Gestire le iscrizioni, mandare gli inviti, verificare che tutti i partecipanti riescano a connettersi correttamente all’evento… quanto tempo passi a cercare di far quadrare il tutto?
Se la tua risposta è “fin troppo”, quello di cui hai bisogno è una regia webinar: un servizio professionale che le agenzie di eventi online come la nostra, offre.
Ci occupiamo dell’assistenza prima, durante e dopo il tuo evento. In questo modo, tu potrai dedicarti interamente alla presentazione e ai contenuti del tuo webinar. Sembra un sogno, vero? In realtà, è tutto possibile e in questo articolo ti spiegherò come farlo diventare reale.
Cosa trovi in questo articolo:
Cos’è la regia webinar
Gestire i webinar in completa autonomia richiede un grande sforzo, sia in termini di tempo sia di energie.
Seguire gli invitati dal momento dell’iscrizione fino alla conclusione dell’evento, preparare la presentazione e risolvere eventuali problemi tecnici sono esempi di attività che una sola persona non riuscirebbe a controllare da sola.
Ecco perché è necessaria una regia webinar. Ma di cosa si tratta?
Con regia webinar intendiamo un professionista o un gruppo di professionisti che supporta l’organizzazione del webinar in tutte le sue fasi:
- Prima dell’evento, con attività promozionali e di comunicazione
- Durante l’evento, affiancandoti durante la presentazione e gestendo i possibili problemi tecnici legati alla piattaforma webinar (non sai quale software per eventi online scegliere? Leggi questo articolo)
- Dopo l’evento, ottimizzando i risultati con follow up eccellenti
In pratica, tu dovrai occuparti solo dei contenuti della presentazione, per tutto il resto c’è la regia webinar.
Perché dovresti avere una regia webinar per i tuoi eventi online
Per far si che un webinar abbia successo, è necessario prestare attenzione ad ogni piccolo dettaglio.
Soprattutto se hai in mente di organizzare un grosso evento, con più di 25 partecipanti, magari connessi da tutto il mondo. In questo caso, immagino che vorresti passare i giorni prima del webinar a preparare la tua performance, e non a risolvere intoppi tecnici.
Questo è il motivo per cui ti serve una regia.
Durante un evento online, le variabili da tenere sono controllo possono essere davvero molte: dal numero dei partecipanti, alla tecnologia utilizzata, fino alle attività follow up.
Una regia può aiutarti in tutto questo gestendo al tuo posto:
- La piattaforma, preparando il set-up iniziale e tutti gli strumenti di cui avrai bisogno durante il webinar.
- Le comunicazioni con gli invitati, sia prima dell’evento occupandosi della promozione, sia durante facendosi carico dell’accoglienza al webinar, sia dopo continuando a mantenere attiva la relazione col pubblico.
- I problemi tecnici. Quante volte ti è capitato di dover interrompere la tua presentazione perché uno degli invitati aveva difficoltà ad attivare la webcam o il microfono? Il team di regia si farà carico di tutti gli aspetti tecnici.
Ora, per impostare una regia webinar hai due opzioni: chiedere a un tuo collaboratore di farsi carico di tutto quello che questa mansione comporta o affidarti a un team di professionisti specializzati.
Se scegli la prima opzione, tieni in mente che la gestione di webinar richiede formazione e quindi molto tempo. Il mio consiglio è di scegliere la seconda alternativa e di chiedere il supporto di un team di esperti, come noi di WebinarPro.
Quando usare un’agenzia per gestire webinar?
Quando decidere di affidarsi a un’agenzia per gestire webinar è una scelta strategica che dipende da diversi fattori aziendali.
Le agenzie specializzate nella gestione di webinar sono di due tipi.
Le prime sono quelle che lavorano da sempre solo ed esclusivamente nel settore dei webinar, delle videoconferenze, degli eventi digitali. La loro alta specializzazione permette di ottenere il massimo da ogni tipo di evento digitale.
In questa categoria, ovviamente rientra WebinarPro, ad esempio, che dal 2015 è specializzata solo ed esclusivament ein webinar ed eventi digitali.
Esiste invece una seconda categoria che sarebbe per motli versi meglio evitare.
Si tratta dei cosiddetti “figli del lockdown”.
Sono agenzie eventi, oppure service video che nel 2020, per le naturali circostanze del tempo, si sono dovute riciclare, entrando nel mondo degli eventi digitali. Perché sono sconsigliabili?
Non certo per la professionalità: non ci permetteremmo mai di affermare che sono meno professionali.
Il problema è il tipo di approccio agli eventi online e agli eventi ibridi.
Le agenzie di service video, ad esempio, sono focalizzate al massimo sulla qualità audio e qualità video, ma spesso si limitano al semplice streaming (Come creare eventi in streaming in semplici mosse).
Aziende come WebinarPro, piuttosto rare, sono invece specializzate nell’interazione tipica del webinar, nella gamification online, nella gestione dell’engagement di tutti i partecipanti. E questo si ripercuote positivamente sulla qualità degli eventi ibridi (Eventi ibridi: la nuova frontiera per gli eventi di successo).
Quindi torniamo alla domanda: quando è il caso di coinvolgere un’agenzia per gestire webinar?
Prima di tutto, tutte le volte in cui è indispensabile pianificare e organizzare webinar efficaci e coinvolgenti, ottimizzando i contenuti per un pubblico specifico e massimizzando la visibilità degli stessi.
Inoltre, l’agenzia organizzatrice di webinar può fornire un supporto tecnico e logistico completo, gestendo le registrazioni, le piattaforme webinar e la risoluzione di eventuali problemi tecnici durante la diretta.
Un altro vantaggio cruciale è la capacità di tracciare e analizzare le metriche di performance del webinar, consentendo un miglioramento continuo delle future iniziative.
Infine, l’outsourcing di queste attività a un’agenzia permette di liberare risorse interne e concentrarsi sulle proprie competenze distintive, ottenendo così risultati più efficaci e duraturi. L’agenzia di organizzazione webinar permette anche di ottimizzare i contenuti del webinar, trasformando il webinar stesso in strumento perfetto per il marketing, la formazione, la collaborazione.
Scegliere WebinarPro per la tua regia professionale degli eventi online e dei webinar
WebinarPro è il punto di riferimento per l’organizzazione di webinar ed eventi online: grazie ai molti anni di esperienza, è in grado di offrire ai suoi clienti una regia webinar creata su misura.
Il servizio di regia presenta due tipologie di offerte:
- Regia webinar base, che si basa sul supporto di tipo tecnico. Il team si occuperà di preparare la piattaforma e i materiali per l’evento.
- Regia webinar avanzata: comprende servizi aggiuntivi e optional in grado di rendere il tuo webinar straordinario. In questo caso, sarai seguito prima, durante e dopo l’evento con azioni pensate su misura per le tue necessità.
Il vantaggio di una regia webinar efficiente? Ottenere un evento di successo risparmiando tempo, risorse ed energie.
Quindi, se stai cercando qualcuno a cui delegare i compiti più organizzativi e tecnici che un relatore non dovrebbe avere, contattaci e raccontaci il tuo progetto.
Insieme sceglieremo il modello di regia webinar più adatto a te.
