Congressi online: come organizzarli da zero

congressi online

Congressi online: cosa significa

Organizzare congressi e convegni non è semplice: devi gestire decine di variabili contemporaneamente.

Solo per fare qualche esempio famigliare a chi si occupa di organizzazione eventi, devi pensare alle iscrizioni, all’agenda dell’evento, ai partner e agli sponsor, alla logistica degli eventi collaterali, la location, i coffee break e le pause.

L’organizzazione congresso tradizionale è veramente complessa.

Ma cosa succede quando si tratta di organizzare congressi online? Cosa significa portare online un evento che tradizionalmente si svolge in un ambiente fisico? E come cambia l’organizzazione congressi nel settore online?

Organizzazione di congressi online: di cosa parliamo

Un congresso online è la trasposizione digitale, a distanza, di un evento fisico.

Organizzare congressi online significa spostare i contenuti tradizionalmente esposti in una sala convegni in una modalità differente, in cui i relatori presentano collegati dalla propria sede (casa, ufficio, etc.) oppure da una sede unica: i partecipanti, invece, si collegano dalla propria sede.

Per capirci, in questo articolo semplificheremo le cose concentrandoci esclusivamente su eventi, convegni, meeting online, ipotizzando che ogni soggetto si colleghi da casa o dal proprio ufficio.

Anche se questa prospettiva polarizza le posizioni, ci permette di mettere ordine ai concetti e avere una visione comune. Parleremo quindi di congressi online dove la parola online copre il 100% delle interazioni: tutti i soggetti saranno collegati online.

5 punti deboli nell’organizzare congressi online

Già con questa prima puntualizzazione possiamo notare alcune differenze sostanziali.

Prima di tutto va a farsi benedire tutta la componente di Networking: online è più difficile gestire le chiacchiere informali davanti a un caffè, il passaggio da uno stand all’altro, le PR. Certo ci sono strategie come vedremo più avanti per ovviare ad alcuni aspetti ma la componente di presenza è completamente differente.

Un secondo aspetto negativo riguarda la complessità dell’evento: la gestione di congressi online richiede un’analisi, una progettazione, una realizzazione di aspetti che nell’organizzazione congresso tradizionale non compaiono: test, connessione, qualità audio/video, interazione, gestione dell’agenda sono solo alcuni degli aspetti che si troverà a gestire che vuole organizzare un convegno digitale.

Terzo aspetto: la sensazione di community. Questo è un elemento sociale molto importante che da tempo immemore è una delle principali cause per l’organizzazione di eventi, fiere, meeting e convegni: le persone vogliono sentirsi parte di qualcosa, affiliati a un senso comune, contraddistinti da coloro che, invece, non partecipano a quel particolare evento e si stanno perdendo qualcosa.

Penultimo aspetto: la gestione degli sponsor e della visibilità. Questo elemento è in realtà sopravvalutato. Spesso i congressi e gli eventi vengono create con un forte accento sugli sponsor e coloro che finanziano l’evento stesso: se i partecipanti si muovono da casa per i contenuti e le relazioni che possono instaurare durante l’evento, gli sponsor finanziano solo per la moneta offerta loro in cambio, ovvero la visibilità. Nei congressi e meeting online, spesso gli organizzatori congressi specializzati nel settore si preoccupano che tale moneta non sia possibile, ma vedremo in questo articolo che in realtà non è propriamente così.

Ultimo punto debole: la possibilità di stupire. Tutti abbiamo ben presente eventi, meeting, convegni in cui sono stati creati momenti importanti di stupore: concerti, performance, cene sociali, momenti emozionanti che lasciano il segno e verranno ricordati in ogni occasione.

Questo perché ogni evento deve essere migliore di quello che lo ha proceduto.

7 punti di forza dei congressi online

Non correre. Esistono tanti aspetti che permettono di rileggere i congressi online in una chiave possibilista.

Non è un caso che le aziende e le realtà che si stanno avvicinando a questa modalità sono moltissime e sempre più spesso questa soluzione diventa la prima, rispetto all’organizzazione di un congresso tradizionale.

  1. Taglio dei costi: un congresso digitale può costare molto meno di un convegno tradizionale, sia per chi lo organizza che per chi partecipa.
  2. Comodità: tutti possono accedere senza muoversi dalla propria sede, risparmiando tempo e denaro.
  3. Flessibilità: è più facile incastrare per un relatore O un intervento se non deve aggiungere spostamenti e trasferte.
  4. Visibilità e partecipazione: le persone che possono partecipare online sono solitamente di più quelle che possono partecipare in presenza, proprio per il minor numero di impedimenti.
  5. Organizzazione congressi: sebbene i convegni online abbiano una loro intrinseca difficoltà di organizzazione, rimangono più semplici di un evento tradizionale.
  6. Innovazione e sperimentazione: organizzare un congresso online permette di sperimentare nuove modalità di erogazione dei contenuti, di gestione dell’interazione, di coinvolgimento.
  7. Unicità: se un’associazione o un’azienda hanno sempre gestito in presenza i meeting e gli eventi, la modalità online rappresenta un forte momento di discontinuità e di rottura degli schemi.

Allora, ti abbiamo convinto?

Bene, cerchiamo di capire come organizzare il tuo prossimo congresso digitale.

Come organizzare congressi online: pianificazione e progettazione

Primo step in assoluto per organizzare congressi online di livello professionale: cambia mindset!

L’organizzazione di eventi e congressi online richiede un cambiamento di paradigma. Non stai solamente spostando l’evento da un posto fisico a una location digitale.

Non stai esclusivamente portando sul mondo digitale i tuoi partecipanti, stai facendo di più.

