Come organizzare un evento digitale: il trionfo in 5 step

Martina Lombardo

Trovare idee per eventi aziendali originali è molto difficile, se poi questi eventi sono virtuali e devono essere coinvolgenti, il tutto si complica ancora di più.

Siamo sinceri, a chi non è capitato di partecipare a un evento noioso, di cui aspettava la fine solo per correre via?

Immagino anche a te.

Non è una cosa piacevole né per chi partecipa né per chi lo organizza ovviamente.

Andando a considerare la dimensione virtuale, che è quello di cui ci occuperemo in questo articolo, il problema è che a molte aziende fa paura, in quanto, non trovano idee adatte a raggiungere gli obiettivi prefissati.

Ma come realizzare un evento digitale che non sia un fallimento e sia coinvolgente?

È proprio quello che scopriremo oggi.

Partiamo da un assunto: in realtà, gli eventi aziendali online offrono numerose opportunità per interagire, divertire e coinvolgere l’ospite.

La parola d’ordine rimane comunque creatività.

Se ti ritrovi a corto di idee per il tuo evento aziendale, sei nel posto giusto!

Cosa trovi in questo articolo:

Cos’è un evento aziendale?

Prima di scoprire quali sono le migliori idee per eventi aziendali, è opportuno specificare cosa si intende per evento aziendale.

Un evento aziendale è un incontro dedicato ai vari e numerosi soggetti che interagiscono con un’azienda. Gli ospiti possono essere diversi, dai dipendenti fino ai clienti più importanti, così come le tipologie di evento.

Infatti, in base al ruolo lavorativo dei partecipanti e agli obiettivi prefissati dall’azienda, il meeting potrebbe presentarsi come una convention di fine anno, una riunione con partner commerciali, un incontro di team building e molto altro ancora.

Per un approccio innovativo, nel nostro articolo Tavola rotonda: come organizzare un evento degno di nota in 5 passi abbiamo spiegato un nuovo modo di gestire un evento, che potrebbe stupire i tuoi partecipanti.

Il punto di forza degli eventi aziendali è sicuramente la possibilità di fare networking e team building che viene data ai partecipanti dell’evento aziendale.

Questi sono infatti i momenti migliori per conoscere nuovi professionisti e rafforzare le relazioni con partner di business o clienti.

Per questo, l’interazione faccia a faccia è stata sempre considerata il punto chiave degli eventi aziendali.

Con l’arrivo della pandemia, però, le imprese hanno dovuto trasformare i loro eventi e approcciarsi, spesso per la prima volta, al mondo degli eventi virtuali.

La sfida è stata quindi offrire la stessa interazione e possibilità di fare rete di un evento in presenza anche online.

In molti hanno scoperto i numerosi vantaggi che il mondo digitale può offrire all’organizzazione di eventi.

Interattività, interviste, Q&A, analisi dei dati e connessione immediata con altri partecipanti sono solo alcuni degli aspetti positivi degli eventi aziendali online.

Se vuoi puoi anche approfondire il particolare approccio degli Eventi B2B nel nostro articolo Eventi B2B: tipologie e trasformazione digitale.

Evento digitale: di cosa stiamo parlando?

Se gli eventi aziendali si trasformano diventando virtuali, che cos’è un evento digitale?

Un evento digitale è una tipologia di meeting in cui le persone si incontrano in uno spazio virtuale anziché in una location fisica.

La principale componente degli eventi digitali è infatti la tecnologia, grazie alla quale è possibile riunire un gruppo molto ampio di partecipanti su una piattaforma per eventi sul web.

Grazie alla componente digital, gli eventi virtuali mettono a disposizione infinite possibilità di personalizzazione dell’incontro.

Il vantaggio è proprio questo: creare un evento digitale su misura per le tue esigenze, non rinunciando all’interattività e al coinvolgimento che ci si aspetta da una riunione in presenza.

Vantaggi principali di un evento virtuale

Come ti ho anticipato, sono molteplici i vantaggi che puoi trarre da un evento digital.

