Come presentare un relatore durante un webinar

presentatore di un webinar

Come presentare un relatore è un problema che ti si pone solo a un certo punto della tua carriera, solitamente quando devi organizzare un evento online (anche offline, ovviamente!) e sei tu il conduttore.

Quindi, prima di porci il problema di quali sono le regole da seguire e come presentare un relatore, cerchiamo di capire bene una distinzione.

Relatore vs conduttore: quello che devi sapere!

Il relatore in un webinar è la persona che presenta i contenuti, solitamente quello che gestisce le slide, l’esperto, il formatore, insomma la persona che dà un senso all’evento online dal vivo! Senza il relatore, il webinar… non esiste!

Il conduttore è invece la persona che accompagna il relatore, quella che la introduce, la presenta, che gestisce le domande. In alcuni casi, il conduttore è un semplice facilitatore, spesso silente, nascosto, in altri è un vero e proprio direttore, qualcuno che segue la regia vera e propria dell’evento. In questo caso, l’effetto è quello di un co-presentatore, qualcuno che è decisamente titolato per affiancare il più importante relatore!

Come presentare un relatore: le cose che devi evitare assolutamente!

Recentemente, Adam Grant ha scritto uno stimolante post su LinkedIn dal titolo “How Not to Introduce a Speaker” e prendiamo spunto dalle sue indicazioni come primo passo, parafrasando, adattando e rileggendo le sue indicazioni in ottica eventi online.

Adam parte da i tre errori più comuni:

Non sapere chi stai presentando ti può portare a dire le cose sbagliate, a confonderlo con qualcun altro, a presentarlo/la in modo incongruente, inefficace o, peggio, dannoso!

Devi studiarti bene il profilo del relatore, magari chiedendo direttamente all’interessato quali sono gli aspetti che ritiene più rilevanti da mostrare all’inizio della presentazione.

Un conto è spiegare il valore dell’evento a cui i partecipanti stanno per prendere parte, un conto è anticipare in modo esplicito alcuni dei contenuti che sono oggetto dell’evento stesso.

Togliere l’effetto sorpresa, anticipare i key content, ovvero i contenuti centrali, è uno degli errori più gravi che tu possa compiere!

Presentare il relatore come un superuomo o una donna dotata di poteri paranormale presenta il climax, il punto di massima tensione e quindi mettere il relatore nelle condizioni di dover fare salti mortali per poter rispettare le aspettative altissime che hai mostrato a tutti.

Un conto è valorizzare, un conto è esaltare: impara bene questa differenza prima della tua prossima presentazione.

A queste dobbiamo aggiungere anche un paio di indicazioni più specifiche per il mondo dei webinar:

Non fare un piccolo briefing iniziale, non fare un test tecnico, non allinearsi sulle linee guida della presentazione, è un errore grave, che può mettere fortemente a disagio il relatore.

Fai in modo che tutto vada liscio, e non dovrai provvedere a fastidiosi problemi tecnici durante l’evento online.

Il conduttore ha il compito di favorire prima di tutto il clima, preparando la giusta tensione. Se non accogli adeguatamente il relatore e i partecipanti, non predisponi tutti alla miglior performance possibile.

Come presentare un relatore: 7 punti fondamentali

Ok, quindi cosa devi fare assolutamente quando presenti un Relatore in un evento?

Segui questo semplicissimo vademecum pratico:

1. Raccogli informazioni sul tuo relatore

Fai in modo di sapere con chi stai parlando, che stile ha, quali cose importanti ha fatto! E segnati due o tre punti chiave che serviranno durante la presentazione del tuo relatore.

2. Ricordati il target

Chi hai davanti come partecipante medio? Perché è lì? Cosa si aspetta dal tuo relatore? Lo conoscono? Oppure è una new entry nel loro settore? Scegli bene le informazioni da presentare, in modo da offrire un’immagine adeguata del tuo relatore.

3. Scegli il tono adatto

Un conto è se presenti un relatore che mostrerà a 200 ingegneri una procedura complicatissima, un conto se introduci un creativo che li farà spaccare dalle risate e un conto è se presenti un insegnante considerato un guru della scuola. Il tono deve adattarsi all’atmosfera, al contesto, al target, all’età dei partecipanti e del relatore stesso.

4. Definisci una scaletta precisa

Non è questione di tempi, ma anche di risultati: devi sapere esattamente quali tipologie di scaletta potrebbe usare il tuo relatore, di quale tipo di supporto tecnico o relazionale potrebbe avere bisogno.

5. Occhio all’orologio!

Ancora una volta: la scaletta è importante anche come tempi, non solo come sequenza e processo! Chiedi al tuo relatore se vuole un feedback per gestire meglio i tempi.

6. Mettiti al tuo posto

In alcuni casi ti viene chiesto di fare la spalla, in altri casi di stare in penombra e in altri casi ancora di dettare il ritmo! Nel punto successivo ti spieghiamo la prima cosa da fare, ma soprattutto, definisci e chiarisci subito col tuo relatore cosa si aspetta da te per tutta la durata dell’evento.

7. Stabilisci il contratto psicologico

Fai un passo indietro. Prima di tutto fai capire al tuo relatore chi sei, cosa ci fai lì, e definisci immediatamente un rapporto alla pari: non sei il suo tecnico o assistente, sei il suo conduttore! Sei la persona che gli permette di evitare di fare una figura pessima perché tu hai il compito di fare andare bene le cose. Lui o lei si deve fidare e deve rispettare il più possibile le tue indicazioni.

Fagli capire che lo fai per l’efficacia dell’evento, per far si che ne esca un evento professionale e non improvvisato!

Informazioni sull'autore