Come organizzare congressi online con sessioni plenarie: l’esperienza di Dacom

come organizzare congressi online

Come organizzare congressi online? In che modo strutturare aule plenarie e sessioni tematiche parallele? Non è così semplice come può sembrare.  Soprattutto se l’evento da realizzare è per il settore b2b.

Scopriamo con Laura Capra di Dacom, in che modo sono riusciti nel 2020 a coinvolgere i loro stakeholders.

Azienda

Dacom è una nicchia del settore IT e nello specifico si occupa di distribuire prodotti di identificazione automatizzata, quindi terminali, codice a barre, stampanti, lettori. Dal 2021 Dacom è entrato a far parte del gruppo Esprinet che è leader nel sud Europa nella distribuzione dei prodotti IT.

Dacom è anche il maggiore brand di distribuzione dei prodotti di Datalogic, Honeywell e Zebra. In particolar modo collaborano a stretto giro con Zebra, multinazionale produttrice di terminali, stampanti e codice a barre.

Laura è una Marketing & Communication Manager in Dacom Spa. Vanta di una decennale esperienza nel settore dell’Information Technology; profonda conoscenza in ambito e-commerce, sales, customer relationship management (CRM), social marketing e management.

Progetto

Dacom ci ha scelto come partner dei loro webinar standard, ma in particolar modo per la chiusura del 2020 hanno voluto creare un evento che si differenziasse da tutto il resto. Un evento digitale attraente, che andasse ad emozionare come i loro eventi in presenza.

L’evento del 26 novembre ha avuto come organizzatori una triade: WebinarPro, Dacom e Zebra. L’idea era quella di creare un evento user-centered: cosa vogliono ottenere i partecipanti? Come fare a coinvolgerli in questa esperienza online?

Per fare ciò, oltre all’aula plenaria in cui venivano erogati contenuti, abbiamo organizzato varie aule meeting (anche in contemporanea), in cui partecipanti e relatori potevano relazionarsi vis a vis. Il filo conduttore che ha legato l’aula plenaria e le aule meeting, era un quiz finale con vincita di premi, sulle tematiche principali.

Come organizzare congressi online: i bisogni del cliente

  • Piattaforme tecnologiche, alcune di queste permettevano una maggiore interazione
  • Effettuare sondaggi, quiz e test live
  • Una pagina d’atterraggio

Cosa ha fatto WebinarPro

WebinarPro ha preso per mano Dacom lungo tutto il percorso. Dopo varie riunioni di progettazione per capire esigenze ed obiettivi, si è passati alla scelta delle piattaforme. La prima era una piattaforma webinar per permettere l’erogazione di contenuti. Le altre quattro erano aule meeting che fungevano da aule tematiche, per permettere la completa interazione (con microfono e webcam) tra partecipanti e relatori.

In queste ultime abbiamo anche svolto quiz e sondaggi relativi ai temi discussi in aula plenaria.

Successivamente abbiamo creato un mini sito dove, oltre alla pagina di iscrizione, l’utente aveva la possibilità di scaricare l’agenda, conoscere i partner dell’evento, le novità dei prodotti.

Cosa ha fatto la differenza?

Indubbiamente come detto prima, l’organizzazione precisa e strutturata è stata la chiave vincente di questo evento. Le comunicazioni e il coordinamento con Dacom è sempre stato chiaro, preciso ed efficace.

Il nostro team di assistenza ha prontamente coordinato ogni fase dell’evento. Il team della regia online ha supportato Dacom prima dell’evento effettuando dei test tecnici con i relatori, ma anche durante l’evento per risolvere qualsiasi difficoltà, aprire e chiudere aule e condividere materiali, condividere quiz e sondaggi.

Risultati

Tutti i partecipanti sono rimasti soddisfatti dell’evento, tutti e cento presenti dall’inizio alla fine partecipando con entusiasmo alle varie attività. Domande durante le aule tematiche, quiz e sondaggi: non si sono fatti mancare nulla.

Gli stakeholders a fine evento hanno tempestato la forza commerciale di Dacom di feedback interessanti e costruttivi, tutti positivi. Non sono mancati i complimenti a Laura ovviamente.

La collaborazione tra i team di progettazione e di regia online con Dacom è stata davvero fruttuosa. Ogni evento è stato vissuto con la giusta fibrillazione ed entusiasmo.

Progetti per il futuro? Indubbiamente ci saranno altri eventi e noi non vediamo l’ora di collaborare di nuovo con Dacom.

Guarda qui sotto l’intervista integrale e scopri tutti gli eventi online di successo dei nostri clienti qui

Informazioni sull'autore