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Organizzatore eventi: 7 step per scegliere l’agenzia eventi perfetta per te

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La figura dell’organizzatore eventi è una figura fondamentale all’interno di qualunque agenzia o azienda. Tale figura infatti, ha il compito di coordinare tutti coloro che si occupano dell’organizzazione di un evento, per fare in modo che si svolga tutto secondo i piani. 

Ovviamente non si tratta di un cosiddetto lavoro “tradizionale”, ma di una figura professionale che si è ampiamente sviluppata solo negli ultimi anni, acquistando sempre maggiore importanza.

Gli eventi, infatti, sono un elemento fondamentale per qualsiasi azienda, indipendentemente da prodotto o servizio offerto, e avere qualcuno all’interno o all’esterno che si occupi dalla sua organizzazione, è molto importante.

Gli organizzatori eventi devono avere delle competenze specifiche per riuscire a svolgere nel migliore dei modi il loro compito. Insomma, non è un lavoro che tutti possono svolgere.  

Oltre al singolo organizzatore eventi, ci sono anche le agenzie organizzazione eventi. Ma perché preferire un’agenzia ad una singola persona? Come scegliere quella più adatta alle tue esigenze?

In questo articolo risponderemo a queste domande ma non solo: scopriremo esattamente chi è un’organizzatore eventi, quali competenze deve avere e quali sono i principali compiti che deve svolgere, perché affidarsi ad un’agenzia eventi e come fare per scegliere quella perfetta. 

La cose da dire sono molte, quindi, incominciamo!

Organizzatore eventi: la definizione

Secondo l’Atlante delle professioni un organizzatore eventi è

colui o colei che svolge attività di tipo gestionale, relazionale, di mediazione e programmazione per la realizzazione di eventi che possono essere anche molto diversi tra loro: fiere, iniziative culturali e commerciali, feste, predisponendo il programma dell’evento e sovraintendendo la sua pubblicizzazione […] 

L’organizzatore di eventi è in grado di mantenere e coordinare reti di relazioni complesse e organizzare una comunicazione efficace e mirata in funzione di un’idea o di un’iniziativa specifica.

Quindi, i compiti principali di questa figura professionale sono, la programmazione e il coordinamento nell’ambito di organizzazioni eventi.

Vediamo di seguito, che caratteristiche bisogna avere per essere lavorare nelle organizzazioni eventi.  

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Perché e come scegliere un’agenzia organizzazione eventi per il tuo evento ibrido o digitale?

Fino a questo momento, abbiamo parlato di organizzatori eventi considerando la singola persona, MA, come abbiamo visto all’inizio, esiste anche l’opzione dell‘agenzia organizzazione eventi. 

Un’agenzia organizzazione eventi è un’agenzia il cui business model consiste nell’organizzazione di eventi per altre aziende. Gli eventi organizzati possono essere esclusivamente in presenza, ibridi (quindi con una parte che si svolge in presenza e una parte che si svolge online) oppure esclusivamente digitali. 

In genere le agenzie sono specializzate in una sola tipologia d’evento, dunque, avranno una clientela diversa a seconda delle esigenze delle imprese. 

Se vuoi saperne di più sugli eventi ibridi, anche detti phygital, ti rimando a questo articolo sul nostro blog: “Organizzare eventi phygital nella tua strategia di marketing

Ma perché rivolgersi ad un’agenzia piuttosto che ad un singolo organizzatore eventi? Le motivazioni principali sono 4:

  1. Risparmio di tempo e stress: Affidare la pianificazione e l’organizzazione a un’agenzia consente di risparmiare tempo prezioso e ridurre lo stress associato alla gestione interna di un evento complesso. Inoltre, in un’agenza, vi sono più persone che si occupano dello stesso evento, comportando una riduzione dello stress di ciascuna. 
  2. Connessioni e networking: le agenzie eventi hanno un’ampia rete di conoscenze all’interno del settore, con cui lavorano regolarmente. Sfruttando queste connessioni, possono ottenere tariffe preferenziali e garantire la qualità dei servizi offerti.
  3. Esperienza e creatività: un’agenzia eventi è composta da persone variegate e, spesso, porta con sé anni di esperienza nella pianificazione di eventi. Sono in grado di offrire soluzioni innovative e creative per rendere il tuo evento digitale unico e indimenticabile.
  4. Gestione del budget: all’interno di un’agenzia eventi, ci sarà sicuramente una persona abile nella gestione finanziaria degli eventi, che di lavoro fa solo quello. Saprà quindi come ottimizzare il budget disponibile e negoziare per ottenere il miglior rapporto qualità-prezzo.

Queste erano le 4 motivazioni principali per scegliere un agenzia organizzazione eventi, ma come a scegliere quella perfetta?

Continua a leggere e lo scoprirai!

I 7 step per scegliere l’organizzazione eventi perfetta per te

Scegliere l’agenzia giusta per il tuo evento digitale è un passo fondamentale per essere sicuri di offrire ai partecipanti un evento unico ed indimenticabile.  

Vediamo quali sono i 7 step fondamentali da compiere per avere la certezza di scegliere la miglior agenzia organizzazione eventi online possibile per la tua impresa. 

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  1. Identifica le tue esigenze specifiche e gli obiettivi dell’evento. Prima di iniziare la ricerca di un agenzia organizzazione eventi, è essenziale avere chiari i tuoi obiettivi, le aspettative e le esigenze specifiche del tuo evento, al fine di riuscire ad escludere fin da subito agenzie che non fanno al caso tuo. 
  2. Ricerca agenzie con esperienza nel tuo settore o tipo di evento. Una volta definiti i tuoi requisiti, cerca organizzatori eventi che abbiano esperienza nel tuo settore o nel tipo di evento che desideri organizzare. Consulta i loro siti web, leggi le recensioni dei clienti precedenti e valuta i loro portafogli di eventi passati per avere un’idea della loro esperienza e delle loro competenze specifiche. Ad esempio, se stai organizzando un webinar, potresti desiderare un agenzia che sia specializzata nell’organizzazione di webinar.
     
  3. Valuta attentamente le referenze e le testimonianze di clienti passati. Uno dei modi migliori per valutare la qualità e l’affidabilità di un’agenzia è controllare quello che dicono su di lei i clienti passati. Questo ti darà un’idea delle loro capacità, dell’attenzione ai dettagli e dell’affidabilità nel rispettare gli impegni.
  4. Chiedi un colloquio conoscitivo per conoscere chi si occuperà del tuo evento e capire come lavora. Questo ti darà l’opportunità di discutere i dettagli del tuo evento, porre domande specifiche e valutare la chimica e la compatibilità con l’organizzatore eventi. È importante sentirsi a proprio agio con l’agenzia scelta, avere fiducia nella sua capacità di capire le tue esigenze e di portare avanti il tuo evento con professionalità.
  5. Valuta la proposta o le proposte che ti sono state fatte. Se la persona con cui hai parlato è stato in grado di comunicare in modo chiaro, tempestivo e professionale, significa che anche l’agenzia per cui lavora è così. Inoltre, è importante che sia emersa flessibilità e capacità di adattamento alle tue esigenze ma anche ai cambiamenti e alle sfide che possono sorgere durante la pianificazione e l’esecuzione dell’evento.
  6. Valuta i costi e il rapporto qualità-prezzo. Il costo è un fattore importante da considerare, ma è altrettanto importante valutare il rapporto qualità-prezzo offerto dall’agenzia organizzazione eventi. Non necessariamente l’opzione più economica è la migliore scelta. Valuta attentamente ciò che è incluso nella loro offerta, quali servizi offrono e come si confrontano con il budget disponibile.
  7. Analizza il contratto e i termini di pagamento. Prima di impegnarti con un organizzatore eventi, assicurati di avere un contratto scritto che delinei chiaramente i servizi offerti, i costi, le scadenze e le condizioni di pagamento. Leggi attentamente il contratto e, se necessario, consulta un avvocato per chiarire eventuali punti di ambiguità.

Seguendo questi 7 step, sicuramente troverai l’agenzia eventi perfetta per te!

Attenzione:

ogni step richiede tempo, prenditi quello necessario per analizzare tutto nel dettaglio.

Ricorda che l’agenzia eventi giusta sarà un partner prezioso nel trasformare la tua visione in realtà e garantire un evento di successo.

Se vuoi saperne di più sulle agenzie eventi online, ti consiglio di leggere questo articolo sul nostro blog: “Agenzia eventi online: la guida completa per sceglierla”.

Tipologie di eventi per cui serve un Organizzatore Eventi coi fiocchi

Il digitale ha introdotto diversi cambiamenti nel mondo degli eventi B2B, tra cui:

  • Raggiungibilità Globale: gli eventi online consentono di raggiungere un pubblico globale senza limitazioni geografiche.
  • Riduzione dei Costi: l’organizzazione di eventi online può spesso essere più economica rispetto a quelli in presenza, riducendo i costi di viaggio e locazione di spazi fisici.
  • Interattività: le piattaforme online offrono funzionalità interattive, come chat, sondaggi e sessioni di domande e risposte, che favoriscono l’interazione tra i partecipanti.
  • Misure di Coinvolgimento: è possibile raccogliere dati in tempo reale sul coinvolgimento dei partecipanti, consentendo un feedback immediato e la personalizzazione delle future iniziative.
  • Accessibilità: gli eventi online sono accessibili a un pubblico più ampio, compresi coloro con esigenze speciali.
  • Tracciamento e Analisi: è più semplice raccogliere dati sugli eventi online e condurre analisi dettagliate sull’efficacia dell’evento.
  • Flessibilità: gli eventi online offrono maggiore flessibilità in termini di orari e formati.
  • Sostenibilità: la riduzione dei viaggi fisici contribuisce a una maggiore sostenibilità ambientale.

Organizzare eventi B2B online richiede una pianificazione attenta, dalla scelta della piattaforma alle strategie di marketing e coinvolgimento dei partecipanti.

Oggi un’agenzia eventi online o un team di organizzatori eventi deve saper maneggiare e padroneggiare tutte queste variabili.
Non basta una splendida location eventi, un fantastico catering o un team perfetto in loco.
Oggi serve sapere espandere l’esperienza anche online, oltre i confini dell’evento fisico

Ecco perché è, per gli organizzatori eventi, è ormai indispensabile saper organizzare questi tipi di eventi:

  1. Congressi e Convegni Digitali.
    I congressi sono incontri periodici che riuniscono persone di alto profilo per discutere di questioni di interesse comune.
    I convegni, invece, sono più orientati alla divulgazione di informazioni specifiche. Spostare questi eventi online offre vantaggi come la riduzione dei costi, la flessibilità, una maggiore visibilità e un’esperienza unica.
    Un esempio pratico potrebbe essere il “Digital Marketing Summit,” in cui esperti del settore si riuniscono online per discutere le ultime tendenze nel marketing digitale.
    L’applicazione di questo tipo di evento è la possibilità di coinvolgere un vasto pubblico globale, permettendo a professionisti provenienti da tutto il mondo di partecipare e condividere conoscenze.
  2. Meeting e Convention Aziendali.
    Questi eventi sono lo strumento principale di comunicazione per le aziende, in cui l’interazione e il networking sono fondamentali.
    La forma digitale è strategica in quanto consente di raggiungere un pubblico più vasto, condividere contenuti in tempo reale e ottenere dati in tempo reale.
    Un case study interessante è il “Global Sales Kickoff” di una grande azienda internazionale. Questo evento aziendale online ha riunito migliaia di dipendenti da diverse filiali in tutto il mondo per condividere obiettivi, strategie e successi.
    Grazie all’ambiente digitale, è stato possibile coinvolgere un pubblico molto più ampio rispetto a un incontro in presenza.
    Anche i Town Hall Meeting sono un’applicazione interessante.
  3. Webinar Semplici e Complessi.
    I webinar sono eventi online pubblici in cui si discute di argomenti specifici. Consentono l’uso di strumenti ausiliari come presentazioni, video e chat interattiva.
    Possono avere diversi scopi, come la formazione o il posizionamento nel proprio settore.
    Un’applicazione comune è quella dei webinar formativi, di stampo marketing.
    Ad esempio, una società di software potrebbe organizzare un webinar per dimostrare le nuove funzionalità del proprio prodotto ai clienti.
    Questo fornisce un’opportunità di apprendimento interattivo e di supporto online.
  4. Fiere Espositive Online 3D.
    Grazie alla realtà virtuale, è possibile ricreare gli spazi espositivi delle fiere online, offrendo un’esperienza più interattiva e coinvolgente.
    Diverse piattaforme online consentono di personalizzare l’esperienza per ogni cliente.
    Un esempio di applicazione è la “Information Technology Virtual Expo 2023,” in cui aziende di tecnologia presentano i loro prodotti in uno spazio virtuale tridimensionale.
    I partecipanti possono esplorare gli stand, interagire con i rappresentanti aziendali e persino partecipare a dimostrazioni dal vivo, il tutto senza dover viaggiare fisicamente.
  5. Celebrazioni Aziendali Digitali.
    Gli eventi celebrativi B2B online possono essere arricchiti da funzionalità come la gamification, quiz, premiazioni e molto altro, rendendo l’incontro più piacevole e coinvolgente.
  6. Tour Virtuali e Immersivi.
    Questi eventi offrono un’esperienza completamente immersiva e realistica ai partecipanti, che possono partecipare comodamente da casa. I tour virtuali sono personalizzabili e rappresentano uno strumento di marketing su misura per i clienti.
    Mostrare la versione virtuale e interattiva della sede della convention è ormai diventato un must!

La vera domanda è:

Sai organizzare questi eventi?
I tuoi organizzatori eventi sono specializzati in questa componente?
WebinarPro lo è!

organizzatore di eventi

Cosa serve per essere organizzatori eventi?

La figura degli organizzatori eventi, indipendentemente dal fatto che organizzino eventi online o in presenza, sono delle figure molto complesse, ai quali sono richieste numerose competenze:

  • Competenze organizzative: possedere queste competenze è la base per ricoprire una figura professionale di questo tipo. Non si tratta solo di essere una persona organizzata, ma si tratta di essere in grado di organizzare il proprio lavoro e quello delle altre persone in modo ottimale. Nell’organizzazione di eventi, fare tutto all’ultimo o in modo approssimativo, è la via più sbagliata che si possa prendere.
  • Capacità di lavorare in gruppo: come abbiamo visto sopra, gli organizzatori eventi, hanno a che fare con un gran numero di persone. Essere in grado di lavorare con tante persone diverse, approcciare la metodologia di lavoro di altri e adattarsi alle esigenze dei propri collaboratori, è importante, se si vuole lavorare bene e in armonia. 
  • Competenze da Team Leading: oltre a saper lavorare in team, per la figura professionale dell’organizzatore di eventi, è importante anche saper guidare quel team. Ogni squadra di lavoro ha bisogno di una guida che sappia fare la guida, comprendendo le esigenze di tutti e sapendo coordinarle. 
  • Competenze creative: per organizzare un evento è necessario, come prima cosa, avere un’idea creativa da sviluppare e ampliare, sempre in modo creativo, per questo, è necessario che, anche chi dirige i lavori, sia creativo. 
  • Doti comunicative: per ricoprire questo ruolo professionale è importante anche avere delle doti comunicative, siano esse innate o sviluppate con la pratica. Per dirigere i lavori è importantissimo che gli organizzatori eventi sappiano comunicare sia con coloro che fanno parte del team in modo permanente sia con coloro che lavorano alla realizzazione del singolo evento. Oltre che saper comunicare con altre persone, è importante anche saper comunicare in modo adeguato l’evento a 360°, quindi, sia pre, che durante, che post, scegliendo i canali giusti. 
  • Resistenza allo stress: questo ruolo non è adatto a persone che non riescono a lavorare sotto pressione. Il mondo degli eventi è un mondo molto frenetico, che va molto velocemente e le cose da organizzare sono molte, sia esso un evento online o in presenza. Per questo, è importante che un event manager, sappia gestire in modo adeguato lo stress procurato dal lavoro.
  • Competenze tecniche di natura economica: essendo questo un ruolo di coordinamento, le competenze richieste sono delle competenze trasversali. Per questo motivo, è necessario che gli organizzatori eventi posseggano anche delle competenze tecniche di natura economica, in modo da saper effettuare correttamente un’analisi dei costi, una previsione dei ricavi e una suddivisione efficiente del budget. 

Queste sono le principali competenze da avere se si vuole ricoprire il ruolo di organizzatori eventi.

È anche ovvio che, se l’evento viene organizzato da una sola persona, questa deve avere tutti i requisiti, mentre, in un’agenzia eventi, è più semplice ricoprire tutti i requisiti, in quanto, ogni membro del team sarà specializzato in qualcosa di specifico. 

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Che percorso si deve seguire per lavorare nelle organizzazioni eventi?

La professione di organizzatore eventi non richiede una Laurea specifica come accade per altre professioni. Infatti, sono molteplici i percorsi di Laurea che permettono di accedere poi alla professione. In generale, gli ambiti da tenere in considerazione sono comunicazione, relazioni pubbliche e marketing. 

Oltre alla Laurea, è possibile anche seguire dei corsi professionalizzanti specifici, oppure dei Master sul tema. 

Non c’è una versa risposta alla domanda “Come si fa a diventare organizzatore eventi?“. Il percorso di ognuno è diverso, a seconda delle proprie attitudini. 

Cosa fanno gli organizzatori eventi online?

Considerando solamente l’ambito online, rispondiamo ora alla domanda “Cosa fa un organizzatore eventi?

L’organizzatore eventi svolge una serie di compiti e ha in capo una serie di responsabilità per garantire una pianificazione e un’esecuzione impeccabili dell’evento. 

Vediamo quali sono i suoi compiti principali:

  • Pianificazione dettagliata dell’evento, tenendo conto degli obiettivi, del budget e delle esigenze specifiche.
  • Gestione del budget dell’evento, garantendo una corretta allocazione delle risorse finanziarie e cercando di ottenere il miglior rapporto qualità-prezzo.
  • Gestione del back-end dell’evento: per back-end dell’evento si intende tutta la parte tecnica, ovvero, la gestione dei servizi audiovisivi, la verifica della stabilità della connessione, la gestione dei relatori e altro ancora. 
  • Coordinamento degli oratori: il compito principale dell’organizzatore eventi online è quello di porsi in contatto con i relatori, assicurarsi che sappiamo esattamente come gestire la presentazione e siano adeguatamente supportati durante l’evento.
  • Creazione di un programma dettagliato dell’evento, con orari precisi per ogni attività: se negli eventi in presenza la puntualità è molto importante, lo è ancora di più negli eventi online, dove tutto deve incastrarsi perfettamente. 
  • Gestione del marketing e della promozione dell’evento, utilizzando diverse strategie di comunicazione per raggiungere il pubblico target: per gestione del marketing si intende la comunicazione pre, durante e post evento. 
  • Gestione logistica: in un evento digitale, quando si parla di logistica, si intende la gestione delle registrazioni dei singoli interventi e la gestione del flusso dei partecipanti (che sarà sicuramente regolato da un form di partecipazione).
  • Coordinamento delle attività durante l’evento, garantendo che tutto si svolga senza intoppi e risolvendo eventuali imprevisti.
  • Valutazione post-evento: la valutazione post evento è uno step fondamentale. Raccogliere i feedback dai partecipanti e valutare i risultati rispetto agli obiettivi prefissati è importantissimo al fine di comprendere come è andato complessivamente l’evento, e, questo importante compito, spetta proprio all’organizzatore eventi. 

L’organizzatore eventi svolge molteplici compiti simultaneamente, coordinando tutti gli aspetti dell’evento per garantire una perfetta sinergia tra oratori e partecipanti.

La loro esperienza, la pianificazione attenta e la gestione efficace delle risorse sono fondamentali per il successo dell’evento.

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