Cos’è il debriefing, come realizzarlo e usarlo in azienda

Il debriefing è l’ultima fase di un processo lavorativo: è il momento in cui si tirano le somme di tutto quello che tu e il tuo team avete realizzato fino a quel preciso momento per un determinato progetto o evento.

Questo termine potrebbe sembrarti familiare in ambito aziendale, ma anche scolastico o militare. Ma di che cosa si tratta esattamente? E come funziona nello specifico? Esistono delle regole precise da seguire?

Se ti stai ponendo queste domande, sei nel posto giusto! Scopri come il debriefing può trasformare il tuo team.

In questo articolo ti verrà illustrato il significato esatto del termine, che differenza c’è tra briefing e debriefing ma soprattutto come fare un debrifieng che sia efficace per tutto il team in tutte le sue forme!

Ma non è finita qui. Troverai infatti anche una lista di domande a cui è necessario trovare una risposta in ogni debriefing, così saprai esattamente cosa fare sempre.

Partiamo dalle basi: il significato del termine e cosa ha di differente dal briefing.

Cosa sono briefing e debriefing?

Questi due termini sono molto spesso utilizzati nel linguaggio aziendale (ma non solo): essi sono connessi ma sono due momenti differenti nel processo di sviluppo di un qualsiasi progetto.

Partiamo definendo l’oggetto di questo articolo, il debriefing e passiamo poi all’analisi della sua fase opposta, ovvero il briefing.

Cosa significa debriefing?

Il Cambridge Dictionary definisce il debriefing come:

Un incontro che ha luogo per ottenere informazioni su un particolare lavoro che è stato completato, ad esempio su cosa è stato fatto con successo e cosa no.

Il debriefing rappresenta l’opportunità per i partecipanti di:

• Riflettere sulle loro esperienze;
• Condividere feedback;
• Analizzare i risultati;
• Identificare le lezioni apprese.

È quindi fondamentale in quanto permette anche di migliorare le prestazioni e le decisioni future, facilitando il miglioramento continuo tramite l’analisi di esperienze passate.

Gli ambiti in cui è possibile fare un debriefing sono numerosi: psicologia, formazione, ambiente militare etc…

Ad esempio, il debriefing viene utilizzato dai ricercatori dopo un esperimento per assicurarsi che non abbia turbato in alcun modo o avuto effetti negativi sui suoi partecipanti.

Dopo aver compreso il significato di debriefing è fondamentale esplorare il concetto opposto: il briefing

Cosa significa briefing?

Questo strumento rappresenta la prima fase di un progetto tra cliente e l’azienda.

Sempre secondo il Cambridge Dictionary i briefing sono:

Informazioni fornite a qualcuno subito prima che faccia qualcosa o una riunione in cui ciò accade.

Dunque si tratta di un incontro o una sessione strutturata in cui vengono fornite istruzioni ed informazioni ad un team prima di intraprendere un progetto, un evento o un’attività.

L’obiettivo di questa riunione è quello di dare ai partecipanti una visione chiara dei loro ruoli, delle loro responsabilità e degli obiettivi da raggiungere affinché l’attività abbia successo.

Per organizzarlo in modo ottimale ed efficace, devi creare una scaletta definita delle informazioni da dare al tuo team.

Gli elementi che devono essere presenti sono:

• Gli obiettivi del progetto;
• I contenuti;
• Il calendario;
• Le aspettative da parte del cliente.

Affinché questo momento porti dei risultati concreti è necessaria la partecipazione attiva da parte di tutto il team coinvolto. Devono essere incoraggiati a comunicare apertamente, in modo da chiarire tutti i possibili dubbi e svolgere il lavoro in modo eccellente.

I vantaggi di fare un briefing ben fatto sono:

• Trasmissione delle informazioni e dei compiti chiara e limpida;
• Comunicazione aperta tra dirigenti e colleghi;
• Maggiore consapevolezza dei processi aziendali e quindi un lavoro svolto di migliore qualità;
• Maggiore preparazione di tutto il team sul progetto il che riduce la probabilità di errori e fraintendimenti a causa di informazioni trasmesse non chiare o incomplete.