Organizzare un congresso online significa ripensare l’esperienza utente, ridefinirne il journey. Devi uscire dai confini dell’evento fisico e chiederti:

  • Cosa vogliono i miei partecipanti?
  • Cosa si aspettano di quello a cui erano abituati?
  • Come accoglieranno le differenze tra il congresso fisico di una volta e la nuova versione del congresso online?

Con le risposte a queste domande, passi alla fase progettuale e dovrai preoccuparti di questi elementi:

  • Marketing e vendita online dell’evento
  • Comunicazione e strategie di ricollocamento
  • Modalità di iscrizione
  • Modalità di acquisto del biglietto e pricing del convegno online
  • Accesso ai materiali digitali
  • Agenda degli interventi
  • Gestione dei relatori
  • Test tecnico per ogni relatore
  • Gestione degli interventi in piattaforma
  • Gestione del follow up e accesso ai materiali del convegno online
  • Sessioni plenarie, sessioni parallele, workshop
  • Stand digitali degli sponsor
  • Gamification e sistemi di engagement

Il TeleSummit: la tavola rotonda online

Perso nei meandri della storia del web, in un angolo remoto della memoria di chi se ne occupa, troviamo emergere, dalla penombra e dall’oblio il termineTeleSummit.

Poco usato oggi, un po’ sfocato da qualche esperienza del passato, il TeleSummit rappresenta la messa online di un convegno, prevede la successione cronologica di più relatori online, organizzati da un conduttore che introduce, presenta, crea un fil rouge tra i diversi relatori e ne garantisce la corretta successione.

Quando immagini di avere 3, 4 o anche 10 relatori di fila e se ci aggiungi che i relatori tra loro devono discutere un certo tema, allora stai entrando nel contesto della Tavola rotonda online.

Ecco alcune regole base per organizzare la tua tavola rotonda online:

  • Cerca la semplicità, non la complessità
  • Non andare oltre il 4-5 relatori per ogni ora di evento. L’ideale sarebbe averne 2 o 3.
  • Ricorda i tempi: più relatori coinvolgi, maggiori sono i problemi di gestione del tempo
  • Lascia dei buffer vuoti, come fossero i coffee break: ti permetteranno di recuperare eventuali problemi di tempi lunghi
  • Invia materiale informativo ai relatori, con le indicazioni e le checklist da rispettare
  • Valuta di effettuare un test per ogni relatore prima dell’evento

So bene che tutto questo rappresenta una bella sfida: tutto deve incastrarsi in modo preciso e deve essere curato nel minimo dettaglio.

Le variabili in gioco sono moltissime e devi fare il possibile per prevedere ogni tipo di difficoltà e ostacolo.

Organizzazione meeting e congressi online: 3 errori da evitare

Nel corso di questi anni abbiamo organizzato tantissimi eventi di questo tipo, tanto si sta diffondendo la pratica di passare e trasformare un convegno tradizionale in congresso online.

Abbiamo imparato tre errori piuttosto comuni.

1. Less is more nell’organizzazione congressi online

Semplifica lo schema.

Rileggi quanto abbiamo scritto sopra: mira a uno schema diverso, più adatto all’online.

Organizzare un evento online come un convegno, un meeting, una convention o un congresso significa ripensare tutto, immaginando cosa accadrà nel concreto quando lo organizzerai. Non complicarti la vita.

Se penso ad eventi fieristici come la Smau, il Web Marketing Festival o ancora più grandi, immediatamente mi viene da dire: attenzione, non puoi realizzare la stessa identica cosa.

Alcune dimensioni saranno semplificate, altre valorizzate, altre ancora dimenticate.

2. Non sottovalutare la tecnologia per organizzare congressi coinvolgenti

Connessione veloce, luci, audio e video perfetti, piattaforme webinar stabili e affidabili.

Controlla ogni aspetto tecnico e sappi che oltre all’agenda del tuo congresso online, le più grandi insidie si nascondono proprio negli aspetti tecnologici.

Hai bisogno di qualche suggerimento?

Lasciati consigliare su attrezzatura e strumenti,dai un’occhiata qui.

3. Attenzione al cannibalismo

Ultimo aspetto. La potenza dei convegni e congressi online può essere maggiore di quella degli eventi tradizionali.

Al di là dei recenti avvenimenti e della piccola rivoluzione culturale che abbiamo vissuto nel mondo dei webinar e degli eventi digitali, puoi leggere questo articolo Webinar Revolution, un evento online può raggiungere numeri enormi in termini di partecipazione e di iscrizioni.

Come gestirete il follow up? Quali tipi di vantaggi commerciali riuscirete a crearvi? Le vostre eventuali offerte avranno un seguito facilmente gestibile? La partecipazione in massa a questo evento potrà creare problemi ad altri vostri servizi?

Come ottenere supporto per organizzare un congresso online

Se sei arrivato fino a qui, sai che organizzare congressi online può essere faticoso, complesso e per alcuni versi persino pericoloso, soprattutto se non tieni in considerazione ogni singolo aspetto.

I congressi online, soprattutto se si tratta della vostra prima esperienza, devono rispettare alcuni requisiti.

Per aiutarti abbiamo due opportunità completamente gratuite.

  1. Contattaci per progettare insieme e organizzare il tuo prossimo congresso online: ci racconterai il progetto e insieme valuteremo le soluzioni migliori.
    Ti basta usare il modulo nella pagina contatti oppure, se hai fretta, usare la pagina Richiedi un preventivo: più specifica e veloce (e non ti impegna in alcun modo!).
  2. organizzare eventi pdf gratuito Il secondo modo per aiutarti subito è quello di consigliarti la nostra Guida completa per progettare e e organizzare eventi online coinvolgenti e interattivi.
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