Quando si parla di Town Hall Meeting, si tratta di eventi aziendali organizzati con tutto il personale.
Un tempo questi meeting erano incentrati sulla comunicazione unidirezionale del management verso il personale, oggi sono decisamente migliorati e diventati più efficaci: consistono in un dialogo collaborativo tra le due parti, per aiutare a creare una serie di obiettivi condivisi per tutti.
Il coinvolgimento dei dipendenti diventa sempre più importante.
In particolare, un Town Hall Meeting virtuale aziendale è una variante online del tradizionale evento di persona.
Potrebbe trattarsi di una riunione completamente virtuale, a cui tutti i partecipanti partecipano dai loro dispositivi. Oppure un evento ibrido in cui alcune persone partecipano dal vivo e altre partecipano a distanza.
Di solito, l’incontro coinvolge l’intera azienda ed è un’opportunità per aggiornare il personale e per garantire che tutti siano allineati con la missione e gli obiettivi generali dell’impresa. Il Town Hall aziendale è un’opportunità anche per i dipendenti per parlare direttamente con la direzione di argomenti di loro interesse.
Cosa trovi in questo articolo:
Perché dovrei realizzare Town Hall Meeting online?
Vi potreste chiedere perché conviene svolgere il Town Hall Meeting online piuttosto che in presenza.
Ecco i motivi per tenere online il tuo Town Hall Meeting:
- Lo smart working è una pratica sempre più comune ed un evento virtuale rende la partecipazione più facile per chi lavora da casa;
- Allo stesso modo, accordi di lavoro flessibili significano che non tutti sono sul posto contemporaneamente o in grado di essere fisicamente presenti nel luogo della riunione quando l’evento è programmato;
- Potresti anche avere dipendenti che lavorano in varie sedi. Piuttosto che occupare il loro tempo chiedendo loro di partecipare all’evento di persona e spendere soldi in viaggi e alloggi, consenti loro di collegarsi a distanza alla riunione.
Potreste anche pensare di fare un meeting ibrido, ecco quali sono i vantaggi di un tawn hall meetting completamente virtuale e ibrido a confronto.
Completamente virtuale
- Nessun costo per lo spazio da occupare;
- Non c’è bisogno di perdere tempo a trovare e prenotare la sede giusta;
- È più veloce da organizzare;
- Nessun costo di viaggio o alloggio.
Ibrido
- Offre maggiore flessibilità perché il personale può scegliere l’opzione più congeniale;
- Offrire entrambe le opzioni può aumentare la portata dell’evento;
- I costi della sede sono inferiori poiché non è necessaria una capacità così grande;
- Meno spese di viaggio e alloggio rispetto agli eventi dal vivo
Come organizzare un Town Hall Meeting virtuale?
La scelta della piattaforma
Il primo passo da compiere è la scelta della piattaforma che utilizzi in quanto determinerà il successo del tuo Town Hall virtuale. Dovrebbe essere stabile e sicura, nonché in grado di assorbire una grande quantità di traffico, in particolare se lavori per una multinazionale.
Se il numero di partecipanti è elevato, è necessario dotarsi di uno strumento professionale e di una tecnologia specializzata che consente di trasmettere eventi in streaming su larga scala.
Per esempio, la piattaforma Zoom è un’ottima piattaforma per tenere questo tipo di riunioni.
Definire l’obiettivo dell’incontro
Il passo successivo è la scelta di un obiettivo. L’obiettivo ti aiuta a pianificare la riunione, decidere i relatori e capire se hai bisogno di sessioni o esercizi di gruppo.
Definire una data
Successivamente dovrai fissare una data con un certo preavviso per dare alle persone il tempo di organizzarsi, soprattutto in caso di eventi ibridi.
Nel definire l’ora e il giorno, dovresti prendere in considerazione la disponibilità e gli orari di lavoro del tuo personale. Ad esempio, fissare la riunione poco prima della chiusura del bilancio potrebbe rendere difficile per alcuni reparti la partecipazione.
Organizzare la giornata in modo chiaro
Una volta che conosci la data dell’evento, puoi costruire l’agenda della riunione tenendo presente l’obiettivo.
Assicurati di non dedicare troppo tempo a un’area particolare, poiché è necessario che tutte le persone siano coinvolte. Gli argomenti trattati devono aggiungere valore ai dipendenti. Altrimenti, potrebbero distrarsi e smettere di ascoltare.
Inviare gli inviti
Una volta stabiliti la data e l’ordine del giorno, è il momento di invitare il tuo personale. Includi nella mail anche l’agenda della riunione e definisci cosa ci si aspetta dai partecipanti e quando avranno la possibilità di contribuire.
Non è male ricordare quali sono i requisiti tecnici per partecipare alla riunione e i dettagli su chi contattare in caso di problemi. C’è sempre qualcuno che ha bisogno di supporto perché poco esperto di tecnologia!
