Come fare una riunione online? La guida in 5 step

Simone Albanese

Le riunioni online sono diventate uno strumento essenziale per aziende e freelance. Grazie alla digitalizzazione, oggi è possibile connettersi con colleghi e clienti senza la necessità di spostarsi fisicamente, risparmiando tempo e risorse.

Ma come organizzare una videoconferenza efficace? Quali strumenti sono necessari per partecipare a un virtual meeting senza problemi tecnici?

In questa guida ti mostreremo i 5 step fondamentali per gestire al meglio le riunioni virtuali, assicurando produttività e coinvolgimento.

Cosa trovi in questo articolo:

Come organizzare una videoconferenza?

Organizzare una videoconferenza richiede una pianificazione attenta per evitare sprechi di tempo e garantire un incontro efficace.

Ecco i 5 step fondamentali!

1. Definisci lo scopo della riunione online

Prima di pianificare una riunione online, è fondamentale chiedersi: qual è l’obiettivo?

Ogni riunione virtuale dovrebbe avere uno scopo chiaro e ben definito, altrimenti rischia di diventare dispersiva, facendo perdere tempo prezioso ai partecipanti e riducendo l’efficacia della comunicazione.

Per evitare questo, dedica del tempo alla pianificazione e chiarisci alcuni aspetti chiave:

Il motivo dell’incontro: chiediti perché stai organizzando questa riunione. È un aggiornamento di stato, una sessione di brainstorming, una presentazione importante o una riunione decisionale? Capire la finalità aiuta a strutturare meglio i contenuti;
I risultati attesi: quali decisioni devono essere prese? Quali problemi devono essere risolti? Quali informazioni devono essere condivise? Definire le aspettative ti permetterà di focalizzare la discussione sugli aspetti più importanti;
Chi deve partecipare: coinvolgi solo le persone essenziali per il raggiungimento degli obiettivi prefissati. Troppi partecipanti possono rendere la riunione meno efficace, mentre la mancanza di figure chiave può portare a decisioni incomplete o poco incisive.

Prendendoti il tempo per rispondere a queste domande, potrai impostare una riunione ben organizzata, produttiva e orientata ai risultati.

2. Scegliere la piattaforma online giusta

Esistono numerose piattaforme per le riunioni virtuali, ognuna con caratteristiche specifiche pensate per soddisfare diverse esigenze, dal lavoro in team alle conferenze aziendali su larga scala.

La scelta della piattaforma giusta dipende da fattori come il numero di partecipanti, la durata della riunione e le funzionalità necessarie.

Ecco alcune delle soluzioni più diffuse:

Zoom: una delle piattaforme più popolari per le riunioni online, offre una buona qualità video e strumenti utili come la condivisione dello schermo e le breakout rooms. Tuttavia, la versione gratuita ha un limite di 40 minuti per le riunioni di gruppo, quindi per meeting più lunghi potrebbe essere necessario un upgrade a pagamento;
Google Meet: perfettamente integrato con Google Workspace, è ideale per chi utilizza Gmail e Google Calendar. Permette di avviare rapidamente una videoconferenza senza necessità di installare software aggiuntivi, rendendolo una scelta pratica per utenti già abituati all’ecosistema Google;
Microsoft Teams: pensato per aziende che necessitano di strumenti di collaborazione avanzati, offre chat, archiviazione di file e integrazione con Microsoft 365, rendendolo una soluzione completa per il lavoro in team;
Webex: sviluppato da Cisco, è una piattaforma progettata per videoconferenze aziendali che richiedono elevati standard di sicurezza e stabilità, particolarmente apprezzata nel settore corporate e nelle grandi organizzazioni.

Ogni piattaforma ha i suoi punti di forza e, a seconda delle necessità del tuo team o della tua azienda, potrebbe essere utile testare più soluzioni per trovare quella più adatta al tuo workflow.

3. Prepara un’agenda dettagliata

Un’agenda ben strutturata è fondamentale per garantire che la riunione online sia produttiva e ben organizzata. Senza un piano chiaro, i partecipanti potrebbero perdere il focus, allungare inutilmente i tempi o non affrontare i punti essenziali.

