AI POLICY – WEBINARPRO S.r.l.

Aggiornata al 22 Ottobre 2025

1. Premessa e finalità

La presente AI Policy descrive in modo trasparente come WebinarPro S.r.l. utilizza tecnologie di intelligenza artificiale (AI) nei propri processi aziendali e nei servizi offerti ai clienti, in conformità al Regolamento (UE) 2024/1689 (“AI Act”), alla Legge italiana di attuazione n. 132/2025, e al Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”).

L’obiettivo di WebinarPro è adottare strumenti di AI in modo etico, sicuro e responsabile, come supporto al lavoro umano, per migliorare la produttività, l’efficienza e la qualità del servizio, mantenendo sempre il controllo umano sulle decisioni e la tutela dei dati personali e sensibili.

2. Ambito di applicazione

Questa policy si applica a tutti i processi aziendali in cui vengono impiegati strumenti di intelligenza artificiale, sia per attività interne sia per attività a diretto contatto con i clienti e i partecipanti ai webinar.

Rientrano nell’ambito di questa policy:

la gestione dei contenuti e delle comunicazioni;
l’organizzazione e la conduzione di webinar e incontri online;
le attività di ricerca, sviluppo, formazione e marketing;
la creazione di materiali audiovisivi e grafici;
i processi di project management, analisi di mercato e supporto operativo.

3. Strumenti AI utilizzati

WebinarPro utilizza, in funzione delle proprie attività, diversi strumenti di intelligenza artificiale, tra cui: Google AI Studio, ChatGPT (versioni base e Plus), Perplexity Pro, Zoom AI Companion, Microsoft Copilot, Claude AI, Merlin, ElevenLabs, Leonardo AI, Canva AI, InVideo AI, CapCut, AI Image Upscaler, Upscale.media, DeWatermark, Pixelcut.ai, Aragon.ai, Photopea, e altri strumenti di ottimizzazione visiva.

Sono inoltre in fase di sperimentazione strumenti come Comet e N8N, utilizzati a scopo di ricerca e automazione di flussi interni.

Tutti gli strumenti vengono selezionati e impiegati secondo principi di finalità, minimizzazione, controllo umano e sicurezza dei dati.

4. Finalità e processi aziendali coinvolti

L’uso dell’intelligenza artificiale supporta diversi processi interni di WebinarPro:

a) Ottimizzazione dei processi interni e produttività personale

Gli strumenti di AI vengono impiegati per la gestione della conoscenza, la standardizzazione dei processi, la creazione di materiali formativi, la redazione di one-pager e proposte commerciali, la codifica di script e l’analisi di fattibilità di nuovi servizi.

b) Supporto al servizio clienti e alla comunicazione

L’AI viene utilizzata per redigere o ottimizzare testi, rispondere in modo più chiaro e coerente ai clienti, correggere errori grammaticali, uniformare il tono di voce aziendale e migliorare la qualità delle comunicazioni scritte.

c) Ricerca, strategia e innovazione

Gli strumenti di AI assistono l’azienda nelle attività di ricerca di mercato, analisi dei competitor, definizione di nuove offerte e sviluppo di strategie di innovazione.

d) Efficienza collaborativa e project management

Soluzioni AI come Zoom AI Companion e Copilot vengono impiegate per riassumere riunioni, identificare punti chiave e azioni successive, migliorando la collaborazione interna.

e) Elaborazione di immagini e video

Gli strumenti di AI visuale (Leonardo AI, Canva AI, CapCut, InVideo AI, ecc.) vengono utilizzati per creare e ottimizzare materiali grafici, rimuovere watermark, sostituire sfondi, migliorare qualità visiva e creare clip video per comunicazione e formazione.

5. Gestione dei dati personali e sensibili

WebinarPro tratta i dati personali nel rispetto dei principi di liceità, trasparenza, limitazione delle finalità e minimizzazione previsti dal GDPR.

