Regia webinar: cos’è, a cosa serve e perché fa la differenza negli eventi online

Organizzare e partecipare a webinar o eventi ibridi è diventata ormai la normalità.

Ma hai notato che alcuni di questi sembrano curati nei minimi dettagli? Ti sei mai chiest* come faccia un evento virtuale a sembrare così impeccabile?

La risposta è semplice: dietro ogni evento ben riuscito c’è una regia webinar.

Non importa se si tratta di un evento piccolo o di un grande evento ibrido: un team di regia professionale può fare la differenza tra un’esperienza buona e una davvero efficace e memorabile.

Lo vediamo ogni giorno sul campo: anche contenuti di grande valore rischiano di perdere impatto se audio, video, tempi e ritmo dell’evento non sono curati nel modo giusto. Ed è proprio qui che entra in gioco la regia webinar.

In questo articolo vedremo cos’è esattamente la regia webinar (anche detta regia live streaming), quali sono i vantaggi che si ottengono includendola e soprattutto, come funziona e cosa fa nel dettaglio.

Cos’è la regia webinar

Con regia webinar si intende un professionista o un gruppo di professionisti che supporta l’organizzazione del webinar, occupandosi del processo di gestione e coordinamento tecnico della trasmissione in diretta dell’evento su piattaforme digitali.

Nell’ambito degli eventi digitali, la regia webinar rappresenta l’equivalente della regia televisiva applicata alle piattaforme online.

La regia si occupa di governare tutti gli elementi che rendono possibile una trasmissione fluida e coerente: audio, video, gestione delle slide, contenuti grafici, tempi di intervento e momenti di interazione con il pubblico.

Il suo ruolo non è limitato all’aspetto tecnico, ma riguarda il controllo dell’esperienza complessiva dell’evento, affinché ogni fase della diretta si svolga in modo ordinato, comprensibile e senza interruzioni.

Grazie al supporto della regia webinar, chi organizza l’evento e chi interviene come relatore può concentrarsi esclusivamente sui contenuti, sapendo che la gestione della diretta è affidata a una struttura dedicata.

Perché avere una regia webinar per i tuoi eventi online?

La diffusione delle nuove tecnologie, la semplificazione delle piattaforme e l’accessibilità delle informazioni spesso ci porta a pensare che lavorare sul web non richieda particolari competenze.

Nella pratica, però, chi organizza un webinar senza una regia si ritrova a dover gestire contemporaneamente contenuti, relatori, pubblico e imprevisti tecnici.

È una situazione che abbiamo visto molte volte: basta un piccolo problema audio, una slide fuori posto o un cambio di programma non gestito per compromettere l’esperienza dei partecipanti.

Sono proprio i nostri clienti a dirci che non tornerebbero mai indietro, proprio perché rimasti scottati da queste esperienze.

Abbiamo raccolto sia le nostre testimonianze, che quelle di chi si affida a noi, per stilare una lista di tutte le competenze che una regia webinar mette a disposizione dei suoi clienti.

• Conosce alla perfezione tutte le piattaforme, sia italiane che internazionali. Sa individuare il piano tariffario che più si adatta alle esigenze del webinar e dello speaker;
• Grazie alla profonda conoscenza delle piattaforme webinar gestisce qualsiasi problema tecnico durante la presentazione;
• Fa in modo che l’audio sia pulito e senza alcuna interferenza.
  Questo è uno degli aspetti che tendiamo a trascurare maggiormente, ma che rende un webinar piacevole e fruibile;
• Un Webinar Manager è anche un ottimo scenografo: sa che anche lo sfondo è importante e non va trascurato. Deve essere coerente con la personalità dello speaker e con l’argomento trattato nel webinar, inoltre non devono esserci elementi di distrazione;
• Sa come empatizzare con il pubblico e ti fornirà tutte le istruzioni per ottenere una presentazione coinvolgente e ricca di interventi.

Per far si che un webinar abbia successo, è necessario prestare attenzione ad ogni piccolo dettaglio.

Quali vantaggi porta avere una regia webinar?

Ora che hai capito cos’è una regia webinar, vediamo insieme perché dovresti prevedere una regia nei tuoi eventi online attraverso tutti i vantaggi che ti garantisce:

• Qualità dell’evento: le piattaforme di streaming eventi, per quanto utili, impongono dei limiti che rendono difficile la personalizzazione dei tuoi eventi virtuali. Con una regia live streaming, invece, puoi fare un vero salto di qualità e brandizzare il tuo contenuto: far risaltare degli elementi visivi come il tuo logo, i colori o le grafiche della tua azienda aiuterà a rafforzare la tua immagine;
• Mantenimento dell’attenzione dei partecipanti: la regia ti aiuta a ridurre i momenti di inattività durante la diretta streaming, in modo da mantenere il pubblico coinvolto e gestisce con precisione anche il flusso audio-video di presentazione dei relatori. Questo significa che le inquadrature e le scene saranno sempre perfette, ogni intervento risulterà chiaro e professionale, e le distrazioni saranno minimizzate;
• Addatibilità agli imprevisti: grazie al supporto dei professionisti del settore potrai fare modifiche dell’ultimo minuto al programma, ai contenuti multimediali, agli interventi programmati o a qualsiasi altro aspetto dell’evento. Una diretta più fluida rende l’evento un’esperienza positiva per i partecipanti;
• Interattività: la regia può mostrare domande e commenti sullo schermo, ma anche insirire varie tipologie d’interazioni per fare in modo che ogni partecipante si senta ascoltato e coinvolto durante l’evento;
• Sicurezza: in caso si imprevisti, i professionisti del settore ti permettono di portare avanti l’evento senza interruzioni, mantenendo tutto sotto controllo anche a distanza;
• Tracciabilità: la regia ha la capacità di tracciare e analizzare le metriche di performance del webinar, consentendo un miglioramento continuo delle future iniziative.

