Come fare un webinar: la guida completa

come fare un webinar

Come fare un webinar, è ancora una domanda valida? Quanti cercano ogni giorno la combinazione di parole “come fare un webinar”? Me lo sono chiesto prima di creare questa guida completa per chi vuole organizzare un webinar e cerca un orientamento iniziale.

Beh! È facile dirlo. Su Google Trend se cerchi la parola webinar in Italia ti fai subito un’idea. L’ho fatto io per te.

Come vedi dall’immagine, quando è uscito il nostro libro Webinar Professionali (Hoepli, 2013) la ricerca del termine era quasi nulla. E lo stesso era alla nascita di WebinarPro, nel dicembre del 2015. Ma improvvisamente, nel primo trimestre del 2020 tutti si sono chiesti come organizzare un webinar. Inutile ricordarti il perchè, e superfluo osservare come oggi l’organizzazione di un webinar sia ancora una delle priorità.

In generale, quando decidi di realizzare un tuo primo Webinar, è perchè hai già valutato una serie di aspetti legati non solo all’opportunità, ma anche alla sua realizzabilità, alla possibilità di raccogliere un numero sufficiente di persone, e via dicendo.

Webinar: cos’è oggi? (e perchè ti interessa ancora)

Ma cosa significa fare un webinar oggi? Cos’è un webinar veramente?

Sono costretto a ricorrere alla nostra definizione classica (che ritrovi anche nel nostro articolo Webinar: cos’è e come funziona?)

Il significato di webinar è seminario via web e questa è l’esatta definizione data nel primo libro italiano sul tema (Webinar Professionali, Luca Vanin e Fabio Ballor, Hoepli, 2013):

Un webinar è un evento pubblico che avviene online, […] è un’occasione in cui più persone si ritrovano via internet, mediante una piattaforma o un software, nello stesso momento […] per discutere di un certo argomento: chi presenta o conduce l’evento può usare diversi strumenti online, mostrando slide, filmati, confrontandosi in diretta con gli altri partecipanti, sia in forma scritta, […] sia a voce.

Anche oggi vale la stessa definizione, che non riguarda quale piattaforma webinar usi, cosa ci fai dentro o come strutturi il webinar. Il webinar rimane un’occasione in cui incontri più persone e presenti loro contenuti digitali. Ma tu ora fatti una domanda sempre più attuale.

Creare un webinar o un webmeeting?

Anche in questo caso puoi approfondire la questione da un nostro articolo molto apprezzato: Webinar, WebMeeting e WebConference: cosa sono e come funzionano)

Quando tutti i partecipanti hanno il potere di attivarsi la webcam e il microfono sei al 99% in un webmeeting, ossia una riunione online. Quando è solo il relatore che ha il potere di condividere lo schermo, di leggere la chat, di attivarsi il microfono e la webcam sei al 99% in un webinar.

Perchè solo il 99%? Perchè ogni piattaforma webinar o meeting ha configurazioni specifiche e certe funzionalità possono essere attivate o inibite a seconda del contratto di licenza, del setting, delle opzioni, ecc.

Per darti un’idea ogni giorno incontriamo webinar, soprattutto realizzati con la piattaforma Zoom Webinar, mal configurati oppure realizzati con la versione Zoom Meeting. E vuoi ridere? Gli organizzatori nemmeno lo capiscono, ma ne pagano le conseguenze: persone che ci accendono la webcam durante un pitch di vendita, microfoni aperti, ecc.

Ecco, se hai dubbi, clicca qui sotto e parliamone.

Come organizzare un webinar: le basi

Partiamo dall’abc dell’organizzazione di un webinar. Se sai già tutto su come fare un webinar, scorri più sotto, dove ci sono gli elementi più avanzati.

