Come organizzare workshop online efficaci e dinamici

workshop online

Sicuramente avrai sentito parlare dei workshop, ma sai che è anche possibile realizzare workshop online?

Se sei qui e perché probabilmente vuoi sapere di più, o magari perché non riesci a capire come un evento di questo tipo si possa svolgere online. Oppure non ne hai mai sentito parlare e sei curioso/a di capire di cosa si tratta.

Che sia l’idea vincente per il tuo prossimo evento aziendale?

In entrambi i casi, sei nel posto giusto: in questo articolo capiremo insieme cosa è un workshop in generale, quali sono i vantaggi di organizzarli online, quali strumenti utilizzare e come organizzarli passo per passo.

Che cosa è un workshop?

Prima di capire come tramutare questa tipologia di evento online, capiamo esattamente di che cosa stiamo parlando. 

Il termine workshop significa «laboratorio», mentre in senso figurato prende il significato di un gruppo di lavoro collettivo su uno specifico argomento (il termine era originariamente utilizzato per indicare laboratori teatrali e artistici, poi usato estensivamente anche per seminari di studio e convegni).

Quindi un workshop è un evento in cui è presente un esperto che condivide le sue conoscenze e competenze, ma allo stesso tempo è anche un evento interattivo, in cui i partecipanti possono mettere in pratica ciò che è stato spiegato loro dall’esperto. 

Un workshop online è la stessa tipologia di evento, con la differenza che si svolge completamente online, i partecipanti vi prendono parte collegandosi ad una piattaforma webinar.  

Adesso che abbiamo risolto ogni dubbio su ciò di cui stiamo parlando, analizziamo quali vantaggi avresti se decidessi di organizzare un workshop online. 

I vantaggi di organizzare un workshop online

L’organizzazione di un workshop porta con sé numerosi vantaggi, scopriamoli: 

  • Stimola l’apprendimento: mettere nell’immediato in pratica quello che ci è stato appena spiegato favorisce l’apprendimento, in quanto, stimola la rielaborazione di quello che si è compreso. Sicuramente, questa caratteristica intrinseca nella loro natura è a favore dei workshop, che sono, quindi, eventi unici nel loro genere. 
  • Maggiore interattività rispetto a qualsiasi altra tipologia di evento digitale: ciò che differenzia i workshop dagli altri eventi è proprio questa sua caratteristica. Il pubblico non è un pubblico passivo ma un pubblico attivo, a cui viene permesso immediatamente di fare proprie le conoscenze apprese mettendole in pratica. 
  • Flessibilità: svolgendosi tutto completamente online, è un evento flessibile. Per parteciparvi, infatti, non è necessario uno spostamento fisico dei partecipanti ma è sufficiente che essi abbiano una connessione internet a casa. 
  • Vantaggio economico: organizzare un evento in presenza comporta dei costi da non sottovalutare (primo fra tutti l’affitto del luogo prescelto). Il fatto di svolgere il workshop online verrà a costare alla tua azienda sicuramente di meno (il costo dell’acquisto della licenza della piattaforma, infatti, è sicuramente di molto inferiore all’affitto di un luogo fisico).
  • Vantaggio reputazionale: organizzare un webinar di questa tipologia sicuramente non è da tutti e, se organizzato bene, rimarrà sicuramente impresso nella mente di chi vi ha partecipato. Questo, ovviamente, rappresenta un vantaggio reputazionale importante nei confronti dei tuoi concorrenti.

Come puoi ben vedere, i vantaggi che potresti avere sono molteplici e riguardano numerosi ambiti, anche grazie al fatto che l’evento in sé riguarda numerosi ambiti. 

Un workshop è un evento complesso, che necessita di un’accurata organizzazione, questo, perché è necessario, ai fini della riuscita dell’evento, che, per tutta la durata del workshop, l’engagement rate sia elevato. 

Perché è importante mantenere elevato l’engagement durante un workshop online?

Un elevato livello di engagement da parte del pubblico durante tutta la durata dell’evento, è assolutamente fondamentale. 

L’idea di base di questa tipologia di evento digitale è che i partecipanti seguano con attenzione la parte dell’evento in cui gli viene spiegato come svolgere il compito che poi gli verrà assegnato, e svolgano con altrettanta attenzione la parte di realizzazione del compito. 

Quindi, la risposta alla domanda perché è importante mantenere elevato l’engagament? In questo caso è proprio per la buona riuscita dell’evento e per lo stimolo dell’apprendimento attivo da parte dei partecipanti. 

Una volta comprese le dinamiche di un workshop online, ti starai sicuramente chiedendo, quali strumenti utilizzare per realizzare un workshop? Come organizzare un evento digitale di questo tipo?

