Eventi online: guida 2.0 per strategia impeccabile

Gli eventi online, noti anche come virtual event, stanno rapidamente diventando una scelta imprescindibile per aziende, organizzazioni e professionisti: ogni business per sopravvivere e non arrancare, deve essere capace di cogliere le opportunità e fare un cambio di mindset.

Offrono un’alternativa pratica ed efficace agli incontri tradizionali, consentendo ai partecipanti di connettersi da qualsiasi luogo nel mondo.

Quindi, se sei un’azienda, un’associazione e hai sempre organizzato eventi fisici… è ora di cambiare!

Il futuro è proiettato nella totale digitalizzazione. 

Scopriamo insieme cosa sono gli eventi online e che cosa ti serve per organizzarli.

Organizzare eventi online o tradizionali? Piccolo disclaimer

Prima di entrare nel vivo del tema, ti dobbiamo spiegare chi siamo e cosa facciamo, così capirai meglio la nostra posizione.

WebinarPro si occupa di webinar ed eventi digitali, sia per la formazione che per il marketing.

Quindi, dal nostro punto di vista, i vantaggi di un evento online sono enormi rispetto a quello tradizionale.

Ma sappiamo perfettamente che gli eventi tradizionali hanno il loro fascino, sono efficaci, creano coinvolgimento emozionale e sono preferiti da molte aziende perché funzionano.

La nostra posizione è semplice:

Oggi organizzare un evento fisico di successo significa aggiungere una componente online che permetta a chi non riesce ad essere presente di partecipare e godersi l’evento stesso.

Quindi in sintesi, sappi che esistono almeno tre tipi di eventi:

1. Evento fisico: meeting, convention, meet up, congresso scientifico, ecc. in presenza
2. Evento 100% online: meeting e convention online, fiera online, virtual tour, ecc.
3. Eventi ibridi: 50% online e 50% in presenza

E in questo articolo ti forniremo tutte le indicazioni per capire questo fenomeno e decidere se fa per te.

Per qualsiasi dubbio, qui sotto trovi un form per contattarci. Usalo!

Eventi online: cosa sono?

Gli eventi online rappresentano una valida alternativa ai tradizionali eventi svolti fisicamente.

Le caratteristiche di un evento online non sono così diverse da quelle di un evento in presenza, con l’unica differenza che per i partecipanti non si devono spostare fisicamente per raggiungere la sede dell’evento.

I partecipanti possono quindi prendere parte ad un evento online da qualsiasi luogo: dall’ufficio, dalla propria casa o da un qualsiasi altro posto.

Ciò che accomuna i partecipanti di un evento online non è infatti la collocazione fisica, ma lo spazio virtuale creato appositamente dall’organizzatore dell’evento.

Questo spazio viene solitamente curato nei minimi dettagli per far sì che sia funzionale e, allo stesso tempo, gradevole.

Ogni partecipante accede a questo spazio virtuale tramite il proprio dispositivo per poter fruire i contenuti, scoprire nuovi prodotti o servizi, apprendere ed eventualmente anche per interagire con gli speaker o gli altri partecipanti.

Tipologie di eventi online

Gli eventi online possono variare notevolmente in termini di durata e di struttura.

Si possono organizzare eventi brevi, che durano solo un’ora, come ad esempio il lancio di un prodotto, riunioni di aggiornamento o sessioni di formazione veloci, ma focalizzate.

Allo stesso tempo è possibile organizzare eventi online, come congressi o conferenze, che durano un giorno, un weekend o intere settimane.

Questa tipologia di eventi richiede ovviamente una pianificazione più articolata, con diverse sezioni e spazi virtuali differenti.

Analizziamo insieme alcune tipologie di eventi online e le loro caratteristiche fondamentali.

Nel suo articolo, Dreamtek definisce ben 10 tipi di eventi online:

1. Conferenze virtuali
2. Webinar
3. Training online e workshop
4. Fiere online
5. Live Streaming
6. Spettacoli digitali
7. Incontri fieristici e congressuali digitali
8. Sessioni di formazioni al benessere e alla salute
9. Eventi di networking
10. Virtual party

Ok, non siamo convinti di un paio di voci, ma nell’insieme ci siamo.

Aggiungeremmo Musei virtuali e Virtual Tour, per essere molto più precisi.

Ecco una panoramica delle categorie maggiormente utilizzate:

1. Webinar

I webinar sono eventi educativi o informativi della durata di 45-80 minuti, progettati per un pubblico globale.

Possono essere gratuiti o a pagamento e offrono un’interazione diretta tra relatori e partecipanti attraverso chat, sondaggi e sessioni di domande e risposte.

I webinar sono una risorsa molto utile che permette agli organizzatori di un evento online di condividere una vasta gamma di documenti, tra cui video, presentazioni e altro tipo di materiale, con i partecipanti.

I webinar svolgono una molteplicità di ruoli, sono spesso legati all’ambito aziendale, ma la loro funzione più significativa è quella di educare e coinvolgere l’audience.

Questa può essere composta da nuovi clienti, clienti fedeli, colleghi del settore oppure anche da studenti in aula.

I webinar, inoltre, rappresentano una soluzione ideale per coinvolgere un pubblico ampio e fidelizzarlo, grazie alla possibilità di fornire contenuti di valore in modo semplice e immediato.

Il loro vantaggio principale è la versatilità: possono essere utili in diversi settori dove la comunicazione con il pubblico ha un ruolo cruciale nel raggiungimento del successo.

Sfruttare le potenzialità dei webinar può quindi tradursi in una maggiore autorità nel proprio campo.

2. Meeting

I meeting, noti anche come riunioni virtuali o videochiamate web, rappresentano un modo efficace per connettersi con persone in tutto il mondo, senza dover affrontare gli inconvenienti legati agli spostamenti fisici.

i principali vantaggi sono infatti:

• Convenienza: i partecipanti si possono incontrare virtualmente senza viaggiare
• Risparmio di tempo: la preparazione di un meeting online è molto veloce e consente quindi di dedicare più tempo alle altre attività lavorative
• Riduzione dei costi: vengono evitate le spese legate alle trasferte

Nonostante i webinar e i meeting siano simili, la principale differenza è che i partecipanti dei meeting possono utilizzare microfoni e videocamere, mentre nei webinar solitamente sono i relatori ad avere il controllo completo su video, audio e comandi centrali.

3. Workshop online

I workshop online sono eventi che si rivolgono a chiunque debba affrontare problemi di varia natura, con l’obiettivo di migliorare le performance personali e di squadra.

I workshop solitamente offrono sessioni di coaching, problem solving e strumenti utili per la pianificazione strategica del business.

Ciò che distingue un workshop dagli altri tipi di eventi online è la partecipazione attiva di tutti i partecipanti, che condividono idee e opinioni, creando un confronto di gruppo dinamico.

I workshop sono una strategia molto utile per migliorare la brand reputation e possono coprire diverse aree tra cui:

Team coaching, per la formazione di gruppo.

Business coaching, per massimizzare le performance aziendali.

Life coaching, per la crescita personale.

4. Eventi in Live Streaming

Gli eventi in live streaming, a differenza dei webinar, sono più simili alle trasmissioni televisive.

Questi eventi sono solitamente informali e vengono trasmessi in diretta, consentendo a chiunque di parteciparvi e di commentare pubblicamente.

Non è richiesto alcun invito formale per la partecipazione, o l’uso di piattaforme specifiche.

Questi eventi sono ampiamente utilizzati sui social media, con piattaforme che permettono di organizzare live streaming gratuitamente.

5. Sessioni di Formazione

Le sessioni formative sono eventi online destinati alla formazione.

Possono svolgersi in tempo reale, con team che lavorano insieme da remoto attraverso strumenti di videoconferenza, o in modo asincrono, con ogni utente che completa le attività in autonomia.

Queste sessioni formative possono eventualmente essere trasmesse anche in diretta su piattaforme social come Facebook.

Vantaggi degli Eventi Online

Gli eventi online presentano numerosi benefici che li rendono una scelta strategica:

1. Accessibilità: Consentono di partecipare da qualsiasi luogo, ampliando la portata geografica dell’evento. Inoltre, i partecipanti possono accedere all’evento utilizzando diversi dispositivi, come smartphone, tablet o computer, garantendo massima flessibilità.
2. Riduzione dei Costi: Eliminano le spese legate a spostamenti, location fisiche e logistica. Questo aspetto è particolarmente vantaggioso per le organizzazioni che operano con budget limitati, permettendo di destinare le risorse a contenuti di qualità e strumenti tecnologici avanzati.
3. Flessibilità: I contenuti possono essere registrati e resi disponibili on-demand, offrendo una fruizione personalizzata. Questa caratteristica consente ai partecipanti di rivedere le sessioni più rilevanti in qualsiasi momento, migliorando l’esperienza complessiva dell’evento.
4. Engagement: Strumenti come sondaggi live e chat rendono l’esperienza interattiva e coinvolgente. Inoltre, funzionalità avanzate come le reazioni in tempo reale e le sessioni di networking virtuale contribuiscono a mantenere alta l’attenzione del pubblico.
5. Sostenibilità: Gli eventi online hanno un impatto ambientale ridotto rispetto agli eventi in presenza, poiché eliminano la necessità di spostamenti e materiali stampati. Questa caratteristica li rende una scelta ideale per aziende che vogliono adottare pratiche eco-sostenibili.