Un buona programmazione iniziale risulta ovviamente fondamentale nello sviluppo di un progetto, dunque bisogna dedicarci il giusto tempo.

Non c’è una durata massima o minima, ogni progetto richiede tempistiche differenti.

Briefing e debriefing: le differenze sostanziali

Riassumendo, le principali differenze sono:

• Momento del progetto: il briefing avviene prima dell’inizio di qualsiasi progetto o attività,ed è un’attività orientata al futuro, mentre il debriefing avviene alla fine del progetto ed è una discussione basata sull’esperienza passata;
• Contenuto: il primo prevede la discussione di obiettivi, responsabilità, compiti e risorse; il secondo si basa invece sulla revisione dei risultati, sulla discussione delle esperienze e delle sfide affrontate;
• Obiettivi: il primo riduce l’incertezza basandosi su chiarezza di piani e di obiettivi, mentre il secondo favorisce il miglioramento continuo delle prestazioni e delle decisioni future;
• Risultati: nel primo caso si preparano i partecipanti affinché si possa avviare l’attività preposta in modo efficace, nel secondo caso si identificano le lezioni apprese e si studiano le aree di miglioramento.

Ora che abbiamo esattamente compreso di cosa stiamo parlando è il momento di passare alla pratica!

Come fare il debriefing?

Normalmente il debriefing viene svolto in presenza, ma grazie al mantenimento post pandemia del lavoro ibrido, è una buona idea anche farlo online.

Come prima cosa, è necessario che i partecipanti siano comodi e a proprio agio. L’atmosfera rilassata è essenziale, in quanto un debriefing troppo breve è infruttuoso e inutile, quindi richiede il giusto tempo.

Se farai il debriefing online questo si realizza più facilmente, in quanto ognuno si trova già nella sua confort zone, mentre, se lo farai in presenza, assicurati che i partecipanti siedano in cerchio, se possibile, in modo da “eliminare” ogni tipo di gerachia interna.

Se il debriefing si svolge online assicurati di utilizzare una piattaforma adeguata. Noi di solito consigliamo la Piattaforma Zoom.

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Tornando a noi, un incontro ben condotto è un passo fondamentale per qualsiasi azienda o gruppo di lavoro.

Vediamo quindi chi deve fare il debriefing, quando si deve fare e quali sono le fasi fondamentali che devono essere presenti in ogni debriefing.

Quando si fa il debriefing?

La tempistica è fondamentale per il successo del tuo debriefing: dovrebbe essere eseguito poco dopo che hai terminato il tuo progetto, quando dettagli ed emozioni sono ancora freschi nella mente di tutti. 

Per questo dovresti organizzare la tua riunione online a breve distanza dall’ultimo incontro. 

Può anche essere usato anche come uno strumento di follow-up e non deve essere per forza un evento isolato ma può essere condotto periodicamente per promuovere l’apprendimento e la performance del team.

La periodicità dell’incontro può variare a seconda delle esigenze, ma è importante integrarlo all’interno della tua cultura aziendale.

Chi fa il debriefing?

Al debriefing devono partecipare tutti coloro che hanno partecipato direttamente al progetto.

Inoltre è necessario designare una persona che faciliti il processo: questa figura, chiamata facilitatore o mediatore, deve essere esterna rispetto al progetto che tu e il tuo team avete appena svolto. 

Il mediatore è essenziale per mantenere toni calmi e per non perdersi durante la discussione. Tramite questa figura potrai ottenere risultati e feedback concreti. 

Come gestire un debriefing suddividendolo in fasi

Questa sessione di riflessione deve prevedere una scaletta precisa, in modo tale da non far alzare troppo i toni ai partecipanti o perdere i concetti più importanti.

La realizzazione della struttura di un debriefing è quindi necessaria per ottenere i risultati e i feedback necessari, rendendo l’incontro fruttuoso e sfruttandolo al massimo. 