Infatti, in un evento online potrai:

invitare un numero più ampio di partecipanti e ridurre i costi di location, trasporto e organizzazione che un evento fisico richiede;
intrattenere i partecipanti sarà semplice grazie alla possibilità di implementare funzioni di gaming e gioco online;
ritagliare spazi dedicati a interviste, Q&A e attività di gruppo renderà il tuo evento digitale interattivo;
fare networking, intervenire durante l’evento e scambiarsi velocemente contatti con gli altri partecipanti.

Scommetto che stai pensando a come organizzare un evento digitale che metta insieme efficacemente tutti i vantaggi appena citati.

In effetti costruire un meeting online non è facile, ma nei prossimi paragrafi ti spiegherò tutto quello che devi sapere per creare un evento digitale di successo.

Eventi aziendali online: le 5 tipologie più comuni

Organizzare eventi online dà molta libertà, in quanto si possono organizzare eventi di qualsiasi tipo: dalla presentazione di un nuovo prodotto a incontri di aggiornamento o sessioni di formazione.

In poche parole qualsiasi tipo di evento aziendale può diventare un evento online.

Generalmente la durata di un evento online è di più o meno un’ora, durante la quale vengono fornite le informazioni necessarie e di valore per i partecipanti.

Alcuni tipi di eventi possono durare anche giorni o settimane, quindi in questi casi è molto importante progettare e organizzare bene questi eventi.

Ovviamente ogni tipo di evento online ha le sue caratteristiche e bisogna scegliere quello più adatto ai propri obiettivi.

Gli eventi aziendali possono essere facilmente adattati al formato digitale e tra i più comuni troviamo:

Webinar – Eventi online su un tema specifico con relatori e interazione attiva del pubblico tramite domande e discussioni. I webinar rappresentano una preziosa opportunità di apprendimento e interazione. Questo evento online ha una durata variabile che va dai 45 agli 80 minuti. I webinar vengono gestiti da diversi relatori, i quali guidano gli spettatori attraverso argomenti specifici.
La flessibilità dei webinar permette di offrirli sia in forma gratuita che a pagamento, garantendo accessibilità a una vasta gamma di partecipanti. Si tratta di un evento online molto interattivo e coinvolgente, in quanto durante la sessione i partecipanti vengono coinvolti grazie a Q&A, sondaggi e chat. Alcune sessioni webinar vengono rese disponibili anche successivamente allo streaming originale, favorendo ulteriormente il coinvolgimento e permettendo a chiunque di accedere alle informazioni in qualsiasi momento;
Presentazione di un prodotto – Dimostrazioni e video esplicativi per lanciare nuovi prodotti, come ha fatto Apple con successo;
Convention aziendale – Riunioni rivolte a dipendenti, clienti o fornitori;
Conferenze virtuali. Le conferenze virtuali sono l’emblema dell’organizzazione e dell’interazione professionale. Questi eventi, che spesso seguono calendari e programmi dettagliati. Solitamente questo tipo di evento online è guidato da un esperto del settore. La struttura delle conferenze virtuali è modellata su quella delle controparti fisiche, con sessioni parallele, keynote e workshop. Questo approccio consente ai partecipanti di personalizzare la loro esperienza, concentrandosi sugli argomenti a cui sono più interessati;
Lezioni online e corsi di formazione. L’apprendimento online ha guadagnato popolarità grazie ai corsi e alle lezioni virtuali, soprattutto in periodo Covid. Questi eventi educativi sono progettati per offrire una vasta gamma di conoscenze, spunti e pratiche per chiunque voglia apprendere nuove competenze o approfondire argomenti specifici. Un corso online di successo è caratterizzato dalla sua capacità di fornire informazioni chiare e coinvolgenti, combinando teoria ed esercitazioni pratiche. Molto importante per questi eventi è mantenere l’attenzione dei partecipanti e spingerli a partecipare anche alle future sessioni. Le sessioni formative si possono trasmettere in tempo reale o si possono organizzare in modo asincrono.

Questi eventi digitali permettono alle aziende di mantenere un alto livello di coinvolgimento e partecipazione, superando le difficoltà della transizione dall’incontro fisico a quello online.

