Event agency: perché sceglierla per i tuoi goals aziendali

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Vuoi organizzare un evento virtuale per la tua azienda ma non sai da dove partire? Sei nel posto giusto! In questo articolo parleremo di come individuare l’event agency perfetta per te e per i tuoi eventi aziendali.  

Ma come scegliere la giusta agenzia pronta a soddisfare ogni tua esigenza?

In questo articolo ti spiegherò tutto quello che devi sapere sulle agenzie per eventi online, di cosa si occupano e qual è la loro struttura.

In questo modo avrai tutte le informazioni necessarie per compiere una scelta ragionata e consapevole dell’event agency migliore per te e per la tua azienda, senza commettere errori.

Di cosa si occupa un’agenzia eventi online?

Prima di addentrarci nell’argomento, capiamo cosa sono le agenzie eventi online e di cosa si occupano nello specifico.

Le agenzie eventi online si occupano dell’ideazione e organizzazione di eventi online (guarda la definizione del termine digital event o approfondisci direttamente dalla nostra pagina sugli eventi digitali), quali possono essere eventi aziendali, eventi PR, fiere, esposizioni, cerimonie di premiazione o eventi speciali.

Il compito dell’event agency è quello di prendersi carico degli aspetti tecnici e creativi dell’evento e di coordinarli in modo strategico per creare un incontro di successo.

In poche parole, si occupano di tutti i dettagli dei tuoi eventi aziendali in modo ottimale e funzionale, in modo che non debba farlo tu.

Ovviamente, le agenzie di eventi online sono numerosissime ormai, e ognuna si occupa di un ambito specifico, al fine di poter creare l’evento perfetto.

Oltre ad essere differente l’ambito di specializzazione, ogni event agency può offrire un servizio completo oppure un determinato servizio e basta.

Le agenzie che hanno deciso di occuparsi di tutto offrono ai propri clienti un servizio completo che include: l’ideazione, creazione e gestione dell’evento, un resoconto finale dell’iniziativa e attività di strategia di marca, comunicazione e marketing. Offrono, dunque, un servizio a 350°.

Invece, altre agenzie eventi per eventi virtuali si occupano solo dell’ideazione e organizzazione della riunione e degli aspetti restanti dovrai occupartene tu.

Ma come scegliere l’agenzia più adatta a te tra tutte queste tipologie?

Dipende da come è organizzata la tua azienda: se possiede già un settore di marketing e comunicazione, è più vantaggioso (anche dal punto di vista economico!) scegliere un’event agency che si occupa solo dell’organizzazione vera e propria dell’evento.

Al contrario, se sei una piccola impresa, un’event agency online che offre un servizio a 360 gradi potrebbe fare al caso tuo.

Adesso che abbiamo capito di cosa si occupa un’event agency, vediamo come si crea un’evento da zero e come opera un agenzia eventi online.

Come si crea un evento?

Quando si organizza un evento online, ci sono molti aspetti da tenere in considerazione, e questo l’event agency lo sa bene.

In un evento virtuale, i dettagli fanno davvero la differenza, ancor di più rispetto ad un evento in presenza.

Per questo, i compiti e le attività degli organizzatori di eventi vengono definite con precisione e attenzione, al fine di limitare al minimo gli errori, che purtroppo, ci potranno sempre essere.

Ecco quali sono i principali campi di azione di cui un’event agency virtuale si occupa:

  • Analizza l’azienda, il suo business e modo di comunicare in modo da creare un evento memorabile che la rispecchi pienamente
  • Crea il concept dell’evento in linea con gli obiettivi del cliente e la sua brand identity
  • Concorda il budget richiesto per l’organizzazione dell’evento
  • Pianifica la riunione ed eventualmente crea un piano di comunicazione e promozione
  • Monitora l’evento online in tempo reale, in modo da intervenire, nel caso ci fosse qualcosa che non va
  • Analizza i dati di partecipazione e interazione al meeting, che poi comunicherà all’azienda, la quale, in questo modo, potrà sia analizzare i dati dell’evento sia analizzare l’operato dell’event agency

Da come puoi capire, un’agenzia eventi online si occupa della gestione di numerosi aspetti di un evento, ed è quindi una complessa macchina composta da persone che devono lavorare all’unisono per la buona riuscita dell’evento.

Per questo, è bene che l’azienda si informi sul tipo di event agency che vuole, facendo una ricerca approfondita per trovare un team di esperti di cui si può fidare.

Come si realizza un evento? Ci pensa l’event agency!

Fino ad ora ho continuato a dirti che affidarsi ad un event agency è importante per la buona riuscita di un evento online, ma non ti ho ancora spiegato il perché.

Se stai ancora cercando dei validi motivi per affidare l’organizzazione del tuo evento online a un’event agency online, qui di seguito troverai 4 osservazioni che ti convinceranno a fare il grande passo:

  1. Organizzare un evento virtuale richiede molto impegno, tempo e lavoro! Coordinare un team di tecnici, manager e saper gestire perfettamente le piattaforme digitali, non è così semplice come potrebbe sembrare (O come lo fanno sembrare le agenzie specializzate) Per questo, rivolgersi a un’event agency sicuramente ti aiuterà a ridurre il carico di lavoro e ti supporterà nel processo di ideazione e pianificazione dell’evento digitale.
  2. Le agenzie eventi virtuali hanno solitamente una solida rete di contatti, professionisti del settore, su cui fare affidamento e ai quali richiedere servizi di qualità. Quindi, affidarti a un’event agency non solo ti farà risparmiare il tempo, che altrimenti impiegheresti a cercare le figure professionali adatte a te, ma ti permetterà di collaborare con i migliori in campo.
  3. Un’event agency online ti aiuta a spendere il tuo budget nel miglior modo possibile, facendo le giuste scelte e optando per le strategie che più si addicono ai tuoi obiettivi. In questo modo non dovrai preoccuparti di come spendere la somma che hai a disposizione, o impazzire per trovare la giusta soluzione che fa al caso tuo… ci pensa a tutto il team di professionisti a tua disposizione!
  4. Il team che si occuperà di organizzare il tuo evento virtuale ti accompagnerà in ogni fase dell’evento. Nella fase di progettazione e ideazione dell’incontro, con idee creative e soluzioni personalizzate. Nella fase di pianificazione, costruendo un’adeguata comunicazione e promozione dell’evento. Durante lo svolgimento, offrendoti un completo supporto con gli strumenti digitali, e nella fase successiva elaborando i dati raccolti durante l’incontro. Anche gli imprevisti più inaspettati, che l’uso della tecnologia può comportare, verranno rapidamente risolti dagli esperti del settore.

Infine, che tu voglia organizzare eventi aziendali per celebrare un buon anno di affari, per lanciare un nuovo prodotto o per rafforzare i legami con i tuoi business partner, affidarsi a un’event agency online rappresenta una garanzia di successo. Sarai accompagnato da loro in ogni fase del progetto e non dovrai preoccuparti praticamente di nulla.

Non hai idee sul tipo di eventi aziendali da organizzare per la tua azienda? Ti suggerisco di leggere questo articolo sul nostro blog: Idee eventi aziendali: 8 suggerimenti per la tua organizzazione.

Come scegliere la giusta agenzia eventi per i tuoi eventi aziendali

Dopo aver letto attentamente il paragrafo precedente, avrai sicuramente capito che rivolgersi a un’agenzia eventi online è l’opzione migliore per ospitare un evento virtuale che sia memorabile per la tua azienda e per i tuoi invitati.

Nel panorama italiano, le agenzie eventi e comunicazione sono davvero molte e ciascuna con stili, modi di agire e target differenti.

Alcune sono più orientate a soluzioni che giocano sull’intrattenimento, creatività e originalità dei contenuti. Altre, rispondo più a richieste di eventi formali. Altre ancora, fanno della strategia di comunicazione il loro punto di forza. Insomma, esistono event agency per ogni esigenza!

Ma come scegliere l’event agency più giusta per la propria azienda?

Il primo passo che devi fare nella scelta di un’event agency online è definire quelli che sono i tuoi obiettivi e i risultati che vuoi raggiungere con il tuo evento digitale.

È importante tenere bene in mente qual è la brand identity della tua azienda e quali sono i valori che vuoi comunicare con il tuo evento online: l’agenzia dovrà essere in grado di rispecchiarli alla perfezione.

Una volta che questi punti sono stati definiti, non ti resta che iniziare la ricerca della event agency migliore per te. Quando avrai trovato un team di lavoro che ti comunica fiducia, originalità e professionalità e che rispecchia i valori del tuo brand, potrai compiere finalmente la tua scelta.

Fai la differenza: scegli la tua event agency online a Milano

Pur avendo ben in mente i criteri di scelta precedentemente citati, trovare l’event agency perfetta a Milano, che soddisfi le tue esigenze, può essere difficile.

O forse più semplice del previsto.

WebinarPro organizza eventi online a Milano, in tutta Italia, e anche all’estero, dal 2015: la prima event agency online specializzata da più di 10 anni, non solo in webinar, ma anche eventi online complessi.

La nostra promessa è quella di aiutarti a creare il tuo evento online in modo professionale, offrendoti in ogni fase la migliore tecnologia, metodo, assistenza e supporto strategico.

Ma non è finita qui! Se sei alla ricerca della ricetta perfetta per organizzare eventi coinvolgenti e interattivi, questa è la guida perfetta per te: “Organizzare eventi digitali B2B: strategia, progettazione, contenuti

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