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La figura del Digital Event Creator nella comunicazione online

digital event canvas

Nel panorama degli eventi online, tante sono le figure professionali che vengono coinvolte nell’organizzare un evento (digitale e non) e tra di esse troviamo anche il/la Digital Event Creator. Che figura è? Di cosa si occupa? Quali competenze deve avere?

Ce lo spiega Antonio Meraglia, ideatore e organizzatore del “Digital Event Creator“: un evento di tre giorni a Firenze sia dal vivo che online, dedicato proprio a questa nuova figura nel panorama della comunicazione online.

Se vuoi scoprire tutto ciò che ruota intorno a questa nuova figura e all’evento, non ti rimane che leggere l’articolo e guardare l’intervista in fondo a questa pagina.

Digital Event Creator: ce n’era proprio bisogno?

Per chi si occupa di marketing e comunicazione online, è abbastanza facile imbattersi in etichette anglofone che indicano un profilo professionale. E appena ne nasce una nuova, subito viene da chiedersi se quella professionalità non fosse già inquadrata sotto altri termini.

Nel caso del Digital Event Creator, la risposta è un rigoroso SI!

Il DEC è una figura che si stacca dallo scenario di altre professionalità e che emerge come chiara risposta a un settore in rapida evoluzione, che negli ultimi due anni ha visto cambiare coordinate, parametri, consuetudini e atteggiamenti. Da dopo il 2020 l’evento online e la sua organizzazione sono cambiate drasticamente e oggi possiamo vederne gli effetti.

Nell’intervista, che puoi guardare qui sotto, Luca Vanin ha ringraziato Antonio Meraglia per questa operazione: come diceva Michel Foucalt le cose iniziano a esistere quando inizi a dare loro un nome. Con un nome definisci una cosa diversa dalle altre simili, cominci a cercarne i confini ed entri nella sua sostanza.

In altre parole, il Digital Event Creator si differenzia dall’Event Manager, dall’Organizzatore eventi tradizionali e da tutte le figure Ante Covid, quando gli eventi erano per il 99.9% in presenza.

Ma adesso cerchiamo di capire chi è questa figura e cosa fa.

L’ideatore di DEC: chi è Antonio Meraglia

Antonio Meraglia, imprenditore e Digital Event Creator, da oltre vent’anni lavora nel campo del web marketing e da trenta in quello della produzione video.

Tra i pionieri della formazione online in Italia, fondatore delle aziende Altavista, Stravideo e Viatattica. Inoltre è autore del libro “Video Marketing Strategico“, edito da Flaccovio editore.

Ha all’attivo oltre 5.000 iniziative tra eventi fisici, virtuali o ibridi.

Di questi ha curato la parte tecnica e artistica assieme a quella inerente alla pianificazione della loro promozione.

Digital Event Creator: la figura professionale

Prima di tutto, parliamo di eventi digitali (se non ne sai molto, ti invitiamo a leggere La guida completa per organizzare i tuoi eventi virtuali, che ti spiega in modo completo e pratico in quale settore collochiamo questa figura).

Il digital event creator è un/una professionist* con le idee chiare.

Tutte le opportunità generano molti “cuggini” (dicesi cuggini, chi si improvvisa senza competenze, pensando di poter sopperire alla professionalità di chi ha una reale esperienza). Antonio ci conferma che il 70% dei prospect che diventano clienti, sono persone che hanno avuto una brutta esperienza con un fornitore, che hanno avuto a che fare con personale poco formato, senza esperienza e che nel corso del 2020 si è improvvisato in una professionalità completamente differente.

E questo lo possiamo confermare anche dall’esperienza diretta di WebinarPro: il mercato si è riempito di improvvisatori, pericolosi non-professionisti che si sono dovuti riciclare durante la pandemia in un settore che richiede molto expertise tecnico, strumentazione di qualità, problem solving pratico.

Anche nel settore degli eventi, come in tutti i settori, non si può improvvisare.

Devi essere in grado di organizzare, pianificare, studiare e aggiornarti sempre. Chi organizza e coordina gli eventi digitali o eventi fisici, deve essere come un direttore d’orchestra: guidare tutti gli elementi, affinchè il risultato sia una melodia e non dei rumori messi insieme.

La figura del digital event creator coordina e pianifica ogni dettaglio della produzione. Dai materiali cartacei e non, location e piattaforme, strumentazione audio/visiva, la parte di coinvolgimento per gli utenti online, sponsor, banner, advertising. Il/la DEC è quella persona che, in base al proprio ruolo, deve conoscere gli obiettivi dell’evento e deve sapere come integrare il modo fisico e il mondo virtuale.

Dal nostro punto di vista è l’evoluzione della figura dell’event manager, con competenze ibride e un forte expertise digitale che spazia dalle tecniche di streaming, alle attività promozionali, alla scelta della tecnologia (sia hardware che software), alla configurazione, setup e ottimizzazione delle piattaforme digitali per gli eventi digitali.

organizzazione eventi digitali

Digital Event Creator: cosa devi imparare

Dal 2020 c’è stato un grande cambiamento di mindset in positivo, perché le aziende di tutti i tipi hanno saputo cogliere delle opportunità. Dall’altra parte determinate persone o aziende, si sono improvvisati professionisti.

Ovviamente in un mercato libero, in ampia espansione, tutti possono fare tutto, ma la differenza sta nel come si concretizza ed esplicita una determinata professionalità. Gli improvvisati nel 2020 hanno trovato spazio, visto anche il boom di richieste e l’incapacità dei principali player di gestire un’ondata di simile portata: improvvisamente il mercato è esploso e la richiesta di eventi digitali, di webinar, di congressi online è esplosa esponenzialmente, aprendo nuovi spazi di mercato.

Va sottolineato che chi si è lanciato in questo mercato non può essere davvero definito Digital Event Creator.

Probabilmente un più semplice Event Manager potrebbe essere l’etichetta più corretta per coloro che dalla propria cameretta si sono lanciati in questo mercato.

La differenza sostanziale è proprio nella possibile definizione delle skill richieste al Digital Event Creator:

Il Digital Event Creator sa progettare un evento digitale a partire dalle richieste del cliente, dall’analisi dei suoi bisogni, dalla selezione delle soluzioni tecnologiche e dalla scelta delle risorse adottate nell’evento digitale.

Attenzione ad alcuni aspetti. Prima di tutto il plurale di ognuna delle parole indicate: richieste, bisogni, soluzioni, risorse. Già, perché si parla di una vasta gamma di scelte e decisioni e più è grande l’esperienza del DEC, più il cliente avrà la fortuna di selezionare il meglio. Secondo aspetto, le risorse: parliamo di personale, di strumenti, di software, di percorsi, di tool. Anche qui sempre al plurale.

Il Digital Event Creator sa scegliere tra diverse opportunità. L’improvvisatore, invece, ha poche soluzioni, quelle provenienti dalla poca esperienza e dal poco budget a propria disposizione in passato. Il DEC, invece, gode di esperienza e di un ampio scenario di opzioni.

Questo per dire anche che la parte tecnologica non è quella più importante o determinante per la riuscita di un evento. Senza ombra di dubbio è essenziale scegliere la piattaforma o i tool più adatti alle proprie esigenze. Ma è la parte strategica e progettuale di un evento è quella fa la differenza.

Digital Event Creator: l’evento

La DEC è il primo evento organizzato e pensato per aziende e professionisti che vogliono ampliare l’orizzonte dei propri eventi tradizionali, all’online. L’evento si svolgerà il 2,3 e 4 Novembre in forma ibrida.

La domanda che sentiamo fare più spesso è: “Ma anche nel mio settore è possibile organizzare eventi online?

Certo! Congressi, fiere, convegni, meeting, forum, open day, eventi celebrativi e conferenze stampa, sono trasferibili nel mondo digitale.

Come fare? L’evento DEC fornisce l’opportunità di scoprire come i tuoi eventi fisici possano aumentare il loro potenziale anche quando vengono portati online.

L’evento è strutturato in modo tale da affrontare i macro argomenti per tutti i professionisti che intendono creare eventi di alto livello e creare vere e proprie esperienze. In breve, di seguito trovi il programma:

  • Primo giorno: ricerca dei relatori, contenuti, esposizione, analisi e strategie, pricing e bonus
  • Secondo giorno: pubblicità, marketing, web design, brand e brand reputation, competenze dei DEC, social media e calendari editoriali, email marketing, community e webinar
  • Terzo giorno: si mettono le mani in pasta con public relation, project funding, gamification, strumentazione e tecnologia per il live streaming

Tre giorni densi di informazioni, aggiornamenti e networking per poter condividere conoscenze e competenze.

Il costo per organizzare eventi digitali può variare in base a diversi fattori, in particolare in base al numero di ore dedicate all’evento e agli strumenti utilizzati. Esistono differenti forme di eventi digitali, quindi bisogna scegliere quella più adatta ai propri obiettivi. Nel prossimo paragrafo approfondiremo alcune delle forme più utilizzate e conosciute.

La definizione del digital event creator come nuova figura, stabilisce confini e competenze ben precise.

Ti consigliamo di leggere anche l’articolo Eventi online: cosa sono e come funzionano per avere un’idea più chiara sull’argomento.

eventi digitali

Tipologie di eventi digitali

Gli eventi digitali possono assumere diverse forme, ognuna con il suo scopo e i suoi obiettivi. Solitamente quando si parla di eventi digitali, si pensa subito ai webinar. Questi, però, sono solo un tipo di evento digitale tra i tanti.

Come già detto, gli eventi digitali possono essere molteplici. Vediamo insieme quelli più diffusi.

I webinar costituiscono l’evento digitale più conosciuto. Di solito, si svolgono in un’ora, durante la quale i relatori condividono conoscenze e informazioni con il pubblico. I webinar sono gli eventi digitali più coinvolgenti e interattivi, infatti relatori e partecipanti possono confrontarsi e comunicare attraverso chat e sondaggi. Questi strumenti sono fondamentali per mantenere alta l’attenzione del pubblico durante tutta la presentazione. Nel nostro articolo Organizzare webinar professionali: da dove partire ti diamo alcuni consigli sugli strumenti più adatti per organizzare questo tipo di evento

Le riunioni online sono eventi digitali che si concentrano su temi specifici. Generalmente il relatore è un esperto del settore e gestisce l’intera riunione. La pianificazione iniziale e la definizione degli obiettivi sono molto importanti per questo tipo di eventi, in quanto consentono ai partecipanti di acquisire informazioni utili e di valore.

Gli eventi digitali completi sono l’equivalente virtuale di un festival. Si svolgono in streaming ininterrottamente e ospitano diversi formati, come speech e meeting esclusivi. La durata di questi eventi può variare da un giorno a più giorni consecutivi, garantendo al pubblico un’esperienza più coinvolgente.

Le fiere virtuali sono eventi digitali complessi che consentono ai partecipanti di esplorare spazi virtuali, interagire con stand virtuali e partecipare a sessioni interattive. Questa tipologia di evento va oltre le semplici presentazioni online, offrendo un’esperienza più interattiva e immersiva. Per approfondire ulteriormente di che tipo di evento si tratta ti invitiamo a leggere anche l’articolo Fiera digitale: definizione e nuovi trend.

Vantaggi degli eventi digitali

Gli eventi digitali offrono numerosi vantaggi rispetto agli eventi fisici tradizionali. Alcuni di questi vantaggi sono:

  • Riduzione dei costi di organizzazione, location e trasporto.
  • Semplicità nella pianificazione e nella gestione logistica: grazie agli eventi online, infatti, si eliminano problemi come la gestione del trasporto per i partecipanti e la ricerca di una location fisica disponibile e adatta all’evento.
  • Ampia personalizzazione dell’evento, inclusi il numero di invitati e l’estetica.
  • Possibilità di coinvolgere il pubblico attraverso elementi interattivi e di gioco, come ad esempio i sondaggi.
  • Tracciamento dei dati e del ritorno sull’investimento: attraverso questo tipo di eventi è possibile conoscere più approfonditamente il comportamento dei partecipanti, e partendo da questi è possibile personalizzare l’esperienza, le offerte e creare strategie di follow-up efficaci e durature.
  • Elevata interazione tra partecipanti: l’interazione tra i partecipanti è diretta, istantanea e supportata da vari strumenti. Così, è possibile mettersi in contatto con più persone contemporaneamente, agevolando anche la creazione di nuovi contatti e la condivisione di conoscenze.
  • Elevata concentrazione e apprendimento: una corretta pianificazione dell’evento e degli obiettivi facilitano l’apprendimento e fanno in modo che questo sia più efficace e pervasivo. Inoltre, sarà più semplice per i partecipanti concentrarsi e partecipare alle sessioni.
  • Risparmio di tempo: sia organizzatori che partecipanti possono ottimizzare il loro tempo e sfruttarlo per altre attività, grazie ad un’organizzazione corretta delle informazioni che vengono trasmesse in un preciso arco di tempo prestabilito.

Organizzare eventi digitali

Organizzare eventi digitali richiede una pianificazione accurata e competenze specifiche che non possono essere improvvisate. Per creare un evento di successo e offrire un’esperienza di valore al proprio pubblico, è fondamentale considerare diversi aspetti e adottare un approccio strategico.

Ecco i 10 passaggi da seguire per organizzare con successo un evento digitale:

  1. Definizione degli obiettivi: è essenziale stabilire chiaramente gli obiettivi dell’evento, in quanto essi guideranno tutte le decisioni di pianificazione successive.
  2. Identificazione del pubblico: per massimizzare l’engagement e realizzare contenuti adatti al proprio pubblico, è necessario conoscere bene il proprio target.
  3. Scelta della piattaforma: è importante scegliere una piattaforma in grado di supportare il formato dell’evento, offrire strumenti di interazione e coinvolgimento, garantire stabilità tecnica e misurabilità dei risultati.
  4. Pianificazione dei contenuti: i temi delle sessioni, gli speaker, le sessioni di Q&A e altre attività interattive, … Tutte queste strategie ci aiuteranno a mantenere alta l’attenzione dei partecipanti.
  5. Promozione dell’evento: per attirare l’attenzione e far sì che si abbia un elevato numero di partecipanti, si devono sfruttare al massimo tutti i canali di comunicazione a disposizione (a patto che siano adeguati per il target!). Email marketing, social media e siti web sono delle possibili opzioni per diffondere informazioni sull’evento e suscitare interesse.
  6. Gestione della registrazione: la registrazione all’evento è fondamentale innanzitutto per semplificare la partecipazione all’evento, ma anche per raccogliere informazioni sui lead in modo da sfruttarle per i contenuti dell’evento digitale e creare follow-up.
  7. Coinvolgimento del pubblico: gli strumenti interattivi come chat, sondaggi e sessioni di Q&A aiutano a coinvolgere attivamente i partecipanti e a mantenere un ritmo dinamico e interattivo.
  8. Monitoraggio e valutazione: i risultati ottenuti dall’evento aiutano tantissimo a valutare il suo andamento e identificare le aree in cui poter migliorare.
  9. Follow-up e nurturing: dopo l’evento, è veramente indispensabile analizzare i dati raccolti per sviluppare strategie di follow-up e nurturing mirate per mantenere viva l’interazione con i partecipanti.
  10. Aggiornamento costante: le tendenze e le tecnologie nel settore degli eventi digitali sono in continua evoluzione. Essere attenti alle nuove opportunità e ai nuovi strumenti potrebbero arricchire il tuo prossimo evento.

Per approfondire bene come organizzare eventi digitali e a quali aspetti prestare più attenzione ti consigliamo di leggere anche il nostro articolo Organizzare un evento digitale: ecco come fare per pianificare e gestire il tuo lavoro al meglio.

digital event creator

Qual è il futuro degli eventi digitali?

Il futuro è già qui, è già oggi.

Non è più possibile ignorare la parte digitale, che è da intendersi come estensione della realtà.

Inoltre organizzare eventi non è per tutti: se già prima erano richieste determinate competenze, ora è necessario evolversi e fare un upgrade. La figura del digital event creator è ibrida: non basta più la professionalità in senso classico, non è più “solo qualcosa” ma un mix di variabili da dover padroneggiare.

E il futuro è in mano a coloro che sperimenteranno soluzioni innovative e che sapranno portare un nuovo know-how a un settore in fermento.

Guarda l’intervista sulla figura del Digital Event Creator

Luca Vanin, nella rubrica Backstage di WebinarPro ha intervistato Antonio Meraglia.

Le domande erano semplici:

  • Cosa è cambiato nel mondo degli eventi online
  • Come è cambiato il mercato e la clientela degli eventi digitali
  • Chi è il DEC
  • Come si differenzia questa figura rispetto ad altre figure più tradizionali
  • Cosa aspettarci dall’evento DEC di novembre 2021

Goditi l’intervista e se ti piace, condividi questo post sui tuoi social.

Ah! Trovi l’intervista anche sulla nostra pagina Facebook, sulla company page di Linkedin e sul nostro canale YouTube.

Lascia sotto il video nel nostro canale YouTube i tuoi commenti e la tua esperienza nell’ambito degli eventi digitali.

Ora hai tutti gli elementi necessari per organizzare un evento digitale di successo e per imparare ad essere un perfetto digital event creator senza affidare il lavoro ad un “cuggino” ignorante in materia.

Nota su questo articolo: la sua prima versione è del 29 ottobre 2021 ed è stata recentemente aggiornata con novità e sviluppi del settore.

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