Eventi in streaming: cosa sono e come organizzarli al meglio

Negli ultimi anni, gli eventi in streaming sono diventati uno strumento fondamentale non solo nella vita quotidiana o per l’intrattenimento, ma anche nel mondo del lavoro.

Infatti, in un mondo sempre più digitale, la possibilità di trasmettere contenuti di qualità e raggiungere un pubblico vasto, è diventata importante per molte aziende, liberi professionisti, brand e formatori.

In questo articolo approfondiremo cosa sono gli eventi in streaming, quali vantaggi ti garantiscono e come organizzarli in modo professionale, sfruttando quegli elementi che fanno davvero la differenza tra un evento improssivato e un evento di successo.

Cosa sono gli eventi in streaming?

Come prima cosa chiariamo cosa si intende per eventi in streaming. Ecco una buona definizione:

Un evento in streaming è un evento trasmesso in tempo reale o in differita su una piattaforma, accessibile istantaneamente da un pubblico in remoto da qualsiasi dispositivo connesso: smartphone, tablet, computer o smart TV.

In pratica si tratta di una tipologia di eventi che:

• Può essere sia trasmessa in tempo reale che in differita a seconda delle tue esigenze;
• Utilizza una piattaforma online per la trasmissione al pubblico e interagire con esso;
• Consente la visione a chiunque e in qualsiasi momento tramite un dispositivo elettronico e una connessione internet.

Questo sistema è stato rivoluzionario in moltissimi ambiti: ha trasformato il modo in cui fruiamo i contenuti digitali, ma anche il modo in cui apprendiamo e lavoriamo.

Tipologie di eventi in streaming

Ma quali tipi di eventi è possibile organizzare sfruttando la diretta streaming?

• Webinar: se cerchi una tipologia di evento online che ti permetta di condividere delle conoscenze con un pubblico ampio, i webinar fanno al caso tuo;
• Conferenze online : sono eventi simili ai webinar, in quanto incentrati sempre sulla formazione del pubblico e/o sull’approfondimento di un determinato tema. Possono prevedere dibattiti, Q&A o semplicemente presentazioni di ospiti esperti sulla tematica affrontata;
• Lancio di un prodotto: un modo per esporre un tuo nuovo prodotto/servizio è organizzare un lancio virtuale; nonostante manchi il contatto fisico diretto con i potenziali clienti, questo ostacolo può essere facilmente aggirato con delle dimostrazioni virtuali;
• Eventi aziendali interni: senza dubbio avrai già organizzato riunioni, assemblee o, magari, anche attività di team building sotto forma di eventi virtuali, e avrai bene a mente i vantaggi che offre la soluzione in video streaming, come la possibilità di mantenere informati i dipendenti indipendentemente da dove si trovino;
• Workshop: sono una tipologia di evento altamente interattiva. I partecipanti, in genere divisi in gruppi, svolgono delle esercitazioni mirate alla formazione del team o all’aggiornamento delle competenze;
• Eventi ibridi: come facilmente intuibile dal nome, questo tipo di eventi combinano elementi fisici e digitali e possono includere le tipologie di eventi virtuali elencate fino ad ora. Si tratta della soluzione ideale per quella parte di pubblico locale interessata alla partecipazione in presenza.

Le possibilità sono molteplici, tutto ciò che devi fare è scegliere la tipologia che meglio si adatta alle tue esigenze, ai tuoi obiettivi e, naturalmente, al tuo budget.

Vantaggi degli eventi live streaming

Gli eventi in streaming sono uno strumento così tanto apprezzato dalle aziende proprio per la serie di vantaggi che offrono, ovvero:

• Raggiungere un pubblico globale: è uno dei principali benefici del live streaming video. Il pubblico potenziale di un evento dal vivo, per quanto possa essere numeroso, sarebbe comunque limitato da alcuni fattori, tra cui lo spazio a disposizione e la collocazione geografica dell’evento;
• Riduzione dei costi: la mancata esigenza di spostarsi elimina anche la necessità di dover occupare del tempo per gli spostamenti. Di conseguenza, diminuiscono le spese sia da parte dei partecipanti, sia da parte dell’azienda: l’affitto dello spazio, la logistica e i costi del viaggio, infatti, verranno praticamente azzerati.
• Maggiore accessibilità: basta una connessione internet, e qualsiasi utente può partecipare all’evento. Inoltre, gli eventi virtuali risultano più accessibili anche per ciò che può avvenire dopo l’evento: la possibilità di registrarli e renderli disponibili in seguito, magari inserendo dei sottotitoli o una traduzione, aumenta la loro l’usabilità;
• Maggiore interattività con il pubblico: le live chat, che danno la possibilità agli spettatori di fare o rispondere a domande e all’organizzatore di proporre sondaggi o attività, contribuiscono a far mantenere un alto livello di engagement con il pubblico rispetto alle conferenze o riunioni tradizionali;
• Adattabilità agli imprevisti: se ti trovassi a dover fare delle modifiche dell’ultimo minuto ad un evento in presenza, probabilmente ti troveresti in difficoltà. Invece, quando gestisci un evento in streaming, puoi modificare tempestivamente la trasmissione dell’evento, con nessun danno.

Gli eventi live streaming, infatti, sono lo strumento perfetto da sfruttare per differenziarti dai concorrenti.

L’opportunità di interagire direttamente con i tuoi clienti contribuisce ad offrire un’esperienza più personale: un elemento fondamentale per emergere nel mercato!

Come si fa un evento in streaming?

Il processo per realizzare un evento in streaming di successo inizia molto prima della diretta.

Per ottenere un risultato davvero professionale, serve seguire un workflow organizzato, che tenga conto di tutte le fasi:

1. La progettazione;
2. La scelta della piattaforma;
3. La preparazione tecnica;
4. La trasmissione;
5. Il post evento.

Ecco come strutturare ogni step.

1. La progettazione

Tutto parte da qui, per cui in questa fase dovrai definire:

• L’obiettivo dell’evento: vuoi informare, vendere, intrattenere, formare o altro ancora?
• Il target di riferimento: possono essere pubblico interno, clienti, fan, stampa e utenti online;
• Il formato: quale tra le tipologie di eventi elencate prima vuoi realizzare per interagire con il tuo pubblico?
• La data e l’orario ottimale: valuta bene i fusi orari e le abitudini del tuo target.

2. La scelta della piattaforma streaming

Su quale piattaforma avverrà la trasmissione streaming? Hai diverse opzioni a seconda delle tue esigenze. Eccole tutte a confronto:

	YouTube	Facebook e Instagram	LinkedIn	Twich	Zoom
Tipologia di pubblico	Ampio e generalista	Community	Professionale (B2B)	Giovani, gamer	Professionale
Adatta per	Eventi pubblici Eventi promozionali	Eventi informali Live promozionali	Webinar Conferenze Eventi corporate	Eventi interattivi Gaming Format creativi	Webinar Conferenze Eventi ibridi Eventi B2B
Punti di forza	Grande visibilità Facilità di accesso Scalabile Chat live	Condivisione virale Interazione immediata Pubblico già attivo	Target profilato Contesto professionale Credibilità	Interazione avanzata Creazione di Community	Interazione diretta Gestione partecipanti Affidabilità Personalizzazione
Limiti principali	Poca personalizzazione Controllo limitato	Qualità video variabile Minore controllo privacy	Accesso limitato	Poco adatto a contesti aziendali formali	Esperienza meno “broadcast”

E se volessi ospitare eventi live streaming su più piattaforme contemporaneamente, in modo da ampliare il numero di spettatori raggiunti? potresti prendere in considerazione di utilizzare StreamYard.

3. La preparazione tecnica

Per prepararti perfettamente da un punto di vista tecnico, queste sono le scelte che devi compiere:

• Location: da dove trasmetterai? In studio, sede aziendale, location esterna o ambiente domestico? Assicurati di essere in un ambiente in cui la connessione internet è stabile;
• Il set-up video: utilizzerai una ripresa base a camera singola, oppure una ripresa multicamera per mostrare te stess* e, ad esempio, una scrivania con del materiale sopra?
• La telecamera, la base del tuo setup. Le opzioni variano a seconda delle necessità:
  • Possono essere telecamere DSLR o mirrorless, ideali per una qualità video eccellente, con ottime possibilità di controllo manuale;
  • Telecamere PTZ (Pan-Tilt-Zoom) che sono ottime per riprese in movimento, controllabili a distanza;
  • Se invece preferisci un approccio più semplice per iniziare, ti consiglio delle webcam professionali, indicate per streaming più semplici, come interviste o dirette in piccoli studi.
• Le luci, fondamentali per una ripresa professionale: non devono mancare delle luci softbox per illuminare uniformemente i volti, luci a LED adatte per ambienti più dinamici e facilmente regolabili e ring light, molto utilizzate per video in diretta su piattaforme come Instagram o YouTube;
• I Microfoni e mixer: l’audio è critico quanto il video. Una buona qualità del suono è essenziale per una trasmissione fluida. La tua scelta potrebbe ricadere su microfoni Lavalier (Clip-on) se, ad esempio, desideri intervistare delle persone o in generale sei in movimento sul set. Se invece devi catturare il suono da una fonte distante, puoi optare per dei microfoni shotgun;

