ampliare notevolmente il pubblico di un evento, consentendo a un numero maggiore di persone di accedere a contenuti, conferenze, workshop e fiere commerciali.

D’altra parte, gli eventi “phygital” hanno fatto un passo in più nell’integrazione tra mondo fisico e digitale.

Qui, la separazione tra spazio fisico e virtuale si dissolve, i due mondi si fondono completamente, creando un’esperienza totalmente immersiva e coinvolgente.

L’utilizzo di tecnologie come la realtà aumentata (AR) e la realtà virtuale (VR) consente agli organizzatori di trasportare i partecipanti in mondi virtuali paralleli, in cui possono esplorare, interagire e persino effettuare acquisti in modo completamente nuovo.

Questo approccio è particolarmente adatto a settori come il retail, l’arte e l’intrattenimento, in cui la creazione di esperienze coinvolgenti è fondamentale per il successo.

Entrambi questi approcci, seppur diversi, stanno ridefinendo il concetto stesso di partecipazione agli eventi, modificando il modo in cui le persone interagiscono, apprendono e condividono esperienze, e offrono nuove opportunità di connessione e di coinvolgimento a livello globale.

La tecnologia ha reso possibile l’accesso a esperienze globali senza lasciare la propria casa, ma allo stesso tempo ha rafforzato l’importanza dell’interazione fisica e dell’esperienza tangibile.

Questo delicato equilibrio tra mondo reale e virtuale offre infinite opportunità per innovare, connettersi con il pubblico e creare eventi che siano veramente memorabili ed efficaci.

In futuro, ci si deve aspettare una crescita degli eventi ibridi e phygital che continueranno a sfidare le tradizionali convenzioni, spingendo l’industria degli eventi verso nuovi orizzonti di possibilità e creatività.

Come si svolge un evento ibrido: le 3 componenti essenziali

Immaginate di unire la tangibilità dei classici eventi in presenza con la virtualità degli eventi digitali, in questo modo non solo otterrete il meglio dei due mondi, ma anche maggiori opportunità di partecipazione e collaborazione.

Non sarete più limitati dal luogo fisico o dal tempo perché gli ospiti potranno partecipare all’evento sia di persona che virtualmente.

Per organizzare un evento ibrido di successo e memorabile, non devono, però, esserci differenze tra l’esperienza fisica e quella virtuale: entrambe devono suscitare le stesse emozioni ed essere parimenti coinvolgenti ed efficaci.

Sfruttare appieno le potenzialità insite in entrambe le componenti, sia quelle fisica che quella digitale, è la chiave per la buona riuscita degli eventi ibridi.

Vediamo ora quali sono i 3 elementi essenziali di un evento ibrido:

• Evento fisico con un numero limitato partecipanti in presenza, di norma sono i relatori insieme agli organizzatori che si ritrovano in una location predefinita.
• Partecipanti individuali collegati in remoto, con il computer, con il telefono o dispositivi mobili, che partecipano con diversi livelli di integrazione all’evento stesso.
• Diretta streaming dell’evento fisico per i partecipanti da remoto.

In questo modo, grazie alle nuove tecnologie, si possono superare le limitazioni e le difficoltà legate agli eventi fisici e renderli così più coinvolgenti e capaci di produrre risultati concreti per tutti i partecipanti.

La partecipazione virtuale, infatti, permette a un numero più alto di persone di accedere ai contenuti dell’evento senza doversi spostare da casa o dall’ufficio ma non è solo il numero di partecipanti a decretare il successo dell’evento bensì la tipologia del pubblico.

Si deve ingaggiare l’audience giusta, ricordando sempre che partecipazione in presenza e audience da remoto hanno esigenze diverse.

Questo mi permette di sfatare uno dei timori maggiori degli organizzatori di eventi rispetto agli eventi ibridi, e cioè quello di vedere diminuire il numero dei partecipanti in presenza a causa del fatto che gli stessi possono partecipare senza spostamenti e quindi con una minore spesa da casa.

