Cosa sono gli eventi ibridi e come si organizzano

Gli eventi ibridi sono una soluzione efficace per tutte quelle aziende che si rivolgono ad un pubblico estremamente ampio e vogliono realizzare un evento a cui possano partecipare davvero tutti ed tutti essere coinvolti.

Ma come organizzare un evento ibrido che funzioni davvero, senza penalizzare né chi è in sala né chi partecipa online?

In questo articolo troverai la spiegazione del perché organizzare un evento di questo tipo, e la guida completa su come organizzare eventi ibridi comprensiva di errori da evitare.

Che cos’è un evento ibrido?

Un evento ibrido è un evento che si svolge contemporaneamente in una location fisica, con il pubblico in presenza, e online, attraverso una piattaforme webinar, con il pubblico collegato da remoto.

In pratica, un evento ibrido si svolge in una sede fisica dove un pubblico può assistere dal vivo, mentre un’altra parte del pubblico partecipa online tramite piattaforme digitali.

Durante un evento ibrido, i partecipanti in presenza possono interagire direttamente con i relatori, mentre coloro che partecipano online possono utilizzare chat e strumenti di interazione per porre domande e partecipare attivamente.

Gli eventi ibridi possono adottare vari formati: conferenze, seminari, workshop, o presentazioni.

Un esempio di evento ibrido è una conferenza internazionale in cui relatori e partecipanti fisici si collegano con esperti e pubblico globale, rendendo l’evento accessibile a tutti.

Vantaggi e benefici degli eventi ibridi

Gli eventi ibridi offrono l’opportunità di connettersi con gli utenti in un modo unico ma questo non è l’unico motivo per cui ad oggi sono uno degli strumenti più utilizzati.

Ecco tutti i vantaggi che gli eventi ibridi permettono di ottenere:

• Più possibilità di ingaggiare speakers internazionali;
• Dati real-time riguardo i partecipanti, tali da poter individuare subito possibili nuovi trend;
• Possibilità di inserire stand virtuali per gli sponsor e per la comunicazione istituzionale;
• Utilizzo dell’intelligenza artificiale per creare sessioni di networking e svago tra i partecipanti con interessi simili;
• Sostenibilità ambientale in termini di riduzione degli spostamenti dei partecipanti e dell’impatto dell’evento sul territorio;
• Maggiore coinvolgimento dei partecipanti ed esperienze più complete grazie all’interazione tra lo spazio fisico e quello digitale;
• Efficientamento delle risorse di entrambi i mondi, quello digitale e quello analogico;
• Aumento di connessioni tra business affini che può a sua volta portare a nuove opportunità lavorative, partnership e persino progetti di collaborazione;
• Aumento della Brand reputation grazie al contatto con persone fino ad allora sconosciute ma interessate ai prodotti o servizi dell’azienda.

Non dimenticare una cosa importante: un evento ibrido è pur sempre un evento, ed in quanto tale, se collocato nel giusto contesto, può creare valore aggiunto sia per gli utenti che per gli organizzatori.

Perché scegliere gli eventi ibridi?

Scegliere di organizzare eventi ibridi significa abbracciare l’innovazione e la modernità.

Questi eventi consentono infatti di potersi adattare alle esigenze di un pubblico sempre più diversificato e impegnato, che ricerca esperienze personalizzate. Inoltre, la possibilità di raccogliere dati in tempo reale sui partecipanti offre insight preziosi per future attività.

Gli eventi ibridi possono anche aumentare la visibilità del brand, poiché raggiungono un pubblico più ampio attraverso le piattaforme digitali e il feedback immediato e i dati raccolti durante l’evento, possono guidare decisioni strategiche future e migliorare le esperienze degli eventi successivi.

Eventi ibridi vs eventi phygital vs eventi online

Gli eventi ibridi, gli eventi phygital e gli eventi online rappresentano tre approcci innovativi nell’organizzazione di eventi.

Comprendere le differenze è molto importante, al fine di scegliere il formato maggiormente adatto ai propri obiettivi, esigenze e budget. Vediamole insieme:

Caratteristiche	Eventi Ibridi	Eventi Phygital	Eventi Online
Presenza fisica
Partecipazione online		Opzionale
Esperienza online vs in presenza	Differenziata e dedicata	Identica	–
Livello d’interazione	Alto	Medio	Medio-Alto
Complessità organizzativa	Alta	Media	Bassa
Importanza della regia	Fondamentale	Limitata	Tecnica
Obiettivi	Coinvolgimento del pubblico	Engagement	Formazione/ Informazione
Costo dell’evento	Elevato	Elevato	Medio

Come mostra la tabella sovrastante, non c’è un tipologia di evento migliore dell’altra in assoluto. La prevalenza dell’uno o dell’altro dipende dai tuoi obiettivi.