In particolare:

durante l’uso di strumenti generativi (es. ChatGPT, Perplexity, Claude AI), non vengono condivisi dati personali identificabili, salvo i casi in cui ciò sia strettamente necessario alla finalità dell’elaborazione e previa verifica di sicurezza;
quando si utilizzano AI esterne per attività come proposte di valore o analisi di mercato, possono essere inclusi riferimenti a clienti o progetti, ma con pseudonimizzazione e limitazione dei dettagli sensibili;
le registrazioni e trascrizioni di riunioni tramite Zoom AI Companion possono contenere dati personali dei partecipanti, ma vengono gestite in cloud aziendale sicuro e non condivise con soggetti terzi non autorizzati;
per la creazione di contenuti video e immagini, possono essere trattati loghi aziendali, siti web, immagini e volti di dipendenti, sempre nel rispetto delle informative privacy e delle autorizzazioni specifiche rilasciate.

L’azienda adotta misure tecniche e organizzative adeguate, tra cui cifratura, gestione controllata degli accessi, logging, formazione del personale e accordi di riservatezza con fornitori di servizi AI.

6. Supervisione, controllo e responsabilità

Ogni utilizzo dell’intelligenza artificiale in WebinarPro è supervisionato da personale umano.

Le decisioni strategiche, operative o creative restano sempre sotto la responsabilità di persone fisiche.

Gli strumenti AI hanno funzione assistiva e non sostitutiva: forniscono supporto, suggerimenti e ottimizzazioni, ma non prendono decisioni autonome con effetti diretti su clienti o dipendenti.

L’azienda effettua periodicamente una valutazione interna del rischio AI, volta a garantire che nessuno strumento impiegato rientri tra quelli classificati come “ad alto rischio” ai sensi dell’articolo 6 dell’AI Act.

7. Trasparenza e informazione all’utente

WebinarPro si impegna a garantire la massima trasparenza nell’uso dell’intelligenza artificiale.

Ogni volta che un contenuto (testo, immagine, video o messaggio) è generato o modificato con il supporto di un sistema AI, tale circostanza viene dichiarata in modo chiaro e non ingannevole.

In nessun caso l’AI è utilizzata per manipolare opinioni, generare contenuti ingannevoli o alterare informazioni in modo da pregiudicare la libertà di scelta o di giudizio degli utenti.

8. Classificazione del rischio AI

Tutti gli strumenti di intelligenza artificiale attualmente utilizzati da WebinarPro sono classificabili come sistemi a rischio limitato ai sensi dell’articolo 6 del Regolamento (UE) 2024/1689, poiché:

non producono effetti giuridici o economici diretti sulle persone;
operano in contesti professionali e formativi non sensibili;
sono soggetti a supervisione e revisione umana costante;
rispettano gli obblighi di trasparenza previsti dagli articoli 52–54 dell’AI Act.

Eventuali sperimentazioni future che comportino trattamenti di dati sensibili o decisioni automatizzate saranno sottoposte a preventiva valutazione d’impatto AI e privacy (AI-DPIA).

9. Diritti delle persone e gestione dei reclami

Chiunque interagisca con i servizi di WebinarPro può esercitare, in qualsiasi momento, i diritti previsti dagli articoli 15–22 del GDPR, tra cui: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità dei dati.

È possibile inoltre richiedere chiarimenti sull’uso di tecnologie AI o segnalare eventuali errori, bias o contenuti impropri generati dai sistemi.

Le richieste possono essere inviate a: ufficiolegale@webinarprosrl.it

WebinarPro si impegna a rispondere entro 30 giorni, fornendo spiegazioni chiare, accessibili e documentate.

10. Aggiornamento della Policy

Questa AI Policy è un documento dinamico, aggiornato periodicamente in relazione a:

modifiche normative europee e nazionali in materia di intelligenza artificiale e privacy;
introduzione di nuovi strumenti o funzionalità AI;
evoluzione dei servizi e delle pratiche aziendali.

