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2 - 6 DICEMBRE 2024

Agenzia eventi online: la guida completa per sceglierla

agenzia eventi online

Ma cosa fa un’agenzia eventi online?

Quando si tratta di organizzare eventi online di successo, affidarsi all’expertise di un’agenzia eventi è la scelta migliore.

Professionalità, esperienza e assistenza è ciò che una realtà come WebinarPro ti garantisce quando si tratta di realizzare meeting straordinari.

Oggi, gli eventi sono diventati una parte fondamentale di ogni strategia di marketing e comunicazione, ideali per offrire un’esperienza unica e costruire una relazione duratura con i clienti.

In questa guida completa troverai informazioni utili per conoscere il mondo dei meeting online e scoprire i nostri servizi di creazione e personalizzazione di eventi, capendo meglio come un’agenzia di organizzazione eventi online e ibridi possa aiutarti a rendere unici i tuoi eventi.

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Agenzia eventi online: quali tipi di eventi online si possono organizzare?

Se stai pianificando un evento online e desideri ottenere risultati straordinari, potresti aver sentito parlare delle agenzie specializzate in eventi online.

Ecco: WebinarPro è proprio un’agenzia specializzata in eventi completamente online e misti (se non ti è chiara la differenza puoi leggere Eventi ibridi: la nuova frontiera per gli eventi di successo).

Un’agenzia eventi online organizza questi tipi di eventi:

  1. Webinar. Eventi educativi o formativi che si svolgono in tempo reale tramite una piattaforma online. I partecipanti possono accedere da remoto e interagire con il relatore attraverso chat e sessioni di domande e risposte. (ecco una spiegazione completa e aggiornata dello strumento webinar: Webinar: la guida completa dedicata)
  2. Conferenze virtuali. Eventi di ampio respiro che riuniscono esperti e professionisti di un determinato settore. Le conferenze virtuali offrono presentazioni, panel di discussione, networking virtuale e possibilità di interazione con i relatori e gli altri partecipanti.
    Tra questi spiccano anche i congressi scientifici, congressi online, convegni per associazioni e università.
  3. Eventi di networking online. Incontri e sessioni di networking organizzati attraverso piattaforme digitali. Questi eventi offrono opportunità di connessione e collaborazione tra professionisti, consentendo lo scambio di contatti, idee e opportunità di business e l’agenzia eventi online può far ela differenza nella scelta delle diverse soluzioni.
  4. Corsi online. Eventi formativi strutturati che consentono ai partecipanti di acquisire nuove competenze o approfondire conoscenze specifiche. I corsi online possono essere condotti in modalità asincrona, con materiali accessibili in qualsiasi momento, o in modalità sincrona, con lezioni in tempo reale.
  5. Fiere virtuali e Virtual tour. Eventi e siti che replicano l’esperienza di una fiera o di una mostra tradizionale in un ambiente digitale. Le fiere virtuali consentono ai partecipanti di visitare stand virtuali, partecipare a sessioni di presentazione dei prodotti e interagire con gli espositori attraverso chat o videochiamate. Leggi questi due articoli: Fiere virtuali, ibride e fisiche: i principali vantaggi e Virtual Tour: cosa sono e come puoi usarli nel tuo business
  6. Convention aziendali virtuali. Perfette per aziende che hanno tante sedi e non vogliono o non possono spostare migliaia di persone. Questi eventi possono essere molto efficaci (chiedici ad esempio come abbiamo organizzato l’evento di CNHI). Abbiamo anche un post specifico sul tema: Convention aziendale: cos’è e come organizzarne una di successo
  7. Eventi di team building online. Attività organizzate per favorire il team building e la coesione tra i membri di un team o di un’organizzazione. Questi eventi possono includere giochi, attività collaborative e sessioni di brainstorming virtuale.

Questi sono solo alcuni esempi di tipi di eventi online che puoi organizzare. La scelta dipende dalle tue esigenze, dagli obiettivi dell’evento e dal pubblico di riferimento.

Cosa fa un’agenzia eventi online?

Un’agenzia eventi online è quindi una società specializzata nell’organizzazione e nella gestione di eventi che si svolgono in ambiente digitale.

Queste agenzie offrono un’ampia gamma di servizi professionali per aiutarti a creare e promuovere eventi online di successo.

Vediamo ora le attività principali che un’agenzia eventi online svolge nel concreto (e ovviamente WebinarPro fa questo e molto di più).

1. Ti fornisce consulenza strategica

Un’agenzia eventi online fornisce consulenza strategica per aiutarti a definire gli obiettivi del tuo evento e a creare una strategia efficace per raggiungerli.

Questo include l’analisi del tuo pubblico di riferimento, la definizione delle tematiche principali, la scelta delle piattaforme e degli strumenti tecnologici più adatti, nonché la pianificazione delle attività promozionali.

2. Si occupa della pianificazione e gestione del tuo evento

Un’agenzia eventi online si occupa della pianificazione e della gestione dettagliata del tuo evento.

