Convention aziendale: cosa sono e come funzionano

convention aziendali online

La convention aziendale è un ottimo strumento di comunicazione usato dalle aziende per interagire con partner di lavoro e dipendenti da remoto.

Non sai da dove partire? Non temere! In questo articolo ti spiegherò tutto quello che devi sapere sui meeting aziendali e come creare un evento business online per la tua azienda.

Che cos’è la convention aziendale?

Prima di vedere come organizzare un evento aziendale virtuale, proviamo a capire cosa si intende per convention aziendale partendo proprio dal significato della parola convention.

Secondo il dizionario Treccani una convention è una riunione, assemblea degli appartenenti a un partito o a un’organizzazione sia pubblica che privata.

Nella realtà aziendale, le convention sono intese come lo strumento di comunicazione per eccellenza che le imprese organizzano con diversi scopi e per rivolgersi a diversi target. Di fatto, esistono eventi corporate interni, ovvero destinati a un pubblico di persone che lavorano per l’azienda, ed esterni, e quindi rivolti a clienti o partner d’affari.

Generalmente, le convention aziendali hanno periodicità annuale e gli obiettivi degli incontri possono essere vari e molteplici. Ad esempio i vertici dell’impresa possono organizzare un meeting aziendale per discutere dei traguardi e successi raggiunti dal team di lavoro o ancora, per presentare il business e la mission del brand ad altre realtà del settore.

Come funziona un evento corporate

Se stai cercando un modo originale e d’impatto di interagire con i tuoi dipendenti o con un nuovo partner, la convention aziendale è lo strumento che fa per te. I meeting aziendali sono organizzati con lo scopo principale di comunicare un precisa informazione a uno specifico pubblico. Possiamo rappresentare il target in 3  potenziali categorie:

  • I dipendenti
  • I partner d’affari
  • Il pubblico esterno

In generale, la struttura degli eventi aziendali è costruita pensando in primo luogo al pubblico che vi parteciperà e poi agli obiettivi che si vogliono raggiungere. E tu sai già a chi vuoi indirizzare la tua comunicazione?

Nel caso il target prescelto fossero i dipendenti, l’evento aziendale rappresenta l’occasione per festeggiare particolari traguardi raggiunti, informare su specifiche novità introdotte e aumentare il sentimento di appartenenza verso il team di lavoro e l’azienda.

Per quanto riguarda gli eventi aziendali rivolti a partner commerciali, lo scopo è quello di consolidare e celebrare il rapporto di business, promuovendo un’immagine dell’azienda affidabile e credibile.

Infine, l’organizzazione di eventi corporate punta oltre a raggiungere i clienti anche alla promozione dell’impresa stessa, al rafforzamento della sua brand image e alla presentazione di nuovi prodotti sul mercato.

Il futuro delle convention aziendale

Il punto di forza degli eventi corporate è da sempre la possibilità di interazione e networking tra i partecipanti. Per questo gli organizzatori si impegnavano a trovare la location per meeting perfetta, passando ore alla ricerca della sala per conferenze più adatta alle esigenze dell’azienda.

La convinzione che l’interazione in presenza fosse indispensabile per il successo dell’evento si è dovuta necessariamente sgretolare pian piano. Ecco allora che in nostro soccorso è venuto il mondo del web, che ci ha ricordato le enormi potenzialità che le numerose piattaforme per eventi online ci mettono a disposizione.

Inoltre, le tendenze del mercato ci dicono che la modalità virtuale non è stata solo una necessità passeggera, ma è destinata a rimanere e diventare sempre più diffusa. Scegliere di condurre una convention aziendale online dovrebbe quindi essere una scelta, non solo un ripiego temporaneo.

Perché creare convention aziendale

Organizzare una convention aziendale online è una scelta strategica e vantaggiosa per la tua azienda. Ecco perché:

1 – Puoi raggiungere un pubblico più vasto

Clienti stranieri, partner o dipendenti provenienti dalla sede aziendale collocata in un altro paese diventano facilmente raggiungibili. Il meeting virtuale permette a tutti i partecipanti di prendere parte all’evento.

2 – Risparmio economico

Organizzare un evento aziendale online permette di ridurre i costi: dal punto di vista dell’azienda, il risparmio riguarda l’affitto di sale conferenza, il costo dei trasporti, dell’alloggio per gli ospiti e del catering.

3 – Condivisione dei contenuti live

La possibilità di condividere in diretta documenti, link, immagini e video con tutti i partecipanti: grazie alle piattaforme di hosting di eventi, le forme di interazione e coinvolgimento sono molteplici sotto vari punti di vista. Ad esempio, gli invitati non solo potranno ricevere materiale utile al fine della comprensione dei temi trattati durante il meeting, ma avranno l’opportunità di condivisione, aggiungendo eventuali commenti e considerazioni personali.

4 – Dati real-time

Una convention aziendale online è un ottima occasione per raccogliere feedback e informazioni di contatto dagli invitati presenti. Inoltre, è possibile analizzare la partecipazione e l’interazione del pubblico durante tutto l’evento virtuale, aspetto utile all’azienda per capire cosa deve migliorare in vista del prossimo incontro.

Come organizzare convention aziendale online

Quando si crea un evento aziendale online, la sfida dell’azienda è favorire le stesse opportunità di networking che ci sarebbero in presenza. Per aiutarti nell’organizzazione del tuo meeting aziendale, ho riassunto 5 semplici passaggi da seguire per rendere il tuo evento memorabile:

  1. Definire gli obiettivi che vuoi raggiungere con il meeting, alcuni obiettivi comuni delle convention aziendali sono: informare i dipendenti partner dei risultati dell’azienda, cambiamenti in programma e novità, creare attività di team building e rafforzare la relazione con clienti e investitori.
  2. Prepara un programma e scegli le attività da proporre al tuo pubblico. Puoi proporre attività di gruppo e prevedere spazi dedicati a sondaggi, Q&A e interviste: questo renderà la tua convention più interattiva e interessante.
  3. Funnel marketing per i webinar, fondamentale per estendere gli inviti alla tua lista. Scopri di più cliccando qui.
  4. Strategia di marketing necessaria per rafforzare l’immagine dell’azienda e la coesione del gruppo di lavoro. Dalla promozione dell’evento, fino alla sua conclusione, impostare una buona strategia ti aiuterà a creare grande attesa, voglia di partecipare e condividere la presenza al meeting aziendale.

Tutto ciò può trasformarsi in un un’ottima pubblicità per la tua impresa.

Come scegliere le migliori agenzie di eventi online

È facile trovare agenzie di organizzazione eventi, ma è più difficile trovare agenzie professionali sul territorio italiano, sebbene le prime siano numerose, poche sono quelle specializzate in convention digitali.

WebinarPro dal 2015 progetta eventi online, webinar professionali e fiere 3D in quasi tutti i settori merceologici, ecco alcuni progetti dei nostri clienti. Nel caso la tua azienda non avesse le risorse per occuparsene, noi siamo ben felici di aiutarti mettendo a tua disposizione la nostra esperienza. Scrivici a commerciale@webinarpro.it

Informazioni sull'autore