Per creare un’agenda efficace, assicurati di includere i seguenti elementi:

Argomenti da trattare: elenca con precisione i temi della riunione, stabilendo un ordine logico per affrontarli in modo efficace. Se necessario, suddividi gli argomenti in sotto-punti per rendere più chiaro il flusso del virtual meeting;
Relatori principali: specifica chi prenderà la parola per ogni punto dell’ordine del giorno. Questo aiuterà i partecipanti a prepararsi in anticipo e garantirà che ogni intervento sia ben strutturato e pertinente;
Tempo stimato per ogni punto: assegna una durata indicativa a ciascun argomento per evitare che la riunione si prolunghi oltre il necessario. Controllare i tempi è essenziale per mantenere l’attenzione alta e rispettare gli impegni di tutti;
Spazio per domande e discussioni: prevedi momenti dedicati agli interventi dei partecipanti, così da favorire il confronto e il coinvolgimento. Può essere utile raccogliere domande in anticipo o lasciare qualche minuto alla fine per eventuali chiarimenti.

Un’agenda ben definita non solo facilita la gestione della riunione, ma aiuta anche i partecipanti a prepararsi meglio, ottimizzando il tempo e rendendo il virtual meeting più efficace e produttivo.

4. Invia gli inviti e condividi i materiali

Dopo aver scelto il software più adatto, è fondamentale comunicare in modo chiaro e tempestivo i dettagli della riunione online ai partecipanti.

Quando invii gli inviti, assicurati di includere:

Data e ora della riunione: specifica il fuso orario, soprattutto se i partecipanti si trovano in diverse aree geografiche. Questo aiuterà a evitare confusioni sugli orari e garantirà la massima puntualità;
Link di accesso alla riunione virtuale: fornisci il link diretto alla videoconferenza e, se necessario, includi anche le istruzioni per accedere alla piattaforma scelta, soprattutto se tra i partecipanti ci sono persone meno esperte;
Eventuale password o codice di accesso: alcune piattaforme richiedono credenziali per garantire maggiore sicurezza, quindi verifica in anticipo se è necessario comunicarle ai partecipanti;
Agenda dell’incontro: allegare l’ordine del giorno aiuterà i partecipanti a prepararsi e a sapere cosa aspettarsi dal meeting.

Inoltre, se durante la riunione verranno discussi documenti, report o materiali di riferimento, è consigliabile condividerli in anticipo per fare in modo che i partecipanti possano arrivare più preparati alla discussione, rendendo la riunione più fluida ed efficace.

5. Verifica la connessione e gli strumenti

Prima di avviare la videoconferenza, è essenziale effettuare alcuni controlli tecnici per evitare problemi che potrebbero compromettere l’efficacia della riunione online.

Ecco i principali aspetti da verificare:

Connessione internet stabile: una connessione lenta o instabile può causare ritardi, audio disturbato e interruzioni del video. Se possibile, utilizza una connessione cablata o avvicinati al router per migliorare la qualità;
Microfono e webcam attivi e funzionanti: testa il microfono e la videocamera prima dell’inizio della riunione per assicurarti che il tuo audio sia chiaro e il video ben visibile;
Software aggiornato: utilizza sempre l’ultima versione della piattaforma scelta per la riunione virtuale. Gli aggiornamenti migliorano la stabilità, aggiungono nuove funzionalità e correggono eventuali bug. Se non usi frequentemente il software, aprilo qualche minuto prima della riunione per evitare aggiornamenti imprevisti all’ultimo momento;
Ambiente silenzioso e ben illuminato: scegli un luogo tranquillo dove non ci siano rumori di fondo che possano disturbare. Se non puoi garantire il silenzio totale, utilizza cuffie con cancellazione del rumore o attiva la funzione di soppressione del rumore sulla piattaforma di videoconferenza. Per la parte visiva, assicurati di avere una luce frontale sufficiente per essere ben visibile;
Sfondo ordinato e professionale: se possibile, scegli uno sfondo neutro o utilizza le opzioni di sfondo virtuale offerte da alcune piattaforme;
Disattivazione delle notifiche: chiudi programmi di messaggistica, email e qualsiasi applicazione che possa inviare notifiche durante la videoconferenza. Interruzioni di questo tipo possono distrarre sia te che gli altri partecipanti.

Seguendo questi step la riunione online sarà un successo!

Come partecipare a una riunione online?

Per partecipare ad una riunione online basta seguire le indicazioni contenute nella mail d’invito che hai ricevuto per quella specifica riunione.

