La convention aziendale è un ottimo strumento di comunicazione usato dalle aziende per interagire con partner di lavoro e dipendenti da remoto.
Non sai da dove partire? Non temere! In questo articolo ti spiegherò tutto quello che devi sapere sui meeting aziendali e come creare un evento business online per la tua azienda.
Cosa trovi in questo articolo:
Che cos’è la convention aziendale?
Prima di vedere come organizzare un evento aziendale virtuale, proviamo a capire cosa si intende per convention aziendale partendo proprio dal significato della parola convention.
Convention significato secondo il dizionario Treccani
una convention è una riunione, assemblea di persone appartenenti alla stessa organizzazione.
Una convention aziendale è un momento di ritrovo utile per creare community, per condividere valori, vision e mission dell’azienda oppure per discutere e festeggiare i risultati aziendali.
Nella realtà aziendale, le convention sono intese come lo strumento di comunicazione per eccellenza che le imprese organizzano con diversi scopi e per rivolgersi a diversi target.
Di fatto, esistono eventi corporate interni, ovvero destinati a un pubblico di persone che lavorano per l’azienda, ed esterni, e quindi rivolti a clienti o partner d’affari.
Generalmente, le convention aziendali hanno periodicità annuale e gli obiettivi degli incontri possono essere vari e molteplici.
Ad esempio i vertici dell’impresa possono organizzare un meeting aziendale per discutere dei traguardi e successi raggiunti dal team di lavoro o ancora, per presentare il business e la mission del brand ad altre realtà del settore.
Come funziona un evento corporate
Se stai cercando un modo originale e d’impatto di interagire con i tuoi dipendenti o con un nuovo partner, la convention aziendale è lo strumento che fa per te. I meeting aziendali sono organizzati con lo scopo principale di comunicare un precisa informazione a uno specifico pubblico. Possiamo rappresentare il target in 3 potenziali categorie:
- I dipendenti
- I partner d’affari
- Il pubblico esterno
In generale, la struttura degli eventi aziendali è costruita pensando in primo luogo al pubblico che vi parteciperà e poi agli obiettivi che si vogliono raggiungere. E tu sai già a chi vuoi indirizzare la tua comunicazione?
Nel caso il target prescelto fossero i dipendenti, l’evento aziendale rappresenta l’occasione per festeggiare particolari traguardi raggiunti, informare su specifiche novità introdotte e aumentare il sentimento di appartenenza verso il team di lavoro e l’azienda.
Per quanto riguarda gli eventi aziendali rivolti a partner commerciali, lo scopo è quello di consolidare e celebrare il rapporto di business, promuovendo un’immagine dell’azienda affidabile e credibile.
Infine, l’organizzazione di eventi corporate punta oltre a raggiungere i clienti anche alla promozione dell’impresa stessa, al rafforzamento della sua brand image e alla presentazione di nuovi prodotti sul mercato.
Vantaggi di organizzare una convention aziendale
Organizzare una convention aziendale offre numerosi vantaggi sia per l’azienda che per i partecipanti.
Ecco alcuni dei principali vantaggi:
- Comunicazione efficace.
Le convention aziendali offrono un’opportunità unica per comunicare in modo chiaro ed efficace gli obiettivi aziendali, le strategie, le novità e altre informazioni rilevanti a un pubblico selezionato. Questo favorisce la coerenza e l’allineamento all’interno dell’azienda. - Creazione di relazioni.
Le convention aziendali consentono di stabilire e rafforzare le relazioni tra i dipendenti, i partner commerciali e i clienti. L’interazione faccia a faccia favorisce la creazione di legami più solidi e duraturi, facilitando la collaborazione e la fiducia reciproca. - Motivazione e coinvolgimento.
Le convention aziendali offrono l’opportunità di riconoscere e premiare i risultati e le prestazioni eccellenti dei dipendenti. Questo aumenta la motivazione e il senso di appartenenza, creando un ambiente di lavoro positivo e stimolante. - Condivisione e community aziendale.
Condividere i risultati aziendali del precedente anno, parlare degli obiettivi futuri, discutere e condividere le strategie unisce i membri di un’organizzazione e li rende più indirizzati verso il risultato.
Ma cosa succede quando devi organizzare una convention aziendale online?
Cosa cambia se nella tua convention aziendale aggiungi una componente online, per raggiungere persone lontane che non possono fisicamente partecipare all’evento aziendale?