Come organizzare un evento ibrido?

Ecco tutti gli step fondamentali per organizzare un evento ibrido.

1. Pianificazione e strategia

In questa prima fase fondamentale devi definire i seguenti aspetti:

• L’obiettivo del tuo evento: prima di decidere qualsiasi altra cosa, è importante definire perché stai questo evento. L’obiettivo (UNO solo) deve essere specifico e devi essere in grado di stabile senza dubbi post-evento se lo hai raggiunto o meno (lead, vendite, formazione etc..);
• Il target dell’evento: indipendentemente dal fatto che saranno in presenza o online, a che categoria di persone ti stai rivolgendo?
• Il format che vuoi adottare: puoi realizzare una conferenza, un workshop, un evento di formazione, un talk e molto altro!
• Il budget a tua disposizione per capire cosa puoi realizzare e a cosa devi rinunciare;
• Il team che lavorerà al progetto: identifica fin da subito chi coinvolgere e con che ruolo;
• La location per la parte in presenza: non tutti gli ambienti sono adatti per essere la sede in presenza di eventi ibridi. Presta molto attenzione all’acustica, alla forma della stanza, all’illuminazione, alla disposizione della sala e soprattutto alla stabilità della connessione internet;
• Il marketing: da dove si potranno iscrivere le persone? Come verranno a conoscenza di questo evento? Considera l’utilizzo di campagne sui social media, email marketing e partnership per massimizzare la visibilità;

2. La tecnologia dell’evento

Dopo aver posto le fondamenta per il tuo evento, è il momento di iniziare a costruirlo, partendo dal suo scheletro. Le decisioni successive che devi prendere riguardano:

• La piattaforma online: la location è importante, ma è importante anche scegliere lo spazio virtuale più adatto per i tuoi partecipanti. Nella scelta prendi in considerazione gli strumenti d’interattività messi a disposizione, quelli eventualmente integrabili e le modalità di gestione dei relatori. In generale, noi consigliamo la piattaforma Zoom di cui siamo Silver Partner;
• La strumentazione tecnica per la trasmissione in diretta: scegli con cura quante e quali telecamere, microfoni, luci e cavi ti servono. Scegli attrezzatura di qualità e adatta allo spazio e alla piattaforma in cui si svolgerà l’evento;
• La regia dell’evento: punto fondamentale. Definisci chi si occuperà dei test tecnici, il mantenimento del ritmo, il cambio scene, i punti di contatto tra sala reale e sala virtuale, il cambio inquadrature e i momenti d’interattività;
• Gli strumenti d’interazione: è molto importante che tu interagisca sia con il pubblico in sala che con il pubblico da casa. Strumenti d’interazione come Mentimeter o Kahhot! sono adatti a coinvolgere sia il pubblico in sala che il pubblico online. Cerca di prevedere qualche momento d’interazione maggiore per chi è collegato online, per non perdere l’attenzione. Inoltre, è utile avere un moderatore dedicato che si occupi di coinvolgere il pubblico online, chiedendo loro di partecipare attivamente durante l’evento;
• Quando fare i test: prima della prova generale è importante organizzare dei test tecnici intermedi, per assicurarsi che tutto funzioni e in caso prevedere delle soluzioni alternative.

3. Struttura e contenuti

Ricorda però che per entrambe le parti, quella online e quella virtuale, devono essere creati contenuti ad hoc, capaci di coinvolgere e soddisfare pienamente tutti gli spettatori. Ecco come fare:

• Definisci quali relatori e moderatori saranno presenti in sala e quali invece si collegheranno solamente da remoto;
• Stabilisci come rispettare i tempi: se uno speaker o un fornitore sono in ritardo, cerca di trovare un modo per aggirare l’ostacolo senza interrompere l’evento;
• Definisci i momenti d’interazione: una volta scelto lo strumento devi anche decidere quali interazioni proporre ai tuoi ospiti. La scelta è molto ampia: quiz, momenti Q&A, mini giochi interattivi, sondaggi, domande del pubblico proiettate direttamente in sala;
• Crea la scaletta dettagliata dell’evento che non solo elenchi l’ordine degli interventi dei relatori, ma includa anche tutte le attività pianificate;
• Prepara tutti i materiali necessari nel corso dell’evento (slide, immagini, video etc..) e raccoglili in una cartella condivisa.