In generale:

Clicca sul link d’accesso alla riunione che hai ricevuto dall’organizzatore;
La maggior parte delle piattaforme chiede se vuoi aprire l’applicazione della piattaforma o se vuoi accedere alla riunione dal browser. Non c’è una sostanziale differenza tra le due opzioni. Se hai l’applicazione è preferibile utilizzare quella, ma se non l’hai installata puoi tranquillamente accedere alla riunione dal browser;
Se è la prima volta che utilizzi quella piattaforma ti chiederà l’accesso al microfono e alla videocamera, ovviamente, presta il consenso, altrimenti non potrai partecipare alla riunione;
Molte piattaforme prevedono una sala d’attesa prima di entrare nella riunione, in cui puoi controllare il funzionamento del microfono e del video, approfittane per verificare che ti si veda bene e che lo sfondo sia appropriato. Quando è tutto pronto clicca su “partecipa” o “join“.

Il gioco è fatto! Presta attenzione ai secondi in qui stai entrando nella riunione! Alcune piattaforme accendono sia il microfono che la webcam in automatico nel momento in cui entri nella riunione.

Da partecipante ad una riunione online per evitare problemi tecnici e rendere l’incontro produttivo, devi avere qualche accortezza:

Accedi in anticipo: collegati almeno cinque minuti prima per testare audio e video;
Mantieni il microfono disattivato quando non parli, per ridurre i rumori di fondo spegni il microfono;
Usa la chat per domande o commenti in modo da non interrompere chi sta parlando;
Attiva la webcam se richiesto, per un’interazione più naturale;
Segui l’agenda e prendi appunti sui punti principali.

Seguendo queste semplici accortezze, contribuirai a rendere la riunione online più fluida, evitando interruzioni e migliorando la comunicazione tra i partecipanti.

Cosa serve per collegarsi a una videoconferenza?

Per partecipare a una riunione online senza intoppi, assicurati di ave

Un dispositivo compatibile: PC, tablet o smartphone. Solitamente nella mail di invito viene indicato quali sono i dispositivi che si possono utilizzare per partecipare alla riunione online;
Una connessione internet stabile: evita il Wi-Fi instabile e, se possibile, usa una connessione cablata;
Un microfono e una webcam funzionanti: meglio se con cuffie per migliorare la qualità audio;
Un ambiente adeguato: scegli un luogo tranquillo con buona illuminazione;
Un account sulla piattaforma scelta: molte piattaforme richiedono la registrazione per accedere. Verifica anticipatamente se è necessario crearlo per non rischiare di arrivare in ritardo alla videoconferenza.

Preparandoti in anticipo con questi elementi, eviterai problemi tecnici e potrai concentrarti pienamente sulla riunione online, partecipando in modo efficace e senza interruzioni.

Come fare riunioni online gratis?

Se vuoi fare riunioni online gratis, ci sono diverse piattaforme disponibili:

Zoom: limite di 40 minuti per meeting gratuiti;
Google Meet: fino a 60 minuti per riunioni gratuite;
Microsoft Teams: riunioni gratuite fino a 60 minuti per piccoli gruppi;
Webex: meeting gratuiti fino a 50 minuti.

Tuttavia, se hai bisogno di riunioni virtuali più lunghe o con molti partecipanti, potresti dover passare a una versione a pagamento.

Siamo giunti alla fine di questo articolo.

Come avrai capito, le riunioni online sono un’ottima soluzione per collaborare a distanza, ma per essere efficaci devono essere organizzate con attenzione.

Seguendo questi 5 step, potrai organizzare una videoconferenza produttiva, evitare perdite di tempo e coinvolgere tutti i partecipanti al meglio.

Vuoi saperne di più sulle riunioni virtuali? Ecco alcuni link che potrebbero aiutarti:

Se hai bisogno di supporto nella scelta e gestione della piattaforma ideale, WebinarPro è qui per te!

Insieme individueremo la soluzione perfetta per le tue esigenze.

Ma il nostro lavoro non si ferma qui, ci occuperemo di tutto noi, permettendoti di sfruttare il tuo tempo nel migliore dei modi-

Infatti, ci occuperemo di tutta la parte contrattuale, della configurazione della la tua piattaforma secondo le tue esigenze, ottimizzando ogni funzionalità per rendere i tuoi meeting online efficaci e professionali, e del branding della tua piattaforma.

Inoltre, se si dovesse verificare un problema, non avrai perdite di tempo: ti potrai affidare alla nostra assistenza tempestiva in italiano,

Compila il form e scopri come possiamo aiutarti a rendere le tue riunioni virtuali ancora più efficienti.

Questo articolo è stato scritto da: