Le riunioni online riempiono le agende di ciascuno di noi. Infatti, ogni settimana partecipiamo a numerosi virtual meeting con colleghi, partner o fornitori.
Nonostante i molteplici benefici dati dalla digitalizzazione, che vanno da una riduzione dei costi ad una maggiore flessibilità, le riunioni online pongono le aziende di fronte a molteplici sfide. Tra queste, bisogna individuare in primis lo strumento più adatto, ovvero la piattaforma online che permetta di organizzare virtual meeting di qualità.
Inoltre, durante la riunione online è fondamentale promuovere la collaborazione e mantenere alta la concentrazione al fine di raggiungere gli obiettivi prefissati.
Ma come superare queste sfide e aumentare la produttività delle tue riunioni online?
In questo articolo, scoprirai tutti i segreti per gestire in modo efficace un meeting online. Imparerai a porre attenzione a 3 step fondamentali: dall’organizzazione della riunione virtuale, al suo svolgimento, fino al follow-up, vedremo tutti i trucchi per creare riunioni online di successo.
Cosa trovi in questo articolo:
Step 1: organizzazione prima del meeting
Per programmare le riunioni online basta un click.
Spesso, però, programmiamo riunioni virtuali senza prendere in considerazione tutti gli aspetti principali, rischiando così di cedere al cosiddetto “meeting by default”, un fattore che contribuisce a peggiorare notevolmente la produttività delle riunioni online.
Perciò la prima domanda che ci si dovrebbe porre prima di procedere all’organizzazione di un virtual meeting è:
La riunione online che voglio pianificare è davvero necessaria?
Dopo aver risposto a questa domanda, bisogna comprendere che l’elemento fondamentale per la buona riuscita di una meeting online è sicuramente l’organizzazione.
Come organizzare una videoconferenza?
In questa prima fase di organizzazione, sono 3 i punti a cui prestare attenzione:
- Ordine del giorno
- Ruolo dei partecipanti
- Poche e semplici regole
Innanzitutto è necessario stabilire un ordine del giorno, suddividendolo in punti distinti, ciascuno con pochi ma chiari obiettivi.
Ciò contribuisce a conferire alle videoconferenze una direzione precisa, facilitando di conseguenza il raggiungimento degli scopi prefissati.
La concentrazione rappresenta una sfida significativa; pertanto, garantire la presenza di un ordine del giorno definito risulta cruciale per ogni virtual meeting.
Un altro aspetto di estrema importanza consiste nel condividere in anticipo l’argomento delle riunioni virtuali. Questo permette a tutti i partecipanti di partecipare con una solida preparazione e comprensione dei topic più importanti da affrontare.
In questo modo, durante le riunioni virtuali gli sforzi potranno essere concentrati su questioni di massima urgenza, che richiedono un coinvolgimento totale e coordinato da parte di tutti i membri del team.
Per organizzare una videoconferenza nel miglior modo possibile, è fondamentale anche identificare il ruolo di ogni partecipante al virtual meeting.
In questo modo è possibile coinvolgere le persone esclusivamente nei punti all’ordine del giorno ai quali possono apportare un contributo sostanziale, aumentando così il valore del loro contributo, diminuendo il dispendio di tempo e rendendo le riunioni virtuali più dinamiche ed efficienti.
Alcuni ruoli specifici potrebbero essere il responsabile del meeting, colui che si occupa dell’organizzazione di cui stiamo parlando, un time keeper, colui che cerca di non dedicare più tempo del necessario a un punto dell’ordine del giorno.
Infine, è bene che i partecipanti obbediscano a specifiche regole se si vuole che il convegno online sia produttivo. Sebbene molte di queste riguardino il buon senso, è importante condividerle con tutti i partecipanti prima dell’avvio delle riunioni virtuali.
A nostro avviso, le regole fondamentali sono: essere puntuali, partecipi e positivi, oltre che controllare che l’attrezzatura tecnologica funzioni prima che la riunione inizi.
Step 2: coinvolgimento dei partecipanti durante il virtual meeting
Le riunioni online possono sembrare molto formali e fredde.
Questo perché nelle videoconferenze mancano le tradizionali conversazioni tra colleghi, che contribuiscono a generare un senso di fiducia e trasparenza. Capita spesso che i partecipanti non abbiano nemmeno la possibilità di presentarsi.