Questo include la definizione del programma, la selezione dei relatori e degli esperti, la gestione delle sessioni interattive e delle attività di networking, nonché la cura di tutti gli aspetti logistici, come la registrazione dei partecipanti e la gestione delle piattaforme di streaming.

3. Crea contenuti coinvolgenti per te

Un elemento fondamentale per il successo del tuo evento online è la creazione di contenuti coinvolgenti e di alta qualità.

Un’agenzia eventi online dispone di professionisti creativi che possono sviluppare presentazioni, video, infografiche e altri strumenti visivi per rendere i contenuti del tuo evento accattivanti e facilmente comprensibili.

4. Promuove e fa marketing per il tuo evento

Un’agenzia eventi online si occupa della promozione e del marketing del tuo evento per garantirne una vasta partecipazione.

Utilizzando diverse strategie di comunicazione, come l’email marketing, i social media e il content marketing, l’agenzia mira a raggiungere il tuo pubblico target e a generare interesse e partecipazione attiva.

5. Monitora e analizza i risultati per te

Dopo il tuo evento, un’agenzia eventi online svolge attività di monitoraggio e analisi dei risultati per valutare l’efficacia delle strategie adottate e misurare il successo del tuo evento

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Quali eventi puoi organizzare con WebinarPro

Un’agenzia eventi come la nostra, con più di 10 anni di esperienza, conosce bene il mondo degli eventi e le esigenze dei clienti. Per questo, la nostra offerta include diverse tipologie di incontri in grado di raggiungere specifici obiettivi di aziende, organizzazioni e istituzioni. Per te, possiamo organizzare:

  • Congressi, ovvero riunioni periodiche che riuniscono persone di alto profilo per discutere su problematiche di interesse comune, e convegni, eventi più informativi, volti alla divulgazione di specifiche informazioni.
  • Meeting e convention aziendali: lo strumento di comunicazione per eccellenza delle imprese, ideali per promuovere l’interazione e il networking tra i partecipanti.
  • Webinar, semplici e complessi. Sono eventi pubblici erogati su piattaforme online e durante i quali si discute di determinati argomenti. Durante questi incontri è possibile usare strumenti ausiliari come slide, filmati e chat. I webinar possono, inoltre, avere diversi scopi, tra cui la formazione o il posizionamento del proprio business.
  • Fiere espositive online 3D, eventi che sfruttano la realtà virtuale per ricreare lo spazio espositivo delle fiere nel mondo online, permettendo una partecipazione più interattiva e un’esperienza personalizzata.
  • Celebrazioni aziendali digitali: eventi B2B celebrativi online che sfruttano le varie funzionalità delle piattaforme per rendere l’incontro più piacevole e divertente. Spesso, vengono implementate attività di gamification, quiz, premiazioni e molto altro.
  • Tour virtuali e immersivi per offrire un’esperienza totalmente coinvolgente e altamente realistica. Sono lo strumento perfetto per creare esperienze personalizzate per ciascun cliente.
  • Tavole rotonde, cioè eventi B2B dinamici in cui i partecipanti iniziano un dibattito su uno specifico tema. In questo tipo di evento, il dialogo è l’elemento centrale.
  • Consigli d’amministrazione, riunioni a cui partecipano tutti gli amministratori dell’azienda.

Ecco quindi i meeting che puoi realizzare con l’agenzia eventi WebinarPro, una vasta scelta vero?

La cosa straordinaria è che puoi organizzare ciascuno di questi eventi online, comodamente da casa.

Eventi virtuali e fisici

Un evento online è la trasposizione digitale di un evento solitamente realizzato in qualche luogo fisico. Spesso, si pensa che un meeting virtuale non possa offrire le opportunità di interazione e networking, tipiche di un evento fisico. Difatti, coinvolgere il pubblico attraverso uno schermo richiede uno sforzo in più in materia di creatività e tecnologia.

D’altra parte, gli eventi virtuali offrono vantaggi che quelli fisici non hanno e amplificano le potenzialità dell’incontro con strumenti pensati ad hoc per ciascun partecipante. Con un evento online puoi:

  • Aprire il tuo evento a un più ampio pubblico
  • Ridurre i costi di organizzazione legati alla location, al personale, ai gadget ecc.
  • Conoscere in anticipo il profilo dei partecipanti e realizzare attività su misura
  • Raccogliere dati e misurare la performance dell’evento
  • Promuovere l’interazione attraverso strumenti di gamification, quiz, sondaggi e molto altro.

Come vedi, ci sono diversi vantaggi nell’organizzare il tuo evento in formato virtuale. E se le difficoltà legate alla tecnologia e al coinvolgimento ti spaventano, la soluzione è rivolgersi a un’agenzia eventi specializzata. In questo modo, avrai a disposizione un team di esperti in grado di sfruttare tutte le potenzialità degli eventi digitali.

Quali obiettivi aziendali puoi raggiungere con gli eventi

Ma perché includere gli eventi nella propria strategia di marketing?