Principali vantaggi di organizzare una convention aziendale completamente online.
Le convention aziendali rappresentano un momento importante per un’azienda, in cui dipendenti, partner commerciali e clienti si riuniscono per condividere informazioni, discutere strategie e rafforzare le relazioni. Ma non è sempre possibile raccogliere queste persone nello stesso posto senza spendere una fortuna, soprattutto se le persone interessate provengono da tutto il mondo.
Negli ultimi anni, l’avvento della tecnologia ha reso possibile organizzare convention aziendali completamente online, offrendo numerosi vantaggi che ne fanno una scelta sempre più popolare per molte aziende.
Non solo: sono nati eventi ibridi, definiti phygital (leggi a tal proposito il nostro articolo Organizzare eventi phygital nella tua strategia di marketing) che mischiano la parte tradizionale in presenza con una forte componente online (di cui WebinarPro è esperto da moltissimi anni, come ti spieghiamo in Organizzazione eventi Milano: rendi unici i tuoi eventi).
Ecco alcuni dei principali vantaggi del trasformare la tua convention aziendale in convention ibrida o convention aziendale completamente online.
- Accessibilità globale: una convention aziendale online permette di superare le barriere geografiche, consentendo a partecipanti provenienti da diverse parti del mondo di partecipare all’evento senza dover affrontare costi e inconvenienti legati ai viaggi.
Questo amplia significativamente la portata dell’evento, consentendo di coinvolgere un pubblico più ampio e diversificato. - Risparmio di tempo e denaro: organizzare una convention aziendale tradizionale richiede un notevole investimento di tempo e risorse finanziarie per la prenotazione di spazi fisici, la logistica dei viaggi e le spese di alloggio.
Invece, una convention online riduce drasticamente questi costi, consentendo all’azienda di risparmiare denaro e di concentrarsi su altri aspetti importanti dello sviluppo aziendale. - Flessibilità di orari: con una convention aziendale online, è possibile adattare l’evento ai diversi fusi orari dei partecipanti.
Questo permette di organizzare sessioni ed attività in momenti più comodi per tutti, garantendo che nessuno si senta escluso a causa di vincoli di orario. Inoltre, le registrazioni delle sessioni possono essere rese disponibili successivamente per coloro che non sono stati in grado di partecipare in tempo reale. - Partecipazione interattiva: una convention online offre molte opportunità per l’interazione e la partecipazione attiva dei partecipanti.
Attraverso l’utilizzo di chat, forum o strumenti di collaborazione online, i partecipanti possono fare domande, condividere opinioni e scambiare idee in tempo reale.
Questo favorisce la creazione di un ambiente di apprendimento e networking dinamico, che può portare a connessioni significative e allo sviluppo di nuove idee. - Tracciabilità e analisi dei dati: un’altra grande vantaggio delle convention aziendali online è la possibilità di tracciare e analizzare i dati relativi alla partecipazione e all’interazione dei partecipanti.
Attraverso l’utilizzo di strumenti di analisi, è possibile raccogliere informazioni preziose sul comportamento dei partecipanti, le loro preferenze e le aree di interesse. Questo può essere utilizzato per migliorare le future
Il futuro delle convention aziendale
Il punto di forza degli eventi corporate è da sempre la possibilità di interazione e networking tra i partecipanti.
Per questo gli organizzatori si impegnavano a trovare la location per meeting perfetta, passando ore alla ricerca della sala per conferenze più adatta alle esigenze dell’azienda.
La convinzione che l’interazione in presenza fosse indispensabile per il successo dell’evento si è dovuta necessariamente sgretolare pian piano. Ecco allora che in nostro soccorso è venuto il mondo del web, che ci ha ricordato le enormi potenzialità che le numerose piattaforme per eventi online ci mettono a disposizione.
Inoltre, le tendenze del mercato ci dicono che la modalità virtuale non è stata solo una necessità passeggera, ma è destinata a rimanere e diventare sempre più diffusa. Scegliere di condurre una convention aziendale online dovrebbe quindi essere una scelta, non solo un ripiego temporaneo.
Perché creare convention aziendale
Organizzare una convention aziendale online è una scelta strategica e vantaggiosa per la tua azienda. Ecco perché:
1 – Puoi raggiungere un pubblico più vasto
Clienti stranieri, partner o dipendenti provenienti dalla sede aziendale collocata in un altro paese diventano facilmente raggiungibili. Il meeting virtuale permette a tutti i partecipanti di prendere parte all’evento.