Un primo approccio, funzionale soprattutto se il debriefing si svolge in presenza, prevede 5 fasi fondamentali. Queste sono:

1. Impressioni ed emozioni provate: parlate delle impressioni e delle emozioni provate durante il webinar o il tuo progetto, in un contesto privo di pregiudizio creato ad hoc nel tuo meeting. Questa fase permette ai partecipanti di concentrarsi più facilmente sugli elementi essenziali e di essere più obiettivi nelle fasi successive;
2. Analisi cronologica dell’esperienza: ripercorrete l’esperienza e ciò che è accaduto durante la realizzazione del progetto in ordine cronologico, utilizzando delle domande mirate per rendere più chiare le fasi cruciali, i punti di forza e le criticità;
3. Identifica gli insegnamenti chiave: discutete delle lezioni e degli elementi chiave imparati durante l’attività così da poterli riapplicare in uno scenario futuro;
4. Scenari alternativi: provate ad immaginare degli scenari alternativi rispetto alle esperienze vissute. Questo permette ai partecipanti, sia di applicare ipoteticamente le conoscenze pregresse, che quelle acquisite durante il progetto. In questo modo si possono sistemare gli errori commessi e migliorare la performance dei progetti successivi.
5. Pianificazione futura: l’ultima fase prevede di parlare dei progetti futuri. I partecipanti del meeting sono invitati a suggerire delle strategie per realizzare i compiti futuri. In questo modo le loro intenzioni vengono visualizzate e concretizzate.  

Un altro approccio efficace per realizzare un debriefing, soprattutto se si svolge come meeting online, è quello basato sul cosiddetto modello 3D. 

È un modello utilizzato in contesto psicologico per affrontare traumi o situazioni stressanti, ma può essere rivisto e preso come ispirazione anche per l’ambito aziendale. 

Le 3 fasi si declinano in questo modo:

• Defusing (disinnesca): è la prima fase del meeting. Solitamente si verifica dopo un evento stressante o una situazione difficile. Come dicevamo sopra, è importante creare un ambiente in cui i partecipanti si sentano a proprio agio, condividendo esperienze e preoccupazioni. Devi incoraggiare l’ascolto attivo, in modo tale da permettere ai partecipanti di affrontare per prima la parte emotiva, per poi potersi concentrare sulla parte logica; 
• Discovering (scopri): in questa fase, il meeting online può evolvere verso una discussione più approfondita delle reazioni dei partecipanti all’evento. Se sei l’organizzatore, dovresti porre delle domande che incoraggino la condivisione di percezioni ed idee su come affrontare la situazione;
• Deepening (approfondisci): il focus si sposta sulle azioni future, sulle lezioni apprese e sulle strategie e soluzioni per migliorare i tuoi webinar futuri.

Ricorda che esistono molti altri modelli in cui viene declinato il debriefing a cui puoi liberamente ispirarti per creare la tua scaletta essenziale.

Un piccolo consiglio: considera l’utilizzo di una lavagna online durante il tuo debriefing.

Si tratta di una piattaforma digitale che consente di disegnare e condividere contenuti come se fosse una lavagna fisica. 

Il mediatore può scrivervi i concetti principali che sono emersi durante la discussione, in modo tale che la compilazione successiva del debrief sia facilitata.

Se vuoi sapere come funziona una lavagna online, leggi il nostro articolo sulla lavagna zoom. 

Indipendentemente dal modello, alla fine di ogni debriefing si redige il debrief, ovvero:

II documento in cui sono contenuti i punti salienti del discorso, utilizzabile per le attività e gli incontri futuri.

Esistono due tipi di debrief:

• Il debrief al cliente: si tratta di un documento in cui vengono riportati, in seguito all’incontro con il cliente, le esigenze e i servizi richiesti, opportunamente rielaborati in modo professionale;
• Il debrief interno dell’azienda: viene redatto dopo un servizio realizzato e avviene all’interno dell’azienda. Viene riportato come è andata, cosa è andato bene e cosa bisogna correggere.

Il debrief è fondamentale in entrambi i casi, poiché non solo rappresenta il punto di partenza per le fasi successive, ma è anche essenziale per garantire che ogni progetto si traduca in un apprendimento significativo e in un miglioramento continuo.

Come si conduce un debriefing?

