WebEx. La guida completa per la scelta e l’utilizzo

cisco webex guida completa

WebEx è una piattaforma di comunicazione online professionale e facile da usare. Offre una vasta gamma di servizi tra cui: videoconferenze, webinar, chiamate vocali, condivisione di schermo.

Se stai cercando una piattaforma da cui partecipare con qualsiasi dispositivo, rendendo il tutto più accessibile e flessibile per i professionisti, allora WebEx è la soluzione giusta per te!

Ti starai sicuramente chiedendo: Ma cos’è WebEx e come funziona?

Non ti preoccupare!

In questo articolo troverai tutte le informazioni che desideri.

WebEx

Piattaforma Cisco Webex: un po’ di storia.

Cisco Webex è un’azienda americana che sviluppa e commercializza applicazioni per webinar e teleconferenze.

Ha sede a Milpitas, in California, e opera dal 1995.

Nel corso degli anni, l’azienda ha sviluppato una serie di prodotti software molto apprezzati dagli utenti e dalle aziende. Alcuni dei prodotti software più noti sono Webex Meetings, Webex Teams, Training Center, Event Center, Support Center, Sales Center, MeetMeNow, PCNow, Webex AIM Pro Business Edition, Webex WebOffice e WebEx Connect.

WebEx è stata fondata da Subrah Iyar e Min Zhu nel 1995.

Zhu aveva conosciuto Iyar quando Quarterdeck, un’azienda di cui Iyar era Vicepresidente e Direttore Generale, acquisì Future Labs nel 1996.

Iyar divenne presidente di Future Labs, che era diventata una filiale di Quarterdeck, e nello stesso anno lui e Zhu proseguirono con il progetto WebEx.

L’azienda è cresciuta nel corso degli anni e nel 2007 è entrata a far parte del gruppo Cisco Systems.

Eric Yuan è stato uno dei primi ingegneri di WebEx e ha svolto un ruolo importante nella crescita e nel successo dell’azienda.

Tuttavia, nel 2011 ha lasciato WebEx per fondare la propria azienda, Zoom Video Communications. Subrah Iyar è stato uno dei primi investitori e consulenti di Zoom e da allora l’azienda di Yuan è cresciuta fino a diventare un importante concorrente di WebEx e di altri fornitori di software per teleconferenze.

Nel 2012, Subrah Iyar ha co-fondato Moxtra Inc. con Stanley Huang, che è stato anche uno dei primi ingegneri di WebEx. Moxtra è un’azienda che sviluppa software di collaborazione mobile e ha ricevuto importanti investimenti da investitori come Cisco e Alibaba.

In sintesi, Cisco Webex è un’azienda che esiste da oltre vent’anni e ha sviluppato una serie di prodotti software molto apprezzati da utenti e aziende.

Il suo successo ha portato anche alla crescita di altre aziende come Zoom e Moxtra, che sono state fondate da ex dipendenti di WebEx e sono diventate protagoniste del settore delle teleconferenze e dei software di collaborazione.

La piattaforma WebEx: cos’è e come funziona

Come ti ho anticipato poco fa, cercherò di spiegarti passo dopo passo le principali caratteristiche della piattaforma WebEx.

webex cos'è

WebEx cos’è?

Innanzitutto, bisogna tenere in considerazione che negli ultimi anni si è registrato un bisogno crescente di collaborare e comunicare in modo efficace ed efficiente anche a distanza.

Webex è stato creato proprio per soddisfare questo tipo di esigenza!

Infatti, le aziende spesso operano su scala globale con uffici, partner commerciali e dipendenti situati in diverse parti del mondo.

Quindi per consentire loro di lavorare in modo efficiente e senza la necessità di spostamenti fisici, è fondamentale avere a disposizione un sistema di comunicazione e collaborazione online effettivo e pratico.

La piattaforma Webex è l’innovativa applicazione professionale, sviluppata da Cisco Systems, che consente agli utenti di partecipare/ condurre riunioni virtuali, webinar, videoconferenze, chiamate vocali e condivisione di schermo, in tempo reale.

Inoltre grazie alle sue funzionalità avanzate come la registrazione delle riunioni, la riproduzione in differita e la condivisione di file, consente agli utenti di massimizzare la produttività e l’efficienza durante le interazioni online.

Tra i prodotti software noti ci sono:

  • Webex Meetings
  • Webex Teams
  • Training Center
  • Event Center
  • Support Center
  • Sales Center
  • MeetMeNow
  • PCNow
  • Webex AIM Pro Business Edition
  • Webex WebOffice
  • WebEx Connect.

Cisco WebEx come funziona?

Webex offre un’ampia gamma di funzioni progettate per facilitare la comunicazione e la collaborazione online.

Le principali funzioni:

  • Chiamata cloud semplificata: rimani in contatto con colleghi e clienti con un sistema telefonico su cloud completo creato per effettuare e ricevere chiamate di lavoro su qualsiasi dispositivo.
  • Condivisione immersiva: permette di condividere il proprio schermo o presentare documenti, presentazioni, applicazioni o browser web con gli altri partecipanti alla riunione.
  • Messaggi immediati: crea un flusso di lavoro più efficiente con i messaggi in team e la condivisione di file per i team interni ed esterni, tutto nello stesso spazio.
  • Coinvolgimento immediato dei partecipanti: incoraggia una partecipazione più attiva in riunioni ed eventi con facili strumenti interattivi per coinvolgere i partecipanti con sondaggi e sessioni di Q&A.
  • Organizza eventi virtuali su larga scala: organizza grandi eventi virtuali invitando fino a 100.000 partecipanti e raggiungendo anche gli angoli più remoti del mondo.
  • Videoconferenze e riunioni online: consente di organizzare riunioni virtuali con video, audio e condivisione di schermo in tempo reale.
    Gli utenti possono partecipare a queste riunioni da qualsiasi luogo tramite computer, tablet o smartphone.
  • Registrazione delle riunioni: consente di registrare le riunioni per revisioni future o per coloro che non hanno potuto partecipare in tempo reale.
    Le registrazioni possono essere archiviate e condivise con gli altri partecipanti.
  • Strumenti di collaborazione su documenti: integra strumenti che permettono la collaborazione in tempo reale su documenti condivisi, come modifiche simultanee e commenti.
  • Calendario integrato: si integra con i calendari personali per agevolare la pianificazione delle riunioni e l’invito ai partecipanti.
  • Sicurezza e controllo degli accessi: fornisce strumenti per gestire i permessi di accesso e la sicurezza delle riunioni, come l’autenticazione, le password e le funzioni di blocco.
  • Integrazioni di applicazioni: integra con altre applicazioni aziendali come Microsoft Teams, Slack, Google Workspace, Salesforce e altro ancora per migliorare la produttività e la collaborazione.

Una piattaforma completa che mira a migliorare la comunicazione e la collaborazione all’interno delle organizzazioni e tra i team distribuiti in tutto il mondo!

piattaforma WebEx

Arrivati a questo punto ti starai probabilmente chiedendo:

Ma perché scegliere proprio questa piattaforma?

Le tre parole chiave sono:

  • Flessibile: adattabile a ogni stile di lavoro, ruolo o dispositivo per consentirti di scegliere quando, dove e come lavorare.
  • Inclusivo: stessa esperienza per tutti, indipendentemente dalla posizione geografica, la lingua o lo stile di comunicazione.
  • Sicuro: sicuro per design, privato per impostazione predefinita, per difenderti da qualsiasi minaccia indipendentemente da dove lavori.

Queste tre caratteristiche renderanno la tua esperienza unica e ti faranno dire soltanto una parola: WebEx!

Ma non finisce qui!

In questi successivi paragrafi ti spiegherò come creare in modo semplice una riunione e come poter condividere lo schermo durante la riunione.

Come creare una riunione su WebEx

Per capire come creare una riunione su Webex, ti basterà seguire questi 8 semplici passaggi:

  1. Accesso a Webex: accedi al tuo account Webex tramite il sito web ufficiale o l’applicazione desktop o mobile di Webex, utilizzando le tue credenziali di accesso.
  2. Creazione di una Nuova Riunione: una volta effettuato l’accesso, trova l’opzione per creare una nuova riunione o pianificare un nuovo evento.
  3. Compilazione delle Informazioni della Riunione: inserisci i dettagli essenziali per la riunione, come titolo, data, ora, durata prevista e opzioni di partecipazione.
  4. Aggiunta dei Partecipanti: puoi invitare i partecipanti inserendo i loro indirizzi email o selezionandoli dalla tua lista di contatti Webex.
    Puoi anche integrare con il tuo calendario per aggiungere partecipanti.
  5. Opzioni Avanzate: personalizza le impostazioni avanzate come la password per la riunione, l’accesso anticipato, il silenziamento all’ingresso e altre preferenze in base alle tue esigenze.
  6. Invio delle Invitazioni: invia le inviti ai partecipanti tramite email, link o altro metodo specifico offerto da Webex. Assicurati di fornire loro le informazioni necessarie per accedere e partecipare alla riunione.
  7. Gestione della Riunione: durante la riunione, utilizza le funzioni di Webex per gestire l’interazione, condividere schermi, avviare discussioni e altro ancora.
  8. Registrazione e Archiviazione (Opzionale): se desideri, puoi registrare la riunione per archiviarla e condividerla successivamente con coloro che non hanno potuto partecipare in tempo reale.

Ricorda che i dettagli e i passaggi specifici possono variare leggermente a seconda della versione dell’applicazione Webex che stai utilizzando.

Un aspetto sicuramente interessante è che durante una riunione online, i partecipanti possono comunicare, condividere informazioni, discutere argomenti e collaborare in tempo reale, anche se si trovano in diverse località geografiche.

Le riunioni online sono spesso facilitate attraverso piattaforme o software appositamente progettati, come Webex, Zoom, Microsoft Teams e altri, che offrono funzionalità quali videoconferenze, chiamate vocali, condivisione di schermo, chat testuale e altre opzioni di collaborazione.

Gli utenti possono partecipare a queste riunioni tramite computer, smartphone, tablet o altri dispositivi collegati a Internet.

Le riunioni online sono ampiamente utilizzate in ambito professionale, educativo e personale per vari scopi, tra cui:

  1. Riunioni aziendali e lavorative: le organizzazioni utilizzano le riunioni online per discutere progetti, strategie, obiettivi aziendali, problemi e altre questioni rilevanti.
  2. Formazione a distanza: le istituzioni educative e le aziende utilizzano le riunioni online per offrire corsi, workshop, sessioni di formazione e altre attività educative a distanza.
  3. Collaborazione su progetti: i team di lavoro collaborano online per sviluppare e gestire progetti, condividendo informazioni, documenti e feedback.
  4. Interviste e colloqui di lavoro: i datori di lavoro conducono interviste e colloqui con i candidati tramite riunioni online, soprattutto quando i partecipanti sono in diverse località.
  5. Conferenze e eventi: gli organizzatori possono organizzare conferenze, seminari e eventi online, coinvolgendo partecipanti da tutto il mondo senza la necessità di spostamenti fisici.

Le riunioni online offrono flessibilità e accessibilità, consentendo a persone con diversi orari e ubicazioni di partecipare e interagire efficacemente.

Sono diventate particolarmente rilevanti in situazioni come pandemie o in casi in cui il lavoro o l’apprendimento a distanza sono necessari.

come creare una riunione su WebEx

La condivisione schermo su Cisco WebEX:

Ti spiegherò, nel modo più semplice possibile, come poter creare una condivisione schermo sia tramite Windows e Mac che tramite IPhone e Android.