Per entrambe le parti devono essere creati contenuti ad hoc capaci di coinvolgere e soddisfare pienamente tutti gli spettatori.

Infatti, se i contenuti sono sempre importanti in un evento, quando si tratta di formule ibride potrebbero esserlo ancora di più.

I contenuti di un evento ibrido vengono di norma registrati e possono essere resi disponibili anche per una visione in differita post-evento.

Puoi scegliere se renderli fruibili gratuitamente per chi ha già pagato un biglietto per partecipare in presenza o virtualmente all’evento, oppure se offrirli a un prezzo più basso per coloro che non vi hanno partecipato oppure ancora se regalarli in cambio dell’iscrizione alla newsletter o all’evento successivo.

50 sfumature di successo: eventi fisici, eventi online, eventi ibridi

Gli eventi in presenza, sono organizzati con un numero limitato di presenti e, spesso, molte persone non possono parteciparvi perché non ci sono più posti disponibili, l’evento è troppo lontano, perché hanno altri impegni o perché non si possono allontanare da casa o dal luogo di lavoro.

Le formule di evento digitale o evento ibrido, invece, sono adattabili a qualsiasi tipo di evento (meeting, convegni, fiere, ecc..) e possono essere modulati su soluzioni di broadcast streaming, in diretta o in differita.

Sebbene, quindi, sia ancora presente e ben consolidata la convinzione che gli eventi digitali non sostituiranno definitivamente quelli live, perché il contatto fisico e l’esperienza diretta sono e resteranno sempre insostituibili, ad oggi il digitale negli eventi è largamente percepito come un vantaggio sia dagli organizzatori che dai partecipanti.

Per i primi è un’occasione per reinventarsi e differenziarsi; per i secondi è invece un’opportunità per conciliare impegni quotidiani e formazione.

Ecco perché i classici eventi d’aula in presenza, riceveranno con il tempo sempre meno investimenti: le aziende e le organizzazioni che hanno abbracciato il digitale, ottimizzando risorse e denaro, non torneranno più indietro.

So che ti starai domandando ora qual è quindi la soluzione più efficace, che ti assicurerà il successo, tra eventi online ed eventi ibridi.

Vuoi sapere la verità? Entrambi.

Ma vediamo meglio quali sono le principali differenze tra eventi online ed eventi ibridi per capire quale potrebbe essere la strategia migliore per te.

Eventi online VS eventi ibridi

Due formati che si sono affermati di recente nel settore della meeting industry sono gli eventi ibridi e gli eventi online.

Sebbene possano sembrare simili a prima vista, esistono differenze chiave tra i due che meritano di essere esplorate.

Gli eventi ibridi, come abbiamo già visto, combinano il meglio dei due mondi, l’interazione fisica e l’accessibilità virtuale, offrendo una notevole flessibilità: parte del pubblico partecipa fisicamente e parte virtualmente.

Gli eventi online, invece, si svolgono esclusivamente su Internet, coinvolgendo partecipanti da diverse località geografiche che si connettono tramite computer, smartphone o altri dispositivi digitali.

Di seguito ti presento una sintesi delle principali differenze tra eventi online ed eventi ibridi:

• Partecipanti:
  • Eventi online: tutti i partecipanti si connettono attraverso Internet da posizioni diverse.
  • Eventi ibridi: coinvolgono sia partecipanti fisici che virtuali.
• Località:
  • Eventi online: non richiedono un luogo fisico specifico e possono essere accessibili da qualsiasi parte del mondo.
  • Eventi ibridi: si svolgono in un luogo fisico, ma consentono anche la partecipazione da remoto.
• Interazione:
  • Eventi online: l’interazione avviene principalmente attraverso chat, videoconferenze o altre piattaforme online.
  • Eventi ibridi: gli partecipanti in loco possono interagire fisicamente tra loro, mentre quelli virtuali interagiscono digitalmente.
• Esperienza:
  • Eventi online: spesso si basano su audio e video, con limitate opportunità di coinvolgimento.
  • Eventi ibridi: possono offrire un’esperienza più completa, coinvolgendo maggiormente i partecipanti.