Anche perché diciamocelo: in questo modo nessuno ha più scuse per non partecipare!

Organizzare un evento aziendale online di successo

In realtà gli elementi che compongono un evento online sono molto semplici, ma la vera sfida consiste nel combinare strategicamente le varie funzionalità che un evento digitale mette a disposizione, non rinunciando all’interattività e al coinvolgimento.

Organizzare eventi online non è solo una questione di pianificazione pratica, ma un’esperienza articolata e coinvolgente.

Significa progettare con cura l’intero percorso che ogni partecipante vivrà.

Dall’istante in cui “entra” nell’evento fino al momento in cui si “disconnette”, ogni momento deve essere curato nei minimi dettagli.

Quindi, da dove iniziare per organizzare un evento digitale?

Ecco i passaggi fondamentali per organizzare un evento online di successo:

Individuare il target – Definire il pubblico a cui è destinato l’evento. Chi vuoi che partecipi al tuo evento? In questa fase entra in gioco le tue abilità organizzative. Importante è nutrire l’interesse e la curiosità dei potenziali partecipanti, spingendoli ad iscriversi all’evento;
Stabilire obiettivi e budget – Chiarire i risultati attesi e le risorse disponibili. L’obiettivo principale è che i partecipanti acquisiscano nuove competenze e partecipano a un’esperienza di valore, in cui vengono coinvolti in mood interattivo e divertente;
Creare un programma dettagliato – Strutturare contenuti e tempistiche in modo efficace. Decidi di cosa vuoi parlare. Il contenuto deve essere interessante e ben strutturato per mantenere alta l’attenzione del pubblico;
Scegliere una piattaforma affidabile – Garantire una tecnologia stabile per evitare problemi tecnici. Esistono diverse piattaforme che si possono scegliere e si adattano a diversi tipi di necessità, come ad esempio Zoom, Microsoft Teams, Eventbrite, Cisco Webex e molte altre;
Offrire contenuti di qualità – Utilizzare materiali interattivi per mantenere alta l’attenzione;
Coinvolgere il pubblico – Integrare chat, sondaggi e sessioni Q&A per aumentare l’interazione;
Promuovere l’evento – Diffondere l’invito attraverso i canali giusti per massimizzare la partecipazione;
Programma l’evento e manda gli inviti, ad esempio attraverso siti web accattivanti, newsletter informative, attività sui social media e campagne pubblicitarie. Ovviamente tutto questo richiede un determinato budget, che deve essere ben distribuito tra le varie attività;
Raccogliere feedback e analizzare i risultati – Valutare l’efficacia dell’evento e migliorare le edizioni future. Dopo l’evento, analizza i dati di partecipazione e interazione. Questo è uno dei numerosi vantaggi che differenzia il virtuale dal mondo fisico. Analizzare i dati dell’evento ti permetterà di capire cosa ha funzionato e cosa invece si deve migliorare. Inoltre aiuta a migliorare le tue strategie di follow-up e nurturing.

Quest’ultimo passaggio è un bonus che abbiamo aggiunto, spesso non considerato, ma di fondamentale importanza: monitorare ha il duplice scopo di prevenire esiti spiacevoli e aiutarti a trovare i fattori funzionali e di successo che potrai replicare nei prossimi eventi.

Sappiamo però, che l’organizzazione non è la sola nota dolente di un evento aziendale digitale, infatti, trovare idee originali per eventi aziendali è un altro punto critico. Soprattutto online, la sfida di creare un meeting interattivo e coinvolgente spaventa anche i più esperti.

Ma in questo caso è proprio il digitale che ci aiuta, offrendoci numerose possibilità di personalizzazione degli incontri.

Non resta quindi che vedere come rendere indimenticabili gli eventi aziendali con idee non banali.

Alcune idee eventi originali per i tuoi incontri aziendali online potrebbero essere:

Showcooking a distanza – Cuochi e barman mostrano ricette in diretta, coinvolgendo i partecipanti;
Quiz per il team building – Competizioni a squadre con domande personalizzate e premi;
Giochi di gruppo online – Attività ludiche interattive per rafforzare lo spirito di squadra;
Relax e meditazione – Lezioni di yoga o mindfulness per il benessere dei dipendenti;
Realtà aumentata – Eventi immersivi con virtual tour e interazioni digitali;
Escape room virtuale – Sfide di squadra per migliorare la collaborazione e il problem solving.