Se vuoi condividere lo schermo durante una riunione, tramite Windows o Mac, allora devi seguire questi passaggi:

  1. Durante la riunione seleziona il tasto share
  2. Quando si condivide il contenuto con video o audio, selezionare queste opzioni:
    – elenco a discesa Ottimizzazione (ottimizza automaticamente, ottimizza per testo e immagini, ottimizza per movimento e video)
    – condividi l’audio del computer: consente agli altri di sentire l’audio del computer oltre a quello del microfono.
  3. Scegliere lo schermo o l’applicazione da condividere.
    Per le applicazioni, condividere tutta o una singola finestra dell’applicazione .
    Tieni premuto Maiusc per selezionare più applicazioni. Tutti i partecipanti alla riunione vedranno solo una delle applicazioni condivise alla volta.
    Se non vedi l’app che desideri condividere, scorri per visualizzare tutte le app aperte o trascina la maniglia di ridimensionamento su uno qualsiasi dei quattro angoli o lati per rendere la finestra più grande o più piccola.
  4. Selezionare Mostrami davanti alla presentazione casella di selezione di controllo su mostrare il video davanti al contenuto condiviso .
  5. Visualizza in anteprima ciò che stai condividendo nella parte superiore dello schermo.
    Verificare che si sta condividendo solo ciò che si desidera e che tutti i partecipanti alla riunione possano visualizzarlo.
    Per mostrare la finestra di anteprima quando è scomparsa, passare il mouse sulla barra di controllo nella parte superiore dello schermo e fare clic sulla freccia in basso
  6. Durante la condivisione, è possibile selezionare quanto segue:
    – Per espandere o comprimere la barra di controllo nella parte superiore dello schermo, fare clic sulla freccia.
    Se la barra di controllo della condivisione copre il contenuto condiviso, è possibile trascinare la barra su qualsiasi altro bordo dello schermo.
    Se le anteprime video coprono il contenuto condiviso, è anche possibile trascinare il pannello mobile in un’altra posizione dello schermo.
  7. Utilizzare la finestra mobile per accedere comodamente alle seguenti opzioni:
    Disattiva audio o Attiva audio per disattivare o attivare il proprio audio.
    Interrompi video o Avviare il video per disattivare o attivare il video.
    Registra per registrare e salvare le riunioni per un uso successivo.
    Apri pannello partecipanti per visualizzare un elenco di tutti i partecipanti alla riunione, inclusi nomi, indirizzi e-mail. È possibile utilizzare questo pannello per disattivare o attivare l’audio degli altri partecipanti.
    Altri controlli per le riunioni >Blocca riunione per controllare chi può partecipare alla riunione. Quando si blocca una riunione, gli altri partecipanti non potranno né accedere nuovamente alla riunione.
    Vista di messa a focus per visualizzare solo il video del relatore attivo.
    Vista a griglia per mostrare i video dei partecipanti alla riunione.
    Nascondi vista video per nascondere tutte le anteprime video.
  8. Quando si desidera interrompere la condivisione, fare clic su Interrompi nella parte superiore dello schermo.

Se invece stai utilizzando l’IPhone o l’Android, allora i passaggi da seguire sono:

  1. Durante una riunione, toccare Altre opzioni > condividi schermo.
  2. Scegli l’opzione di ottimizzazione:
    – ottimizza per testo e immagini: visualizza il testo e le immagini nel contenuto condiviso alla massima risoluzione e nitidezza possibili.
    Se si sceglie questa opzione ma si desidera riprodurre la musica di sottofondo, è possibile attivare Condividi l’audio del dispositivo.
    – ottimizza per video: il video viene riprodotto in modo molto più fluido, poiché una parte della risoluzione viene sacrificata a favore di una frequenza dei fotogrammi per ridurre il ritardo e aumentare la fluidità nel video condiviso, nell’animazione o nel contenuto dinamico.
    Se scegli questa opzione, Condividi l’audio del dispositivo viene attivato automaticamente ed I partecipanti possono sentire l’audio dal dispositivo mobile.
  3. Scegli ciò che desideri condividere:
    – l’intero schermo: toccare Condividi , quindi selezionare Webex e toccare Avvia trasmissione per avviare la condivisione.
    Toccare un punto qualsiasi dello schermo per uscire dal menu di trasmissione e iniziare a spostarsi nella condivisione dello schermo.
    – Un’immagine archiviata localmente sul dispositivo mobile: toccare Foto e scegliere l’immagine.
    – Un file PDF archiviato localmente sul dispositivo mobile: toccare File e scegliere il file.
    – La videocamera posteriore: toccare Videocamera e toccare Condividi .Il video si interrompe quando si condivide la videocamera.
  4. Al termine, toccare Interrompi condivisione nella riunione per interrompere la condivisione.
condivisione schermo