Gli eventi ibridi, quindi, sono un’integrazione degli eventi online. 

Come organizzare eventi ibridi vincenti

Gli elementi per organizzare eventi ibridi sono principalmente tre: organizzatori e speakers, una location fisica e il pubblico in collegamento online e in loco.

Se vuoi organizzare un evento ibrido, devi scegliere quale format impiegare: ogni formato ha uno scopo ben preciso a seconda del target e dell’obiettivo di riferimento.

Per iniziare, è essenziale creare una scaletta dettagliata che non solo elenchi l’ordine degli interventi dei relatori, ma includa anche tutte le attività pianificate.

Una delle prime decisioni da prendere riguarda chi parteciperà fisicamente all’evento, ad esempio se solo i presentatori saranno in loco mentre i tutor o i relatori interverranno da remoto, o se tutti i partecipanti principali saranno presenti fisicamente.

È fondamentale avere una regia per registrare l’evento e del personale addetto a risolvere eventuali problemi tecnici.

Il coordinatore svolgerà un ruolo chiave nell’organizzare gli interventi, dando la parola, insieme alla regia, ai relatori nell’ordine prestabilito. Il presentatore, invece, introdurrà e presenterà i relatori e farà da tramite tra loro e gli utenti, sia in presenza sia a distanza.

Il moderatore dei social si occuperà della comunicazione con gli utenti, inviando sondaggi e raccogliendo domande per gli esperti. Per coinvolgere i partecipanti da remoto, si possono utilizzare chat, sondaggi, quiz, lavagne virtuali e offrire contenuti scaricabili come brochure, e-book o buoni regalo.

È possibile creare sotto-stanze virtuali all’interno dell’evento, in cui i partecipanti possono interagire tra loro, partecipare a workshop e laboratori didattici o informativi e approfondire le tematiche trattate.

Infine, è importante raccogliere i contatti del pubblico per futuri contatti e per fissare eventuali appuntamenti successivi.

Ovviamente il livello di tecnologia richiesto è piuttosto alto, ma grazie al nostro team di regia, riuscirai a superare tutte le eventuali difficoltà, creando ad hoc un evento sartoriale.

Le chiavi per un evento ibrido di successo

Riassumendo i passi fondamentali per un evento ibrido indimenticabile sono:

• Pianificare l’evento: la parte più importante di ogni evento è la pianificazione.
  Assicurati di sapere a cosa vai incontro e che tutti i tuoi fornitori conoscano bene il piano.
• Rispettare i tempi: se uno speaker o un fornitore sono in ritardo, cerca di trovare un modo per aggirare l’ostacolo senza interrompere l’evento.
• Gestire il team in modo efficace: mettere insieme un buon team è essenziale.
  Assicurati che tutti sappiano cosa stanno facendo, come i loro ruoli si inseriscono nel quadro generale e come comunicare efficacemente tra loro quando necessario.
• Tenere sotto controllo il budget: questo ti aiuterà a garantire che l’evento rimanga scolpito nella memoria degli ospiti.

La combinazione di elementi offline e online offre una vasta scelta di tipi di eventi ibridi realizzabili.

A prescindere dal tipo di evento che organizzerai ci sono alcuni elementi indispensabili di cui dovrai sempre tenere conto.

La scelta della piattaforma giusta è fondamentale soprattutto in termini di accessibilità: è importante selezionare piattaforme che offrano funzionalità come la sottotitolazione.

La valutazione attenta del tipo di contenuti che verranno condivisi durante l’evento è necessaria per evitare interruzioni durante lo svolgersi dell’evento.

Infine, non dimenticare l’importanza della sicurezza: utilizza la crittografia per garantire la protezione dei dati degli utenti.