Come organizzare un evento online di successo in 3, 2, 1

Per organizzare un evento virtuale efficace, è necessario seguire una serie di passaggi fondamentali che, come vedrai, sono sempre meno al proseguire del percorso.

Come si dice? “Chi ben inizia è a metà dell’opera!”. Ed è proprio così

1. Pianificazione

Organizzare eventi online può essere più semplice di quanto ti potresti aspettare.

Nonostante ciò, è molto importante pianificare in maniera attenta per poter organizzare un evento online di successo.

Una pianificazione dettagliata include la definizione degli obiettivi, l’individuazione del pubblico target e dei relatori, la creazione di un calendario delle attività e la predisposizione di un budget realistico.

Ma cosa ti permette di attrarre il maggior numero di partecipanti possibili?

Facciamo un passo alla volta: ci sono tre elementi fondamentali per raggiungere il tuo obiettivo e organizzare eventi online professionali.

Quali sono? 

1. Database: Parti dai contatti già esistenti, mirati al tuo target di riferimento
2. Landing Page: Crea una pagina informativa che faciliti le iscrizioni e raccolga i dati dei partecipanti
3. Canale di comunicazione: Scegli gli strumenti più efficaci per interagire con il tuo pubblico

Ora capiamo insieme come fare il pieno di iscritti!

2. Scelta della piattaforma

Come sicuramente sai, non è facile riuscire a trovare la piattaforma più adatta per realizzare eventi online, ma ci sono alcuni elementi che possono aiutarti.

Vediamoli insieme!

• Scopi dell’evento: Chiediti quale tipo di webinar vuoi organizzare. È formativo, collaborativo o richiede sondaggi in tempo reale?
• Dimensione dell’evento: Stima il numero di partecipanti. Questo influenzerà il costo della piattaforma e ti aiuterà a evitare limiti che potrebbero diventare un problema
• Contesto: Assicurati che la piattaforma supporti azioni di reminder e follow-up per i tuoi iscritti

Definire con precisione le caratteristiche del tuo evento ti guiderà verso la scelta della piattaforma ideale. Ogni opzione ha funzionalità diverse, quindi più dettagli avrai chiari, più sarà semplice decidere!

3. Promozione

Per promuovere il tuo evento online e creare coinvolgimento, è fondamentale scegliere i canali di comunicazione più adatti al tuo pubblico target.

Stimola interesse e curiosità fin dal primo contatto, rendendo la promozione stessa un’esperienza coinvolgente.

Ad esempio, puoi utilizzare la tua pagina Facebook per condividere dettagli come data e ora, interagire con i partecipanti e creare un dialogo diretto.

Inoltre, con un piccolo investimento in advertising sui social, puoi ampliare notevolmente la portata e il numero di iscritti al tuo evento.

Se invece vuoi usare altre strategie più efficaci, ti consigliamo di leggere questi articoli:

• Phygital marketing: l’unione perfetta tra mondo fisico e digitale nel marketing
• Organizzare eventi phygital nella tua strategia di marketing
• Come promuovere webinar con i social media
• Come promuovere corsi di formazione: 12 (+1) consigli utili
• Promuovere un Webinar: 7 strategie vincenti

Se invece il tuo target di riferimento è solito usare altre piattaforme, adattati alle loro necessità.

4. Contenuti di qualità

Preparare materiali rilevanti e interessanti è essenziale.

I contenuti devono essere progettati per coinvolgere e informare il pubblico.

Utilizzare presentazioni visivamente accattivanti, video e storytelling può fare la differenza nel catturare l’attenzione dei partecipanti.

5. Gestione dell’interazione

Coinvolgere e mantenere alta l’attenzione durante un evento virtuale è una sfida, ma non è impossibile.

Ci sono molte opportunità per coinvolgere il pubblico, grazie alla tecnologia: strumenti come sondaggi dal vivo e sessioni di domande e risposte possono stimolare l’interazione.

Le applicazioni mobile permettono ai partecipanti di organizzare incontri e costruire una rete.

Inoltre, i social media, tramite l’uso di hashtag e la condivisione di contenuti, creano un senso di comunità e aumentano il valore percepito dell’evento: nonostante l’assenza di contatti fisici, è possibile fare networking!

Le applicazioni permettono comunicazioni dirette e organizzano chat di gruppo o incontri separati.

Un evento virtuale ben strutturato può favorire una partecipazione attiva e soddisfacente.

Se fai parte di un’organizzazione o sei un professionista e hai ancora qualche dubbio, non ti resta che leggere anche la guida completa dedicata ad aziende ed organizzazioni.

6. Follow-up

Dopo un evento virtuale, è fondamentale inviare materiali riepilogativi, registrazioni e raccogliere feedback per migliorare le edizioni future.

Le attività di follow-up possono includere anche l’invio di sondaggi di gradimento e la condivisione di contenuti extra per mantenere vivo l’interesse del pubblico.