Le breakout rooms: lo strumento fondamentale per i tuoi webinar

Partiamo analizzando lo strumento perfetto per questa tipologia di evento digitale. Sto parlando delle breakout rooms.

Come prima cosa, cosa sono le breakout rooms?

Le breakout rooms sono sale virtuali più piccole, rispetto a quella principale, dove piccoli gruppi di partecipanti possono dialogare, collaborare e condividere idee su obiettivi definiti.

In pratica, grazie ad una funzionalità inclusa direttamente nella piattaforma Zoom, è possibile suddividere le persone che partecipano alla chiamata principale in piccoli gruppi autonomi gli uni dagli altri. In questo modo, è possibile far lavorare i tuoi partecipanti in autonomia al compito che hai assegnato loro. 

Come funzionano le breakout rooms di Zoom?

La piattaforma Zoom offre, già dalla sua versione gratuita, la possibilità di creare fino a 50  breakout rooms in contemporanea (non è previsto un limite massimo di persone all’interno della riunione).

Il comando per suddividere i partecipanti nelle breakout rooms è disponibile solamente per chi avvia la riunione (infatti per poter disporre di questa funzionalità è necessario essere i proprietari dell’account, oppure, godere dei privilegi di amministratore). 

L’amministratore può scegliere se suddividere i partecipanti del webinar automaticamente, oppure, manualmente. È anche possibile dare la possibilità ai partecipanti alla riunione, di selezionare e accedere alle sessioni interattive a loro piacimento. 

Ultima funzionalità fondamentale per i workshop connessa alle breakout rooms è il fatto che l’amministratore possa muoversi da una stanza all’altra in qualsiasi momento, al fine di poter fornire aiuto se richiesto dai partecipanti. 

Se vuoi saperne di più sulle breakout rooms di Zoom, ti consiglio di leggere questo articolo sul nostro blog: “Zoom Rooms: rendi le tue riunioni interattive e dinamiche

Come organizzare un workshop online

Passiamo ora alla parte concreta di questo articolo, ovvero come si organizza un workshop online?

Innanzitutto, un workshop online si compone di tre momenti:

  1. Il relatore e i partecipanti si trovano tutti all’interno delle stessa riunione e il relatore introduce l’evento, spiegando abbastanza brevemente l’argomento scelto per il workshop;
  2. I partecipanti vengono suddivisi in piccoli gruppi a cui viene assegnato un compito da svolgere, che, in genere, è la messa in pratica di quello che il relatore ha spiegato nella prima parte dell’evento. 
  3. I partecipanti e il relatore ritornano all’interno della stessa stanza virtuale e ogni gruppo espone il lavoro svolto; seguono poi i commenti da parte del relatore e la chiusura dell’evento. 

Come avrai già capito dalle 3 fasi, l’organizzazione di un evento di questo tipo è abbastanza complessa, per questo, è doveroso fare 2 premesse:

  1. Questi eventi hanno una durata superiore rispetto ad un webinar normale: ogni workshop dura dalle 2 alle 3 ore circa, la durata è molto importante da tenere in considerazione durante la fase di organizzazione. 
  2. Non è un evento a cui possono partecipare tantissime persone: essendo prevista anche una parte pratica, il relatore deve essere in grado di poter seguire e revisionare il lavoro di tutti, quindi se stai pensando di organizzare un evento digitale in grande, forse questa non è la tipologia più adatta a te.

Gli step organizzativi di un workshop online

Fatte le doverose premesse, passiamo ora ad analizzare i 5 step fondamentali da seguire per un’organizzazione efficace ed efficiente. 

1. Pensa all’argomento da trattare durante il workshop

Innanzitutto, se vuoi organizzare un evento di questo tipo, devi definire l’argomento che vorrai trattare durante la breve sessione d’introduzione e spiegazione iniziale. 

L’argomento scelto deve essere tale per cui sia possibile prevedere una parte pratica successiva alla spiegazione e sia possibile spiegarla in un lasso di tempo non troppo ampio. 

Vediamo alcuni esempi: 

  • Un argomento di natura scientifica, difficilmente si presta come argomento per un evento digitale di questo tipo, e la motivazione è abbastanza semplice, non ha un’applicazione pratica nell’immediato. 
  • Molti degli argomenti riguardanti il mondo del marketing e della comunicazione si prestano molto bene ad un workshop, perché l’applicazione pratica è fondamentale, ma bisogna stare attenti a quale scegliere. Ad esempio, come realizzare un piano marketing, è un argomento che sembrerebbe essere adatto, ma in realtà è troppo ampio da spiegare e anche da mettere in pratica successivamente. 
  • Ambiti che si prestano molto bene per questa tipologia di eventi sono quelli pratici per loro natura, come ad esempio la cucina. Utilizzando delle ricette semplici è fattibile da realizzare come workshop (in questo caso però i partecipanti non verrebbero suddivisi in gruppi ma rimarrebbero singoli). 