Come promesso, ecco alcune domande che dovresti sicuramente considerare affinché l’incontro risulti efficace e fruttuoso per il futuro. 

• Com’è stato il processo di realizzazione e quali sono state le aspettative e le sfide da affrontare?
• Qual è stato il successo generale del progetto?
• Cosa ha funzionato e cosa no?
• Cosa mantenere nei progetti futuri e cosa scartare?
• Quali sono stati i feedback da parte dei partecipanti?
• Qual è stata la performance del team durante il progetto?
• Com’è stato il comportamento tra i colleghi? Quali sono stati i contrasti e le collaborazioni migliori?
• Ci sono state delle situazioni in cui ci si poteva comportare in modo diverso?

Potresti anche fare delle domande più specifiche relative al progetto che hai realizzato.

Le domande devono essere coerenti con gli obiettivi prefissati e devono spingere gli altri a partecipare attivamente: ottenere il loro feedback è qualcosa di molto prezioso e utile per te, aiutandoti a migliorare costantemente. 

Fare le domande sbagliate, infatti, potrebbe rendere l’incontro inutile e non far emergere i punti di forza e le criticità del tuo progetto, quindi dovresti preparare delle domande mirate.

Il debriefing nella formazione online in azienda

Come ultimo punto di questo articolo vogliamo analizzare il ruolo del debriefing in un ambito poco considerato: quello della formazione online dei dipendenti.

Anche in un progetto di questo tipo è infatti importante incorporare il debriefing, in quanto ti consente di migliorare la performance generale del progetto ed eliminare ogni problematica o dubbio.

Nel settore scolastico, il debriefing rappresenta un’importante fase di discussione orale fra l’insegnante e gli studenti, relativa a ciò che questi ultimi hanno appreso. In questo modo l’insegnante può assicurarsi di aver raggiunto i suoi obiettivi.

Nell’apprendimento attivo, che è quello che si dovrebbe utilizzare in azienda, il debriefing è un momento in cui il docente (o il mediatore) al termine dell’attività, pone una serie di domande fondamentali su ciò che è accaduto e sulle conoscenze che i partecipanti hanno acquisito.

In questo modo:

• É possibile riconoscere e valorizzare le competenze apprese, così che gli studenti/dipendenti possano applicarle in altri contesti ed in futuro;
• Viene promosso lo sviluppo delle competenze metacognitive, che riguardano la capacità di valutare il proprio processo di apprendimento, diventando partecipanti autonomi ed efficaci;
• Viene promossa la discussione tra gli studenti/dipendenti, che possono condividere opinioni, domande e approfondimenti. In questo modo di assumono anche delle prospettive diverse.

Dunque, se nel costruire la tua academy online per la formazione dei tuoi dipendenti deciderai di includere anche una fase di debriefing i benefici saranno duplici, sia per gli studenti che per i formatori.

Senza contare il fatto che potrai ricevere dei feedback che ti aiuteranno a migliorare e ottimizzare al massimo il tuo percorso di formazione, valutando l’efficacia dell’insegnamento e i punti deboli a cui porre rimedio.

Come applicare il debriefing alla formazione online?

Potresti usare delle esperienze pratiche o delle situazioni da risolvere, come simulazioni, esercitazioni o casi studio.

Le simulazioni (o i giochi di ruolo), seguite dalla discussione, permettono agli studenti di applicare i concetti teorici alla pratica e di riflettere sulle azioni che hanno svolto durante l’esercizio stesso.

Finita l’esperienza, parte il debriefing, costruito con delle domande guida che permettano una riflessione critica sugli eventi e sulle decisioni prese.

In conclusione, il debriefing è fondamentale per il successo di qualsiasi progetto e per il miglioramento continuo delle performance aziendali.

Come abbiamo visto nell’ultimo paragrafo il debriefing è fondamentale nella formazione online di qualità per i tuoi dipendenti.

Una buona formazione del personale ti garantirà una maggiore collaborazione e un’ottima performance da parte loro nel lavoro, il che si tradurrà in aumento delle vendite e dunque dei profitti per l’azienda.

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