La raccolta dei dati in un evento virtuale avviene prima, durante e dopo l’evento.

I dati raccolti, come il numero di registrazioni, informazioni demografiche, partecipazione alle sessioni e tassi di apertura delle e-mail, sono fondamentali per valutare il successo dell’evento.

Altri dati utili sono i risultati dei sondaggi post-evento, numero di contatti, interesse per l’acquisto e il coinvolgimento sui social.

Per dimostrare il successo dell’evento, è necessario allineare i dati raccolti con gli obiettivi di business prefissati, identificando gli indicatori chiave di performance.

La valutazione del ROI (Return on Investment) richiede un’analisi dei costi e dei benefici, considerando i costi diretti, indiretti e le opportunità perse, e i benefici come entrate dirette, brand equity e pipeline di vendita.

Confrontando costi e benefici, è possibile misurare la riuscita dell’evento.

È importante stabilire le metriche di successo prima dell’evento per poterle poi confrontare con i risultati ottenuti.

Un’analisi accurata dei dati consente di ottimizzare l’evento successivo e migliorare l’esperienza complessiva.

Piattaforme per eventi online

Scegliere la giusta piattaforma è essenziale per garantire il successo del tuo evento. Ecco una panoramica delle più diffuse:

• Zoom: Ideale per webinar e meeting interattivi, offre funzionalità come breakout rooms e sondaggi live. Inoltre, Zoom consente di registrare le sessioni e integra strumenti di traduzione simultanea, rendendolo adatto a eventi internazionali.
• Microsoft Teams: Perfetto per workshop e sessioni di formazione grazie ai suoi strumenti di collaborazione. Teams offre anche la possibilità di integrare app esterne per personalizzare l’esperienza dell’evento.
• YouTube Live: Una scelta eccellente per eventi di ampia portata, con opzioni di live streaming e interazione tramite chat. La piattaforma è particolarmente adatta per eventi pubblici che puntano a massimizzare il numero di visualizzazioni.
• Hopin: Una piattaforma all-in-one per conferenze virtuali, che include funzionalità di networking e stand espositivi. Hopin offre anche analisi dettagliate per monitorare l’andamento dell’evento e misurare il ritorno sull’investimento.

Organizza i tuoi eventi gratis

Quante volte hai ricevuto inviti ad eventi online gratuiti e ti sei chiesto: perché organizzare un evento senza essere pagati? Scopriamolo insieme!

Per prima cosa, organizzare eventi gratis è un ottimo strumento per fare personal branding: ti permette di entrare in contatto con tantissime persone contemporaneamente “mettendoci la faccia”.

Inoltre è uno degli strumenti che ti permette con poco sforzo di lasciare un segno indelebile nella mente dei tuoi potenziali clienti. 

Il webinar gratuito è anche uno strumento per fare lead generation: tramite l’organizzazione di un webinar gratuito raccogli un numero consistente di contatti targettizzati che potrai invitare come partecipanti ai tuoi futuri webinar (o all’acquisto dei tuoi servizi e prodotti).

Futuro degli eventi virtuali

Con l’evoluzione delle tecnologie digitali, gli eventi virtuali stanno diventando sempre più sofisticati e immersivi.

Realtà aumentata, realtà virtuale e intelligenza artificiale stanno rivoluzionando il modo in cui le persone partecipano e interagiscono negli eventi online.

• Realtà Virtuale (VR): Consente di creare ambienti tridimensionali dove i partecipanti possono esplorare stand, assistere a presentazioni o interagire con altri partecipanti come se fossero fisicamente presenti
• Realtà Aumentata (AR): Permette di arricchire l’esperienza con elementi digitali sovrapposti alla realtà, come presentazioni animate o ologrammi dei relatori
• Intelligenza Artificiale (AI): Può essere utilizzata per analizzare i dati dei partecipanti, personalizzare i contenuti in tempo reale e migliorare il networking attraverso il matchmaking automatizzato

Le tecnologie emergenti promettono di rendere gli eventi online sempre più coinvolgenti, offrendo nuove opportunità per le aziende e per i partecipanti.

Adesso hai una panoramica di tutti gli strumenti che ti servono per organizzare un evento online!

Come trovare la soluzione professionale per realizzare il tuo progetto?

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Nota su questo post.
La prima pubblicazione di questo articolo risale addirittura al 6 ottobre 2017, quando gli eventi online erano occasioni riservati a una manciata di aziende molto speciali.
L’articolo è stato aggiornato con gli sviluppi più recenti per fornirti indicazioni fresche e attuali, pur conservando lo spirito del tempo: gli eventi online sono un’opportunità straordinaria per tutti i brand che si vogliono fare la differenza nel mondo della formazione, della comunicazione, del marketing e molto altro.