Come organizzare un evento digitale: la strategia completa

evento digitale guida completa per organizzare

Il mondo degli eventi sta cambiando: organizzare un evento digitale è sempre più una scelta strategica di marketing che rappresenta un valore aggiunto per l’azienda.

Difatti, l’online apre le porte a infinite possibilità di coinvolgimento, intrattenimento e interattività che fino a pochi mesi fa si pensava possibili solo con un incontro di persona.

Ma cosa cos’è un evento digitale?

Perché oggi è meglio creare un evento digitale piuttosto che un meeting in presenza? In questo articolo troverai tutte le informazioni che cerchi e anche dei pratici consigli per organizzare un evento digitale straordinario!

Evento digitale: significato

Un evento digitale è una tipologia di meeting in cui le persone si incontrano in uno spazio virtuale anziché in una location fisica.

La principale componente degli eventi digitali è infatti la tecnologia, grazie alla quale è possibile riunire un gruppo molto ampio di partecipanti su una piattaforma per eventi sul web. 

Esistono varie tipologie di eventi virtuali tra cui scegliere la forma più adatta alle tue esigenze. Per esempio, ci sono eventi webinar, eventi phygtal, convention aziendali e molti altri ancora.

Grazie alla componente digital, gli eventi virtuali mettono a disposizione infinite possibilità di personalizzazione dell’incontro.

Il vantaggio è proprio questo: creare un evento digitale su misura per le tue esigenze, non rinunciando all’interattività e al coinvolgimento che ci si aspetta da una riunione in presenza.

In un evento online potrai invitare un numero più ampio di partecipanti e ridurre i costi di location, trasporto e organizzazione che un evento fisico richiede.

Intrattenere i partecipanti sarà semplice grazie alla possibilità di implementare funzioni di gaming e gioco online. Inoltre, ritagliare spazi dedicati a interviste, Q&A e attività di gruppo renderà il tuo evento digitale interattivo.

In questo modo i partecipanti avranno la possibilità di fare networking, intervenire durante l’evento e scambiarsi velocemente contatti con gli altri partecipanti.

Scommetto che stai pensando a come organizzare un evento digitale che metta insieme efficacemente tutti i vantaggi appena citati.

In effetti costruire un meeting online non è facile, ma nei prossimi paragrafi ti spiegherò tutto quello che devi sapere per creare un evento digitale di successo.

piattaforme per eventi

Organizzare eventi online

In realtà gli elementi che compongono un evento online sono molto semplici: il pubblico, un contenuto da comunicare, una piattaforma per eventi online e, infine, un’adeguata promozione del tuo evento.

La vera sfida consiste nel combinare strategicamente le varie funzionalità che un evento digitale mette a disposizione, non rinunciando all’interattività e al coinvolgimento.

Organizzare eventi online non è solo una questione di pianificazione pratica, ma un’esperienza articolata e coinvolgente.

Significa progettare con cura l’intero percorso che ogni partecipante vivrà. Dall’istante in cui “entra” nell’evento fino al momento in cui si “disconnette”, ogni momento deve essere curato nei minimi dettagli.

Quindi, da dove iniziare per organizzare un evento digitale?

  1. Scegli il target. Chi vuoi che partecipi al tuo evento? In questa fase entra in gioco le tue abilità organizzative. Importante è nutrire l’interesse e la curiosità dei potenziali partecipanti, spingendoli ad iscriversi all’evento.
  2. Definisci gli obiettivi e i risultati che vuoi raggiungere con il tuo meeting. L’obiettivo principale è che i partecipanti acquisiscano nuove competenze e partecipano a un’esperienza di valore, in cui vengono coinvolti in mod interattivo e divertente.
  3. Decidi di cosa vuoi parlare. Il contenuto deve essere interessante e ben strutturato per mantenere alta l’attenzione del pubblico.
  4. Scegli la piattaforma per eventi online che ospiterà la tua riunione. Esistono diverse piattaforme che si possono scegliere e si adattano a diversi tipi di necessità, come ad esempio Zoom, Microsoft Teams, Eventbrite, Cisco Webex, …
  5. Programma l’evento e manda gli inviti, ad esempio attraverso siti web accattivanti, newsletter informative, attività sui social media e campagne pubblicitarie. Ovviamente tutto questo richiede un determinato budget, che deve essere ben distribuito tra le varie attività.
  6. Dopo l’evento, analizza i dati di partecipazione e interazione. Questo è uno dei numerosi vantaggi che differenzia il virtuale dal mondo fisico. Analizzare i dati dell’evento ti permetterà di capire cosa ha funzionato e cosa invece si deve migliorare. Inoltre aiuta a migliorare le tue strategie di follow-up e nurturing.