Se sei interessato ma pensi di aver bisogno di assistenza per creare il tuo evento, segui i nostri 7 step e trova l’organizzatore perfetto per te.

Quali sono i benefici principali di un evento ibrido?

Gli eventi ibridi offrono l’opportunità di connettersi con gli utenti in un modo mai visto prima ma questo non è l’unico motivo per cui ad oggi sono uno degli strumenti più utilizzati.

Ecco quindi altri vantaggi che gli eventi ibridi permettono di ottenere:

• Costi decimati rispetto agli eventi tradizionali
• Più possibilità di ingaggiare speakers internazionali
• Dati real-time riguardo i partecipanti, tali da poter individuare subito possibili nuovi trend
• Possibilità di inserire stand virtuali per gli sponsor e per la comunicazione istituzionale
• Utilizzo dell’intelligenza artificiale per creare sessioni di networking e svago tra i partecipanti con interessi simili
• Sostenibilità ambientale in termini di riduzione degli spostamenti dei partecipanti e dell’impatto dell’evento sul territorio
• Maggiore coinvolgimento dei partecipanti ed esperienze più complete grazie all’interazione tra lo spazio fisico e quello digitale.
• Efficientamento delle risorse di entrambi i mondi, quello digitale e quello analogico.
• Aumento di connessioni tra business affini che può a sua volta portare a nuove opportunità lavorative, partnership e persino progetti di collaborazione.
• Aumento della Brand reputation grazie al contatto con persone fino ad allora sconosciute ma interessate ai prodotti o servizi dell’azienda.

Hai ancora dubbi? secondo me, il quadro è chiaro!

Non dimenticare una cosa importante: un evento ibrido è pur sempre un evento, ed in quanto tale, se collocato nel giusto contesto può creare valore aggiunto sia per gli utenti che per gli organizzatori.

Eventi ibridi aziendali: come creare valore aggiunto per i tuoi dipendenti

Grazie agli eventi ibridi, potrai costruire una nuova e diversa comunità legata al tuo business.

Con il 2020 e i primi mesi di questo 2021 si sono affermati nuovi canali per condivisione di contenuti online, nuove opportunità per la comunicazione aziendale sia interna che esterna.

Il focus è, però, creare valore. Nel settore degli eventi aziendali nascono (o si affermano) così eventi ben organizzati e di alta qualità in completa sicurezza.

Tuttavia, per un’esperienza di qualità, per molti clienti non bastano solo uno presentatore/speaker ed una videocamera.

Per ottenere eventi aziendali professionali, ti consiglio queste semplici pratiche:

• Registra con più videocamere così da mostrare l’intera sala o diversi soggetti, rendendo l’evento più piacevole da seguire.
• Un audio ben curato, che bilancia rumori di stage, applausi di partecipanti fisici e/o virtuali e voce degli speaker, crea atmosfere perfettamente curate come gli show televisivi.
• Nomina un moderatore e, se serve, crea delle breakout rooms per dividere i partecipanti in gruppi separati per un certo periodo di tempo.
• Interagisci con il tuo audience con più di uno strumento durante l’evento. Invece di lasciare che usino lo smartphone per controllare WhatsApp, fai si che l’interazione avvenga all’interno della piattaforma dell’evento. Usa la  chat room, condividi materiali, sfrutta le lavagne interattive e se hai la necessità, crea piccoli gruppi di collaborazione.
• Non avere timore: per qualsiasi necessità troverai supporto nel nostro team di regia streaming e verrai seguito da un esperto per organizzare un evento professionale.

Un esempio vincente di evento ibrido aziendale? il congresso ibrido.

Congresso ibrido

Mentre il tuo convegno o meeting aziendale si svolge in una certa location, i partecipanti impossibilitati negli spostamenti, grazie alle nuove tecnologie pensate per gli eventi ibridi, possono prendervi parte semplicemente utilizzando un pc, un tablet o uno smartphone e collegandosi ad una buona rete internet.