Zoom vs Cisco WebEx:

Webex e Zoom sono ottimi servizi di teleconferenza che offrono una gamma di funzionalità utili per le aziende.

Entrambe presentano dei punti di forza e di debolezza.

Ad esempio: Zoom è la migliore soluzione di videoconferenza disponibile per l’hosting delle chiamate se preferisci la facilità d’uso e l’affidabilità.

Mentre per funzionalità di sicurezza più avanzate, come connessioni alle riunioni forzate da password e registrazioni cloud crittografate, Webex è probabilmente la scelta migliore.

Inoltre, Zoom è il miglior servizio per ospitare videoconferenze. Lo strumento supporta fino a 1.000 partecipanti video e 10.000 spettatori ed è conveniente, per non dire facile da usare. Inoltre, non è necessario installare software per iniziare. 

Dall’altra parte WebEx è una scelta più adatta per coloro che necessitano di sicurezza all’avanguardia. Offre riunioni in sale personali bloccate, connessioni alle riunioni forzate da password e registrazioni cloud crittografate. 

Puoi anche controllare chi partecipa a una riunione e quando. 

Vediamo ora, più nel dettaglio, dove entrambe le piattaforme brillano e dove invece sono carenti.

Partiamo da WebEx!

Sicuramente gli aspetti in cui brilla sono molteplici come:

  • Funzionalità uniche: ad esempio, esiste il bridging on-premise del traffico video tramite la soluzione “Video Mesh”: in altre parole, le riunioni traboccano nel cloud come indicato. 
    Una funzione “People Insights” consente inoltre profili dettagliati dei partecipanti in modo da poter vedere che tipo di persone compongono il tuo pubblico.
  • Massima sicurezza: è possibile ottenere riunioni in sale personali bloccate, connessioni alle riunioni forzate da password e persino registrazioni cloud crittografate.
    È inoltre disponibile una funzione lobby Webex che consente all’organizzatore della riunione di controllare chi può partecipare o meno a una riunione.
  • Interfaccia utente semplice: puoi condividere rapidamente il tuo desktop con altri, nonché documenti o altre app. 
    È facile cambiare relatore quando necessario, creare lavagne per appunti virtuali e trasferire il controllo della tastiera e del mouse a qualcun altro in un gruppo. 
  • Condivisione video semplice: rileva automaticamente se un partecipante alla riunione ha una webcam attiva e funzionante, quindi se un partecipante desidera essere ripreso dalla fotocamera deve fare clic sul pulsante della fotocamera e il resto si carica a comando.
  • Prendere appunti in modo semplice: dispone di una comoda funzionalità che consente al responsabile della riunione di designare un addetto alle note dedicato o addirittura consentire a tutti i partecipanti di prendere appunti direttamente all’interno del software.
    Inoltre, le note possono essere condivise con gli altri partecipanti durante la riunione.
  • Riunioni veloci: gli ospitanti invitano i partecipanti tramite e-mail, messaggio istantaneo o tramite una chat dal vivo. 
    L’invito a una riunione include un collegamento che porta i partecipanti direttamente alla riunione, chiedendo loro di connettersi tramite la propria linea telefonica o VoIP. 

