Le riunioni virtuali riempiono le agende di ciascuno di noi. Ogni settimana partecipiamo a numerosi virtual meeting con colleghi, partner o fornitori. E sebbene i benefici della digitalizzazione siano molteplici, da una riduzione dei costi a una maggiore flessibilità, le riunioni virtuali presentano alle aziende nuove sfide:
- Avere lo strumento giusto, che permetta di organizzare virtual meeting efficaci e di qualità.
- Promuovere la collaborazione e la comunicazione trasparente, garantendo uno spazio virtuale sicuro e stimolante.
- Mantenere la concentrazione e coinvolgere i partecipanti per raggiungere gli obiettivi prefissati.
Ma come superare queste sfide e aumentare la produttività delle tue riunioni virtuali? In questo articolo, scoprirai tutti i segreti per gestire in modo efficace un virtual meeting. Dall’organizzazione della riunione, al suo svolgimento, fino al follow-up, vedremo tutti i trucchi per creare riunioni online di successo.
Cosa trovi in questo articolo:
Prima del virtual meeting: l’organizzazione
Per programmare le riunioni virtuali basta un clic. Spesso, però, programmiamo riunioni senza fare ulteriori considerazioni, rischiando di cedere al cosiddetto “meeting by default”: un fattore che contribuisce a peggiorare la produttività delle riunioni virtuali. Ecco perché, la prima domanda che dovresti porti è se i meeting che vuoi pianificare siano davvero necessari.
Un elemento fondamentale per la buona riuscita delle riunioni virtuali è sicuramente l’organizzazione. Stabilire un ordine del giorno e definire pochi ma chiari obiettivi, conferisce al tuo virtual meeting una direzione precisa e più efficace. Inoltre, condividere in anticipo l’argomento delle riunioni virtuali permette ai partecipanti di arrivare già preparati e con una conoscenza condivisa dei topic più importanti da affrontare. In questo modo, durante il meeting potrai concentrare gli sforzi sulle questioni più urgenti che richiedono la piena collaborazione di tutto il team.
Identificare il ruolo di ogni partecipante alle riunioni virtuali è un altro aspetto importante. Ciò permette di definire il contributo di ciascuno al raggiungimento degli obiettivi e di aumentare il coinvolgimento. Ad esempio, individua un responsabile del meeting o un time keeper.
Per un virtual meeting più produttivo, i partecipanti dovrebbero inoltre seguire specifiche regole. Anche se molte di queste riguardano il buon senso, è importante condividerle con tutti prima dell’inizio dell’incontro. Essere puntuali, partecipi e positivi e controllare che l’attrezzatura tecnologica funzioni sono alcuni esempi.
Durante le riunioni virtuali: come coinvolgere i partecipanti?
Le riunioni virtuali possono sembrare molto formali e fredde. Manca il tradizionale chiacchiericcio iniziale e spesso i partecipanti non hanno modo di presentarsi. Ecco perché è importante dedicare i primi minuti della riunione a “rompere il ghiaccio”, per mettere a proprio agio i partecipanti e introdurre i nuovi arrivati.
Una delle sfide più ardue delle riunioni virtuali è coinvolgere il pubblico e mantenere alta l’attenzione. Per questo, dovresti rendere ogni incontro virtuale il più possibile interattivo. Poni delle domande, crea momenti di collaborazione e di lavoro di gruppo ed invita le persone a condividere attivamente la loro opinione.
La piattaforma per riunioni virtuali potrebbe aiutarti su questo punto. Grazie a funzionalità come sondaggi, lavagne condivise e breakout rooms, puoi organizzare meeting interattivi e coinvolgenti, ma soprattutto produttivi. Infatti, permettere ai partecipanti di interagire tra di loro, favorisce la condivisione di opinioni ed idee, ottimizzando i risultati dell’incontro.
Infine, non dimenticarti di redigere un verbale della riunione, includendo i punti principali analizzati e le conclusioni raggiunte.
Dopo il virtual meeting: il follow-up
La prima cosa da fare non appena si conclude il virtual meeting, è mettere a disposizione di tutti i partecipanti il verbale della riunione. Qui saranno elencati i topic affrontati durante la riunione e le azioni da intraprendere.
Alla fine di tutte le riunioni virtuali dovresti chiedere sempre un feedback al pubblico. Ciò ti aiuterà a capire cosa ha funzionato e quali sono gli aspetti da migliorare. Potrai anche valutare l’efficacia del virtual meeting, confrontando i risultati raggiunti con gli obiettivi prefissati.
Ancora una volta, la piattaforma per riunioni virtuali prescelta potrebbe essere una tua preziosa alleata. Molti software, infatti, permettono di redigere report dettagliati a fine incontro per misurare il coinvolgimento, la partecipazione e l’efficacia.
Avrai capito, quindi, che il tool tecnologico è uno strumento essenziale per migliorare la produttività delle tue riunioni virtuali. Ecco perché nel prossimo paragrafo troverai consigli utili per scegliere la migliore piattaforma webinar.
La piattaforma per riunioni virtuali
Il software per riunioni virtuali che hai scelto per condurre il tuo meeting ha un ruolo centrale nel determinarne la buon riuscita. La piattaforma dovrebbe assecondare le esigenze di collaborazione e condivisione, e non solo fornire una performance tecnica audio/video impeccabile.
Ecco quali sono le caratteristiche da tenere in considerazione per scegliere una piattaforma webinar produttiva:
- Flessibilità e semplificazione, per integrare e gestire facilmente le riunioni virtuali all’interno delle attività quotidiane dei team.
- Interattività e collaborazione, con funzioni pensate ad hoc per promuovere l’interazione e coinvolgere i partecipanti.
- Elevata qualità e caratteristiche tecniche, come un elevato numero di partecipanti, audio e video di alta qualità, condivisione schermo e possibilità di registrare i virtual meeting.
La piattaforma webinar giusta rappresenta un vantaggio strategico per le tue riunioni virtuali. Scopri come possiamo aiutarti a scegliere la migliore soluzione adatta al tuo business e alle tue esigenze. Sei alla ricerca di un servizio di piattaforma webinar? Compila il form qui sotto e scopri la soluzione perfetta per te!