Preparare la tua presentazione
Alla fine, non ti rimane che preparare una presentazione che sia molto coinvolgente, magari con qualche diapositiva a supporto. Cerca di includere elementi visivi come immagini e video, audio e altri elementi per catturare e mantenere l’attenzione di chi ti ascolta.
Potresti anche chiedere in anticipo ai dipendenti cosa vorrebbero sentire riguardo agli argomenti di cui parlerai. Ciò ti consentirà di preparare il contenuto che potrebbe essere di maggior valore per quella giornata.
Obiettivi e scaletta dei Town Hall Meeting
Tre sono i principali obiettivi dei Town Hall Meeting:
- Allineare l’intera azienda allo stesso obiettivo;
- Ridurre le distanze tra management e dipendenti;
- Costruire una cultura aziendale.
In ogni meeting online, normalmente si segue un piano:
- Discorso di apertura;
- Presentazione dello stato dell’azienda;
- Presentazione dei risultati;
- Definire le iniziative;
- Fase di domande e risposte.
Anche se con piccole differenze, tutti i meeting online seguono questi punti appena elencati.
Employee engagement durante lo smart working
Migliorare l’employee engagement è sempre stato importante, ma con smart working diventa ancora più importante.
Ecco alcuni consigli che puoi seguire per farlo:
- Creare sfide aziendali: offrire incentivi che favoriscono la crescita personale contribuisce a far sentire realizzati e soddisfatti i dipendenti, portando a risultati migliori e di conseguenza un ambiente più positivo in cui lavorare. Spesso offrire incentivi al raggiungimento di obiettivi aziendali spinge il personale a raggiungerli più velocemente;
- Programmare Town Hall aziendali mensili: dedicare circa un’ora al mese per riunire tutti i membri dell’azienda servirà a ricordare ai dipendenti che non sono soli e che sono una parte importante dell’impresa. Questi incontri daranno anche l’opportunità di conoscere i cambiamenti e gli obiettivi aziendali. Le riunioni offrono anche la possibilità di porre domande ed esprimere opinioni.
È possibile usare la piattaforma Zoom per un Town Hall Meeting?
La risposta è assolutamente si! È possibile utilizzare la piattaforma Zoom o altre simile per tenere una riunione aziendale.
La piattaforma Zoom e similari (ad esempio Skype, Teams e GoTo) sono diventate orami all’ordine del giorno grazie allo smart working svolto in remoto. Usando queste piattaforme per Town Hall Meeting, si può dare l’opportunità di organizzare riunioni più flessibili, consentendo a chiunque di partecipare, anche se si trova dalla parte opposta del mondo.
Zoom in particolare, è una piattaforma molto semplice da utilizzare che rappresenta una valida piattaforma per organizzare i tuoi town hall meeting.
Per prima cosa, capiamo velocemente come puoi creare una riunione su Zoom:
- Iscriviti a Zoom e acquista il piano più adatto alle tue esigenze;
- Accedi a Zoom con le tue credenziali;
- Nella dashboard, seleziona dal menù alla tua destra la voce “riunioni” e successivamente la voce “pianifica una riunione”;
- Inserisci il titolo della tua riunione;
- Stabilisci giorno, ora e durata della tua riunione;
- Come ID riunione lascia selezionato “Genera automaticamente”;
- Personalizza la tua riunione controllando tutte le opzioni che puoi attivare;
- Clicca su Salva: la tua riunione è creata. Troverai il link di invito nella pagina successiva e potrai mandarlo ai tuoi invitati cliccando su “copia invito”.
Se sei interessato a conoscere meglio come usare Zoom, ti consiglio uno dei nostri migliori articoli sul tema: “Piattaforma Zoom: meeting online e webinar“.
Migliorare l’employee engagement con i Town Hall Meeting
Ormai è risaputo che l’employee engagement sia un elemento fondamentale per il successo di un’organizzazione. Focalizzandoci sull’organizzazione degli eventi aziendali, esploreremo strategie e consigli efficaci per potenziare l’employee engagement utilizzando i Town Hall Meeting come strumento chiave.
Definizione di Employee engagement
Prima di tutto, definiamo cosa significa employee engagement:
L’employee engagement, o coinvolgimento dei dipendenti, fa riferimento alla forza della connessione mentale ed emotiva che i dipendenti provano nei confronti del lavoro che svolgono, dei loro team e della loro organizzazione.
Raccoglie in sè l’entusiasmo, l’impegno e la dedizione che i membri di un’organizzazione mostrano nei confronti del proprio lavoro e della missione dell’azienda.
Si tratta di un legame emotivo profondo che va oltre la mera esecuzione delle mansioni assegnate, coinvolgendo una forte motivazione intrinseca, senso di appartenenza e soddisfazione personale.
In generale, possiamo dire che un alto livello di employee engagement si traduce in dipendenti più produttivi, creativi, felici e disposti a fare il passo extra per il successo dell’azienda.
L’importanza dell’employee engagement
L’employee engagement, quindi, rappresenta l’impegno e la motivazione dei membri del vostro team nei confronti dell’azienda e dei suoi obiettivi: un alto livello di coinvolgimento dei dipendenti è associato a numerosi vantaggi, tra cui:
- Aumento della produttività.
I dipendenti impegnati sono solitamente più motivati a lavorare sodo, a impegnarsi personalmente e raggiungere gli obiettivi aziendali, portando alla azienda per cui lavorano a una maggiore produttività complessiva dell’organizzazione. - Miglioramento della soddisfazione dei dipendenti.
Gli individui che si sentono coinvolti dall’azienda e si sentono valorizzati sul posto di lavoro sono più propensi a rimanere parte attiva del team, a non cercare altri posti di lavoro e, di conseguenza, a ridurre il tasso di turnover e aumentare la retention dei dipendenti. - Crescita del business e innovazione.
Un team di dipendenti altamente impegnati può contribuire a una maggiore innovazione, migliorando l’efficienza operativa e fornendo un servizio di qualità superiore ai clienti.
Questo può portare a una crescita significativa del business e al raggiungimento di un vantaggio competitivo nel settore, aiutando l’azienda a offrire nuove opportunità di crescita personale e professionale ai dipendenti stessi.
Considerando questi vantaggi, diventa molto preziosa l’organizzazione di eventi aziendali per continuare a coltivare la relazione con i dipendenti.
Attività di Team Building aziendale
Le Town Hall Meeting possono anche trasformarsi in occasioni per creare e/o migliorare le relazioni del team, quindi veri e propri eventi Team Building.
Innanzitutto, il termine anglosassone “Team Building” si indica la pratica di sviluppo di una serie di attività il cui obiettivo è realizzare gruppi di lavoro al alte prestazioni lavorative e migliorare le relazioni interpersonali tra i dipendenti.
Ora che esiste lo smart working e alcune persone non lavorano in presenza negli uffici, a contatto con tutto il resto del team, rende più difficile creare e rafforzare le relazioni tra loro. Per tutto questo, le aziende hanno più che mai bisogno di sfruttare le possibilità offerte dal digitale per migliorare eventi Team Building.
Ma nella pratica, a cosa servono questi eventi?
- Rafforzamento delle relazioni interpersonali;
- Definizione degli obiettivi;
- Risoluzione del problema;
- Definizione dei ruoli.
Idee ed esempi originali per attività di Team Building online
Gestire un team di lavoro da remoto e fare Team Building online non è una passeggiata, soprattutto se il team è numeroso. In questo caso è meglio suddividere i dipendenti e svolgere le attività in piccoli gruppi. Vi lasciamo qui alcune attività di Team Building che possono essere svolte online e da remoto.
- Giochi a quiz: per farlo bisogna dividere le persone in varie squadre e scegliere domande da diverse categorie come ad esempio sport, musica, scienza, storia, ecc.;
- Vietato dire sì e no: consente di conoscere gli altri, sempre con discrezione e gentilezza. Se la persona che deve rispondere dice le parole proibite, devi spegnere la videocamera. La persona che vincerà sarà l’unica che sarà stata in grado di tenere accesa la telecamera per tutto il tempo:
- Nomina cinque cose: una persona inizia dicendo una parola e la persona a cui si rivolge deve rispondere con cinque parole correlate. Ad esempio, per la parola alloggio una possibile risposta sarebbe: appartamento, casa, chalet, hotel, tenda. Qui le possibilità sono molto varie e si può dare un tempo di risposta limitato;
- Parole in ordine alfabetico su un tema: è possibile fare una cosa simile a quanto appena detto ma dicendo una parola a testa su un tema e in ordine alfabetico. Chi non riesce in un tempo prestabilito perde e deve spegnere la videocamera.
Tutte queste attività che abbiamo appena elencato servono per conoscersi meglio e rafforzare i legami tra i dipendenti, ma non sono le uniche attività possibili.
È infatti possibile svolgere attività che sono più conformi con il funzionamento dell’azienda. Praticamente ci si può dividere in gruppi di circa 3 o 4 persone, pensare a una parola che definisca un’area dell’azienda e poi spiegare perché si ha scelto quella parola.
Una volta che tutti spiegano perché hanno scelto una determinata parola, bisogna discutere fino a raggiungere un consenso e decidere quale parola descrive meglio l’azienda.
Questa ultima attività è molto utile perché serve per conoscere la percezione che i dipendenti hanno dell’azienda, oltre a lavorare su capacità di comunicazione, collaborazione, ascolto attivo e decision making.
È anche un ottimo esercizio per i lavoratori che non sono in azienda da molto tempo, poiché li aiuterà a comprenderne meglio l’essenza dell’azienda.
Ora che sei arrivato/a alla fine di questo articolo, mi aspetto di averti convinto sulle potenzialità dei Town Hall Meeting online e su come introdurli nella tua azienda!
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