Una possibile domanda che potrebbe sorgerti in questo momento potrebbe essere: “Ma quale tipo di evento posso organizzare online?”.

Bene, di seguito ti elenchiamo alcuni tipi di evento online e le loro principali caratteristiche.

Prima però se hai dubbi sui termini che stiamo usando, forse è meglio dare un’occhiata ad alcuni articoli che abbiamo scritto sul tema degli eventi digitali, ibridi e online:

Direi che ora possiamo procedere.

come organizzare un evento

Diverse tipologie di evento online

Organizzare eventi online dà molta libertà, in quanto si possono organizzare eventi di qualsiasi tipo: dalla presentazione di un nuovo prodotto a incontri di aggiornamento o sessioni di formazione.

In poche parole qualsiasi tipo di evento aziendale può diventare un evento online.

Generalmente la durata di un evento online è di più o meno un’ora, durante la quale vengono fornite le informazioni necessarie e di valore per i partecipanti.

Alcuni tipi di eventi possono durare anche giorni o settimane, quindi in questi casi è molto importante progettare e organizzare bene questi eventi.

Ovviamente ogni tipo di evento online ha le sue caratteristiche e bisogna scegliere quello più adatto ai propri obiettivi.

Ecco le principali tipologie di evento digital che si possono organizzare:

  • Webinar. I webinar rappresentano una preziosa opportunità di apprendimento e interazione. Questo evento online ha una durata variabile che va dai 45 agli 80 minuti. I webinar vengono gestiti da diversi relatori, i quali guidano gli spettatori attraverso argomenti specifici.
    La flessibilità dei webinar permette di offrirli sia in forma gratuita che a pagamento, garantendo accessibilità a una vasta gamma di partecipanti.
    Si tratta di un evento online molto interattivo e coinvolgente, in quanto durante la sessione i partecipanti vengono coinvolti grazie a Q&A, sondaggi e chat.
    Alcune sessioni webinar vengono rese disponibili anche successivamente allo streaming originale, favorendo ulteriormente il coinvolgimento e permettendo a chiunque di accedere alle informazioni in qualsiasi momento.
  • Conferenze virtuali. Le conferenze virtuali sono l’emblema dell’organizzazione e dell’interazione professionale. Questi eventi, che spesso seguono calendari e programmi dettagliati. Solitamente questo tipo di evento online è guidato da un esperto del settore.
    La struttura delle conferenze virtuali è modellata su quella delle controparti fisiche, con sessioni parallele, keynote e workshop. Questo approccio consente ai partecipanti di personalizzare la loro esperienza, concentrandosi sugli argomenti a cui sono più interessati.
  • Corsi virtuali e lezioni online. L’apprendimento online ha guadagnato popolarità grazie ai corsi e alle lezioni virtuali, soprattutto in periodo Covid.
    Questi eventi educativi sono progettati per offrire una vasta gamma di conoscenze, spunti e pratiche per chiunque voglia apprendere nuove competenze o approfondire argomenti specifici.
    Un corso online di successo è caratterizzato dalla sua capacità di fornire informazioni chiare e coinvolgenti, combinando teoria ed esercitazioni pratiche.
    Molto importante per questi eventi è mantenere l’attenzione dei partecipanti e spingerli a partecipare anche alle future sessioni.
  • Video networking. Le attività di video networking creano un ambiente di comunicazione e scambio produttivo, ideale per stabilire nuove connessioni professionali.
    Le piattaforme virtuali offrono funzioni di chat e video chat, consentendo ai partecipanti di interagire in tempo reale.
    L’obiettivo principale è favorire la condivisione di idee e la creazione di relazioni costruttive, che spesso aprono le porte a futuri rapporti di lavoro.
  • Sessioni di formazione. Le sessioni di formazione sono essenziali per migliorare le abilità dei team di lavoro. Questi eventi educativi seguono un obiettivo formativo, alternando lezioni ed esercitazioni. Le sessioni formative si possono trasmettere in tempo reale o si possono organizzare in modo asincrono.
  • Q&A live. Le sessioni di domande e risposte in diretta (Q&A live) sono perfette per presentare nuovi prodotti e raccogliere opinioni immediate dal pubblico.
    Questi eventi creano un dialogo aperto, dove i partecipanti possono porre domande e ricevere risposte dirette. In questo modo è possibile migliorare i propri prodotti e servizi.
  • Fiere e mostre virtuali. Le mostre commerciali possono essere ricreate in un ambiente virtuale, con stand virtuali interattivi, dimostrazioni di prodotti e chat dal vivo con i rappresentanti aziendali.

