Cos’è il debriefing e come realizzarlo per i tuoi meeting online

Arianna Papale

Hai appena terminato il tuo webinar, ma non è ancora finita: c’è una fase fondamentale che non devi mai tralasciare, ovvero il debriefing.

Non sai cosa sia il debriefing e ti chiedi come realizzarlo in modo perfetto sulle piattaforme online per raggiungere facilmente tutti i tuoi obiettivi?

In questo articolo scoprirai il suo significato, le differenze tra briefing e debriefing, come realizzarlo e quando farlo.

Ma anche le fasi più importanti che devi tenere in considerazione e le domande giuste da porre. Continua a leggere!

Cosa trovi in questo articolo:

Debriefing significato

Prima di immergerti nei dettagli su come realizzarlo nelle tue riunioni online, è importante capire appieno il significato di questo strumento.

Quando si parla di debriefing, ci si riferisce all’ultima fase di un processo lavorativo, che consiste in una discussione strutturata in un incontro, realizzata dopo un’attività che è stata completata.

Il Cambridge Dictionary definisce il significato di debriefing come:

un incontro che ha luogo per ottenere informazioni su un particolare lavoro che è stato completato, ad esempio su cosa è stato fatto con successo e cosa no.

Il debriefing fornisce l’opportunità per i partecipanti di riflettere sulle loro esperienze, condividere feedback, analizzare i risultati e identificare le lezioni apprese.

È quindi fondamentale, in quanto permette anche di migliorare le prestazioni e le decisioni future, facilitando il miglioramento continuo tramite l’analisi di esperienze passate.

Ma non solo in ambito aziendale: può venire utilizzato anche nella psicologia, nella formazione e nell’ambiente militare.

Ad esempio, viene utilizzato dai ricercatori dopo un esperimento per assicurarsi che non abbia turbato in alcun modo o avuto effetti negativi sui suoi partecipanti.

Se vuoi approfondire il ruolo del debriefing nella formazione, leggi questo articolo sul perchè usare il debriefing nei tuoi corsi di formazione online.

Il debriefing viene normalmente svolto in presenza, ma può anche essere eseguito per via telematica.

Da questo incontro si ottiene il debrief, ovvero il documento in cui sono contenuti i punti salienti del discorso, utilizzabile per le attività e gli incontri futuri.

Esistono due tipi di debrief, quello al cliente e quello all’interno dell’azienda.

Nel primo caso si tratta di un documento in cui vengono riportati, in seguito all’incontro con il cliente, le esigenze e i servizi richiesti, opportunamente rielaborati in modo professionale.

Nel secondo caso invece il debrief viene redatto dopo un servizio realizzato e avviene all’interno dell’azienda. Viene riportato come è andata, cosa è andato bene e cosa bisogna correggere.

Cos’è il briefing

Se hai sentito parlare di debriefing, allora avrai sentito parlare anche di briefing. Ma qual è la differenza tra questi due?

Il briefing è un incontro o una sessione strutturata in cui vengono fornite istruzioni ed informazioni ad un team prima di intraprendere un progetto, un evento o un’attività.

L’obiettivo di questa riunione è quello di dare ai partecipanti una visione chiara dei loro ruoli, delle loro responsabilità e degli obiettivi da raggiungere affinché l’attività abbia successo.

Per organizzarlo in modo ottimale ed efficace, devi creare una scaletta definita delle informazioni da dare al tuo team.

È inoltre necessaria la partecipazione attiva da parte di quest’ultimo, che deve essere incoraggiato a comunicare apertamente, in modo da chiarire dubbi e svolgere il lavoro in modo eccellente.

Questo strumento rappresenta la prima fase di un progetto tra cliente e l’azienda. Le fasi successive vedono il brainstorming, che avviene all’interno dell’azienda, la proposta data al cliente e, infine, il debriefing stesso.

Se stai pianificando di realizzare un progetto nella tua azienda, dovresti considerare di realizzare un webinar in cui presentare in modo completo i dettagli e gli elementi fondamentali del tuo programma.

Un webinar di briefing è un progetto online interattivo durante il quale dovrai offrire informazioni dettagliate e una panoramica completa del tuo futuro piano o della tua futura iniziativa.

Alcuni di questi elementi fondamentali da presentare comprendono gli obiettivi, i contenuti, il calendario e le aspettative da parte dei tuoi partecipanti.