Non dimenticarti poi di trasmettere il tuo evento in streaming sulle principali piattaforme online, e se coerente con gli obiettivi finali dell’evento, anche sui social network.

Ormai è risaputo che circa il 70% della buona riuscita di un evento risiede anche nell’attuazione di strategie di social media marketing SMART e, quindi vincenti.

Il resto dipende dal lavoro pianificato, programmato ed organizzato da tutto il team aziendale.

Segui, quindi, i consigli che ti ho fornito in questo articolo per rendere il tuo congresso aziendale un congresso ibrido, in grado di coinvolgere partecipanti in tutto il mondo, amplificando il potere del tuo business.

In alternativa, potresti anche scegliere di spostare tutto l’evento online e accogliere i partecipanti nel tuo congress palace virtuale, ottenendo un risultato totalmente immersivo.

Se vuoi un esempio pratico sul tema congressi virtuali, conferenze e fiere online, scopri il nostro evento di Dicembre 2020 “Webinar Summit” caratterizzato dalla tecnologia 3D.

Esempi di eventi ibridi

Come illustrato precedentemente, esistono vari tipi di eventi ibridi che possono essere organizzati in diversi settori.

Per quanto riguarda il congresso, di cui si è già parlato, i presentatori potrebbero trovarsi in uno studio o in un ufficio, magari supportati da una regia tecnica.

Si creerebbe un collegamento remoto con i relatori, e gli spettatori potrebbero partecipare in diretta streaming, interagendo attraverso una chat.

Vediamo ora altri esempi di evento ibridi.

Corsi formativi ibridi

Nel contesto di un corso formativo, un evento ibrido potrebbe essere strutturato con uno o due tutor e un assistente presenti in aula per le registrazioni, mentre la classe segue la lezione in diretta streaming tramite un web meeting oppure con la classe in presenza e i tutor/interlocutori a distanza.

In generale, i corsi di formazione ibridi combinano le lezioni in aula con le sessioni online.

Gli studenti possono partecipare sia fisicamente sia collegarsi virtualmente per accedere ai materiali didattici e interagire con il docente e questa flessibilità consente loro di scegliere la modalità di apprendimento che preferiscono in base alle loro esigenze.

Gli studenti avrebbero, inoltre, la possibilità di interagire anche da remoto, condividendo appunti e idee su una lavagna virtuale e conversando via chat direttamente con gli interlocutori.

Un corso ibrido potrebbe essere impiegato anche nell’ambito della formazione aziendale o professionale, con presentatori e interlocutori internazionali e altamente specializzati che si connettono online e con lavoratori pendolari che frequentano il corso in viaggio dal luogo di lavoro verso casa.

Meeting aziendali ibridi

Nel caso di riunioni aziendali, gli organizzatori potrebbero riunirsi nello stesso luogo fisico e collegarsi da remoto con i dipendenti potrebbero partecipare da remoto dal proprio luogo di lavoro in altre sedi aziendali o comodamente da casa.

Questo approccio migliora la comunicazione interna, consente di risparmiare tempo e risorse di viaggio e promuovere la partecipazione del team distribuito.

Quella che una volta era un’alternativa all’essere “di persona” è ora diventata complementare in quanto riunisce i vantaggi delle riunioni in presenza con i vantaggi delle riunioni online, aumentando l’efficienza del meeting stesso e la produttività dei lavoratori.

Fiere ibride

Le fiere ibride rappresentano una svolta innovativa nell’organizzazione di eventi fieristici, unendo il mondo fisico a quello virtuale per offrire un’esperienza completa ed estremamente versatile.

Le fiere ibride preservano l’aspetto tradizionale delle fiere fisiche, consentendo agli espositori di allestire stand reali e di interagire con i visitatori in presenza. Questa componente fisica è fondamentale per consentire il contatto diretto con i prodotti, la condivisione di materiali informativi e la costruzione di relazioni commerciali.

