La guida alla creazione del webinar perfetto: best practices per il 2022

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In questi anni di pandemia abbiamo spesso sentito parlare di webinar, tanto che tutti noi sappiamo ormai di cosa si tratta. Questi eventi si presentano come canali di marketing e funnel di vendita particolarmente efficaci, soprattutto in ambito B2B. Permettono di raggiungere un ampio pubblico, creare awareness, generare nuovi clienti e quindi vendite. Tutto questo a costi ridotti e in modo semplificato. Per questo, abbiamo raggruppato una serie di best practice per la creazione webinar che non puoi perderti se vuoi realizzare eventi di successo in questo 2022.

Qual è il giorno ideale per fare un webinar?

I giorni di metà settimana sembrano ideali per ospitare webinar, soprattutto nel B2B. Secondo alcuni dati riportati da ON24, il 28% delle persone registrate preferisce partecipare a webinar il giovedì, mentre il 27% il mercoledì. Anche il martedì può essere un buon giorno per ospitare l’evento, in quanto ottiene in media il 24% del tasso di partecipazione.

Nel fine settimana le presenze scendono invece al 3%, anche il venerdì non è raccomandato. Infine, il lunedì è generalmente un giorno di lavoro intenso e per questo non ideale per la creazione webinar (i dati riportano infatti solo il 10% di partecipazione).

Per quanto riguarda l’orario dell’evento, le statistiche ci dicono che la maggior parte delle persone preferisce partecipare ai webinar verso metà mattina (28%) o metà pomeriggio (27%).

Ricorda comunque che queste cifre sono solo punti di riferimento. La creazione webinar deve tener conto delle esigenze del tuo pubblico. Il consiglio è quindi quello di sperimentare diversi giorni e orari e, soprattutto, chiedere un feedback ai partecipanti per organizzare al meglio il webinar.

Quanto deve durare il webinar?

Il 66% delle persone lascia un webinar in anticipo. Questo solleva la domanda: quanto dovrebbe essere lungo un webinar?

In generale il tasso medio di permanenza dei partecipanti ad un webinar si aggira intorno ai 52 minuti. Ma i dati ci dicono che il 44% dei partecipanti preferisce sessioni da 45 minuti, mentre il 41% afferma che 30 minuti sarebbe la durata ideale. Solo il 10% ha detto che vorrebbe che durassero un’ora intera.

Quindi, quando ti approcci alla creazione webinar, dovresti farli durare da 30 a 60 minuti.

Ma ovviamente, la volontà dello spettatore di rimanere all’evento dipenderà dal valore che sta ottenendo dal webinar e da quanto tempo ha a disposizione. Un aspetto interessante è che il 92% dei partecipanti vorrebbe una sessione di domande e risposte live prima della fine dell’evento. Quindi, nella creazione webinar è bene tenere conto del tempo necessario dedicato a uno spazio Q&A.

Quante iscrizioni dobbiamo aspettarci nella creazione webinar?

Il numero totale di iscritti è una delle metriche più importanti da tracciare nella creazione webinar, in quanto è indicatore del successo hanno avuto gli sforzi di promozione. Il mio consiglio è quello di fissare un obiettivo per le registrazioni prima della fase promozionale.

Ma cosa dobbiamo aspettarci dalle iscrizioni in termini di numeri?

Innanzitutto, il numero di persone che si iscrive al webinar dipenderà in gran parte da quando inizi a promuoverlo. Se prendiamo in considerazione il traffico “freddo”, ovvero utenti che arrivano sulla pagina di iscrizione senza avere familiarità con il tuo marchio, le statistiche dicono che in media il 30% di loro si iscriverà all’evento.

Solitamente, la maggior parte delle iscrizioni, circa il 54%, avviene 8 giorni prima dell’evento. Quindi, se non sai quando aprire le registrazioni, ricordati di dare almeno 8 giorni di tempo agli invitati per decidere se partecipare. Il 46% del pubblico tende invece ad iscriversi durante la settimana che precede il webinar. Infine, devi tenere in considerazione anche le persone dell’ultimo minuto, circa il 29%, che si registrano il giorno stesso dell’evento.

Che cosa implicano queste statistiche per la tua strategia di promozione e creazione webinar?

Per prima cosa, un ciclo di promozione più lungo può portare a più iscrizioni. Dovresti quindi promuovere l’evento almeno due settimane prima per massimizzare il numero di iscritti. Inoltre, è necessario ricordare agli iscritti l’imminente webinar. Dopo tutto, coloro che si sono registrati una o due settimane prima potrebbero dimenticarsi dell’evento.