Per organizzare un webinar di qualità è necessario avere alcuni elementi fondamentali:

  • Una piattaforma webinar (No Skype non è una piattaforma webinar e nemmeno Meet)
  • Un contenuto da erogare (magari con alcune slide)
  • Un pubblico che ti ascolti
  • Una motivazione per far partecipare le persone (il loro pain incrociato con il tuo claim)
  • Un processo di acquisizione e coinvolgimento dei partecipanti (banalmente una mail che dica che ci sarà un webinar)
  • Una data e un’ora

Questi i tratti distintivi del webinar. Se te ne manca anche solo uno, non puoi realizzare il tuo webinar. Ma non è finita. Quali sono i primi passi per realizzare un webinar di successo?

Come creare un webinar da zero: i primi passi

Prima di avviare la macchina organizzativa che sta dietro ad un webinar di un certo livello ci sono alcuni passaggi preliminari che possono fare la differenza e impattare sull’intero processo di realizzazione del tuo webinar.

Una nota importante prima di iniziare a capire come fare un webinar da zero: nota che il primo passo non è mai acquistare una piattaforma per i Webinar.  Come scegliere una piattaforma per i webinar è forse l’ultimo dei problemi.

Il primo passaggio è chiederti:

  • quale tema posso trattare nel mio webinar?
  • cosa interessa maggiormente alle persone in questo periodo?
  • a cosa mirano, quali bisogni hanno, come posso rispondere alle loro esigenze?

Oltre a Google e ai correlati delle ricerche nel tuo settore, un buon modo per capire quali sono i temi caldi è sfogliare i cataloghi tipo Amazon e iTunes: cerca i libri e gli articoli informativi (audio libri, corsi, ecc.) più scaricati e ricercati e avrai un’immediata immagine di quali sono i temi che girano in questo periodo.

Un altro semplice modo per capire il tuo mercato di riferimento è cercare su Google “Webinar gratuito”, “Webinar gratis” o “Webinar Free” e raffinare la ricerca nell’ultimo mese o semestre, aggiungendo alcune parole chiave del tuo settore: vedrai quali sono i titoli più diffusi e frequenti. sicuramente un primo passo importante.

Una volta che hai in mente l’area su cui far ruotare il tuo Webinar, devi definire per bene il tuo tema: devi circoscriverlo, renderlo operativo, concreto e immediatamente applicabile da parte dei tuoi potenziali partecipanti. Attenzione: parliamo del tema, non del titolo.

Il Tema rappresenta l’area tematica, appunto. Ad esempio, per tema potresti definire qualcosa tipo “come attirare i clienti con un webinar”, “come fare web marketing con l’uso delle webconference”, “come usare il WebMeeting per la formazione aziendale”, e via dicendo.

Il tema è più generico del titolo, che rappresenta il punto successivo. Questo aspetto è molto delicato e sbagliare un titolo significa perdersi la maggior parte della probabilità che qualcuno ti segua.

Il titolo di un Webinar deve avere alcune caratteristiche:

  • Breve ed efficace
  • Pratico
  • Goloso e attraente
  • Attivante, ovvero che spinga chi lo legge a farsi una domanda
  • Mostrare un vantaggio competitivo

Ecco perchè molti titoli hanno una forma simile a “5 segreti per usare il Webinar come strumento di personal branding“: è veloce, pratico, goloso e ti spinge a chiederti “quali saranno questi 5 segreti?” e a risponderti “devo assolutamente scoprirli per avere un vantaggio competitivo rispetto a chi non li conosce“.

Organizzare un webinar originale e coinvolgente

Il passaggio successivo per imparare davvero come fare un webinar è quello di rendere il tuo webinar unico, straordinario, coinvolgente.

Ma come fare un webinar che sia diverso da tutti gli altri? Come organizzare un webinar che ti differenzi dai tuoi concorrenti?

Semplice: studia i tuoi concorrenti.

Dopo aver definito il titolo del tuo webinar, devi controllare nel web chi ha fatto cose simili, come hanno presentato il loro webinar, come hanno comunicato la loro idea, come hanno descritto il programma, su cosa si sono concentrati. E soprattutto, differenziati: aggiungi qualcosa, togli le banalità, crea qualcosa che li stupisca fino in fondo.