Riassumendo, la regola d’oro quando scegli l’argomento del tuo workshop online è: deve essere un argomento che mantenga elevato l’engagement, che possa essere spiegato in un lasso di tempo non troppo lungo e permetta un’attività pratica da svolgere in gruppo (ma non necessariamente).

2. La scelta dell’attività pratica

Una volta scelto l’argomento, bisogna pensare all’attività pratica da far svolgere ai partecipanti. In genere vengono proposte attività di gruppo, anche per stimolare la creazione di una rete di contatti da parte dei partecipanti. 

Anche in questo caso, devi pensare alle tempistiche di svolgimento dell’attività, quindi, non deve essere né troppo complessa né troppo semplice, altrimenti, i partecipanti non avranno abbastanza tempo per svolgerla nel primo caso e ne avranno fin troppo nel secondo. 

Anche in questo facciamo qualche esempio: come abbiamo visto prima, argomenti troppo ampi di marketing e comunicazione come la creazione di un piano marketing vero e proprio, non funzionano, perché troppo ampi. 

Quello che funziona sono i micro-argomenti, ad esempio la creazione di Buyer Personas o di analisi SWOT. 

Uscendo dall’ambito marketing e comunicazione, un’altra idea per attività da svolgere potrebbe essere l’analisi di un breve testo letterario seguendo una particolare metodologia, oppure, scrivere una recensione di un libro letto. 

3. Pensa a dove svolgere il workshop

Una volta prese tutte le decisioni riguardanti l’argomento e l’attività, è il momento di passare alla parte tecnica. 

Su quale piattaforma webinar vuoi svolgere il tuo workshop?

Ovviamente, necessiti di una piattaforma che ti dia la possibilità di dividere automaticamente i partecipanti alla chiamata in piccoli gruppi random (le breakout rooms di cui parlavamo prima). Al momento, le piattaforme webinar presenti sul mercato che includono questa funzionalità sono quattro:

Oltre a queste 4 piattaforme, anche Skype permette di suddividere i partecipanti alla chiamata in piccoli gruppi. 

Precedentemente in questo articolo ci si siamo concentrati ad analizzare le breakout rooms di Zoom, ma se vuoi saperne di più riguardo a queste stanze in generale e vuoi anche avere un confronto tra piattaforme, ti consiglio di leggere questo articolo sul nostro blog: “Breakout rooms: cosa sono e come crearle nei tuoi webinar

4. Pensa a come promuovere il tuo workshop

Una volta pensato tutto nei minimi dettagli, è ora di passare all’azione e il primo passo da compiere è sicuramente promuovere l’evento. 

Su questo aspetto i fattori da considerare sono molti: l’ambito in cui lavori, gli strumenti di comunicazione digitale che utilizzi abitualmente, dove è presente maggiormente il tuo pubblico. 

Elemento fondamentale per il successo è creare urgenza nei tuoi pubblici: come abbiamo detto all’inizio, questa tipologia di evento digitale, non si presta facilmente ai grandi pubblici, quindi, stabilisci un numero massimo di partecipanti. Questo creerà in chi viene a sapere dell’evento un senso di urgenza per accaparrarsi il suo posto al tuo evento. 

Una volta compreso il come infondere urgenza e il canale di comunicazione migliore tra quelli che hai a disposizione, non ti resta altro che diffondere il tuo messaggio!

5. Pensa al follow up post evento

Ultimo passaggio nell’organizzazione di un workshop online è il follow up post evento. 

L’evento in sé è molto particolare, quindi, i tuoi partecipanti hanno già un buon motivo per ricordarsi di te, ma è sempre meglio dargliene anche altri. Quindi, pensa a come rimanere in contatto con i partecipanti. Alcune idee potrebbero essere un attestato di partecipazione al workshop, oppure, un piccolo sconto sulla prossima iscrizione ad un evento simile. 

Insomma, cerca di capire che cosa i tuoi partecipanti avrebbero piacere di ricevere una volta concluso l’evento e daglielo: questo è un aspetto fondamentale che, purtroppo, spesso viene dimenticato. 

Hai bisogno di aiuto per il tuo workshop online? Ci pensa WebinarPro!

Come hai potuto vedere, l’organizzazione di un workshop online non è proprio cosa semplice e un aiuto potrebbe sicuramente farti comodo. Ecco perché ti consiglio:

Se hai dubbi o domande sul tema, compila subito il form qui sotto. Il nostro staff è pronto per rispondere a tutte le tue domande!

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