Infine, mantenere aperte le iscrizioni anche ad evento concluso, lasciando a disposizione la registrazione, potrebbe essere una buona strategia. Secondo SmartInsights infatti, 10 giorni dopo l’evento, le visualizzazioni potrebbero arrivare a contare circa il 47%.

Come aumentare la partecipazione ai webinar

Il tasso medio di partecipazione ai webinar si aggira intorno al 35-45%.

Ma anche se il tuo tasso di partecipazione scendesse sotto questa media, non significa automaticamente che il webinar sia stato un fallimento. È probabile, infatti, che una parte di coloro che si sono registrati si perda l’evento dal vivo, guardandosi poi la registrazione in un secondo momento. Per questo è essenziale scegliere, nel momento della creazione webinar, una piattaforma che dia la possibilità di registrare facilmente il webinar.

Ma tornando a noi, come possiamo aumentare il tasso di partecipazione all’evento?

La prima cosa è assicurarsi che il webinar mantenga la sua promessa. Questo significa pianificare attentamente il contenuto e la struttura della presentazione in anticipo, in modo che il pubblico rimanga soddisfatto di aver ottenuto ciò per cui si era iscritto.

Un secondo aspetto importante nella creazione webinar riguarda l’integrazione di strumenti di interazione e coinvolgimento. Questi strumenti incoraggiano i partecipanti a rimanere per più tempo, aumentano il loro interesse e li aiutano a restare più concentrati. I più usati nella creazione webinar sono:

  • Q&A – 81%
  • Risorse – 69%
  • Sondaggi – 36%
  • Media sociali – 25%
  • Sondaggi – 22%
  • Chat di gruppo – 10%

Fra tutti, il 63% degli intervistati ha concordato che la sessione Q&A è quello più coinvolgente. Accontentare il pubblico in questo senso, non solo aumenterà la soddisfazione per l’evento, ma ti darà anche la possibilità di rispondere a domande sui contenuti trattati e sulla tua offerta. È anche l’occasione perfetta per dare ai partecipanti un valore extra e personalizzato (per esempio, raccomandando ulteriore materiale di lettura).

Infine, ben il 67% dei partecipanti afferma che la cosa più importante è che il presentatore sia appassionato e coinvolgente. Difatti, una delle ragioni principali per cui la gente abbandona presto i webinar è che il presentatore sembra troppo venditore: trasformare la presentazione in un lungo discorso di vendita non è la mossa vincente. Invece, è bene concentrarsi sulla costruzione della fiducia con i clienti, dimostrando la tua conoscenza e volontà di aiutare. Così facendo creerai un’impressione positiva che si rifletterà nella percezione verso il prodotto.

Creazione webinar per il B2B

Se gestisci un’azienda, a questo punto vorrai sapere se vale la pena investire in un webinar. E se tutti i numeri finora presentati non ti hanno ancora convinto, eccoti altre statistiche per toglierti ogni dubbio.

Innanzitutto, il formato webinar è scelto dal 60% delle aziende per convertire gli utenti da prospect a clienti paganti e fedeli. Il 31% lo includono in strategie di onboarding e formazione dei clienti e il 29% in strategie di marketing. Altri ambiti di utilizzo sono la formazione dei dipendenti, riunioni aziendali ed eventi stampa. Come vedi quindi, i webinar sono strumenti assai versatili che si prestano a vari obiettivi.

Il dato sicuramente più rilevante arriva da 99Firms: circa il 73% dei marketing manager pensa di poter generare lead di alta qualità attraverso la creazione webinar. E sono proprio le aziende B2B a sfruttare maggiormente questo strumento.

Quindi, da dove deriva l’incertezza che molti marketer hanno ancora sulla creazione webinar? Una possibile risposta risiede nel fatto che molti di essi trovano difficile misurare il successo di un webinar. Questo perché spesso si soffermano solo su una o due metriche. In realtà, i dati a cui guardare quando si vuole valutare un evento sono molti e, come afferma Zoom Info, dovrebbero includere:

  • le registrazioni del webinar
  • il tasso di conversione della landing page
  • la fonte delle iscrizioni al webinar
  • il costo del webinar
  • il tasso di conversione dei partecipanti
  • quanto tempo i partecipanti hanno trascorso nel webinar

Infine, si possono anche esaminare le visualizzazioni dal vivo o registrate, i feedback dei partecipanti, il tasso di conversione dei lead qualificati e le entrate generate dal webinar.

Best practices per la creazione webinar: conclusioni

I webinar non sono una moda passeggera, ma sono qui per restare. Sempre più persone partecipano a webinar perché è un modo facile per saperne di più su un prodotto o servizio. E se gestisci un business, questi eventi sono un’ottima vetrina per un più ampio pubblico. Anche i numeri lo dicono: la creazione webinar continuerà a crescere in modo esponenziale nei prossimi anni.

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