Allo stesso tempo, gli espositori possono anche allestire stand virtuali: lo streaming permette loro effettuare la stessa dimostrazione per un prodotto o servizio contemporaneamente nei due mondi. La componente virtuale delle fiere ibride amplifica notevolmente la portata dell’evento e il potenziale di networking.

Gli espositori possono raggiungere un pubblico globale, poiché le persone possono partecipare da qualsiasi parte del mondo tramite una piattaforma online.

Ciò significa che le fiere possono attirare visitatori e potenziali clienti che normalmente non sarebbero in grado di partecipare fisicamente all’evento.

Allo stesso modo anche i visitatori possono sia partecipare in presenza sia esplorare i prodotti e i servizi online.

Attraverso una vasta gamma di strumenti interattivi, i visitatori virtuali possono chattare con gli espositori, partecipare a sessioni di domande e risposte, scaricare materiali digitali, partecipare a webinar e conferenze in tempo reale, interessandosi ai prodotti e acquistandoli direttamente dall’e-commerce.

Dal punto di vista degli organizzatori, le fiere ibride forniscono una raccolta dettagliata di dati sui partecipanti: interazione degli espositori con il pubblico, tempo trascorso sui vari stand virtuali, …

Questi dati possono essere preziosi per valutare l’efficacia dell’evento e ottimizzare le strategie di marketing.

Concerti e spettacoli ibridi

Gli spettacoli musicali e teatrali ibridi permettono agli artisti di esibirsi in un luogo fisico davanti a un pubblico limitato, mentre offrono la possibilità di trasmettere lo spettacolo in diretta o in streaming a un pubblico più ampio.

Questo consente agli artisti di raggiungere fan in tutto il mondo, offrendo a tutti lo stesso livello di prestazione, aumentando i guadagni e riducendo i costi sia dell’affitto delle strutture sia dello staff che solitamente lavora agli eventi (Security, hostess, Stuart, …).

Eventi sportivi ibridi

Gli eventi sportivi ibridi in realtà esistono da sempre.

Se ci pensi bene, le partite di calcio, basket, tennis, pallavolo e in generale ogni sport da sempre consentono una partecipazione fisica limitata ad un numero di persone ristretto e al tempo stesso vengono trasmesse in televisione per consentire anche ai tifosi che non sono riusciti a prendere il biglietto o che non possono, per una lontananza geografica, essere fisicamente li, di partecipare.

Ad oggi con l’evolversi delle piattaforme streaming ad alta qualità è possibile non solo seguire la propria squadra del cuore in televisione ma anche fuori casa.

Questo rende gli eventi sportivi accessibili a una più vasta gamma di spettatori e può aumentare l’interesse globale per lo sport.

Inoltre, i tifosi in questo modo potranno sentirsi vicino alla propria squadra: potranno fare un tour virtuale degli spogliatoi e scendere virtualmente in campo per festeggiare con essa in caso di vittoria.

Gli eventi sportivi ibridi, potrebbero essere creati anche dagli sponsor o dai grandi marchi nel mondo dello sport per presentare nuovi prodotti e farne percepire la qualità.

Gli eventi ibridi sportivi non prevedono solo un utente-spettatore, in alcuni casi sia al pubblico in presenza che a quello online viene richiesta una partecipazione all’evento.

Per esempio, la formula degli eventi sportivi ibridi potrebbe essere utilizzata anche dalle palestre che non hanno degli spazi sufficientemente ampi per i corsi di fitness.

Attraverso l’organizzazione di un evento fitness ibrido queste palestre possono soddisfare un pubblico più ampio che altrimenti non potrebbe partecipare alla lezione o al corso, sia per motivi di spazio ma anche per esigenze personali.

Sfilate di moda ibride

Le sfilate ibride rappresentano una rivoluzione nell’industria della moda, unendo l’aspetto fisico e l’esperienza virtuale per presentare le collezioni di stilisti e marchi di moda in modo innovativo.