Gli aspetti in cui è carente sono invece:

  • Numero di partecipanti piccoli: solo 200 partecipanti possono partecipare a una riunione con il piano più pagato. 
    Zoom supporta fino a 1.000 partecipanti video con il suo componente aggiuntivo “Large Meetings”.
  • Utilizzo elevato della memoria: le riunioni di Webex occupano molta memoria senza prima convertirle in un formato video più piccolo.

Per quanto riguarda Zoom invece, brilla:

  • Caratteristiche uniche: c’è una funzionalità di sfondo virtuale, che puoi personalizzare in diversi modi, e la possibilità di condividere simultanea lo schermo anche per i partecipanti in un gruppo.
    Inoltre, puoi dividere una singola riunione in cosiddette “stanze di pausa”: queste stanze ti consentono di dividere la tua riunione Zoom in un massimo di 50 sessioni separate. 
  • Interfaccia intuitiva: l’interfaccia di Zoom è altamente intuitiva e gli utenti che non hanno familiarità con la tecnologia di videoconferenza tendono a trovarla più facile da usare fin dall’inizio.
  • Registrazione di webinar: se hai bisogno di salvare il tuo webinar per ricontrollarlo più tardi, puoi farlo rapidamente e senza problemi.
    Zoom ti consente di invitare fino a 10.000 partecipanti per un webinar e dispone di funzionalità di disattivazione automatica dell’audio.
  • Compatibilità fluida con i dispositivi: Zoom è compatibile con molti dispositivi, da desktop, smartphone e iPad a quasi tutti i dispositivi di navigazione. 
    Si collega facilmente con sistemi di sala dedicati, consentendo ai lavoratori di diversi reparti e posizioni geografiche di lavorare insieme. 
  • Solido supporto clienti: avrai accesso a un sistema di ticket quando utilizzi il piano Zoom gratuito, ma i piani a pagamento ti offrono alcune opzioni. 
    Riceverai chat dal vivo sul piano Pro e supporto telefonico completo sui piani Business ed Enterprise. 
    Webex offre un supporto decente, comprese funzionalità di chat dal vivo e chiamata in ingresso, ma Zoom tende a risolvere i problemi più rapidamente. 

In genere, questi problemi sono migliorati, sebbene la protezione offerta non sia ancora così avanzata come altre sul mercato.

Zoom, tuttavia, rilascia frequenti aggiornamenti di sicurezza. 

Zoom è migliore di Webex?

Se l’pzione Zoom ti ha in qualche modo incuriosito, ti consiglio di leggere questi articoli:

Ti offriranno una panoramica fondamentale per la tua scelta.

Ma aggiungiamo subito qualche info utile.

Già nell’articolo pubblicato il 30 novembre del 2022 da Gary Chesnutis, Zoom viene considerata la piattafortma leader mondiale nel Magic Quadrant™ di Gartner® per UCaaS nel 2022, in tutto il mondo, per la terza volta di fila.

Nel report UCaaS ha valutato 12 aziende, tra cui Zoom, che è stata riconosciuta Leader nello spazio di comunicazioni unificate per la propria offerta UCaaS.

Le offerte in questo spazio includono soluzioni a livello aziendale come Zoom Team ChatZoom PhoneZoom Meetings, e Zoom Whiteboard

Lo stesso Greg Tomb, Presidente di Zoom ha affermato: “Siamo onorati di essere inclusi nel Magic Quadrant di Gartner per l’UcaaS e riteniamo che consolidi la nostra influenza continua su questo spazio”.

E continua affermando: “Grazie alle recenti aggiunte alla nostra piattaforma come Zoom IQ for Sales e al nostro nuovo tipo di licenza tutto in uno, Zoom One, stiamo continuando a dare priorità alla facilità d’uso e ad abbinarla con l’innovazione per costruire un piattaforma che soddisfi le richieste di collaborazione e, al contempo, permetta ai clienti di essere felici”.

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