4. Il post evento

La conclusione dell’evento non segna la conclusione del lavoro. Il post-evento è tanto importante quanto l’evento stesso.

• Stabilisci se condividere la registrazione e con chi: puoi scegliere se renderla fruibile gratuitamente per chi ha già pagato un biglietto per partecipare in presenza o virtualmente all’evento, oppure se offrirli a un prezzo più basso per coloro che non vi hanno partecipato, oppure ancora se renderla disponibile gratuitamente per tutti;
• Definisci le modalità e i tempi di condivisione di eventuali risorse legate all’evento con i partecipanti;
• Stabilisci quali KPI monitorare e come, e pensa a come raccogliere feedback dai tuoi partecipanti riguardo l’evento. Considera metriche come il numero di partecipanti, il tasso di coinvolgimento online e le valutazioni post-evento.

Una volta svolte queste attività sarà davvero arrivata la conclusione del tuo evento.

Errori da evitare quando si organizzano eventi ibridi

Ricordati che il focus è creare valore. Nel settore degli eventi aziendali nascono (o si affermano) così eventi ben organizzati e di alta qualità in completa sicurezza.

Per ottenere eventi aziendali professionali, attenzione a questi errori:

• Registrare con una sola videocamera impedendo di mostrare l’intera sala o diversi soggetti, rendendo l’evento meno piacevole da seguire;
• Avere un audio poco curato, che non bilancia rumori di stage, applausi di partecipanti fisici e/o virtuali e voce degli speaker, creando atmosfere poco curate;
• Non nominare un moderatore e non sfruttare le breakout rooms per dividere i partecipanti in gruppi separati per un certo periodo di tempo;
• Non interagire con la tua audience durante l’evento. Invece di lasciare che usino lo smartphone per controllare WhatsApp, fai si che l’interazione avvenga all’interno della piattaforma dell’evento. Usa la chat room, condividi materiali, sfrutta le lavagne interattive e se hai la necessità, crea piccoli gruppi di collaborazione.

Evita questi errori e il tuo evento sarà di sicuro un successo.

WebinarPro e AIRC: l’evento ibrido per i volontari

In occasione dei 60 anni di Fondazione AIRC, abbiamo avuto il privilegio di affiancare la Fondazione nella progettazione e realizzazione di un evento ibrido complesso, pensato per coinvolgere l’intera community dei volontari su scala nazionale.

L’evento si è svolto su due sedi fisiche, Milano e Palermo, con una diretta online in contemporanea, per permettere a tutti i volontari di partecipare, indipendentemente dalla possibilità di essere presenti sul posto.

In stretta sinergia con il team di Fondazione AIRC, WebinarPro ha contribuito al coordinamento operativo e alla regia dell’evento, supportando le scelte di format e la definizione dell’impianto tecnico sulle due sedi.

In particolare, abbiamo lavorato:

• Sulla progettazione delle inquadrature;
• Sull’uso di microfoni lavalier e ambientali per garantire chiarezza e continuità audio;
• Sulla gestione delle telecamere per mantenere coerenza visiva tra i due palchi;
• Sulla regia centrale, capace di integrare contributi, grafiche e momenti di interazione in tempo reale, trasmettendo un unico flusso finale per i partecipanti online.
• Sull’integrazione fluida tra pubblico in presenza e online, attraverso una scaletta tecnica condivisa, test incrociati tra le sedi e un’attenta gestione della connettività;
• Su soluzioni di backup pensate per garantire stabilità e affidabilità durante tutta la diretta.

Progetti di questo tipo richiedono una visione condivisa, un solido know-how e una collaborazione costante tra tutti gli attori coinvolti e siamo felice che Fondazione AIRC ci abbia riscelti come partner per un progetto così ambizioso e significativo.

Tutto questo dimostra che gli eventi ibridi multi-sede possano diventare uno strumento concreto per unire comunità distribuite sul territorio e creare esperienze di partecipazione autentica, oltre i confini geografici.

Vuoi usufruire di tutti questi vantaggi e organizzare il tuo evento ibrido? Raccontaci la tua idea!

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