Webmeeting e Webinar: qual è la differenza?

Nel mondo della comunicazione digitale, termini come “Webmeeting” e “Webinar” vengono spesso utilizzati in modo intercambiabile.

Ma in realtà sono due cose diversissime, con scopi e utilizzi separati.

Cnoscere le reali differenze tra questi due strumenti è essenziale per scegliere il formato più adatto ai propri obiettivi.

In questo articolo troverai le definizioni di entrambe, le principali differenze, i vantaggi e gli svantaggi di ognuno e, ovviamente, quando è meglio usare l’uno e quale l’altro.

Cosa sono Webmeeting e Webinar

Prima di entrare nel dettaglio delle differenze, è utile definire con precisione cosa si intende per Webmeeting e Webinar.

Webmeeting: è una riunione virtuale che coinvolge un numero ristretto di partecipanti. Tutti i presenti hanno la possibilità di interagire tra loro in modo attivo, accendendo il microfono, la videocamera, condividendo contenuti e partecipando attivamente alla conversazione. Lo scopo è collaborativo e operativo. I webmeeting sono molto simili alle riunioni aziendali tradizionali, ma si svolgono online.

Webinar: è un evento online di tipo formativo o informativo, generalmente erogato da un relatore o un gruppo di relatori a un pubblico più ampio. In questo caso, la comunicazione è prevalentemente unidirezionale: il relatore espone e i partecipanti ascoltano, con la possibilità di interagire in modo limitato (ad esempio tramite chat, sondaggi o sessioni di domande e risposte).

Come hai potuto evincere, Webmeeting e Webinar sono due strumenti molto diversi tra loro.

In un Webmeeting si ha meno formalità ed è più immediato, mentre il webinar richiedere un’organizzazione maggiore e, soprattutto, coinvolge molte più persone di un semplice webmeeting.

Vediamo quali sono le caratteristiche che differenziano Webmeeting e Webinar.

Le principali differenze tra Webmeeting e Webinar

Pur essendo entrambi strumenti digitali per la comunicazione a distanza, Webmeeting e Webinar presentano differenze sostanziali in termini di obiettivi, dinamiche, strumenti e coinvolgimento.

1. Obiettivi e finalità

• Webmeeting: ha come scopo principale la collaborazione, il confronto e la gestione operativa di attività. Si usa per riunioni di team, brainstorming, project management, aggiornamenti interni;
• Webinar: è orientato alla diffusione di contenuti, alla formazione, al marketing e al posizionamento del brand. Ideale per corsi online, presentazioni di prodotto, conferenze e seminari.

2. Numero di partecipanti

• Webmeeting: è pensato per gruppi ristretti, di solito da 2 a 20 persone. Oltre questa soglia diventa difficile gestire l’interazione tra tutti;
• Webinar: può ospitare centinaia o migliaia di utenti contemporaneamente. La comunicazione è più controllata e strutturata.

3. Interattività

• Webmeeting: tutti i partecipanti possono parlare, vedere ed essere visti, condividere contenuti. È una comunicazione orizzontale e democratica;
• Webinar: l’interazione è limitata e controllata dal relatore o dal moderatore. Le domande vengono raccolte tramite chat, la partecipazione attiva è opzionale.

4. Aspetto tecnico e strumenti

• Webmeeting: richiede una piattaforma che supporti la videoconferenza multipla, la condivisione dello schermo e la gestione dei microfoni/camere in tempo reale. Zoom, Google Meet e Microsoft Teams sono esempi comuni;
• Webinar: necessita di strumenti per la regia, il controllo dell’audio/video, l’interazione asincrona (chat, sondaggi), la registrazione e la trasmissione in diretta. Alcune piattaforme specifiche per webinar includono GoToWebinar, Zoom Webinar e Webex Events.

5. Regia e gestione

• Webmeeting: non richiede particolari competenze di regia. Tutti partecipano su un piano di parità;
• Webinar: spesso è necessaria una regia tecnica per gestire le inquadrature, le slide, gli interventi e le interazioni. Questo contribuisce a una comunicazione più fluida e professionale.

Analizzando questi 5 punti, la differenza tra Webmeeting e Webinar è molto più chiara.

Dunque da una parte abbiamo il webmeeting che è uno strumento collaborativo, destinato a coinvolgere poche persone che interagiscono direttamente tra di loro su una piattaforma semplice che non richiede particolari competenze di regia.

Il Webinar invece è uno strumento molto più complesso, tanto che è necessaria una regia ai fini del suo svolgimento, non c’è interazione diretta tra relatore e partecipanti (ma questo non significa che non possano essere interattivi) e inevitabilmente, coinvolge un numero molto più elevato di persone (se l’evento è organizzato bene, stiamo parlando di almeno un centinaio di persone).

Quale scegliere tra Webmeetting e Webinar quindi? Scopriamolo nel paragrafo successivo!

Quando scegliere un Webmeeting e quando un Webinar

Scegliere tra Webmeeting e Webinar dipende dall’obiettivo dell’incontro.

Un Webmeeting è la soluzione ideale quando si tratta di riunioni operative tra membri dello stesso team, colloqui di lavoro, sessioni di mentoring o coaching individuale, aggiornamenti periodici con clienti o fornitori e collaborazioni progettuali tra colleghi.