L’attrezzatura è un aspetto importante quando si tratta di eventi in streaming in quanto definiscono la qualità dell’evento stesso.

Di estrema importanza sono anche i test tecnici da effetturare più volte prima della diretta per essere sicuri che tutto funzioni perfettamente e in armonia con il resto dell’attrezzatura.

4. La trasmissione

Durante la diretta, ogni secondo conta, quindi serve coordinazione e controllo continuo. Gli elementi che ti aiuteranno ad avere successo sono:

• La definizione di una scaletta dell’evento ben definita che ti aiuti a scandire il ritmo e a rimanere nei tempi previsti;
• Prevedi dei momenti di engagement con il tuo pubblico, per mantenerlo attivo e presente durante l’intera diretta. La chat è sicuramente un ottimo strumento, ma puoi utilizzzare anche sondaggi o fare dei quiz.
• Assicurati di inserire degli elementi grafici che richiamino il tuo brand. Aiuteranno il tuo pubblico a ricordarsi di te anche attraverso le immagini;
• Incarica una o più professionisti di gestire la regia del tuo evento, specialmente se si tratta di un evento complesso e con molti partecipanti.

5. Il post evento

Terminata la diretta, il lavoro non è finito: questa è una fase chiave per valorizzare i contenuti registrati.

Come puoi farlo?

• Montaggio del video: taglia le parti inutili, aggiungi i titoli, delle grafiche accattivanti (anche in ottica social) e dei sottotitoli per chi magari è impossibilitato ad ascoltare l’audio;
• Repliche e riutilizzo: se hai già del materiale utile e di valore, perché eliminarlo? Utilizza delle parti del tuo evento da pubblicare come anteprima, highlights (momenti più rilevanti ed epici), fail o BTS (Behind The Scenes) sui vari canali social (reel, blog e newsletter);
• Analisi dati: parte fondamentale per un miglioramento costante. Devi sapere cosa funziona per replicarlo e cosa cambiare per aumentare i risultati. Analizza le visualizzazioni, il tasso di engagement, la durata media di visualizzazione e i picchi di utenti. Potresti individuare anche altre metriche utili a seconda del tuo obiettivo;
• Follow-up: invia email con il replay, dei sondaggi post-evento, utilizza CTA per step successivi e rispondi ai commenti sui vari canali anche nel periodo successivo all’evento.

In generale, ricorda che i contenuti live diventano asset duraturi, utili per mesi o anni se ben riutilizzati.

Perché avere una regia in un evento live streaming? Il caso dei progetti europei

Nei progetti finanziati dall’Unione Europea, indipendentemente dall’ambito tematico, è quasi sempre prevista una fase di disseminazione e restituzione dei risultati.

Dalla nostra esperienza possiamo affermare che gli eventi in streaming (e gli eventi ibridi) rappresentano una soluzione particolarmente efficace per raggiungere stakeholder, partner di progetto e pubblico finale in modo strutturato e misurabile.

Un evento in streaming consente di superare i limiti geografici tipici dei consorzi europei, coinvolgendo partecipanti collegati da Paesi diversi e garantendo al tempo stesso tracciabilità, accessibilità e possibilità di riutilizzo dei contenuti.

La presenza di una regia professionale permette di coordinare interventi da remoto, gestire traduzioni o sottotitoli, integrare materiali di progetto e rispettare tempi e scaletta, aspetti fondamentali in contesti regolati come quelli dei progetti europei.

In questo modo, lo streaming non è solo un canale di trasmissione, ma diventa uno strumento strategico per valorizzare i risultati del progetto e amplificarne l’impatto nel tempo.

Vuoi utilizzare anche tu questo strumento strategico per interfacciarti con i tuoi potenziali clienti in un modo del tutto nuovo? Raccontaci chi sei e la tua idea, al resto penseremo noi.

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