Breakout room: cosa sono e su quali piattaforme puoi crearle per i tuoi webinar

breakout room

Le breakout room sono una delle best practice più consigliate dagli esperti del settore per rendere gli eventi virtuali più interattivi. Quale modo migliore per mantenere sempre alta l’attenzione del pubblico se non facendolo interagire con altri partecipanti? Non stupisce, quindi, che sempre più piattaforme implementino questa funzione all’interno dei loro servizi. Quali software permettono le breakout room e come crearle lo scoprirai nei prossimi paragrafi.

Cosa sono le breakout room

Le breakout room sono sale virtuali più piccole, rispetto a quella principale, dove piccoli gruppi di partecipanti possono dialogare, collaborare e condividere idee su obiettivi definiti. Questa funzione suddivide quindi il pubblico in sottogruppi e crea delle aule virtuali in cui gli utenti possono svolgere attività, alla fine delle quali l’organizzatore può riportare i partecipanti nella sala principale dell’evento.

Come abbiamo già anticipato, le breakout room sono considerate uno degli strumenti più efficaci per rendere i webinar interattivi. Infatti, implementare sessioni di breakout evita che il pubblico si distragga con altre attività.

Ma come creare una breakout room durante un evento online? Per tua fortuna, oggi sono sempre di più i software che offrono questa funzione e nei prossimi paragrafi ti spiegherò come creare sessioni di breakout con le principali piattaforme webinar presenti sul mercato: Zoom, Skype for Business e Webex.

Breakout room zoom

Zoom è il primo software di cui parleremo oggi, se non il più popolare. La sua funzione di breakout room è molto apprezzata da tutti coloro che ospitano eventi con un alto numero di partecipanti e desiderano offrire al pubblico l’opportunità di dialogare e confrontarsi su specifici temi. Ma non solo, suddividere i partecipanti in piccoli sottogruppi è particolarmente utile anche per far svolgere attività, ludiche o di lavoro, in modo proficuo e senza distrazioni.

L’app zoom permette di creare fino a 50 sessioni di breakout contemporaneamente, in cui ogni partecipante ha il controllo sul proprio video, audio e opzioni di condivisione dello schermo. Inoltre, è possibile registrare ogni sala riunioni in locale.

Per attivare la funzione breakout room di zoom è necessario avere il client desktop e un account zoom (come scaricare e creare un account zoom lo trovi qui). Dopodiché, devi accedere al tuo account e selezionare le Impostazioni. Individua quindi la voce In Meeting (Advanced) e attiva il toggle chiamato Breakout room. Sempre in questa sezione puoi attivare anche la voce Allow host to assign participants to breakout rooms when scheduling e permettere così agli organizzatori di assegnare alle varie sessioni dei partecipanti specifici. Infine, ricordati di cliccare su Save per far si che la funzione sia attiva nei prossimi meeting.

Come fare un breakout room su zoom

Ora che hai abilitato la funzione, per creare le breakout room durante il tuo evento, segui questi passaggi. Prima una premessa: per poterlo fare è necessario essere l’host del meeting e usare il client desktop (non è possibile farlo da smartphone o tablet).

Se hai seguito correttamente i passaggi precedenti, nella barra degli strumenti nella parte inferiore dell’interfaccia sarà possibile visualizzare il pulsante Breakout rooms. Cliccandoci sopra, appare una finestra popup contenente tutte le opzioni per impostare le sessioni di breakout.

Puoi scegliere il numero complessivo di piccole aule da creare, quanti partecipanti inserire in ciascuna sala e la modalità con cui saranno suddivisi gli ospiti. Quest’ultima opzione presenta tre voci: Assign Automatically, la piattaforma assegna i partecipanti in maniera casuale alle aule create, Assign Manually per assegnare manualmente gli invitati ad ogni singola room, Let Participants Choose Rooms per lasciar scegliere agli ospiti la stanza a cui partecipare.

Una volta effettuata la scelta, clicca su Create e, se hai deciso per l’assegnazione manuale dei partecipanti, procedi cliccando su Assign. Puoi, inoltre, definire ulteriori opzioni di personalizzazione delle breakout room, come ad esempio la funzione Conto alla rovescia.

Infine, per utilizzare le breakout room durante il tuo meeting zoom, clicca sul pulsante Open all rooms dal menu presente in fondo all’interfaccia. A questo punto, se vorrai comunicare con i partecipanti suddivisi nei vari gruppi, potrai farlo attraverso il comando Broadcast message to all. Per terminare le sessioni di breakout e riportare tutti nella sala principale, è sufficiente cliccare su Close all rooms.

Skype for business breakout rooms

Se stai usando Skype for business devi sapere che non è possibile creare breakout room così come le abbiamo definite all’inizio. In questo caso, la funzione più simile a una breakout room, è quella delle Chat room persistenti, ovvero stanze di discussione a tema. Si tratta di spazi realizzati ad hoc in cui i partecipanti possono confrontarsi e parlare di vari argomenti attraverso l’uso esclusivo della chat.

Per attivare le chat room è necessario selezionare nella finestra principale di Skype for business la scheda Chat room, scegliere Aggiungi chat room e cliccare su Crea chat room. Nella pagina Chat room personali, clicca Crea una nuova chat room. A questo punto, si aprirà una scheda in cui potrai personalizzare le impostazione della tua stanza di discussione: scegli un nome, scrivi una descrizione e definisci le impostazioni di privacy.

Ogni chat room può infatti essere Aperta, ovvero chiunque può trovare la chat tramite la ricerca, leggere e scrivere al suo interno; Chiusa, quando solo i membri possono leggere e scrivere i messaggi; Segreta, ovvero non visibile ai non membri. Infine puoi, aggiungere applicazioni web, scegliere la categoria della chat room, individuare i responsabili e aggiungere o rimuovere membri.

Una volta selezionate tutte le impostazioni desiderate e scelto se notificare l’invito alla chat room ai partecipanti, clicca su Crea ed il gioco è fatto!

Webex breakout rooms

Con Webex Meetings, gli organizzatori possono facilmente creare breakout room in ogni momento della riunione e avviarle quando desiderato. Ecco come fare:

  1. Dal menu Sessione interattiva, cliccare su Abilita sessione interattiva. Quando questa funzione è attiva, è possibile visualizzare il pulsante Sessioni interattive nei controlli della riunioni. Puoi anche abilitare la funzione quando pianifichi una riunione.
  2. Nella riunione, seleziona Sessioni interattive.
  3. Scegli il numero di breakout room che desideri creare e la modalità di assegnazione dei partecipanti. Puoi decidere tra assegnazione casuale, manuale o consentire ad ogni partecipante di scegliere la sessione desiderata.
  4. Clicca su Create Assignments per creare le aule di breakout.
  5. Quando sei pronto ad avviare le sessioni remote, fai click su Avvia sessioni breakout.
  6. Ed ecco fatto! Semplice vero?

Quale piattaforma scegliere?

Se sei ancora alla ricerca della piattaforma per eventi perfetta per il tuo business, considerare la presenza dell’opzioni breakout room è un buon criterio di scelta. Soprattutto, se hai intenzione di condurre webinar con un ampio pubblico e promuovere l’interazione tra i partecipanti con attività e discussioni a tema.

Capisco, però, che prendere la giusta decisione in merito a quale software usare può essere difficile. Per questo noi di WebinarPro ti aiutiamo a compiere la scelta migliore per te, confrontando diverse soluzioni e garantendoti solo il servizio migliore per raggiungere il successo.

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