Con queste tipologie di eventi sicuramente stupirai i tuoi partecipanti e ti distinguerai dalla massa!

Location per il tuo evento online: piattaforma eventi digitali

Cercare una location per un evento in presenza non è la stessa cosa per un evento digitale.

Se prima si passavano ore e ore a selezionare i luoghi migliori, adesso il digitale ha sicuramente facilitato il compito.

Scegliere la location perfetta per eventi online significa selezionare la piattaforma per eventi online che più si adatta alla tua idea.

La scelta in questo caso deve basarsi principalmente su quelle che sono le tue esigenze e le funzionalità di cui hai bisogno durante il tuo evento.

Per facilitarti il compito, ho selezionato le tre piattaforme per eventi digitali più utilizzate:

Zoom: è una delle piattaforme per eventi online più conosciuta. Il piano gratuito permette riunioni di 40 minuti con massimo 100 partecipanti e chat private o di gruppo;
Microsoft Teams: offre la possibilità di condividere e modificare in tempo reale file Word, Excel e PowerPoint;
GoToWebinar: è un sito per eventi virtuali che consente di invitare fino a 3000 partecipanti, preregistrare l’evento e personalizzarlo con diverse funzioni innovative.

Selezionare la giusta piattaforma per eventi è essenziale per garantire la buona riuscita del tuo meeting.

Ma se non hai le risorse o il tempo necessario per organizzare un evento online, la soluzione migliore è affidarsi a un’agenzia per eventi digitali. Un team di esperti sarà ben felice di guidarti nella creazione del tuo meeting virtuale.

Per conoscere meglio queste piattaforme e scoprire le loro caratteristiche e funzionalità, ti consiglio questi articoli che ho selezionato per te:

Ora vediamo come scegliere l’agenzia per eventi digitali più adatta alle tue richieste.

Come scegliere l’agenzia per eventi digitali

Rivolgersi ad un’agenzia per eventi digitali è la scelta migliore se l’azienda non dispone di risorse o tempo per organizzare un evento.

Ma di agenzie per eventi e comunicazione ce ne sono davvero molte.

Quindi come scegliere quella più adatta alle tue esigenze?

I criteri di scelta sono in realtà molto semplici e immediati.

Qui di seguito te ne elenco alcuni che possono aiutarti a selezionare l’agenzia per eventi digitali giusta per te:

L’agenzia deve essere in grado di soddisfare le tue richieste. Quindi, un fattore determinante nella selezione sono gli obiettivi che il tuo evento vuole raggiungere;
Analizza la strategie e il modo di lavorare dei professionisti a cui vuoi rivolgerti per capire se sono in linea con le modalità di azione della tua azienda;
Dopodiché, valuta l’esperienza del team di professionisti: cerca recensioni e case studies che possono comprovare il buon lavoro svolto in precedenza;
Parlando di eventi digitali, è meglio scegliere un’agenzia che possegga una piattaforma per eventi proprietaria. In questo modo sarà garantito un servizio completo, professionale e senza intoppi tecnici dell’ultimo minuto;
Scegli un’agenzia per eventi digitali che condivida i tuoi stessi valori e che pensi possa aiutarti a comunicare al meglio l’identità del tuo brand;
Infine, privilegia un team di professionisti in grado di trasmetterti fiducia, professionalità e qualità del servizio offerto.

A questo punto, hai tutte le informazioni necessarie per organizzare un evento digitale di successo.

Come avrai capito, avviare una riunione su una piattaforma per eventi online può sembrare un gioco da ragazzi, ma in realtà un evento online è molto di più.

Organizzare eventi online: alcune idee creative non banali

Per risaltare e farsi notare tra le mille proposte che troviamo in rete, dobbiamo avere una strategia che comprenda degli elementi creativi.