L’ultima versione della Policy è sempre disponibile sul sito ufficiale di WebinarPro.

Ultimo aggiornamento: 22/10/2025

11. Contatti

Titolare del trattamento e fornitore del servizio

WebinarPro S.r.l.

Via Camillo Finocchiaro Aprile, 14 – Milano (MI)

E-mail: ufficiolegale@webinarprosrl.it

Tabella di Trasparenza sull’uso dei sistemi di Intelligenza Artificiale

Modulo / Strumento AI	Descrizione	Finalità e ambito d’uso	Natura del sistema	Livello di rischio (art. 6 AI Act)	Supervisione umana	Garanzie di trasparenza e sicurezza
ChatGPT / Claude / Perplexity Pro	Strumenti di intelligenza artificiale generativa testuale, utilizzati per la redazione, il miglioramento e l’ottimizzazione di testi e contenuti aziendali.	Supporto alla comunicazione, redazione di testi, ricerca, sintesi e brainstorming.	Modelli linguistici generativi (LLM).	Rischio limitato: non prendono decisioni, generano contenuti assistivi.	Supervisione totale da parte dell’operatore umano.	Informativa chiara sull’uso AI, revisione manuale dei testi, nessun addestramento sui dati caricati dai clienti.
Zoom AI Companion / Microsoft Copilot	Strumenti di assistenza automatica per riunioni e produttività.	Generazione di riassunti di meeting, note operative e task di follow-up.	Assistente conversazionale e generativo aziendale.	Rischio limitato: supporto informativo, senza decisioni automatizzate.	Revisione e approvazione umana prima della condivisione.	Elaborazione in cloud sicuro, accesso riservato al dominio aziendale, avvisi AI attivi.
Google AI Studio / Merlin / Comet / N8N	Tool di sperimentazione e automazione di processi AI.	Analisi di dati, generazione di script e automazione di workflow interni.	AI assistiva general-purpose.	Rischio limitato: uso interno, supervisionato e controllato.	Controllo tecnico da parte del personale interno.	Minimizzazione dei dati, accesso autenticato, revisione periodica delle automazioni.
Canva AI / Leonardo AI / InVideo AI / CapCut / Pixelcut.ai / Photopea / Upscale.media	Piattaforme per la creazione e l’ottimizzazione di immagini e video.	Produzione di materiali grafici, comunicazione visiva e contenuti per webinar.	AI generativa multimodale (immagini/video).	Rischio limitato: creazione di contenuti visivi non decisionali.	Supervisione creativa del team marketing e comunicazione.	Consenso per uso immagini e volti, watermark etici, storage protetto e accesso limitato.
ElevenLabs / Aragon.ai / Audio Tools	Strumenti per sintesi e modifica vocale.	Produzione di audio per webinar, corsi e contenuti formativi.	Rischio limitato: elaborazione assistiva.	Rischio limitato: elaborazione assistiva.	Controllo e verifica del personale autorizzato.	Uso previo consenso degli interessati, eliminazione dei dati dopo l’elaborazione.

Note integrative

Tutti gli strumenti AI sono impiegati come supporto operativo e creativo, senza automatizzare decisioni o processi che producano effetti giuridici o economici sugli utenti.
WebinarPro informa sempre gli utenti quando un contenuto è generato o modificato con l’aiuto di un sistema AI.
Nessuno dei sistemi utilizzati rientra tra quelli ad alto rischio elencati nell’Allegato III del Regolamento (UE) 2024/1689.
Le attività di AI sono soggette a supervisione umana costante, logging delle interazioni e formazione periodica del personale sull’uso etico e sicuro dell’intelligenza artificiale.
Eventuali nuove integrazioni di strumenti AI saranno sottoposte a valutazione d’impatto (AI-DPIA) e aggiornamento della presente tabella.