Ecco perché è importante dedicare i primi minuti della riunione online a “rompere il ghiaccio”, creando opportunità per far sì che i partecipanti si sentano a proprio agio e comunichino tra loro.
Una delle sfide più ardue dei meeting online è coinvolgere il pubblico e mantenere alta la loro attenzione, facendo sì che si crei una proficua collaborazione.
Per questo il nostro consiglio è quello di cercare di rendere le riunioni virtuali più interattive possibile.
Come rendere le riunioni virtuali più interattive?
Un approccio dettagliato per stimolare la partecipazione del pubblico durante le riunioni virtuali prevede l’adozione di diverse strategie.
Innanzitutto, un primo metodo consiste nell’indirizzare una domanda specifica a un partecipante e poi incoraggiare gli altri a condividere le proprie opinioni in merito.
Questo approccio è particolarmente utile perché offre uno spazio per l’interazione anche per le persone più introverse.
Infatti, questi individui potrebbero sentirsi più a loro agio nel rispondere a una domanda, piuttosto che prendere l’iniziativa di parlare spontaneamente, impegnandosi di conseguenza in conversazioni e condividendo attivamente le proprie opinioni.
Un metodo aggiuntivo per favorire il coinvolgimento dei partecipanti è quello di distribuire diverse responsabilità ad essi, seguendo un’organizzazione ben strutturata (come abbiamo già visto nello Step 1).
In questo modo è possibile avere una maggiore interazione tra i partecipanti, che porterà a sua volta ad una maggiore efficacia dell’incontro.
È quindi fondamentale assicurarsi che non ci siano spettatori passivi all’interno delle riunioni online. L’obiettivo è quello di promuovere un ambiente virtuale inclusivo in cui ciascuno si senta incoraggiato a contribuire.
Infine, il tipo di piattaforma per riunioni virtuali è fondamentale per garantire il coinvolgimento dei partecipanti.
Grazie a funzionalità come sondaggi, lavagne condivise e breakout rooms, è possibile organizzare meeting interattivi e coinvolgenti, ma soprattutto produttivi.
Infatti, permettere ai partecipanti di interagire tra di loro, favorisce la condivisione di opinioni ed idee, ottimizzando di conseguenza i risultati delle riunioni online.
Se vuoi saperne di più su come coinvolgere i partecipanti delle tue riunioni, leggi il nostro articolo: Aumenta l’engagement del tuo pubblico in 4 semplici step
Step 3: il follow-up
In quest’ultima fase è bene considerare due punti fondamentali:
- Verbale della riunione
- Feedback
La prima cosa da fare non appena si conclude la riunione virtuale è mettere a disposizione di tutti i partecipanti il verbale della riunione online.
È necessario assicurarsi che sia facilmente consultabile da coloro che sono interessati.
Infatti, l’utilizzo dei verbali aumenta notevolmente la probabilità che i partecipanti rispettino le decisioni e gli accordi presi durante le riunioni online.
Quindi, costituisce uno strumento fondamentale per garantire un tempestivo e riuscito seguito delle azioni concordate.
Alla fine di tutti gli incontri online, inoltre, è bene chiedere sempre un feedback al pubblico.
Analizzare che cosa ha funzionato e quali sono gli aspetti da migliorare permette di stabilire una base per un costante miglioramento delle riunioni virtuali.
In questo modo è anche possibile valutare l’efficacia del meeting online, confrontando i risultati raggiunti con gli obiettivi prefissati.
Bisogna sottolineare, anche in questo caso, come la piattaforma per riunioni virtuali prescelta sia di fondamentale importanza, perché questa scelta potrebbe diventare una risorsa inestimabile.
Molti software permettono non solo di agevolare i webmeeting stessi, ma anche di redigere report dettagliati al termine di ogni riunione online.
Questi report sono infatti uno strumento fondamentale per quantificare vari aspetti chiave, tra cui il livello di coinvolgimento dei partecipanti, l’entità della loro partecipazione e l’efficacia complessiva della riunione virtuale.
Avrai capito, quindi, che il tool tecnologico è uno strumento essenziale per ottimizzare le riunioni virtuali.
Pertanto, diventa evidente come la scelta della piattaforma giusta abbia un impatto diretto sulla produttività complessiva dei webmeeting.
Ecco perché il prossimo paragrafo è dedicato a fornirti consigli pratici per selezionare la piattaforma più appropriata per le tue esigenze specifiche.
Quale piattaforma online scegliere?