2 – Risparmio economico
Organizzare un evento aziendale online permette di ridurre i costi: dal punto di vista dell’azienda, il risparmio riguarda l’affitto di sale conferenza, il costo dei trasporti, dell’alloggio per gli ospiti e del catering.
3 – Condivisione dei contenuti live
La possibilità di condividere in diretta documenti, link, immagini e video con tutti i partecipanti: grazie alle piattaforme di hosting di eventi, le forme di interazione e coinvolgimento sono molteplici sotto vari punti di vista. Ad esempio, gli invitati non solo potranno ricevere materiale utile al fine della comprensione dei temi trattati durante il meeting, ma avranno l’opportunità di condivisione, aggiungendo eventuali commenti e considerazioni personali.
4 – Dati real-time
Una convention aziendale online è un ottima occasione per raccogliere feedback e informazioni di contatto dagli invitati presenti. Inoltre, è possibile analizzare la partecipazione e l’interazione del pubblico durante tutto l’evento virtuale, aspetto utile all’azienda per capire cosa deve migliorare in vista del prossimo incontro.
Come organizzare convention aziendale online
Quando si crea un evento aziendale online, la sfida dell’azienda è favorire le stesse opportunità di networking che ci sarebbero in presenza. Per aiutarti nell’organizzazione del tuo meeting aziendale, ho riassunto 5 semplici passaggi da seguire per rendere il tuo evento memorabile:
- Definire gli obiettivi e il tema della convention.
Prima di tutto, è importante stabilire gli obiettivi chiari che si desidera raggiungere con la convention aziendale. Definire il tema principale dell’evento aiuterà a mantenere il focus e guidare la selezione dei contenuti e degli argomenti, variando di anno in anno l’effetto dell’organizzazione dell’evento sui partecipanti - Scegliere la location e le date della convention.
Selezionare una location adeguata alle dimensioni dell’evento e alle esigenze degli ospiti.
È importante prenotare la location con anticipo e assicurarsi che sia dotata delle infrastrutture necessarie, come spazi per le presentazioni, aree di networking e alloggi. Inoltre, se vuoi organizzare una convention aziendale online, devi avere una connessione stabile e lo spazio per il Service audio e video (leggi il nostro articolo su questo aspetto così delicato). - Creare un programma dettagliato.
Pianificare un programma dettagliato che includa sessioni di presentazione, workshop, momenti di networking e attività interattive.
Assicurati di includere pause regolari per consentire ai partecipanti di riposarsi e interagire tra loro. - Curare le presentazioni e i contenuti.
Oltre a selezionare relatori esperti e creare presentazioni coinvolgenti e pertinenti al tema della convention, fai in modo che le loro skill di Public Speaking siano all’altezza della situazione.
Utilizza supporti visivi e strumenti interattivi per rendere le presentazioni più dinamiche ed interessanti. - Organizza attività di team building.
Includi attività di team building e momenti di socializzazione per favorire l’interazione tra i partecipanti e promuovere lo spirito di squadra.
Se stai organizzando una parte dell’evento online, leggi il nostro articolo sulle Lavagne interattive, perfette sia durante un evento tradizionale in presenza, sia per convention aziendali miste che completamente online. - Valuta l’evento e chiedi feedback.
Dopo la convention, valutare l’evento e raccogliere il feedback dei partecipanti. Questo fornirà preziose informazioni per migliorare le future convention aziendali. - Non improvvisare. Se serve chiedi aiuto.
Non aspettare l’ultimo momento per confrontarti con esperti di questo tipo di eventi aziendali.
Se hai dubbi, scrivici subito e chiedi una call gratuita per raccontarci il tuo progetto e confrontarci insieme sulle possibili soluzioni.
Tutto ciò può trasformarsi in un un’ottima pubblicità per la tua impresa.
Come scegliere le migliori agenzie di eventi online
È facile trovare agenzie di organizzazione eventi, ma è più difficile trovare agenzie professionali sul territorio italiano, sebbene le prime siano numerose, poche sono quelle specializzate in convention digitali.
WebinarPro dal 2015 progetta eventi online, webinar professionali e fiere 3D in quasi tutti i settori merceologici, ecco alcuni progetti dei nostri clienti.
Nel caso la tua azienda non avesse le risorse per occuparsene, noi siamo ben felici di aiutarti, mettendo a tua disposizione la nostra esperienza. Scrivici a commerciale@webinarpro.it