Non significa  copiare, ma semplicemente prendere a modello chi ha già fatto cose analoghe alle tue, chi si è già mosso nel tuo settore,  imparando da loro, dai loro errori, dai loro successi, aggiungendo il tuo stile. Osserva anche il loro modo specifico di comunicare, di attirare l’attenzione, di invogliare le persone a partecipare al Webinar.

Insomma, impara da chi ha già fatto e… fai meglio di loro!

Come fare un webinar efficace

Non basta esserci, non basta cliccare su “Avvia webinar” per trasformare il tuo webinar in un evento memorabile.

Ci vuole molto di più. Ma come fare un webinar che lasci il segno, che si imprima nel ricordo dei tuoi partecipanti, che ti inserisca ai vertici della classifica dei migliori webinar? Ci vuole struttura, strategia, tecnica di coinvolgimento e un bella dose di public speaking online.

Qui di seguito ti segnaliamo quattro corsi online che puoi acquistare dal nostro store e chi daranno una marcia in più.

Con questi corsi online non solo avrai lo sprint giusto per partire, ma capirai come fare un webinar eccellente e potrai dare una marcia in più ai tuoi webinar.

Quando creare webinar gratuiti o a pagamento

Se c’è una risposta che non sopporto è proprio “dipende”!

Ma decidere quando creare webinar gratuiti o a pagamento dipende proprio dalla tua strategia e dagli obiettivi che ti poni.

In generale la regola è:

  • Organizzare webinar gratuiti quando vuoi ridurre al minimo le barriere di entrata, garantirti un grande numero di partecipanti, fare lead generation (ossia trovare nuovi contatti che possono diventare clienti – leggi qui) o semplicemente offrire a un certo pubblico un contenuto gratuito
  • Organizzare webinar a pagamento quando vuoi restringere la partecipazione, erogare un contenuto ad alto valore riservato a pochi, guadagnare online dal webinar

Ma quindi alla domanda “È possibile creare un webinar gratis?“, la risposta non solo è SI, ma è “devi farlo il prima possibile!

È possibile creare un webinar gratis per raccogliere indirizzi e contatti di potenziali clienti, per farti conoscere, per posizionarti nel tuo mercato, per offrire una diversa immagine commerciale della tua azienda e del tuo business, per lanciare e promuovere nuovi servizi e prodotti, per fare ricerche di mercato quasi a costo zero.

Imparare come creare webinar gratis significa soprattutto ragionare in termini di funnel marketing (te lo spiego in questo articolo), costruendo un percorso che aiuti i tuoi potenziali clienti a capire il valore aggiunto dei tuoi servizi e dei tuoi prodotti. E sapere esattamente come fare un webinar gratuito ti aiuta proprio a raggiungere questo obiettivo, riducendo quasi a zero le barriere e le resistenze ad iscriversi.

Il processo per creare un webinar gratuito è praticamente identico a quello a pagamento, con la differenza che in quest’ultimo si aggiunge una forma di pagamento, un carrello di e-commerce o un gate tipo PayPal o Stripe. La sequenza è questa:

  1. Crea il tuo evento sulla tua piattaforma GoToWebinar o su Zoom Webinar (attenzione: non usare piattaforme meeting, come ti abbiamo spiegato più sopra)
  2. Crea una pagina di registrazione accattivante
  3. Collega la pagina di registrazione all’evento
  4. Configura i reminder della piattaforma webinar (solitamente una settimana, un giorno, un’ora prima dell’evento)
  5. Prepara i contenuti del webinar
  6. Promuovi l’evento

Nel webinar a pagamento aggiungi tra i punti 4 e 5 “crea il sistema di pagamento e fatturazione”.

Se hai problemi in tal senso, ti ricordiamo che abbiamo una piattaforma per fare tutto questo in modo semplice, veloce e sicuro: jiolli.

Quanto far pagare un webinar?

Ok, ma se vuoi vendere il tuo webinar, quanto devi farti pagare?

Partiamo dal costo di un webinar (ne abbiamo parlato anche in questo articolo Costo di un webinar: 7 punti essenziali): quanto costa a te realizzare un webinar? A spanne organizzare un webinar richiede una piattaforma (dai 500 euro l’anno ai 2.000 euro, a seconda della licenza e del numero di partecipanti – scoprilo da qui), più il tempo per configurare e settare tutto (a seconda di quanto sei esperta/o parliamo di 3-20 ore complessive), a cui aggiungere il budget di advertising (dai 100 euro in su).

In alternativa, ti affidi a una Webinar Agency come WebinarPro e annulli tutti i costi iniziali, con molti servizi aggiuntivi (ad esempio partendo da qui).

MyOwnConference prima di dare qualche indicazione sul pricing sottolinea che il prezzo al pubblico di un webinar dipende da diversi fattori: audience, contenuti, posizionamento del venditore (tu) e piattaforma utilizzata.

Analizzando il mercato, poi, possiamo concludere che

Il prezzo di un webinar dipende dal valore offerto, dalla posizione nella value ladder dell’azienda e dalle strategie complessive in cui si trova. Generalmente il prezzo di un webinar di un’ora parte dai 20-30 euro per salire in Italia fino ai 90-100 euro, con rari picchi di 200-300 euro per webinar specialistici.

Solitamente più il prezzo sale, più si aumenta la durata del webinar, estendendolo fino a 2-3 ore.

Ora che hai qualche indicazione, per associare un prezzo corretto al tuo webinar, guardati attorno e raccogli informazioni sulle strategie di pricing dei tuoi concorrenti.

Cosa serve per partecipare a un webinar?

Partecipare a un webinar è tutto sommato molto semplice e ti richiede poche cose:

  • Il link al webinar
  • Un computer o un device mobile (meglio un tablet di uno smartphone, se vuoi vedere bene le slide)
  • Una connessione stabile
  • Il tempo e la giusta concentrazione per partecipare

Molti hanno il dubbio di come ci si collega ad un webinar: è molto più semplice di quanto si possa pensare. Solitamente cliccando sul link del webinar fornito dagli organizzatori tramite iscrizione e invio via email, il sistema ti chiede di installare un piccolo plugin oppure si muove attraverso il tuo browser. Se devi scegliere come collegarti al webinar, ti consiglio di scegliere sempre il plugin installato, più stabile, più completo e molto più comodo del browser. Ma fallo solo se ti fidi degli organizzatori.

Cosa serve per presentare un webinar?

Attenzione che in questo caso le variabili sono leggermente differenti da quelle precedenti.

Per organizzare e presentare un webinar servono:

  • La piattaforma webinar o il link da presentatore al webinar (se non sei tu a organizzarlo)
  • Un computer: ti sconsiglio di presentare un webinar da smartphone o tablet
  • Una connessione stabile, che per il presentatore significa: via cavo, non wi-fi
  • Un sistema di presentazione (ad esempio Powerpoint) o il desktop da condividere
  • Microfono e webcam di qualità (trovi gli strumenti professionali che usiamo noi in questa pagina, e costano meno di quello che pensi!)
  • Sistema di illuminazione naturale o artificiale
  • Ambiente isolato e silenzioso, senza interruzioni esterne

Presentare un webinar poi è ancora diverso dal moderarlo.

Se sei arrivato fin qui perchè vuoi capire come moderare un webinar, devi prima capire che moderare un webinar significa coordinare i relatori, raccogliere le domande in chat, selezionare le più strategiche e interessanti, gestire la scaletta e il ritmo del webinar.

Si tratta di un insieme di competenze sempre più richiesto e se la tua azienda vuole aumentare la qualità dei propri webinar, sappi che abbiamo moduli formativi specifici per chi deve presentare, moderare o organizzare un webinar.

Se ti interessa formare il tuo team all’uso professionale e competitivo dei webinar, clicca qui e chiedi un contatto commerciale.

Parleremo delle tue esigenze e costruiremo un percorso specifico per tutto il team. La call è completamente gratuita e non ti impegna a nessuna forma di acquisto.

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