Il punto di forza dei meeting è sicuramente il contatto diretto con il cliente, per questo sono usati per raggiungere diversi obiettivi del customer journey.

Ad esempio, puoi usare un webinar per creare brand awareness, ovvero far conoscere il tuo business e far crescere l’interesse verso la tua attività. In questo caso, gli elementi che non possono mancare all’incontro sono una chiara definizione del tuo brand, un target specifico e un tema interessante per il pubblico.

Il lancio di un nuovo prodotto è un altro obiettivo che puoi raggiungere con gli eventi. Qui, lo scopo è far conoscere il prodotto a più persone possibile, facendo capire ai clienti perché tu sei diverso dalla concorrenza e perché devono scegliere la tua azienda, piuttosto che un’altra.

E hai mai pensato ad un evento per vendere un prodotto? Gli eventi sono uno strumento promozionale molto efficace. Per far si che funzioni però, la presentazione non deve essere statica e unidirezionale, ma lascia che sia il tuo pubblico ad esprimere i suoi bisogni e dubbi. Il tuo compito sarà quello di risolverli, vendendo il tuo prodotto.

Infine gli eventi sono ottimi per raggiungere l’obiettivo più ambito, ovvero la fidelizzazione. Durante gli incontri potrai relazionarti con i clienti, instaurare con loro un rapporto e nutrire questo legame offrendo contenuti interessanti e di valore.

I trend di mercato per il settore eventi

Il mondo degli eventi è in continua evoluzione e questo grazie anche alla crescente digitalizzazione.

Questo mercato si arricchisce sempre di nuove modalità e formati di incontro, strumenti originali e strategie per massimizzare le potenzialità dei meeting.

Per questo, è importante che un’agenzia eventi online rimanga costantemente aggiornata sui nuovi trend di mercato. E per farli conoscere anche a te, ora te ne presenterò alcuni:

  • Eventi ibridi – prevedono la presenza di una parte del pubblico in sala e la partecipazione in diretta di altri invitati attraverso piattaforme di streaming online. I vantaggi degli eventi ibridi? Scoprili qui.
  • Virtual event immersivi – grazie all’evoluzione di tecnologie come la realtà virtuale ed aumentata, è possibile offrire un’esperienza completamente immersiva ai partecipanti. La tendenza a ricreare ambienti fisici in spazi virtuali è un aspetto che un’agenzia eventi professionale non può non approfondire.
  • La regia e la scaletta televisiva applicata agli eventi – è ormai diffusa la tendenza di applicare le strategie di ripresa e organizzazione tipiche della televisione agli eventi aziendali. In questo caso, alcuni elementi fondamentali sono l’uso di attrezzature professionali e scrittura di scalette dettagliate per definire ogni momento dell’evento. Il supporto di un’agenzia eventi preparata è quindi necessario.
  • Generare engagement – obiettivo di tutti gli eventi è il coinvolgimento del pubblico. Per raggiungere questo scopo, vengono continuamente sperimentati vari strumenti e strategie che aumentano l’interattività. Sto parlando di gamification, quiz, Q&A, sondaggi e molto altro.
  • Avere un impatto sul pubblico – per far colpo sul pubblico è essenziale che il tuo incontro offra contenuti interessanti e di qualità. Creare un evento per stupire non è così facile come sembra: è necessaria una conoscenza approfondita del target e un sapiente utilizzo degli strumenti digitali. Rivolgerti ad un’agenzia eventi potrebbe essere d’aiuto.

Noi di WebinarPro, in quanto agenzia eventi specializzata in eventi digitali, conosciamo l’importanza di restare al passo con i tempi. E siamo molto di più di una semplice agenzia eventi online.

Per questo, offriamo un servizio innovativo e sempre nuove modalità di incontro, che possano rendere il tuo business competitivo.

La tua agenzia eventi online e qualcosa di più

Cerchi un’agenzia eventi online che ti possa guidare in questo vasto mondo e aiutare a cogliere i nuovi trend del mercato?

Noi di WebinarPro facciamo al caso tuo.

In quanto agenzia eventi online e formazione online nata nel lontano 2015  abbiamo una conoscenza approfondita di questo mercato e siamo in grado di ascoltare le esigenze dei nostri clienti.

Per questo, la nostra offerta è ampia, aggiornata e in grado di soddisfare ogni richiesta.

Siamo un’azienda in grado di realizzare meeting fatti su misura per te e il tuo business.

Mettici alla prova.

Compila questo form e chiedici una sessione di consulenza gratutia: fisseremo una call, parleremo del tuo progetto e vedremo insieme se possiamo aiutarti e quali strategie e strumenti possiamo usare nel tuo caso, portando innovazione in ogni tuo evento.

Mettici alla prova: sono centinaia le aziende che hanno rivoluzionato il loro modo di organizzare eventi e la scelta di WebinarPro come agenzia eventi online è stata decisamente vincente (guarda qui cosa dicono di noi)

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