Gli obiettivi che dovrai raggiungere nel tuo webinar prevedono:

Fare una comunicazione più chiara di dettagli e obiettivi, includendo la presentazione delle informazioni, l’illustrazione dei processi o la condivisione di una roadmap
Stabilire le aspettative, il pubblico target, le scadenze e le risorse disponibili.
Migliorare le tempistiche, pianificando il tempo necessario che precede il progetto in modo tale da essere pronti all’azione

Il briefing ha dei vantaggi: una trasmissione delle informazioni e dei compiti chiara e limpida e una comunicazione aperta tra dirigenti e colleghi. Ma anche una maggiore consapevolezza dei processi aziendali e quindi un lavoro svolto di migliore qualità.

Permette anche di essere maggiormente preparati, riducendo la probabilità di errori e fraintendimenti a causa di informazioni trasmesse non chiare o incomplete.

Briefing e debriefing: le differenze sostanziali

Come avrai capito, il briefing avviene prima dell’inizio di qualsiasi progetto o attività, in quanto il suo scopo principale è quello di fornire le informazioni e le direzioni necessarie per iniziare l’attività.

È quindi un’attività orientata al futuro, che si concentra su ciò che deve essere fatto. Al contrario, il debriefing è una discussione basata sull’esperienza passata.

Altre differenze prevedono:

Contenuto: il primo prevede la discussione di obiettivi, responsabilità, compiti e risorse; il secondo si basa invece sulla revisione dei risultati, sulla discussione delle esperienze e delle sfide affrontate.
Obiettivi: il primo riduce l’incertezza basandosi su chiarezza di piani e di obiettivi, mentre il secondo favorisce il miglioramento continuo delle prestazioni e delle decisioni future.
Risultati: nel primo caso si preparano i partecipanti affinché si possa avviare l’attività preposta in modo efficace, nel secondo caso si identificano le lezioni apprese e si studiano le aree di miglioramento.

Il debriefing è inoltre lo strumento usato per verificare che le condizioni e le istruzioni date durante il briefing siano state rispettate durante la realizzazione del progetto.

Una volta che avrai terminato il tuo webinar, dovresti quindi realizzare un incontro online per il debriefing, al fine di analizzare i risultati ottenuti dal tuo programma.

Ma il debriefing è solo l’ultima fase. Prima devi rendere il tuo webinar irresistibile. Come fare?

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Per tutto il servizio noi saremo a tua disposizione: ti offriremo feedback prima, durante e dopo la realizzazione del tuo evento online.

L’ultima fase del programma? Ovviamente un incontro di debriefing con noi per verificare come sia stata la tua esperienza.

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Come fare un debriefing in un webmeeting

Il debriefing è la discussione strutturata che si tiene dopo il completamento di un’attività. Il suo obiettivo principale è quello di ottenere informazioni, comprendere le sfide e correggere gli errori per migliorare le prestazioni future.

Solitamente, esso si svolge in una stanza in cui vengono eliminate le distrazioni come cellulari e computer. Qui le sedie vengono poste in un cerchio, così che ogni tipo di gerarchia interna al team possa essere eliminata.

È necessario che i partecipanti siano comodi e a proprio agio. L’atmosfera rilassata è essenziale, in quanto un debrief troppo breve è infruttuoso e inutile, quindi richiede il giusto tempo.

Un incontro ben condotto è un passo fondamentale per qualsiasi azienda o gruppo di lavoro. Ciò che lo rende così cruciale è la sua capacità di fornire una panoramica completa dell’attività svolta.

In ogni progetto, riunione o attività, ci sono sempre elementi che possono essere migliorati.

Ecco perché il debriefing è così importante: ti aiuta a identificare le aree in cui puoi crescere e a sfruttare appieno il tuo potenziale.

Ma non solo offline: è possibile, infatti, svolgerlo anche online attraverso un meeting online. In questo caso devi assicurarti di avere alcuni elementi fondamentali.

L’ambiente digitale offre molte opportunità per il debriefing online, ma è importante farlo nel modo giusto.

Prima di tutto, assicurati di usare una piattaforma online ottimizzata e sicura in cui svolgere il tuo debriefing in tutta tranquillità.

Se hai bisogno di capire quale sia la piattaforma giusta per te, leggi questi articoli:

Ricorda di designare una persona che faciliti il processo: questa figura, chiamata facilitatore o mediatore, deve essere esterna rispetto al progetto che tu e il tuo team avete appena svolto.

