Videocall professionali in smartworking: 6 consigli

videocall professionali

Videocall e Conference call: cosa sono

Partiamo dalle basi. Di cosa parliamo quando usiamo il termine Videocall oppure Conference call?

Cercando online ci sono diverse definizioni. Trattandosi di termini inglesi, il dizionario Weriam Webster ci offre questo significato di Conference call: a telephone call by which a caller can speak with several people at the same time.

E da questa obsoleta, ma corretta definizione di conference call, deduciamo il significato di Video Call (definizione di VideoCall sul Collins): a call made via a mobile phone with a camera and a screen, allowing the participants to see each other as they talk

In buona sostanza emerge il senso generale dato ai termini conference call e video call che ormai sovrapponiamo (ormai con la diffusione delel piattaforme internet, nessuno fa conference call via audio!).

La videocall è una riunione online tra più persone, che si collegano contemporaneamente nella stessa piattaforma online per condividere audio, video, materiali, slide, ecc.

Ormai, si parla semplicemente di Call, quando vogliamo riferirci a una riunione online, di Riunione, quando ci riferiamo al tradizionale meeting in presenza, e di Webinar quando le condizioni tr ai partecipanti non sono paritarie (a differenza delle riunioni, in cui tutti hanno i medesimi poteri).

Queste differenze sono importanti e te le spieghiamo accuratamente nell’articolo Webmeeting vs Webinar, qual è la differenza? e nell’altro articolo Riunioni online: le regole dei WebMeeting.

Certo, dopo il 2020, si fa presto a dire video call, un po’ meno a realizzare videocall professionali. Non è solo una questione di luci, microfono e inquadrature corrette, ma il discorso è più ampio per andare online.

Dillo pure: a inizio quarantena lavorare in smartworking e organizzarsi non è stato per niente semplice: la moglie che ha un’altra call, i bambini che seguono le lezioni online, il gatto curiosone che zampetta sulla tastiera o il marito che proprio in quel momento decide di camminare dietro alla webcam, durante la tua call…in mutande.

Ormai hai perso il conto. Quante sono le video call fatte nell’ultimo anno? Tante. Quante di queste sono state quelle professionali?  Ecco…non importa se è la prima volta o ne hai già realizzate, c’è sempre modo di migliorarsi. Gli elementi da tenere in considerazione sono tanti per ottenere videocall professionali.

Ti consiglio la visione di questo breve video di Luca Mazzucchelli con il decalogo per la riunione perfetta a distanza.

Consigli e trucchi per videocall professionali

Nomina organizzatore e moderatore. Sicuramente è la prima cosa che devi fare. Se sei tu ad organizzare la riunione online, non è detto che debba anche mediare l’incontro. Se così non fosse, definisci una persona che apra e chiuda la video call, moderi gli interventi, dia la parola e tenga conto dei tempi. Inoltre la persona designata  potrebbe anche avviare e salvare la registrazione della riunione e infine inviare un breve resoconto.

Definisci obiettivi e agenda di discussione. Per ottimizzare il tempo e affrontare tutti i temi che devono essere toccati in riunione, è bene preparare prima una scaletta e, se possibile, comunicare l’ordine degli interventi. Il tutto dev’essere preventivamente comunicato via email: ora e giorno della riunione, temi da affrontare, ruolo di organizzatore/moderatore e il link della riunione.

Prepararsi in anticipo per la videoconferenza. Accedi in anticipo alla piattaforma meeting e verifica che connessione, luci, microfono e webcam sia in ordine e, in caso di problemi, avrai il tempo di risolverli. Un esempio? Controllare che la batteria del tuo dispositivo sia carica.

Arriva puntuale all’incontro e disattiva il microfono. Per condurre la videoconferenza nel modo più fluido possibile, quando non si deve intervenire, è meglio disattivare il microfono, in modo da ridurre al minimo le interferenze e le distrazioni.

Interventi brevi, comunicazioni compatte, tono gentile. Se fai interventi durante la riunione e magari non tutti ti conoscono e sanno cosa fai, presentati. Quando dici il tuo nome e di cosa ti occupi, scandisci bene le parole e ricordati che ci potrebbe essere un ritardo di qualche secondo nella trasmissione. Comunica in modo chiaro ciò che vuoi dire magari aiutandoti con degli appunti, con toni pacati e gesticola poco (anche se noi italiani facciamo mooolta fatica!). Stai nei tempi prestabiliti, così darai modo a tutti quanti di poter fare il loro intervento. Alla fine ricordati di chiudere il microfono quando hai finito.

Invita le persone giuste.  Spesso si tende a invitare durante le riunioni online, il numero di persone più alto di quello che dovrebbe essere. Problema di spazio non c’è, complicazioni con i trasferimenti nemmeno. Però è essenziale coinvolgere solo i partecipanti che realmente devono essere presenti, come se fosse un incontro di persona.

Pensi davvero di aver fatto video call professionali fino ad oggi? Ecco, allora ti mostro un video super simpatico dei “The Jackal” per mostrarti i 15 errori da non commettere mai durante  i meeting online.

E per presentarsi in webcam?

Ammettilo, ci sono stati dei momenti in cui ti sei lasciato andare. Senza dubbio in questa situazione di isolamento, viene spontaneo indossare felpe e tute di ogni genere e materiale. Comodissime per stare chiusi in casa.

Però sarebbe il caso di scegliere il giusto outfit, specie se ci aspettano una o più videocall professionali, aiuta infatti a controllare la disciplina e a disporre di più chiarezza mentale durante le videochiamate.

Mi rivolgo alle ladies (ma non solo!): è giusto usare la stessa accortezza anche per trucco e parrucco, come se stessi partecipando a una riunione dal vivo. In breve:

  1. Il viso deve risultare morbido e armonioso poiché la risoluzione dello schermo di chi osserva non sarà sempre perfetta. Per questo motivo, ti consiglio di non appesantire il make-up con occhi troppo truccati e colori eccessivi
  2. Applica un rossetto o un gloss, naturale o più vivace, evitando tonalità troppo scure
  3. Non esagerare con blush e terra: appesantiscono i tratti ed evidenziano le imperfezioni della pelle
  4. Trova il giusto punto luce per non creare ombre sul viso che possono appesantire i lineamenti
  5. L’inquadratura dal basso o troppo ravvicinata deforma leggermente il viso mettendo in evidenza collo, mento e bocca

Pochi ma preziosi accorgimenti, ti renderanno più gradevole anche quando partecipi a videocall professionali.

Central Comedy Italia ti fornisce qualche scusa per marinare questi incontri online, a volte noiosi, altri estremamente divertenti…

Se invece vuoi organizzare video call professionali,  presentazioni di formazione o di marketing in totale serenità, non devi fare altro che compilare il form per richiederci informazioni

Altro discorso è se devi organizzare webinar o se cerchi la piattaforma più adatta alle tue esigenze, sia essa Zoom oppure GoTo Meeting, o GoTo Webinar

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