Come organizzare webinar professionali: da dove partire

Stai pensando di organizzare webinar per la tua azienda ma non sai da dove partire? Allora sei nel posto giusto!

Sicuramente avrai sentito parlare o avrai partecipato ad almeno un webinar nell’ultimo anno. Difatti, questi eventi online con ampio pubblico sono ormai entrati a far parte della routine di molte organizzazioni. Se sei finito su questo articolo è perché la tua esperienza è stata altamente piacevole e hai capito quali sono i vantaggi di creare un webinar gratis.

Sono felice allora di aiutarti nell’organizzazione del tuo evento, mostrandoti tutti i passaggi per creare un webinar in modo efficace.

Cosa serve per organizzare webinar gratuiti

Per prima cosa, ti ricordo cosa si intende per webinar: un evento online che raggruppa più persone su una piattaforma webinar per discutere di un certo argomento. È possibile rendere l’incontro interattivo e coinvolgente mediante l’uso di diversi strumenti, quali slide, filmati e spazi dedicati a Q&A, interviste e confronto con i partecipanti.

Organizzare un webinar non richiede necessariamente il pagamento di ingenti cifre a team di organizzatori ed event manager. Questo perché è possibile creare webinar gratuiti in poche e semplici mosse. Tutto ciò che ti servirà all’inizio per fare un webinar efficace a costo zero sarà:

1. Un computer, smartphone o tablet
2. Una connessione a internet potente
3. Un contenuto interessante da comunicare e ben strutturato
4. Una presentazione con slide, filmati o parti preregistrate

Ti sarai accorto che in questo breve elenco manca l’elemento più scontato e necessario per organizzare webinar: la piattaforma webinar.  Ho omesso questo strumento così essenziale perché ad esso ho dedicato un intero paragrafo. Quindi, se vuoi scoprire come scegliere la piattaforma webinar e quali sono le migliori sul mercato, continua a leggere!

Piattaforma webinar gratis

Nell’ultimo anno è aumentato il numero di siti che offrono la possibilità di creare eventi online con strumenti di videoconferenza. Scegliere la piattaforma webinar più adatta al proprio evento è quindi diventato più complicato.

Spesso si pensa che per avere un servizio impeccabile l’unica soluzione sia pagare costosi software che permettono di organizzare webinar più articolati. In realtà esistono molte opzioni che consentono di creare webinar gratis personalizzabili. Ecco i migliori tre:

1. Piattaforma webinar Zoom: è la piattaforma webinar più popolare. Il piano gratuito permette di organizzare eventi di massimo 100 partecipanti dalla durata di 40 minuti. Organizzare webinar su Zoom è facile e mette a disposizione tutti gli strumenti essenziali per un evento online: chat, sondaggi, alzata di mano e analytics.
2. MicrosoftTeams: la versione gratuita permette di fare videoconferenze senza limiti di tempo e condividere, scambiare e lavorare in contemporanea su file Word, PowerPoint ed Excel.
3. Google Meet: è il software per video conferenze messo a disposizione da Google. Permette di organizzare webinar completamente gratuiti e offre alle aziende la possibilità di creare eventi senza limiti di tempo con un massimo di 250 partecipanti.

Queste sono le migliori piattaforme che ad oggi permettono di creare webinar gratis, offrendo allo stesso tempo preziosi strumenti di interazione.

Vediamo nel concreto quali sono i passaggi per organizzare webinar di successo.

Come organizzare webinar efficaci

Il primo passo per creare webinar gratis è pensare al perché vuoi organizzare questo evento. Individua quindi gli obiettivi e il pubblico al quale vuoi rivolgerti. Dopodiché, scegli la piattaforma webinar più adatta alle tue esigenze in base a:

• Possibilità di condividere lo schermo
• Numero di partecipanti
• Presenza di strumenti di interazione come le chat e i sondaggi
• Possibilità di registrare

Una volta definito il tema, dovrai creare il programma del tuo evento. Ti consiglio di far durare il tutto non più di 60-90 minuti, altrimenti i partecipanti rischiano di perdere l’attenzione. Anche la scelta del moderatore è importante: scegli una persona con buone doti di public speaking, che riesca a coinvolgere e mantenere alta la concentrazione del pubblico. Ricordati di fornire ai tuoi invitati un supporto visivo con slide e presentazioni efficaci che saranno il loro punto di riferimento. Infine, non dimenticare di promuovere l’evento con strategie di marketing pensate ad hoc.

Come vedi, è possibile creare un webinar gratis in pochi passaggi. Ma se non sei ancora convinto che questa formula possa fare al caso tuo, lasciami spiegare perché devi iniziare ad organizzare webinar.

Perché fare un webinar è utile alla tua azienda

Ad oggi sembra quasi impensabile portare aventi un strategia comunicativa, sia interna che esterna, senza fare uso di webinar. Questi eventi infatti, grazie alle loro caratteristiche e vantaggi, sono particolarmente versatili e possono essere usati per diversi scopi:

• Offrire formazione, sia all’interno di un’azienda con seminari ed esperti, sia come prodotto in una strategia di marketing.
• Lanciare nuovi prodotti o servizi, grazie anche al supporto dato da numerosi strumenti online.
• Raccogliere nuovi contatti inserendo il webinar all’interno di un percorso di lead generation.
• Farsi conoscere e posizionare il proprio brand nel settore.
• Creare un evento per celebrare o condividere traguardi col proprio team o clienti.
• Vendere online.
• Organizzare webinar di contenuto informativo, per mettere al corrente più persone contemporaneamente novità e cambiamenti.
• Coltivare nuovi contatti e convertirli in clienti, attraverso l’offerta di contenuti di valore e interesse.

Forse non lo sai, ma esiste una vera e propria branca del marketing chiamata webinar marketing, che utilizza questo strumento per farsi conoscere e attirare nuovi clienti. Infatti, è possibile creare un webinar gratis che, oltre al contenuto informativo, alla fine promuove un messaggio commerciale.

Organizzare webinar è quindi il prossimo step che devi fare per incrementare la tua offerta e costruire una relazione duratura con i tuoi clienti. Ora che sai come fare, non ti resta che iniziare a creare i tuoi prossimi webinar.