Queste sfilate si distinguono per la loro capacità di raggiungere un pubblico più vasto, combinando l’esclusività delle passerelle con l’accessibilità del mondo digitale.

Le sfilate ibride conservano l’aspetto tradizionale delle passerelle, con modelli che sfoggiano abiti di design in una location fisica, spesso in un contesto glamour e di prestigio, permettendo agli stilisti di presentare le proprie creazioni in modo autentico ma è la componente virtuale delle sfilate ibride che le rende davvero uniche.

L’esperienza dal vivo consente di far apprezzare le collezioni da una platea selezionata di ospiti, tra cui giornalisti, compratori, e celebrità, mentre lo streaming consente ad un pubblico globale di appassionati di moda di partecipare all’evento.

Questo amplia notevolmente la portata delle sfilate e permette ai brand di raggiungere nuovi mercati e fan in tutto il mondo.

Questi spettatori possono commentare, condividere e persino acquistare i capi direttamente durante la sfilata. Questa interattività crea un coinvolgimento più profondo tra il pubblico e il brand, contribuendo all’esperienza complessiva..

In conclusione, gli eventi ibridi rappresentano un’opportunità innovativa per combinare l’esperienza in presenza con l’accessibilità globale delle piattaforme online.

Questa versatilità offre molteplici vantaggi sia agli organizzatori che ai partecipanti, aprendo nuove prospettive per il mondo degli eventi.

Questi sono solo alcuni esempi delle molteplici modalità in cui la tecnologia degli eventi ibridi può essere utilizzata ma in futuro ne nasceranno sicuramente altre. Infatti, c’è già chi immagina il proprio matrimonio come evento ibrido!

Eventi ibridi: una scommessa vincente?

Sì, la penso come te: le emozioni e le relazioni che è in grado di generale l’evento dal vivo, sono insostituibili. 

Ma l’evento online ed, in particolare, la sfumatura dell’ibrido ti danno l’opportunità di raggiungere persone che altrimenti non avresti mai raggiunto.

Permettendoti, inoltre, di dare loro il massimo dell’esperienza possibile attraverso una combinazione vincente di pochi elementi: piattaforma adatta, servizio di regia professionale, progettazione efficace pre-durante-post evento e contenuti pensati ad hoc per coinvolgere tutte le tipologie di audience.

In aggiunta, gli eventi ibridi possono contribuire alla riduzione dell’impatto ambientale degli eventi tradizionali, poiché limitano i viaggi, limitano la stampa di grandi quantità di materiali pubblicitari e riducono le risorse necessarie per l’organizzazione di grandi eventi fisici.

Questo rende l’approccio ibrido più sostenibile e in linea con le crescenti preoccupazioni ambientali del XXI secolo.

Gli eventi ibridi, diffusi per via delle restrizioni da COVID-19, sono oramai una tendenza affermata che entrerà a far parte di quella “nuova normalità” cui tutti dovremo abituarci.

Come afferma, la startup tedesca Xing Events, però, in ogni evento è necessario un buon equilibrio fra digitale e analogico: il digitale deve rafforzare l’esperienza live, mai dominarla.

Gli eventi del futuro

Se sei interessato ad approfondire questa nuova normalità e a conoscere tutte le novità sul tema degli eventi del futuro, ecco per te alcuni link che ti possono ispirare.

• Organizzare eventi phygital nella tua strategia di marketing
• Eventi virtuali: tipologie, pianificazione e tips utili
• Fiere virtuali, ibride e fisiche: i principali vantaggi

Se ti ho incuriosito e vorresti entrare per la prima volta in questo mondo, oppure hai già un progetto strutturato compila subito il form!

Nota su questo articolo.
La prima versione di questo articolo risale al 23 aprile del 2021, quando eravamo ancora nell’area della pandemia.
Da allora tante cose sono cambiate, e così questo articolo è stato più volte aggiornato nel tempo per affrontare le nuove prospettive e i nuovi scenari per gli eventi ibridi, per fornirti una guida continuamente aggiornata.