Certo, tutto questo vale per gli eventi esclusivamente in streaming. Ma se invece volessi organizzare un evento ibrido?

Gli eventi ibridi e regia live streaming

La regia live streaming è la soluzione perfetta anche per eventi con partecipanti sia in presenza sia online.

Infatti, il team si occupa di montare e integrare in tempo reale i segnali audio e video, catturati al meglio nella location fisica.

Così, grazie allo regia webinar, puoi garantire una trasmissione fluida a chi segue lo streaming, senza far notare alcuna differenza tra chi segue da remoto e chi è in sala.

Come funziona una regia webinar?

Durante un evento online, le variabili da tenere sono controllo possono essere davvero molte: dal numero dei partecipanti, alla tecnologia utilizzata, fino alle attività follow up.

La regia può aiutarti in tutto questo gestendo al tuo posto il pre, durante e post evento. Vediamo funziona nel dettaglio.

Il pre-evento

I compiti di una regia webinar nel pre-evento includono una serie di attività fondamentali per la buona riuscita dell’evento, molte delle quali avvengono prima ancora che il webinar vada online. Ecco quali sono:

• La scelta della miglior piattaforma con il miglior piano, oltre alla preparazione del set-up iniziale e tutti gli strumenti di cui avrai bisogno durante il webinar;
• L’organizzazione delle comunicazioni con gli invitati, che nella fase del pre-evento significa occuparsi della promozione;
• La preparazione per affrontare tutti i possibili problemi tecnici: una buona regia webinar lavora sempre con scenari alternativi già pronti, in modo da gestire eventuali imprevisti senza impatti sull’esperienza dei partecipanti.
• La personalizzazione grafica dell’ambiente webinar: le piattaforme webinar offrono numerose opzioni di personalizzare, compito della regia è fare in modo che tutto quello che i partecipanti troveranno in piattaforma riflessa il tuo brand;
• L’organizzazione dello sfondo virtuale e del layout, elementi estremamente importanti per l’impatto visivo dell’evento.

Tutto questo lavoro “dietro le quinte” permette di arrivare alla diretta con una struttura solida, chiara per tutti i soggetti coinvolti e pronta ad adattarsi alle dinamiche reali dell’evento.

Durante l’evento

Quando l’evento è in corso, la regia ha il compito di coordinare in tempo reale tutti gli elementi della diretta, applicando quanto definito durante il pre-evento e adattandosi alle dinamiche effettive dell’evento. Nello specifico si occupa di:

• Il coordinamento e selezione delle riprese: durante la diretta la regia ha il compito di porre in atto il piano concorcato con il cliente durante i test tecnici svolti in precedenza;
• I passaggi di inquadratura: fondamentali per mantenere alta l’attenzione e dare ritmo all’evento;
• La gestione dell’audio, affinché ogni intervento risulti sempre chiaro e comprensibile;
• La gestione del tempo e delle transizioni:  soprattutto in presenza di più relatori, agende molto estese con diverse sessioni di domande e risposte;
• L’Integrazione di elementi grafici per il mantenimento dell’attenzione;
• L’organizzazione delle comunicazioni con gli invitati, facendosi carico dell’accoglienza al webinar.

In contesti più strutturati, come eventi con più speaker collegati da remoto, sessioni multilingua o eventi ibridi, il ruolo della regia diventa ancora più centrale per garantire fluidità, continuità e coerenza dell’esperienza per tutti i partecipanti.

Il post evento

Terminato l’evento, non sono terminati i compiti della regia, in quanto, nei giorni immediatamente successivi all’evento provvedererà a:

• L’editing della registrazione: durante la diretta, il team di regia non gestisce solo lo streaming, ma lo registra anche per poi consegnarti la registrazione montata. Il che significa che la qualità delle registrazioni sarà la stessa di un video editato;
• L’organizzazione delle comunicazioni con gli invitati, che nel post evento significa aiutare il cliente a a mantenere attiva la relazione col pubblico;
• Alla consegna del report relativo all’evento, ovvero un documento riassuntivo della diretta, con metriche quantitative utili alla misurazione dell’effettivo raggiungimento degli obiettivi dell’evento.

Insomma, una buona regia webinar è al tuo fianco dall’inizio del tuo evento fino alla fine con l’unico obiettivo di aiutarti a raggiungere i tuoi di obiettivi.

Il valore aggiunto di una regia webinar non è solo l’aspetto tecnico, ma è anche, e soprattutto l’introduzione di metodologie di engagement e gestione del pubblico, che rappresentano il vero fattore differenziate tra webinar dimenticabili e webinar di estremo successo.

Se stai cercando qualcuno che ti aiuti a raccontare la tua azienda, trasmettendo la vera essenza con i tuoi eventi, contattaci e raccontaci il tuo progetto. Insieme individueremo la soluzione maggiormente adatta a te.

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