Il mediatore è essenziale per mantenere toni calmi e per non perdersi durante la discussione. Tramite questa figura potrai ottenere risultati e feedback concreti.

Le domande devono essere coerenti con gli obiettivi prefissati e che spingano gli altri a partecipare attivamente: ottenere il loro feedback è qualcosa di molto prezioso e utile per te, aiutandoti a migliorare costantemente.

Fare le domande sbagliate, infatti, potrebbe rendere l’incontro inutile e non far emergere i punti di forza e le criticità del tuo progetto, quindi dovresti preparare delle domande mirate.

Considera anche l’utilizzo di una lavagna online durante il tuo debriefing: è una piattaforma digitale che consente di disegnare e condividere contenuti come se fosse una lavagna fisica.

Il mediatore può scrivervi i concetti principali che sono emersi durante la discussione, in modo tale che la compilazione successiva del debrief sia facilitata.

Se sei curioso di come funzioni una lavagna online, allora leggi il nostro articolo sulla lavagna zoom.

Quando fare un debriefing usando le riunioni online

L’incontro risulta più utile specialmente dopo alcuni casi, come la conclusione di un turno di lavoro o di una riunione, dopo un’azione di gruppo o nella fase post progetto.

Può anche essere usato anche come uno strumento di follow-up.

Ma quando è più utile condurre un debriefing?

La tempistica è fondamentale per il successo del tuo debriefing: dovrebbe essere eseguito poco dopo che hai terminato il tuo webinar, quando dettagli ed emozioni sono ancora freschi nella mente dei partecipanti.

Per questo dovresti organizzare la tua riunione online a breve distanza dall’ultimo incontro.

Affinchè la discussione abbia successo, ti devi assicurare che siano presenti alcuni elementi, come uno spazio sicuro in cui tutti siano liberi di esprimersi.

Dovresti inoltre segnarti i punti fondamentali di cui vorresti discutere, preparandoti in anticipo delle domande calibrate e mirate.

Non deve essere un evento isolato ma può essere condotto periodicamente per promuovere l’apprendimento e la performance del team.

La periodicità dell’incontro può variare a seconda delle esigenze, ma è importante integrarlo all’interno della tua cultura aziendale.

Quali sono le fasi del debrief in un meeting online

Il debriefing deve prevedere una scaletta costituita da delle domande precise, in modo tale da non far alzare troppo i toni ai partecipanti o perdere i concetti più importanti.

La realizzazione della struttura di un debrief è quindi necessaria per ottenere i risultati e i feedback necessari, rendendo l’incontro fruttuoso e sfruttandolo al massimo.

Devi quindi sapere che esistono delle fasi fondamentali da fare durante il debriefing. Queste comprendono:

Impressioni ed emozioni provate: parla delle impressioni e delle emozioni provate durante il tuo webinar o la tua attività, in un contesto privo di pregiudizio creato ad hoc nel tuo meeting. Questa domanda permette ai partecipanti di concentrarsi più facilmente sugli elementi essenziali e di essere più obiettivi nelle fasi successive.
Analisi cronologica dell’esperienza: ripercorri l’esperienza e ciò che è accaduto durante la realizzazione del tuo webinar in ordine cronologico, utilizzando delle domande mirate per rendere più chiare le fasi cruciali, i punti di forza e le criticità.
Identifica gli insegnamenti chiave: discuti delle lezioni e degli elementi chiave imparati durante l’attività così da poterli riapplicare in uno scenario futuro.
Scenari alternativi: prova ad immaginare degli scenari alternativi rispetto alle esperienze vissute. Questo permette ai partecipanti sia di applicare ipoteticamente le conoscenze pregresse che quelle acquisite durante il progetto. In questo modo si possono sistemare gli errori commessi e migliorare la performance dei progetti successivi.
Pianificazione futura: l’ultima fase prevede di parlare dei progetti futuri. I partecipanti del meeting sono invitati a suggerire delle strategie per realizzare i compiti futuri. In questo modo le loro intenzioni vengono visualizzate e concretizzate.

Il debriefing risulta molto più utile quando si sono verificati più eventi in un breve periodo di tempo.

Un altro approccio efficace per realizzare un debriefing nei tuoi meeting online, può essere ispirato al cosiddetto modello 3D.

È un modello utilizzato in contesto psicologico per affrontare traumi o situazioni stressanti, ma può essere rivisto e preso come ispirazione anche per l’ambito aziendale.