Questi incontri puntano sull’interazione diretta, sullo scambio immediato e sulla possibilità di intervenire in tempo reale.

Un Webinar, invece, è perfetto per contesti più strutturati e orientati alla trasmissione di contenuti o alla costruzione di community.

È lo strumento giusto per lezioni online, corsi di formazione a distanza, presentazioni ufficiali di nuovi prodotti o servizi, conferenze e seminari aperti a un pubblico più ampio.

Inoltre, viene spesso utilizzato per eventi promozionali orientati alla lead generation, per rafforzare il personal branding o il corporate branding.

Vantaggi e svantaggi di Webmeeting e Webinar

Finora abbiamo visto le caratteristiche intrinseche di Webmeeting e Webinar, ma quali sono i principali vantaggi e svantaggi di ognuno? Scopriamolo!

Webmeeting

Vantaggi:

1. Maggiore partecipazione diretta: consente ai partecipanti di intervenire attivamente durante l’incontro, favorendo un dialogo più dinamico e immediato;
2. Coinvolgimento orizzontale: tutti i partecipanti sono sullo stesso livello, il che promuove un confronto equo e una comunicazione più collaborativa;
3. Ideale per decisioni rapide e condivisione di idee: è perfetto per brainstorming, confronti veloci o aggiornamenti interni che richiedono feedback immediati.

Svantaggi:

1. Difficoltà a gestire gruppi numerosi: con molte persone coinvolte, il rischio è quello di perdere il controllo del flusso della conversazione;
2. Potenziale dispersione se non ben moderato: senza una guida efficace, gli interventi possono diventare caotici o uscire dal tema principale.

Webinar

Vantaggi:

1. Ampia portata di pubblico: è possibile raggiungere un numero elevato di persone contemporaneamente, anche geograficamente distanti;
2. Controllo totale sulla comunicazione: il relatore può gestire in modo diretto ciò che viene comunicato, mantenendo il focus sui contenuti;
3. Possibilità di registrazione e riutilizzo dei contenuti: la sessione può essere registrata e condivisa successivamente per altri utilizzi, come formazione o marketing.

Svantaggi:

1. Interattività limitata: l’interazione con il pubblico è spesso ridotta a chat o sondaggi, rendendo l’esperienza meno coinvolgente;
2. Maggiori competenze tecniche richieste: per gestire al meglio un webinar servono strumenti, preparazione e familiarità con la piattaforma utilizzata.

Webmeeting e Webinar hanno entrambi vantaggi e svantaggi, come ogni strumento digitale implementabile in azienda. Gli svantaggi evidenziati non è detto che rappresentino per forza dei limiti.

Ad esempio, è molto difficile che organizzerai un webmeeting con 200 persone, così come sarebbe impossibile far parlare 200 persone in un singolo webinar (attenzione, un singolo, non un ciclo).

Gli svantaggi rappresentano, nella maggior parte dei casi, semplicemente i criteri di scelta tra l’uno e l’altro strumento. Una cosa è certa: entrambi devono essere ben organizzati per funzionare.

Webmeeting e Webinar nella strategia digitale

E se ti dicessi che Webmeeting e Webinar non sono strumenti alternativi, ma complementari?

Ebbene si, in una strategia digitale efficace, possono coesistere e rafforzarsi a vicenda. Un’azienda può usare i Webmeeting per coordinare il lavoro interno e i Webinar per comunicare verso l’esterno.

Ad esempio, una società che sviluppa software può organizzare un Webmeeting settimanale con il team di sviluppo, e un Webinar mensile per presentare agli utenti le nuove funzionalità del prodotto. Questo approccio integrato massimizza l’efficacia della comunicazione digitale.

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Come prepararsi per un Webmeeting o un Webinar di successo

Come dicevamo poco sopra, per Webmeeting e Webinar, la preparazione è la chiave per il successo.

Tuttavia, le attenzioni da riservare sono leggermente diverse:

Per i Webmeeting:

• Predisponi un ordine del giorno condiviso;
• Assicurati che tutti abbiano accesso alla piattaforma scelta;
• Limita il numero di partecipanti per mantenere la produttività;
• Prepara documenti o materiali da condividere.

Per i Webinar:

• Crea uno script dettagliato dell’intervento;
• Fai prove tecniche con i relatori;
• Cura l’aspetto visivo: slide, inquadrature, luci;
• Promuovi l’evento con anticipo;
• Prevedi una sessione finale di Q&A o call to action.

Ovviamente, oltre alla tipologia di preparazione differente per Webmeeting e Webinar sono previste delle tempistiche di preparazione differente.

Il Webmeeting può essere organizzato 1/2 giorni prima, mentre, le tempistiche di organizzazione di un webinar sono molto più lunghe. Stiamo infatti parlando di 3 settimane/1 mese, ma la tempistica varia a seconda della complessità del webinar.

La conoscenza approfondita delle caratteristiche, dei vantaggi e delle situazioni d’uso di Webmeeting e Webinar permette di fare scelte strategiche e mirate.

Scegliere lo strumento giusto significa ottimizzare il tempo, migliorare l’efficacia della comunicazione e ottenere risultati più concreti.

Entrambi gli strumenti, se usati correttamente, possono migliorare la qualità delle relazioni professionali e potenziare la visibilità del proprio brand.

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