Fondazione Telethon ha deciso di iniziare ad organizzare degli eventi online per portare avanti la sua attività, sfruttando le nuove tecnologie e i nuovi modi di comunicare che si sono affermati negli ultimi anni.
Andiamo ad analizzare uno dei suoi eventi online, durato tre giornate.
Cosa trovi in questo articolo:
Storia della Fondazione Telethon
Fondazione Telethon è un ente senza scopo di lucro fondato nel 1990, che quest’anno avrà alle spalle 33 anni di attività. Essa promuove la ricerca scientifica con lo scopo di trovare una cura per le malattie genetiche rare, che ad oggi si aggirano tra le 6 mila e 8 mila.
Purtroppo le malattie rare, sono abbastanza diffuse: secondo i dati sarebbero 300 milioni le persone affette in tutto il mondo.
Tra le varie attività di Fondazione Telethon, troviamo: la ricerca interna a Pozzuoli di Napoli e TIGET posto all’interno dell’Ospedale San Raffaele di Milano con la sperimentazione clinica con terapia genica. In oltre 30 anni di attività, i più grandi risultati della Fondazione sono due farmaci: Strimvelis e Libmeldy con alle spalle un processo lungo decenni.
Conosciamo meglio chi ha organizzato questo evento.
Chi è Laura Romano, Pedagogista e TNPEE
Laura Romano è TNPEE (terapista della Neuro e Psicomotricità dell’età evolutiva) e Pedagogista. Dal 2019 lavora in Fondazione Telethon nel team delle Relazioni con i pazienti e le associazioni con l’obiettivo di costruire una rete tra le varie associazioni che si occupano di malattie genetiche rare in Italia.
Il suo lavoro è fondamentale per non far sentire sole le famiglie di chi è effetto da malattie genetiche rare e per dare una speranza concreta attraverso la ricerca scientifica.
Laura, insieme a Barbara De Bonis, ha organizzato l’evento di cui parleremo nel dettaglio nel prossimo paragrafo.
Barbara De Bonis è laureata in Economia dal 2013, lavora in Fondazione Telethon nella raccolta fondi ed in particolare nel team Gestione volontari e sviluppo Campagne. Si occupa di gestire il sistema di volontariato con l’obiettivo di divulgare la missione della Fondazione e di raccogliere fondi per la ricerca sulle malattie genetiche rare.
Guarda l’intervista integrale con Laura romano e Barbara De Bonis e iscriviti al nostro canale YouTube per non perderti le testimonianze di chi ha scelto di affidarsi a noi.
Eventi online del terzo settore
Per terzo settore si intendono tutti quegli enti che operano e che si collocano al di fuori del settore pubblico e di quello commerciale. Per farne parte bisogna essere un ente privato senza scopo di lucro, ed è proprio questo il caso delle onlus e delle fondazioni come la Fondazione Telethon.
Può un ente del terzo settore organizzare eventi online di successo? Vediamo subito il caso delle evento online organizzato dalla Fondazione.
Questo evento online organizzato nell’arco delle tre giornate del 15-16-17 Ottobre, della durata di circa 10 ore totali, si poneva come obiettivo quello di comunicare digitalmente con i propri interlocutori.
Ogni anno Fondazione Telethon organizza eventi in presenza con i coordinatori provinciali (volontari) e le associazioni dei pazienti, per confrontarsi e per creare rete. Il 2020 come ben sappiamo è stato un anno particolare, la Fondazione poteva decidere di fermarsi e invece ha deciso di affidarsi a noi di WebinarPro per organizzare questo evento per continuare a interagire con i loro interlocutori anche a distanza.
Da quello che sembrava essere un problema – il fatto di incontrarsi fisicamente – sono riusciti a cogliere un’opportunità, ovvero quella di non rinviare e di creare un punto di incontro tra le 215 associazioni e una 50ina di coordinatori provinciali con i loro volontari.
Il focus dell’evento era quello della comunicazione declinata sotto vari aspetti: in ambito scientifico, sui social, e via dicendo. La scelta di suddividere l’evento in più giorni era dovuta al fatto che al tempo gli eventi online e webinar si erano moltiplicati a causa della pandemia e noi volevamo rendere tutto più leggero e fruibile per gli utenti.
Le sessioni erano strutturate sia in contemporanea sia in parallelo, per rispondere a orari ed esigenze degli interlocutori dell’evento. Alcuni interventi venivano pre-registrati per evitare problemi di linea e per rispettare un minutaggio preciso.
Dopo questi interventi si tenevano 20 minuti di dibattito in cui Laura e Barbara erano le moderatrici e portavano ai relatori le domande dei partecipanti fatte tramite la chat.
Inoltre abbiamo preparato una survey per coinvolgere gli utenti e ottenere da loro dei feedback riguardo questa nuova modalità di fruizione.
Gli interventi, circa 10, sono stati trasmessi anche sul canale di YouTube di Fondazione Telethon, destinati a chi non ha potuto partecipare in presenza all’evento.
L’intervento di WebinarPro per Telethon
I bisogni del cliente erano i seguenti:
- Progettazione dell’evento con definizione di obiettivi, interventi dei relatori, coordinamento di regia
- Scegliere una piattaforma sicura e professionale per coinvolgere tutti i soggetti principali dell’evento
- Organizzare una scaletta minuziosa, data l’agenda fitta di interventi e relatori
- Strutturare un mini sito dedicato con pagina di iscrizione, pagine formative, biografie relatori
A seguito di un’analisi precisa del cliente e delle sue esigenze, il nostro team ha proceduto ad organizzare l’evento in ogni minimo aspetto e dettaglio.
I fitti scambi di mail e le call progettuali sono servite a prevedere ogni tipologia di intoppo, a creare piani A efficaci, ma anche piani B di sicurezza e di backup.
La pianificazione dell’agenda da parte di Fondazione Telethon, ha permesso un servizio efficace e professionale da parte della regia virtuale di WebinarPro.
La nostra esperienza in ambito gestionale e tecnologico, ci ha permesso di fronteggiare ogni tipo di perplessità e difficoltà.
Noi di WebinarPro siamo riusciti a trasportare un evento che solitamente si teneva in modo tradizionale in un evento online.
Non è stato facile individuare e tradurre le esigenze del nostro cliente poiché le domande e le perplessità erano molte: cosa dobbiamo fare? Da dove partiamo? Alla fine però da una sfida complessa, ne è uscito un evento di successo.
L’altra sfida che abbiamo accolto è quando il sabato mattina, si è verificato un problema con la piattaforma, dovuto alla caduta del server della piattaforma GoToWebinar.
Ci siamo dimostrati all’altezza anche in quell’occasione perché in pochissimo tempo abbiamo spostato l’evento da GoToWebinar a Zoom, rinviando tutti gli inviti per l’evento ai partecipanti sul momento.
Dall’aula al digitale: i risultati
La collaborazione affiatata tra Telethon e WebinarPro è risultata essenziale per la riuscita dell’evento.
Grazie a comunicazioni chiare e precise da entrambe le parti e il rispetto delle tempistiche, si è creato un evento ad hoc. Ciò che ha fatto davvero la differenza è stato prendere per mano la Fondazione, ascoltando le loro esigenze e interpretando in modo pratico e preciso i loro obiettivi.
Abbiamo chiesto a Laura e Barbara “Qual è stata la parte più bella e soddisfacente per voi?” e le due hanno risposto in modo interessante. Oltre ai vari complimenti ricevuti da parte di tutti nel post evento, è stato il viaggio ad aver fatto la differenza. Il percorso che si è svolto per arrivare ai risultati sperati.
Inoltre la loro opinione è quella di integrare d’ora in poi, eventi in presenza ed eventi online, proprio per dare possibilità ai partecipanti che per motivi logistici o per persone con disabilità fisiche, hanno delle difficoltà a prendere parte agli eventi dal vivo.
Noi di WebinarPro siamo contenti, non solo di aver realizzato un evento professionale per Fondazione Telethon, ma di contribuire in modo umano (e non solo strategico) al loro progetto. Nonostante la frenesia, tutto il team di WebinarPro era soddisfatto di aver partecipato a questo evento.
Se vuoi organizzare un evento online ma non vuoi occuparti degli aspetti tecnici visita la nostra pagina dedicata alla regia eventi o parlaci dell’evento che hai in mente nella pagina Contatti.