Potresti declinare le tre fasi in questo modo:

Defusing (disinnesca): è la prima fase del meeting. Solitamente si verifica dopo un evento stressante o una situazione difficile. È importante creare un ambiente in cui i partecipanti si sentano a proprio agio, condividendo esperienze e preoccupazioni. Devi incoraggiare l’ascolto attivo, in modo tale da permettere ai partecipanti di affrontare per prima la parte emotiva, per poi potersi concentrare sulla parte logica.
Discovering (scopri): in questa fase, il meeting online può evolvere verso una discussione più approfondita delle reazioni dei partecipanti all’evento online. Come organizzatore, dovresti porre delle domande che incoraggino la condivisione di percezioni ed idee su come affrontare la situazione.
Deepening (approfondisci): il focus si sposta sulle azioni future, sulle lezioni apprese e sulle strategie e soluzioni per migliorare i tuoi webinar futuri.

Ricorda che esistono molti altri modelli in cui viene declinato il debriefing a cui puoi liberamente ispirarti per creare la tua scaletta essenziale.

Le domande da fare durante il tuo debriefing

Non sai che tipo di domande fare durante il debriefing e vorresti avere delle idee per creare una scaletta efficace del tuo meeting online?

Qui riportiamo alcune domande che dovresti sicuramente considerare affinché l’incontro risulti efficace e fruttuoso per il futuro.

com’è stato il processo di realizzazione e quali sono state le aspettative e le sfide da affrontare?
qual è stato il successo generale del progetto?
cosa ha funzionato e cosa no?
cosa mantenere nei progetti futuri e cosa scartare?
quali sono stati i feedback da parte dei partecipanti?
qual è stata la performance del team durante il progetto?
com’è stato il comportamento tra i colleghi? quali sono stati i contrasti e le collaborazioni migliori?
ci sono state delle situazioni in cui ci si poteva comportare in modo diverso?

Potresti anche fare delle domande più specifiche relative al progetto che hai realizzato.

Non è detto che tu debba usarlo solo dopo aver svolto un progetto o un evento: il debriefing risulta utile anche dopo un’attività di team building.

Il debriefing per il team building

Il team building consiste in delle attività organizzate al fine di migliorare le relazioni tra i membri di un team. Queste attività vanno da parchi avventure a giochi a quiz, da degustazioni ad escape room e così via.

L’obiettivo è quello di rafforzare lo spirito di gruppo inserendo i membri del team in una attività distante da quella quotidiana in ufficio, migliorando i rapporti tra le persone.

Se sei interessato a migliorare i rapporti tra i tuoi dipendenti, puoi ispirarti a questo articolo per trovare le migliori attività di team building da proporre al tuo team.

È poi essenziale un debriefing successivo, in cui si analizzano i punti critici della giornata e cosa non ha funzionato.

Esso consisterà in un momento di confronto in cui tutti i partecipanti saranno liberi di esprimersi senza vincoli, guidati da un mediatore che renda possibile un confronto costruttivo e utile a tutti.

L’incontro permette anche di trovare delle soluzioni relative alle problematiche e ai conflitti del gruppo, eliminando le gerarchie e mettendo tutti i membri alla pari.

Come accennato, la figura del mediatore è fondamentale: deve essere qualcuno di esterno al team e che non abbia partecipato all’attività di cui si discute.

Il suo compito è quello di stimolare il confronto e il coinvolgimento dei membri, porgere domande mirate e mantenere la discussione ad un livello ottimale.

Come hai potuto vedere, il debriefing è una pratica essenziale per il successo, sia nelle attività aziendali che nelle riunioni online.

Rappresenta un momento cruciale per esaminare il passato, apprendere dalle esperienze e pianificare il futuro in modo più efficace.

Le fasi chiave del debriefing, come l’analisi delle emozioni, l’identificazione degli insegnamenti chiave e la pianificazione futura, sono strumenti potenti per migliorare le prestazioni e la collaborazione all’interno del team.

Il debriefing non è solo un’attività isolata, ma può diventare parte integrante della cultura aziendale: solo se lo eseguirai dopo ogni tuo webinar potrai raggiungere il successo a lungo termine.

Ora sai tutto ciò di cui hai bisogno. Cosa aspetti a realizzare il debriefing perfetto e a usare strumenti avanzati nelle tue riunioni?

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