Ci sono alcuni assi nella manica che puoi giocare in queste circostanze per favorire una buona riuscita del tuo evento, con partecipanti interattivi e soddisfatti, alcuni di questi già accennati in precedenza.

Ecco i principali strumenti di coinvolgimento dell’utente in eventi online:

Q&A. Organizza incontri online di discussione attorno un argomento o, semplicemente, includi sessioni di domande e risposte all’interno dei tuoi eventi online. La modalità interattiva favorisce il coinvolgimento del pubblico e aumenta il valore percepito dell’offerta proposta;
Intervista. Invita nel tuo evento virtuale un personaggio di spicco del settore di riferimento o un influencer che tratta temi connessi al tuo contenuto e di interesse per il tuo pubblico. Ospitare una persona conosciuta farà avvicinare più potenziali e nuovi clienti al tuo business e aumenterà le tue probabilità di essere riconosciuto sul mercato;
Contenuti formativi e tutorial. Offrire formazione attraverso un evento online è l’opzione più scelta da chi decide di condurre incontri digitali. I video che spiegano cosa fare e come sono molto apprezzati dal pubblico in quanto dimostrano e spiegano contenuti in modo semplice e immediato;
Ospita l’esperto. Invitare l’esperto del settore a prendere parte al tuo evento online non solo ti permetterà di offrire contenuti di alta qualità al tuo pubblico, ma ti aiuterà a posizionarti come fonte esperta e credibile;
Introduci il nuovo prodotto. Crea un evento promozionale online per far conoscere il tuo nuovo prodotto, spiega le sue caratteristiche e illustra le sua funzionalità. Può essere un evento riservato ai clienti più fedeli o uno aperto a tutti, in ogni caso, permettere ai partecipanti di intervenire con domande e curiosità aumenterà il valore percepito della tua offerta;
Webinar per farsi conoscere. Creare un evento online per aumentare la brand awareness è sicuramente una strategia vincente per accrescere la lista di potenziali clienti e farsi riconoscere sul mercato. Di solito la tipologia di eventi più scelta in questo caso è il webinar, a cui si aggiungono inviti e CTA finali per spingere il partecipante a continuare il customer journey. Il webinar ha tantissime applicazioni per differenti obiettivi. Scopri come puoi implementarli nella tua organizzazione con il corso online “Ispira, collabora, insegna e vendi con i webinar“;
Contest e challenge. Organizza il tuo evento online a partire da un contest lanciato sulle principali piattaforme di comunicazione web. I partecipanti avranno la possibilità di interagire tra loro, discutere sulla sfida che devono affrontare per vincere e stringere nuove amicizie. Ciò aumenterà il senso di community attorno al tuo brand e la condivisione dei contenuti dell’evento farà conoscere il tuo business a nuove possibili persone interessate.

Ovviamente non le utilizzerai tutte insieme, ma anche solo implementarne una alla volta può servirti per capire il grado di apprezzamento del tuo pubblico.

Più farai eventi di questo genere e più ti destreggerai sempre meglio, imparando quale combinazione delle idee che ti abbiamo descritto funziona meglio!

WebinarPro per la regia professionale dei tuoi eventi online

Il team di WebinarPro è pronto a seguirti nel tuo progetto di evento online.

Il servizio di regia webinar viene creata su misura a partire dalle idee del cliente per aderire al 100% ai suoi obiettivi.

Questo servizio presenta due tipologie di offerte:

Regia webinar base, che si basa sul supporto di tipo tecnico. Il team si occuperà di preparare la piattaforma e i materiali per l’evento;
Regia webinar avanzata: comprende servizi aggiuntivi e optional in grado di rendere il tuo webinar straordinario. In questo caso, sarai seguito prima, durante e dopo l’evento con azioni pensate su misura per le tue necessità.

Il vantaggio di una regia webinar efficiente? Ottenere un evento di successo risparmiando tempo, risorse ed energie.

Quindi, se pensi possa esserti utile un nostro supporto, contattaci per una prima call gratuita conoscitiva e raccontaci il tuo progetto.

Insieme sceglieremo il modello di regia webinar più adatto a te.

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