Ci sono degli aspetti in particolare a cui prestare molta attenzione, affinché l’incontro risulti piacevole, interattivo e interessante.

Innanzitutto, la loro durata deve essere adatta agli argomenti trattati, così come la loro complessità.

Inoltre, il flow della riunione deve avere intensità variabile e includere momenti di scambio e interazione per coinvolgere e stimolare i partecipanti, alternando momenti di formazione seria e approfondita a momenti di leggerezza e divertimento.

Organizzare eventi online offre un sacco di opportunità non solo per gli organizzatori, ma anche per tutti gli investitori coinvolti. Dai promotori agli sponsor, dagli espositori agli investitori, ognuno cerca risultati concreti. Proprio per questo è essenziale che gli eventi online siano capaci di tradurre gli investimenti in un valore tangibile, misurabile e gratificante, anche per i partecipanti.

Un evento online permette di creare nuove relazioni e raggiungere i propri obiettivi. Inoltre, è capace di coinvolgere, divertire e istruire allo stesso tempo.

Ma ora passiamo all’elemento chiave degli eventi online: il sito web che ospiterà la tua riunione. Come scegliere il giusto servizio adatto alle tua idea di evento?

Location per il tuo evento online

Cercare una location per un evento in presenza non è la stessa cosa per un evento digitale. Se prima si passavano ore e ore a selezionare i luoghi migliori, adesso il digitale ha sicuramente facilitato il compito.

Scegliere la location perfetta per eventi online significa selezionare la piattaforma per eventi online che più si adatta alla tua idea. La scelta in questo caso deve basarsi principalmente su quelle che sono le tue esigenze e le funzionalità di cui hai bisogno durante il tuo evento.

Per facilitarti il compito, ho selezionato le tre piattaforme per eventi digitali più utilizzate:

  • Zoom: è una delle piattaforme per eventi online più conosciuta. Il piano gratuito permette riunioni di 40 minuti con massimo 100 partecipanti e chat private o di gruppo.
  • Microsoft Teams: offre la possibilità di condividere e modificare in tempo reale file Word, Excel e PowerPoint.
  • GoToWebinar: è un sito per eventi virtuali che consente di invitare fino a 3000 partecipanti, preregistrare l’evento e personalizzarlo con diverse funzioni innovative.

Selezionare la giusta piattaforma per eventi è essenziale per garantire la buona riuscita del tuo meeting.

Ma se non hai le risorse o il tempo necessario per organizzare un evento online, la soluzione migliore è affidarsi a un’agenzia per eventi digitali. Un team di esperti sarà ben felice di guidarti nella creazione del tuo meeting virtuale.

Per conoscere meglio queste piattaforme e scoprire le loro caratteristiche e funzionalità, ti consiglio questi articoli che ho selezionato per te:

Ora vediamo come scegliere l’agenzia per eventi digitali più adatta alle tue richieste.

Un esempio pratico: le conferenze digitali

Vediamo un esempio pratico di come organizzare una conferenza digitale, per capirne non solo le applicazioni ma anche le implicazioni organizzative del passaggio da un evento tradizionale.

Le conferenze digitali (questo è il nostro esempio) offrono numerosi vantaggi rispetto alle conferenze tradizionali.

Innanzitutto, consentono di superare le limitazioni geografiche, permettendo a partecipanti da tutto il mondo di prendere parte all’evento. Inoltre, riducono i costi logistici e di viaggio, rendendo più accessibile la partecipazione.

Queste conferenze rappresentano un’opportunità unica per interagire con il tuo pubblico in tempo reale, creando un coinvolgimento più profondo e autentico.

Ecco come organizzare una conferenza digitale, applicabile a diversi tipi di eventi digitali.

Pianificazione della Conferenza digitale: definire gli obiettivi

Prima di pianificare una conferenza digitale, è fondamentale stabilire chiari obiettivi: questi potrebbero includere l’aumento della consapevolezza del brand, la generazione di lead qualificati o l’educazione del pubblico su un determinato argomento.

Una volta definiti gli obiettivi, sarà più facile strutturare il contenuto dell’evento e misurare il suo successo.

Creazione dei contenuti per la conferenza digitale

Il cuore di ogni conferenza digitale è il contenuto e quindi la scaletta degli interventi, gli spazi di interazione, gli scambi online tra relatori e partecipanti, i momenti di networking, ecc.

Dovrebbe essere informativo, coinvolgente e rilevante per il tuo pubblico.

Utilizza una varietà di formati, come presentazioni, video e sessioni interattive, per mantenere l’attenzione alta e assicurati di affrontare i problemi e le sfide più rilevanti per il tuo pubblico, offrendo soluzioni tangibili.

Promozione della Conferenza online: i Social media e la Newsletter

I social media sono un potente strumento per promuovere conferenze digitali.

Crea annunci accattivanti che suscitino l’interesse e coinvolgano gli utenti, utilizzando hashtag pertinenti e collabora con influencer del settore per ampliare ulteriormente la portata delle tue promozioni.

Anche la tua lista di contatti, o quella di partner potenzialmente interessati al tema della conferenza digitale può essere un’ottima soluzione per raggiunger eunpubblico più ampio, interessato all’iscrizione al tuo convegno o congresso digitale.

Evento live: come coinvolgere il tuo pubblico

Durante la conferenza, coinvolgi attivamente il pubblico.

Introduci sessioni di domande e risposte, sondaggi in tempo reale e sessioni di chat interattive.

Queste attività creano un senso di partecipazione e consentono di raccogliere preziose informazioni dai partecipanti.

Il post conferenza digitale

Una volta conclusa la conferenza, continua a fornire valore al tuo pubblico.

Carica il contenuto della conferenza su piattaforme accessibili, come il tuo sito web o canali social, in modo che i partecipanti possano rivedere o condividere ciò che hanno imparato.

Invia anche follow-up email con risorse aggiuntive e opportunità di coinvolgimento futuro.

Come scegliere l’agenzia per eventi digitali

Rivolgersi ad un’agenzia per eventi digitali è la scelta migliore se l’azienda non dispone di risorse o tempo per organizzare un evento.

Ma di agenzie per eventi e comunicazione ce ne sono davvero molte. Quindi come scegliere quella più adatta alle tue esigenze?

I criteri di scelta sono in realtà molto semplici e immediati. Qui di seguito te ne elenco alcuni che possono aiutarti a selezionare l’agenzia per eventi digitali giusta per te:

  1. L’agenzia deve essere in grado di soddisfare le tue richieste. Quindi, un fattore determinante nella selezione sono gli obiettivi che il tuo evento vuole raggiungere.
  2. Analizza la strategie e il modo di lavorare dei professionisti a cui vuoi rivolgerti per capire se sono in linea con le modalità di azione della tua azienda.
  3. Dopodiché, valuta l’esperienza del team di professionisti: cerca recensioni e case studies che possono comprovare il buon lavoro svolto in precedenza.
  4. Parlando di eventi digitali, è meglio scegliere un’agenzia che possegga una piattaforma per eventi proprietaria.
    In questo modo sarà garantito un servizio completo, professionale e senza intoppi tecnici dell’ultimo minuto.
  5. Scegli un’agenzia per eventi digitali che condivida i tuoi stessi valori e che pensi possa aiutarti a comunicare al meglio l’identità del tuo brand.
  6. Infine, privilegia un team di professionisti in grado di trasmetterti fiducia, professionalità e qualità del servizio offerto.

A questo punto, hai tutte le informazioni necessarie per organizzare un evento digitale di successo.

Come avrai capito, avviare una riunione su una piattaforma per eventi online può sembrare un gioco da ragazzi, ma in realtà un evento digital è molto di più.

Se sei arrivato a leggere fin qui, avrai capito la complessità di organizzare un evento digitale. Sono tante le cose a cui prestare attenzione ed è giusto affidarsi a chi ha esperienza e può accompagnarti in modo professionale nell’organizzare un evento digital.

Se ti interessano le basi per realizzare eventi più complessi come conferenze e fiere, ti consiglio questo video “Come organizzare eventi online e fiere digitali“.

Se hai bisogno di maggiori chiarimenti e vuoi farci qualche domanda per il tuo prossimo progetto, puoi contattarci qui o tramite il form qui sotto.

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