La scelta della piattaforma per le riunioni virtuali riveste un’importanza fondamentale nell’assicurare il successo e l’efficacia del meeting online.
Infatti, questo software svolge un ruolo centrale nell’andamento complessivo dell’incontro, andando ben oltre la semplice gestione tecnica dell’audio e del video.
La piattaforma webinar deve soddisfare in modo completo le esigenze di collaborazione e condivisione tra i partecipanti, offrendo una serie di strumenti e funzionalità che consentano un’interazione fluida e produttiva, anche negli incontri da remoto.
Dovrebbe inoltre consentire la condivisione di materiali in modo semplice e intuitivo, facilitando così la visualizzazione e la discussione dei contenuti chiave.
L’aspetto cruciale di una buona piattaforma per meeting online è offrire strumenti di interazione, che consentano ai partecipanti di porre domande, esprimere opinioni e partecipare attivamente alla discussione, anche se non hanno la possibilità di intervenire verbalmente.
Questo favorisce un coinvolgimento più completo e un dialogo costruttivo tra tutti i partecipanti.
Inoltre, come abbiamo visto, è importante scegliere una piattaforma online che offra la possibilità di redigere report e feedback una volta terminata la videoconferenza.
Come scegliere la piattaforma online più adatta?
Ecco alcuni punti da tenere in considerazione per scegliere una piattaforma webinar produttiva:
- Obiettivi e dimensione del meeting: è necessario valutare lo scopo del tuo incontro.
Assicurati che la piattaforma selezionata possa supportare il numero di partecipanti previsti. - Funzionalità richieste: identifica le funzionalità necessarie e scegli una piattaforma che soddisfi queste esigenze in modo intuitivo.
- Affidabilità e stabilità: la stabilità della connessione e la qualità dell’audio e del video sono fondamentali.
Leggi recensioni e prova diverse piattaforme per assicurarti che siano affidabili. - Sicurezza: la sicurezza dei dati è cruciale.
Opta per una piattaforma online con crittografia end-to-end e misure di sicurezza avanzate per proteggere le tue conversazioni da intrusioni indesiderate. - Integrazioni: verifica se la piattaforma può essere integrata con altre applicazioni che utilizzi, come calendari o strumenti di gestione delle attività.
- Facilità d’uso: una user interface intuitiva rende più semplice per il pubblico partecipare ai meeting.
Scegli una piattaforma che sia accessibile a tutti i membri del team. - Costi: valuta il costo delle diverse opzioni e considera se l’investimento si allinea con il budget disponibile.
- Supporto tecnico: assicurati che la piattaforma offra un buon supporto tecnico, in modo da poter risolvere eventuali problemi rapidamente.
- Prova gratuita: molte piattaforme offrono versioni di prova gratuite.
Approfitta di queste opportunità per valutare se la piattaforma è adatta alle tue esigenze. - Feedback degli utenti: ascolta le opinioni dei tuoi colleghi o amici che utilizzano piattaforme simili.
Il loro feedback può essere prezioso nella scelta della soluzione migliore
Quindi, flessibilità, semplificazione e innovazione sono fondamentali per rendere gli incontri a distanza un’integrazione fluida nelle routine quotidiane del team.
È fondamentale inoltre creare un ambiente interattivo e collaborativo, progettato per stimolare la partecipazione e coinvolgere tutti i presenti.
Senza tralasciare le funzionalità tecniche avanzate, tra cui la gestione di un ampio numero di partecipanti, audio e video di alta definizione, condivisione dello schermo e registrazione delle riunioni virtuali.
La piattaforma webinar giusta rappresenta un vantaggio strategico per le tue riunioni virtuali ed è da tenere in considerazione per migliorare la produttività delle tue videoconferenze.
Vuoi saperne di più sulle riunioni virtuali? Ecco alcuni link che potrebbero aiutarti:
- Zoom Meeting: le funzioni e i segreti della piattaforma
- Come usare Zoom: la guida completa
- Eventi virtuali: tipologie, pianificazione e tips utili
- Videoconferenza: come funziona e perchè utilizzarla
- Riunioni Zoom: 4 consigli pro per i tuoi meeting
Sei alla ricerca di un servizio che ti aiuti a scegliere la piattaforma webinar perfetta per te e ti aiuti a configurarle e gestirla?
Allora sei nel posto giusto!
Compila il form qui sotto e scopri la soluzione perfetta per te!